HMS-modulen

1. HMS-modulen Oktober 2013 | Kurs HMS-modulen i HR-systemet for UDE | EVRY

2. Kursholdere (EVRY) • Kari-Mette Nordheim • Kursansvarlige (Oslo kommune) • Maria Tandberg • Olav Nesheim • Velkommen til kurs

3. HMS-styring, Målekort

4. HMS-styring, KPI

5. HMS-styring, Drill

6. Mål • På kurset vil du lære å registrere og følge opp sykefravær i HR-systemet. Du vil videre lære hvordan du registrerer og følger opp saker som omfatter skader, ulykker, trusler og vold. Etter fullført kurs skal du kunne: • Registrere meldinger i begge prosessene • Registrere og følge opp saker og tiltak i begge prosessene Målgruppe • Ledere og HR- funksjon, som arbeider med HMS-området. • HMS-modulen

7. Merk • Dette er opplæring i selve systemet og det forutsettes at du har tilstrekkelig kompetanse innenfor HMS- området. • Systemet er designet med overordnede krav til oppfølging. Egne rutiner vedrørende oppfølging kan legges til/spesifiseres når dere tar i bruk systemet. • Bakgrunnskunnskap og deres egne lokale rutiner

8. Introduksjon HMS-modulen i Agresso • Skadeoppfølging • Oppgaver • Sykefraværsoppfølging • Oppgaver • Eventuelle spørsmål og verktøykasse • Agenda

9. HMS inneholder to obligatoriske prosesser Overvåke og følge opp sykefravær Håndtere og redusere skader, ulykker, trusler og vold

10. HMS benytter seg av standard ABW-komponenter

11. Ulike meldingstyper: Arbeidsulykke Trussel/Vold Nestenulykke Sykmelding Egenmeldt fravær Mottatte meldinger kan registreres av både ansatt og leder i HMS-modulen.

12. Sak kan knyttes mot en eller flere meldinger. ARBEIDSSIDEN Sak følges opp med obligatoriske og/eller egendefinerte tiltak

13. - Tiltak kan delegeres ved hjelp av arbeidsflyt - Tiltak kan defineres for å støtte interne HMS-prosesser - Tiltak må lukkes før sak kan ferdigstilles.

14. Arbeidsulykke/ -skade

15. Sykefraværsoppfølging – varsler Varsler til leder ved registrert sykefravær ihht gjeldende regler rundt sykeoppfølging Varsler ved manglende oppfølging av fravær

16. Registrere en melding

17. Arbeidsulykke Meldingsbildet tilpasses ved valg av meldingstype I skillekortet Involverte kan du registrere skadet og eventuelle vitner

18. Opprett en HMS melding som ansatt. • Bruk meldingstypen Arbeidsulykke. • Fyll inn meldingsdetaljer og alvorlighetsgrad • Gå til skillekort Involvert og registrer opplysninger om skaden • Husk å lagre når meldingen er registrert ferdig • NB! bruk ressursnummeret til ansattressursen du har fått tildelt på kurset • Oppgave 1 – Skadeoppfølging, opprette melding

19. Opprette sak fra melding • Endre status fra klar til Opprett sak og deretter lagrer du • Status endres fra Opprett sak til Sak opprettet når du lagrer. • Du får bekreftelse ved opprettet saksnummer (Grønt)

20. Omgjør en HMS-melding til en HMS-sak, som leder • Gå til Mine meldinger (ansvarlig) i menyen og hent frem meldingen du har mottatt. • Endre status på meldingen fra Klar til Opprett sak • Husk å lagre meldingen • Oppgave 1 forts. – Skadeoppfølging, opprette sak

21. Leder må først vurdere alvorlighetsgrad på saken. Det skilles mellom Alvorlighetsgrad (Melders vurdering) og Alvorlighetsgrad (saksbehandlers vurdering). • Det gis dermed mulighet for ulik tolkning av risikonivå fra den som melder (ansatt) og den som saksbehandler (leder). • Risikovurdering

22. Du er ikke enig i risikovurderingen til melder og legger inn en annen vurdering • Velg verdier som til sammen endrer risikonivået i forhold til det risikonivået som ligger inne som fra før (melders vurdering). • Oppgave 2a Skadeoppfølging – risikovurdering

23. Behandling av tiltak Det genereres automatisk to tiltak ved opprettelse av en sak innen arbeidsulykker og trussel/vold. Disse tiltakene er NAV yrkesskade og OF yrkesskade som støtter prosessen med å utarbeide meldeskjemaer som skal sendes til NAV og Oslo Forsikring.

24. For å se forhåndsvisning av skjema, markere man linjen og trykker på knapp for forhåndsvisning. • Forhåndsvisning

25. Når tiltaket skal arkiveres makere man linjen for tiltaket og deretter trykker en på knapp for arkivering. • Skjema er lagret i dokumentarkiv. Trykk på Dokumenter for å hente frem arkivet. • Arkiver skjema

26. Under skillekortet Tiltak finner du to forhåndsdefinerte tiltak som støtter prosessen med å sende meldeskjemaer til NAV og Oslo Forsikring. • Ferdigstill HMS-tiltaket til NAV. Husk å lagre. • Gå deretter til tiltaket OF skadeskjema for å oppdatere dette. • Når tiltakene er lagret kan du trykke på forhåndsvisning for å se at tiltakene er oppdatert i skjema. • Arkivere HMS-tiltakene • Oppgave 2b-d Skadeoppfølging – oppdatere sak

27. Gå til skillekort Tiltak for å ferdigstille igangsatte tiltak. Alle tiltak må være ferdigbehandlet (eventuelt terminert) før saken kan avsluttes.  • Saken avsluttes når status endres til Ferdigbehandlet og saken deretter lagres • Avslutte sak

28. Du skal avslutte en HMS-sak. Du ønsker å få en oversikt over HMS-tiltakene og ferdigstille disse før du avslutter HMS-saken. • Klikk på linjen med de forskjellige tiltakene. • Angi når tiltaket ble utført i feltet Utført. • Endre status for tiltaket under tiltaksdetaljer til Ferdigbehandlet. • Kontroller at status for alle HMS-tiltakene er satt til Ferdigbehandlet. • Endre status for hele HMS-saken til Ferdigbehandlet. • Husk å lagre saken. • Oppgave 3 Skadeoppfølging, avslutte sak

29. Overordnet mål for prosessen er å forebygge og følge opp sykefravær med elektronisk oppfølging. Dette skal bidra til lavere fravær og sikre at tidsfrister overholdes i tråd med lovens krav.  • Fraværsoppfølging

30. Fraværsbildet hentes opp og tilpasses utfra valget du tar i feltet meldingstype • Opprette fraværsmelding Når all informasjon er fylt ut kan meldingen lagres.

31. Når meldingen lagres vil det generes både et meldings-nummer og et saksnummer. • Hvis meldingen er opprettet av andre enn leder vil leder få et varsel om dette • Fraværsmelding og -sak opprettes ved lagring

32. Opprett en fraværsmelding på en ansatt du er leder for. • Velg egenmeldt fravær under meldingstype • Hent frem ansattressursen du er tildelt på kurset • Angi sykefravær fra dagens dato og to dager frem i tid • NB! bruk ressursnummeret til ansattressursen du har fått tildelt på kurset. • Oppgave 1 Fraværsoppfølging – opprette melding

33. Hent opp fraværssaken og gå til feltet Ny melding. Du føres deretter til registrering av ny fraværsmelding. • Forlenge fraværet Informasjon om ressursen er allerede fylt inn

34. Ved registrering av sykemelding vil det i tillegg være mulig å registrere informasjon om sykmeldingsgrad og sykmelder • Registrer sykmelding

35. Opprett en sykmelding på ansattressursen du er tildelt • Hent opp eksisterende sak på personen via menyen, Mine saker (ansvarlig) • Registrer en ny sykmelding som forlenger fraværet via knappen Ny melding • Angi sykemeldingsperiode to uker utover eksisterende fravær • Sett sykmeldingsgrad til 100 % • Vurder om tilrettelegging er aktuelt og om sykefraværet er arbeidsrelatert • Legg inn informasjon om sykmelder • Oppgave 2 Fraværsoppfølging – forlenge fraværet

36. Loggføring er en viktig del av gjeldende rutiner for å kartlegge kontakt med ansatte som er sykmeldt • Loggføring Klikk på skillekortet Loggføring for å loggføre kontakt med ansatt. Registrer dato for kontakt, kontaktens art og dato for neste kontakt

37. Opprett en logg på den ansatte du registrerte sykefravær på i forrige oppgave • Hent opp eksisterende sak på den ansatte via Mine saker (ansvarlig) • Gå til skillekortet Loggføring • Oppgi dato for kontakt og legg inn en kort kommentar til dette. Legg også inn dato for når dere har avtalt neste kontakt. • Oppgave 3 Fraværsoppfølging – Opprette loggføring

38. Hent opp saken og gå til skillekortet Tiltak for å oppdater disse • Tiltak – Oppfølgingssamtale Klikk på linjen med tiltaket Oppfølgingssamtale for å åpne tiltaksdetaljene som gjelder oppfølgingssamtale. Når du trykker på tiltaket vil det utvide seg med nødvendige felter for det aktuelle tiltaket

39. Ved valg av Møte avholdt: Avholdt utvides skjermbildet med følgende detaljer • Oppfølgingssamtale

40. Nederst i tiltaket oppfølgingssamtale kan man legge til nytt tilretteleggingstiltak • Tilretteleggingstiltak Tilretteleggingstiltak er et viktig verktøy for oppfølging av fraværet. Informasjonen som fylles ut i tilretteleggingstiltakene vil vises og oppdateres i samme skjema som oppfølgingssamtalen

41. Gjennomfør et tiltak om oppfølgingssamtale og legg ved et tilretteleggingstiltak • Hent opp eksisterende sak på personen og gå til tiltaket oppfølgingssamtale • Fyll ut oppfølgingssamtalen (husk å lagre) • Legg til et nytt tilretteleggingstiltak • Fyll ut tilretteleggingstiltaket (husk å lagre) • Se forhåndsvisning av oppfølgingsplanen • Oppgave 4 Fraværsoppfølging – Gjennomføre tiltak

42. Gå inn på skillekortet Tiltak for å gå gjennom tiltakene som er utført og for å sjekke at det ikke er igangsatte tiltak som ikke er gjennomført og ferdigstilt. • Avslutte sak – Ferdigstille tiltak • Tiltak som skal ferdigstilles må få status ferdigstilt og dato for når tiltaket ble utført • Sjekk at tiltak som skal arkiveres er arkivert

43. Når tiltakene er ferdigstilt kan saken avsluttes. For å avslutte en fraværssak må dato for Arbeid gjenopptatt registreres og status på saken må settes til ferdigbehandlet. Husk å lagre. • Avslutte sak

44. Avslutt en HMS-sak og arkiver tiltakene knyttet til saken • Hent opp eksisterende sak på den ansatte og gå til skillekortet tiltak • Sjekk at alle tiltak er ferdigstilt. • Arkiver tiltak som er ferdigstilt • Avslutt HMS saken • Oppgave 5 Fraværsoppfølging – Avslutte sak

45. Verktøykasse for opplæring • Intranett: oslo.kommune.no/hrprosjektet • Verktøykasse for opplæring • Egentrening • E-læring • Tips og presentasjoner • Kursmateriell og brukerdokumentasjon

46. Takk for i dag!