PERTEMUAN 5-6

1. PERTEMUAN 5-6 Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: FLOWCHART • Deskripsi Materi: • Konsep dasar flowchart • Tipe Flowchart • Simbol flowchart • Membuat flowchart

2. Pendahuluan • Padababiniakandijelaskan 2 tipealatdokumentasi yang seringdigunakan, yaitu: • Data flow diagrams • Flowcharts • Flowchart dibagimenjadi 3, yaitu: • Flowchart Dokumen (Document flowcharts) menggambarkanalirandokumendaninformasiantaradepartemen-departemendan unit-unit. • Flowchart System (System flowcharts)menggambarkanhubunganantara input, pemprosesan, dan output dalamsebuahsisteminformasi • Flowchart Program (Program flowchartsmenggambarkanurutanpengoperasiansecaralogis yang dilakukankomputersaatmenjalankansebuah program

3. FLOWCHARTS • Merupakanteknikanalisa yang digunakanuntukmenggambarkanaspek-aspekdarisuatusisteminformasisecarajelas, ringkas, danlogis. • Menggunakanserangkaiansimbolstandaruntukmendeskripsikanmelaluigambarprosedurpemprosesantransaksi yang digunakanperusahaan, danarus data yang melaluisistem. • Setiapsimboldalam flowchart menggambarkan input, output, pemprosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan.

4. Simbol Flowchart • Simbol Input/Output • Mewakili alat atau media yang merupakan input atau output dari suatu proses • Simbol Proses • Mewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses data (manual/komputerisasi) • Simbol Penyimpanan • Mewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistem • Simbol Aliran adan simbol lainnya • Mewakili aliran data atau barang • Mulai atau selesai dari flowchart • Keputusan • Penjelasan Simbol Flowchart

5. FLOWCHARTDOKUMEN • Mengilustrasikanarusdokumendaninformasidiantara area tanggungjawabdalamsuatuperusahaan. • Menunjukkan: • tempatasalsetiapdokumen • distribusinya • tujuanpenggunaannya • tujuanakhirnya • segalasesuatu yang terjadiselamadokumentersebutmengalirmelewatisuatusistem.

6. FLOWCHARTDOKUMEN • Dokumen flowchart melacakdokumendariawaldibuatnyahinggadokumentersebuttidakdipergunakanlagi • Dapat digunakan sebagai alat pengendalian internal: • Aliran komunikasi yang tidak sesuai • Aliran dokumen yang tidak perlu • Prosedur-prosedur yang dapat menyebabkan penundaan

7. Membuat Flowchart • Pahamisistemnya, yaitudengancara: • wawancaraparapemakai, pembuatsistem, auditor, danpihakmanajemen • Kuisioner • Baca seluruhdeskripsinaratifsistem • Praktekkanseluruhtransaksisistem • Identifikasidepartement yang akanmenggunakansistem, arusdokumendaninformasi, sertaproses yang dilaksankanatasdokumen-dokumentersebut. • Ketikamembacanaratifcobaberitandadengansimbol-simbol flowchart

8. Membuat Flowchart • Gunakankolom yang terpisahuntukaktivitas-aktivitasdarisetiap entity. • misaljikaterdapat 3 departemenataufungsi yang berbeda yang melaksanakansuatukegiatandalamsuatusistemmakagunakan 3 kolom yang berbedadalam flowchart yang Andabuat

9. What are the entities in this flowchart?

10. Membuat Flowchart • Buat flowchart untukarus normal operasiperusahaan, untukmemastikanbahwaseluruhprosedurdanprosesberadadalamurutan yang sesuai. Jikaadapengecualian, identifikasikandenganmenggunakansimbolanotasi. • Desain flowchart sedemikianrupa agar dimulaidariataskebawah, dandarikirikekanan • Gunakansimbol flowchart yang standart, dangambarlahdenganpolaataukomputer • Berinamaseluruhsimboldenganjelas. Tulisdeskripsi input, proses, output didalamsetiapsimbol. Apabiladeskripsiterlalupanjang, gunakansimbolanotasi

11. Membuat Flowchart • Tunjukkandarimanaasalsetiapdokumen, danperlihatkan pula tujuanakhirnya • Ketika membaca narasi, tentukan: • One approach you can use is to read through the narrative and for each step define: • Apa inputnya • Apa proses yang terjadi • Apa outputnya

12. Identifikasi asal input

13. Input

14. Proses

15. Output yang Disimpan/ diarsip

16. Input utk Proses berikutnya

17. Proses

18. Output

19. Membuat Flowchart • Setiapproses manual harusmemilikisetidaknyasatu input dan output • Data yang dimasukkan atau diambil dari file komputer harus melalui proses • Janganmenunjukkansimbolprosesuntuk: • Meneruskansuatudokumenkedepartemen yang lain • Filling suatudokumen

20. Meneruskan Dokumen

21. Menyimpan dokumen

22. Membuat Flowchart • Janganmenghubungkan 2 dokumensecaralangsung, kecualijikamemindahkannyadarisatukolomkekolomlainnya. • Ketikasebuahdokumendipindahkankekolomlainmemperlihatkandokumentersebutdike-2 kolom • Beri nomor di pojok kanan atas dokumen jika menggunakan multiple document

23. Tampilkan dokumen yang diteruskan di kedua kolom

25. Membuat Flowchart • Gunakanon-page connector dannamauntukmenghindarikelebihangarisarus • Gunakanoff-page connector jikaalirannyaberoindahkehalaman lain

28. Membuat Flowchart • Jika flowchart menggunakanlebihdarisatuhalaman, makapenomoranhalamannyaadalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst. • Perlihatkanterlebihdahuludokumenataulaporandidalamkolomtempatmerekadibuat. Kemudiandapatdiperlihatkanperpindahannyakekolomlainnyauntukpemprosesanlebihlanjut • Gambarsketsakasarsebagailangkahawal • Buktikankeakuratandari flowchart denganmenanyakannyapada users • Berinama, tanggal, dannama yang membuat flowchart

29. FLOWCHARTSISTEM Let’s change topics.

30. FLOWCHARTSISTEM • Sistem flowchart menunjukkanhubunganantara input, proses, dan output darisuatu SIA • Sistem flowchart diawalidenganmengidentifikasi input yang memasukisuatusistem. Dapat berupa • Input dapat berupa: • Data baru • Data yang disimpan & digunakan lagi • Keduanya

31. FLOWCHARTSISTEM • Sistem flowchart menunjukkanhubunganantara input, proses, dan output darisuatu SIA • Sistem flowchart diawalidenganmengidentifikasi input yang memasukisuatusistem. • Setiap input akandiikutiolehproses, yaitulangkah-langkah yang dilaksanakanatas data • Jika prosesnya terkomputerisasi, maka logika dari program komputer akan ditunjukkan dalam flowchart program

32. FLOWCHARTSISTEM • Sistem flowchart menunjukkanhubunganantara input, proses, dan output darisuatu SIA • Sistem flowchart diawalidenganmengidentifikasi input yang memasukisuatusistem. • Setiap input akandiikutiolehproses, yaitulangkah-langkah yang dilaksanakanatas data • Prosesitusendiridiikutioleh output, yaituberupainformasi • Output dapat : • Disimpan & digunakan lain waktu • Ditampilkan di layar/screen • Dicetak/print • Input untuk proses berikutnya

33. System Flowchart Shown in Figure 3-11 in your textbook • Can you spot the input— process—output pattern?

34. FLOWCHARTPROGRAM Let’s change topics.

35. Flowchart Program • Program flowchart mengilustrasikanurutanproseslogis yang dilaksanakanolehkomputerdalammenjalankansuatu program. • Dalam program flowchart jugaterdapatpola input – proses - output

36. The program flowchart from Figure 3-11 in your textbook is shown on the right.

37. Note that the program flowchart details the logic of processes performed by the computer.

38. This flowchart becomes the programmer’s blueprint for writing the actual computer program.

39. FLOWCHARTS VS. DFDs • Now that we’ve examined both flowcharts and DFDs, it may be useful to discuss the differences again. • DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of a system. • Flowcharts place more emphasis on the physical characteristics of the system. • An example may be useful.

40. FLOWCHARTS VS. DFDs Kantor registrasidarisuatuuniversitasmenerimaformulirpendaftrandarimahasiswa. Formulirkemudiandiurutkandandisimpanberdasarkanabjaddankemudian file catatanmahasiswadi-update untuk menunjukkankelas yang baru. Merekajugamenyiapkndaftarkelasdaridata yang sama. Formulirpendaftaran yang sudahdiurutkanditeruskankekantorbendaharawanuntuktujuanpenagihanpembayaran. Kemudiandaftarkelasdikirimkankefakultas.

41. Students Enrollment Forms 1.0 Update Student Records Student Records Enrollment Forms 2.0 Prepare Class Lists Bursar Enrollment Forms Class Lists Faculty Here’s a DFD that goes with the story.

42. Registrar’s Office Enrollment Forms Sort Forms Students Update Student Records Sorted Enrollment Forms A Student Records Sorted Enrollment Forms Prepare Class Lists Class Lists Sorted Enrollment Forms Faculty Bursar Students Enrollment Forms 1.0 Update Student Records Enrollment Forms 2.0 Prepare Class Lists Bursar Here’s a flowchart that goes with the story Enrollment Forms Class Lists Faculty

43. FLOWCHARTS VS. DFDs • Misalparamahasiswamendaftarsecara online. Makakantorregistrasi/pendaftaranakanmengirimkan tape file dari data pendaftrantersebutkebandaharawankmpusdanmengirimkandaftarkelaskefakultas.

44. Students Enrollment Data 1.0 Update Student Records Student Records Student Records Enrollment Data 2.0 Prepare Class Lists Bursar Enrollment Data Class Lists Faculty Here’s the revised DFD. How has it changed? Original DFD Students Enrollment Forms 1.0 Update Student Records Enrollment Forms 2.0 Prepare Class Lists Bursar Enrollment Forms Class Lists Faculty

45. Registrar’s Office Registrar’s Office Enrollment Forms Enrollment Data Sort Forms Students Students Enrollment Data Update Student Records Update Student Records Sorted Enrollment Forms A Bursar Sorted Enrollment Forms Prepare Class Lists Student Records Prepare Class Lists Class Lists Class Lists Sorted Enrollment Forms Faculty Faculty Bursar Here’s the revised flowchart. How has it changed? Original Flowchart

46. FLOWCHARTS VS. DFDs • Moral of the story: Changes in the physical characteristics of the process do affect the flowchart but have little or no impact on the DFD. • The DFD focuses more on the logic. • When deciding which tool to employ, consider the information needs of those who will view it.