Dashboard em Excel

1. AULA DASHBOARD EM EXCEL

2. Comunicamos que todas as informações contidas neste documento são confidenciais. A utilização, cópia, distribuição e divulgação não autorizadas são expressamente proibidas. Agradecemos a colaboração.© 2020 Visagio. Todos os direitos reservados.

3. AGENDA • Conceitos gerais de indicador e dashboard • Estrutura do dashboard em Excel • Boas práticas • Construção do dashboard

4. AGENDA • Conceitos gerais de indicador e dashboard • Estrutura do dashboard em Excel • Boas práticas • Construção do dashboard

5. CONCEITOS GERAIS DE INDICADOR E DASHBOARD • O que é um dashboard? “Um dashboard é uma visualização das informações mais importantes consolidada em uma única tela de modo a permitir um monitoramento no olhar”

6. CONCEITOS GERAIS DE INDICADOR E DASHBOARD • O que é um dashboard? O dashboard precisa ser visualmente atraente e intuitivo “Um dashboard é uma visualização das informações mais importantes consolidada em uma única tela de modo a permitir um monitoramento no olhar” Devemos passar variáveis e indicadores que fazem sentido para os nossos objetivos Múltiplas telas e barras de rolagem dificultam a visualização dos indicadores O usuário precisa rapidamente identificar alterações na normalidade

7. CONCEITOS GERAIS DE INDICADOR E DASHBOARD • Existem muitos desafios na construção de uma ferramenta gerencial Entender o que os usuários realmente precisam Traduzir a informação para a visão de gráficos e números Definir a utilidade e importância do dashboard para a organização • Quem irá utilizar a ferramenta? • Qual o valor que a ferramenta irá trazer? • Quais são as informações necessárias? Quem possui essas informações? • O que os usuários precisam saber? O que eles já sabem? • Que tipo de ferramenta irei criar?

8. CONCEITOS GERAIS DE INDICADOR E DASHBOARD Vantagens e desvantagens de um Dashboard em Excel • Vantagens Ferramenta já conhecida e utilizada pelos usuários Modelos de gráficos variados e de fácil implementação/manutenção VBA – linguagem de programação muito flexível (criar PDF, PPT, interfaces mais complexas, etc.) ! Limitações Não há um controle nativo de acesso dos usuários Infraestrutura indevida para análises de alta complexidade ou de grande volume de dados

9. AGENDA • Conceitos gerais de indicador e dashboard • Estrutura do dashboard em Excel • Boas práticas • Construção do Dashboard

10. ESTRUTURA DO DASHBOARD EM EXCEL • Dashboards em Excel possuem a seguinte estrutura de dados Arquivo / Banco Excel (fonte de dados) Excel (usuário) O filtrotambém é atualizado, pois ele está vinculado à tabela dinâmica Dados Processados Dados Brutos As séries do gráfico apontam para a Fonte de Dados Organização dos dados

11. PASSO-A-PASSO PARA MONTAGEM DE INDICADORES • Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico Processamento dos dados Organização dos dados Montagem do gráfico Fluxo da informação Pensamento para estruturação • Que tipo de processamento preciso fazer? • Como os dados precisam estar organizados para conseguir montar o gráfico? • Qual informação quero apresentar ao usuário? • Como quero montar o gráfico?

12. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês Após conversar com um dos clientes da Área de Gestão de Viagens, ele nos informou na falta de visibilidade dos custos de Viagens Corporativas e que gostaria de uma maior transparência na utilização do serviço. “Precisamos realizar o acompanhamento mês-a-mês de todos os custos de passagens aéreas realizadas nos últimos 12 meses. Além disso, é fundamental termos a quebra por Diretoria para termos um melhor direcionamento na comunicação e nas ações.“

13. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico • Qual informação quero apresentar ao usuário? • Como quero montar o gráfico? Montagem do gráfico

14. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico • Qual informação quero apresentar ao usuário? • Como quero montar o gráfico? Montagem do gráfico Slicer

15. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês • Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico Organização dos dados • Como os dados precisam estar organizados para conseguir montar o gráfico?

16. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês • Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico Organização dos dados • Como os dados precisam estar organizados para conseguir montar o gráfico?

17. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês • Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico Processamento dos dados • Como os dados precisam estar organizados para conseguir montar o gráfico?

18. EXERCÍCIO 1 – Gráfico de Custos de Passagens Aéreas por mês • Para a montagem de indicadores, é importante ter em mente as etapas de processamento dos dados, de organização dos dados e de montagem do gráfico Processamento dos dados • Como os dados precisam estar organizados para conseguir montar o gráfico? • Filtro – Exibir somente os últimos 12 meses • Agregação – Somar os custos das Diretorias selecionadas

19. AGENDA • Conceitos gerais de indicador e dashboard • Estrutura do dashboard em Excel • Boas práticas • Construção do Dashboard

20. BOAS PRÁTICAS Display package with multiple charts and photos Conceptual illustration Tabular text with icons Tabular text with figures Chart with photo Horizontal bars Table of numbers Graphs within a table Charts and tables High visual impact Narrative Bullet point Markets story Photo Pictogram Pie Diagram Markets report Vertical bars Line Map Data map Multiple charts Stock listing Low visual impact Sparse data Rich data Fonte: The Wall Street Journal, Guide to Information Graphics

21. BOAS PRÁTICAS | ESCOLHENDO OS GRÁFICOS O processo de selecionar o tipo de gráfico mais apropriado começa com a mensagem que deve ser passada e com a comparação que deve ser feita Dados Mensagem Comparação Tipo de Gráfico O ponto principal ao escolher o tipo de gráfico é ter certeza da mensagem que deve ser passada ao apresentar o gráfico A mensagem que foi definida vai implicar em um dos cinco tipos básicos de comparação: Componente, item, série temporal, frequência ou correlação. Cada comparação vai levar a um dos cinco tipos básicos de gráficos.

22. BOAS PRÁTICAS | DEFINA A MENSAGEM A escolha do gráfico vai depender da mensagem que você quer mostrar S L O N Dados Qual gráfico você usaria para representar a tabela abaixo? Mensagem Comparação Tipo de Gráfico O mix de vendas é diferente para as empresas A e B No Sul, a Empresa A lidera a B por uma margem grande; no Leste e no Oeste, as duas são competitivas; no Norte, A fica atrás de B Co. A Co. B Co. A Co. B Volume de Vendasem 2018 Co. A Co. B Norte 13% 39% Sul 35% 6% Leste 27% 27% O percentual de vendas da Empresa A é maior no Sul, onde o da Empresa B é o mais fraco. A porcentagem de vendas para ambas as companhias variam por região. Oeste 25% 28%

23. BOAS PRÁTICAS | IDENTIFIQUE A COMPARAÇÃO Qualquer mensagem vai levar a um dos cinco tipos básicos de comparação Comparação de Item Comparação de Distribuição de frequência Comparação de Componente Dados Mensagem Comparação Tipo de Gráfico Comparação de Série Temporal Comparação de Correlação

24. BOAS PRÁTICAS | ESCOLHENDO OS GRÁFICOS E cadacomparaçãovailevar para um dos cincotiposbásicos de gráficos Dados Mensagem Comparação Tipo de Gráfico Gráfico de Pizza Gráfico de Barra Gráfico de Coluna Gráfico de Linha Gráfico de Dispersão

25. BOAS PRÁTICAS | ESCOLHENDO OS GRÁFICOS O formato do gráfico é sugerido de acordo com o tipo de comparação que se deseja fazer KindsofComparison Component Item Time Series Frequency Correlation Pie Bar Basic ChartForm Column Line Dot

26. BOAS PRÁTICAS | GRÁFICO DE PIZZA NÃO USE MAIS DE CINCO CATEGORIAS POR GRÁFICO NÃO USE MULTIPLOS GRÁFICOS DE PIZZA PARA COMPARAÇÃO OPÇÃO 1 OPCÃO 2 Fica difícil fazer distinções entre valores muito pequenos. Se necessário, valores pequenos podem ser agrupados em uma categoria “outros”, mas certifique-se que nenhuma informação importante fique escondida. É difícil comparar o tamanho das fatias quando os gráficos ficam lado a lado. É preferível a utilização de gráfico de coluna empilhado para esse tipo de comparação Maior fatia começando no meio do gráfico e os maiores valores subsequentes são ordenados no sentido anti-horário Maior fatia começando no meio do gráfico e os maiores valores subsequentes são ordenados no sentido horário TENHA CERTEZA QUE A SOMA DAS CATEGORIAS SEJA DE 100% ORDENE AS FATIAS CORRETAMENTE

27. BOAS PRÁTICAS | GRÁFICO DE PIZZA AO EXPLORAR UMA DAS CATEGORIAS, FAÇA UMA BARRA AO INVÉS DE OUTRA PIZZA USE A PROPORÇÃO BASEADA NA ÁREA CORRETAMENTE Um gráfico de barra segmentado é, em geral, mais eficiente em mostrar proporções de um todo. Ela também permite a divisão em mais segmentos sem parecer confuso. Lembre-se: área = 𝜋 r2. $100 $50 $60 $30 r = 4 • $4 • MM Área = 𝜋 r2 Área = 𝜋 r2 Área = 𝜋 r2 Área = 𝜋 r2 Área = 𝜋 r2 Área = 𝜋 r2 r = 1.414 r = 2 r = 2 = 𝜋 (2)2 = 4𝜋 = 𝜋 (1)2 = 1 𝜋 = 𝜋 (1)2 = 1 𝜋 = 𝜋 (4)2 = 16𝜋 = 𝜋 (1.414)2 = 2𝜋 = 𝜋 (2)2 = 4𝜋 r = 1 r = 1 • $2 • MM • $4 • MM • $2 • MM • $1 • MM • $1 • MM

28. BOAS PRÁTICAS | GRÁFICO DE BARRA ESQUERDA É NEGATIVO, DIREITA É POSITIVO ORDENE AS BARRAS CORRETAMENTE Sempre mantenha os valores negativos no lado esquerdo do eixo, mesmo se todos os dados forem negativos. O lado direito é reservado para os valores positivos. O gráfico de barras é mais útil quando mostra o ranking de itens pela mesma característica. As barras devem ser ranqueadas do maior valor para o menos ou vice-versa. A exceção é quando for usado uma ordem específica, como a alfabética, para facilitar a leitura.

29. BOAS PRÁTICAS | GRÁFICO DE COLUNA 1/2 TRUNCAR OS DADOS PODEM LEVAR A INTERPRETAÇÕES ERRADAS DÊ O ESPAÇO APROPRIADO ENTRE AS BARRAS UTILIZE OS RÓTULOS HORIZOLTALMENTE Um gráfico de coluna/barra deve sempre começar do zero. Qualquer coisa diferente disso vai dificultar a comparação dos dados. Evite letras na vertical pois podem dificultar a leitura O espaçamento entre as barras deve ser aproximadamente metade da largura da barra.

30. BOAS PRÁTICAS | GRÁFICO DE LINHA ROTULE AS LINHAS DIRETAMENTE REPRESENTANDO ERRADAMENTE A TENDÊNCIA Desse modo, sem a utilização de legendas, a leitura dos dados fica mais rápida e fácil O propósito do gráfico de linha é mostrar a tendência. A escolha de um eixo-y que enviese a tendência pode não ser uma representação justa dos dados Aproximadamente 2/3 da amplitude

31. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Posicione as informações mais importantes onde as pessoas olham primeiro

32. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Garanta que as linhas básicas estejam alinhadas

33. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Deixar espaços em branco favorece o delineamento de “grupos de informação”. Além disso, um Dashboard mais limpo favorece a compreensão das informações apresentadas Deixar um espaço em branco pode significar sacrificar um gráfico, mas pode fazer uma grande diferença na compreensão

34. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Agrupar informações associadas para que seja estabelecidas um caminho natural que facilite o conhecimento

35. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Utilize cores apropriadamente Utilize a paleta de cores da empresa/área As cores podem captar a atenção do usuário para o que é importante

36. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Escolha apenas uma fonte para a ferramenta (de preferência a mais utilizada nos materiais divulgados) Utilize itálico para adicionar um senso de ênfase Utilize negrito para destacar alguma informação (senso de urgência) Atenção à digitação! Este estudo não é justificativa!!

37. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Maximize o contraste

38. BOAS PRÁTICAS • Além de definir quais informações serão apresentadas pelo Dashboard, deve-se também atentar à forma como a informação é disposta Evite linhas suavizadas e efeitos 3D

39. BOAS PRÁTICAS

40. Boas práticas são apenas boas práticas. Tenha sempre em mente as necessidades do cliente e nas informações que ele vê valor. Discuta as ideias com o time, implemente e experimente! BOAS PRÁTICAS

41. AGENDA • Conceitos gerais de indicador e dashboard • Estrutura do dashboard em Excel • Boas práticas • Construção do Dashboard

42. EXERCÍCIO 2 “O Visagio está atuando em um projeto em uma Empresa que possui uma área responsável pelo monitoramento e gestão da conta de Viagens Corporativas. A área precisa monitorar os custos gerais, antecedência das passagens, regionalidade e colaboradores com gastos excessivos. Além disso, a visão hierárquica é necessária para acionar os pontos focais específicos de cada Diretoria Precisamos criar um Dashboard para auxiliar a gestão desses custos e embasar comunicados e mudanças na política de Viagens.”

43. DESAFIO • Vantagens • A equipe da Visagio identificou que a arquitetura somente de Excel não suportará os demais indicadores que estão sendo mapeados. • Foi sugerida a arquitetura Excel + Access. Refaça os indicadores na nova arquitetura. Substitua as tabelas dinâmicas por consultas no Access (basear na Sub AtualizarTabela) Interface ainda é simples pois permanece no Excel Melhor performance pois centraliza a complexidade no Banco de Dados Centraliza as informações no Access, permitindo a utilização de múltiplos usuários Permite análises bem mais complexas

44. OBRIGADO(A)!