FORMATION XLAB V6 Octobre 2006

1. Délégation Aquitaine Limousin Equipe formateurs Xlab de la DR15 FORMATION XLAB V6Octobre 2006

2. Cette formation s’inscrit dans le cadre des actions menées auprès des gestionnaires d’Unités dans le but d’appréhender au mieux les changements induits par la BFC. • 10 octobre 2006 - SFC DR 15 • Formation métier : modernisation de la gestion administrative, comptable et financière : les principaux changements fonctionnels • BFC : présentation • 24 octobre 2006 - Formateurs XLAB DR 15 • Formation outil Xlab V6 • Consignes fin d’exercice • 14 novembre 2006 – Formateurs XLAB DR 15 • Formation outil Xlab V6 (suite) • Préparation fin d’exercice et ouverture 2007 • Questions/réponses – Etudes de cas

3. Pages 4 7 16 19 21 27 28 30 42 49 Sommaire • PREAMBULE • CHAINE DE LA DEPENSE : COMMANDES, SERVICE FAIT, FACTURES • REFERENTIEL « FOURNISSEURS » • REFERENTIEL « MARCHES » • MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES • COMMANDE PCD • ARBORESCENCE ORIGINES • EVOLUTION DES TRANSFERTS • Préparation des données - Fin d’exercice – Installation V6 Mise à jour de la base - Premier lancement • ASSISTANCE

4. 1- Préambule Au 01/01/2007 une nouvelle version d’Xlab (V6) interfacée avec la BFC 1.1. Une évolution maîtrisée pour l’outil des laboratoires • Xlab est adapté pour communiquer avec le nouveau système BFC • Des modifications – limitées – sont introduites dans Xlab • Les évolutions d’Xlab ne visent que les relations avec le CNRS • XlabUniv – la passerelle avec NABUCO est conservée • Faclix est conservé mais ne communique pas avec la BFC • «Tout Xlab» : tous les crédits CNRS sont dorénavant gérés dans Xlab :

5. 1.2. Les principaux impacts dans Xlab • Arborescences Origines de crédits : Des modifications limitées mais l’arborescence des Origines de Crédits doit être adaptée pour permettre le dialogue entre Xlab et BFC • différenciation obligatoire des dotations globales sur subvention d’état (SE) et sur ressources propres (RP) • suivi plus fin des contrats à justifier • prise en compte des nouvelles modalités de gestion du personnel sur crédits déconcentrés • de nouveaux codes de gestion 1 et 2 qui correspondent aux adresses budgétaires [CG1] et analytiques [CG2] Entités Dépensières : aucune modification

6. 1.2. Les principaux impacts dans Xlab (suite) • Flux de la dépense: • une modification majeure : l’intégration dans Xlab de la notion de « Service fait » • des impacts dans le contenu et le sens des échanges de la commande XlabBFC : Xlab est le point d’entrée des commandes dans BFC(hors commande de salaire) • des impacts en matière de stratégie de sauvegarde de la base • Missions et Agents missionnaires : différenciation des frais directement remboursables aux agents missionnaires et des frais à payer à des tiers (Agence de voyage, organisateurs de colloques, …) d’où un éclatement de la mission • Fournisseurs: • un seul référentiel fournisseur nationaldans la BFC • le SIRET (14 caractères) devient impératif

7. BFC Fournisseur Commande XLAB 2 - Chaîne de la dépense : Commande, Service Fait, Facture • Chaque élément de la chaîne (commande, service fait ou facture) est contrôlé avant son intégration dans BFC Si l’élément est refusé, il revient au laboratoire pour y être modifié • Les modifications et suppressions des éléments du flux Xlab-BFC obéissent désormais à des règles très précises (la saisie du « service fait » ou de la facture suppose dans certains cas une modification de la commande d’origine) 2.1. La qualité et la complétude des données dans Xlab sont essentielles car elles conditionnent la qualité des données financières et comptables dans la BFC Contrôle de la commande OK : intégration dans BFC Non-conformité : rejet vers XLAB pour modification

8. 2.2. Commande • 2 types de commandes : • prévisionnelles = commandes dont le montant est estimatif et peut fluctuer en fonction des consommations (exemple : commande de fluides, EDF, téléphone…)Cas particuliers : carte achat, pro-forma, voyagiste… • non prévisionnelles= commandes d’achat dont le montant est connu • La création, la modification et la suppression d’une commande sont générées uniquement dans Xlab. BFC ne peut que rejeter les commandes • Les commandes de personnel sur crédits déconcentrés (PCD) ne sont plus saisies dans XLAB : les informations reviennent en création depuis BFC • Toutes les missions sont saisies dans XLAB

9. 2.3. Le niveau de détail dans la commande • Les lignes détail de la commande transitent dorénavant entre Xlab et BFC • Les commandes doivent être détaillées ligne à ligne • a minima, une ligne de commande par code famille (le code nomenclature est renommé code famille) • impossibilité de saisir des lignes avec des montants négatifs dans la commande la saisie des lignes de commentaires reste possible • Nouvelle table de code famille • ajouts de codes famille commençant par la lettre « P » pour tous les achats non soumis au code des marchés publics (subventions, colloques, frais matériel de terrain…) • dédoublement de certains codes • suppression de 3 codes famille (B871 – D251 – Z999)

10. Attention : Le code famille et la nature de la dépense déterminent automatiquement en BFC l’imputation comptable d’où une incidence forte sur la comptabilité générale • Recommandations : Après l’installation de la V6 et avant le 1er envoi vers la BFC, il faudra vérifier et modifier sur les commandes reportées les codes famille impactés par la nouvelle table

11. 2.4. Service Fait • Le module «Livraison» est renommé module «Service Fait» • Le module «Service fait» communique avec la BFC • les lignes de «service fait» sont transmises • Le «service fait» est obligatoire pour toutes les commandes «non prévisionnelles» • Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées

12. 2.5. Facture • La création et la modification d’une facture peuvent être effectuées dans Xlab ou dans la BFC • Tant que le «Service Fait» n’a pas été renseigné ligne à ligne, la saisie de la facture sur commandes «non prévisionnelles» est impossible • Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes «non prévisionnelles»

14. Lien sur le n° de ligne commande

15. Commande Service Fait Facture Obligatoire • Pour les commandes «non prévisionnelles» impossibilité de saisir la facture si le service fait n’a pas été attesté • Pour une ligne : qtés commandées ≥∑ qtés livrées ≥ ∑ qtés facturées

16. Facture Commande Service Fait Optionnel • Pour les commandes «prévisionnelles»

17. 3 - Référentiel « Fournisseurs » XLAB BFC Création du fournisseur dans BFC avec son identifiant Création d’une commande Fournisseur non trouvé Fournisseur trouvé Identifiant BFC inexistant Recherche de l'identifiant fournisseur (SIRET…) Commande Commande d’achat Fournisseur mis à jour  Mise à jour de la commande automatique XLAB avec l’identifiant BFC pour mise à jour fournisseur Xlab 

18. Identifiant BFC Identifiant Fournisseur

19. 4 - Référentiel « Marchés » • Le Référentiel des marchés CNRS provient de BFC • Plus de saisie et/ou modification des marchés dans Xlab (pour le CNRS) • Nouvelle numérotation des marchés • 11 caractères non significatifs

21. 5 - Missions et Agents Missionnaires • Suppression des types de mission : • Décision Forfaitaire • Cas particulier • Frais de matériel • Le type de mission «Invitation chercheur Etranger» • est renommé en «Etranger à l’administration» • Le solde d’une commande de mission entraine le solde de toutes les commandes liées à la mission Il est impossible de les désolder par la suite

22. Pour les dépenses liées aux missions, on différencie : • Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire Le module mission Xlab doit être utilisé uniquement pour engager les frais remboursables à l’agent • Les autres dépenses dues à des tiers Le module commande (commandes de fonctionnement) doit être utilisé pour les commandes CNRS liées à des tiers (agence de voyage, organisateurs de colloque...)

23. Xlab initie le flux de création ou de modification des agents missionnaires «non CNRS» vers BFC • Les agents «fonctionnaires CNRS» et «autres CNRS» sont déversés dans BFC depuis SIRHUS   • Dès que l’agent est connu de BFC son identifiant BFC (matricule) est mis à jour dans XlabLa date de naissance devient obligatoire pour Xlab, BFC, SIRHUS. Au 1er lancement de la V6, tous les agents sans date de naissance sont mis à jour automatiquement avec une date de naissance calculée comme suit : • 01/mois n° INSEE/année n°INSEE • pour les étrangers mise à jour manuelle

24. XLAB BFC Création d’un ordre de mission XLAB absent Présence du numéro matricule BFC? Qui a initialisé l’agent ? Ordre de mission Agent Création de l’agent dans BFC SIRHUS présent Mise à jour des données Agent dans BFC Pas de mise à jour de l' agent dans BFC Agent mis à jour sur le N° matricule  Retour du Matricule Agent BFC pour mise à jour Xlab 

25. Identifiant BFC

26. Possibilité dans Xlab de créer des ordres de mission permanents, collectifs et stages en respectant les associations suivantes :

27. RP Autres depenses Personnel 6 - Commande de PCD Crédit de personnel Imputation Intégration Intégration

28. Laboratoire UMR 7777 19/10/2006 Code division = 0138 CNRS EPST xxxx Université Ressources propres RP SE Dotation globale Convention d’échange 9ADO 0138 / 0 B 1SPI 9ADO 0138 / 0 B 2ECINT Contrats à justifier RP Dotation globale Hors contrats à justifier Contrat 2 Contrat 2 AUTRES DEPENSES PERSONNEL 2361 / 1 B 1SPI PACR 0138 / 1 B 1SPI 9ADO 0138 / 1 B 1SPI OC en dépassement CT1 Autres natures CT1 Personnel 2272 / 1 B 1SPI 2272 / 1 B 1SPI CG 2 = adresse BUDGETAIRE CG 1 = adresse ANALYTIQUE Code de gestion 1 Code de gestion 2 7- Arborescence - Origines de crédits Exemple 9ADO0138 Exemple 0B1SPI

29. Les origines de crédits à créer et/ou à modifier seront détaillées par une «fiche navette» établie et transmise à l’unité par le service financier de la délégationCette fiche indique la correspondance entre les anciennes et les nouvelles origines de crédits : codification des codes gestion 1 et 2 pour chaque origine • Une fois l’arborescence des origines de crédits validée par la délégation, celle-ci donne son feu vert pour le démarrage des échanges en communiquant au laboratoire le nouveau code pour l’organisme à renseigner dans le menu administration-paramétrage transfert

30. 8 - Evolution des Transferts Simplification du paramétrage des transferts - Regroupement des informations techniques Ecran Xlab V5 : Paramétrage / Organisme / Liaison Type de liaison FTP Niveau 1 (Nabucco) mot de passe et nom de la machine de communication et du proxy Le chemin du répertoire de transfert Transf.

31. Organisme de gestion Code pour l'organisme Simplification du paramétrage des transferts - Regroupement des informations techniques Ecran Xlab V5 : Paramétrage / Unité / Identification 1234

32. Nouvel Écran V6 : Paramétrage / Paramétrage de transfert FR1274 UNIV ETSUP YYYY motdepasse adresse serveur

33. Les fichiers transférés (entrée/sortie) d’Xlab ont un format identique quelque soit la plate-forme utilisée pour les échanges Les lignes détail des commandes, des services faits et des factures sont dans les fichiers de transfert

34. D_COM <commande 1> <ligne détail 1> <commande 1> <ligne détail 2> <commande 1> <ligne détail 3> <commande 2> <ligne détail 1> <commande 2> <ligne détail 2> D_XLABO.nnnnnn <N° de session> 6 positions, la plage étant de 000001 à 999999 <Code pour l’organisme> <Version Interface> D_MIS <mission 1> <mission 2> D_FAC <facture 1> <ligne détail 1> <facture 2> <ligne détail 1> <facture 2> <ligne détail 2> D_LSF <ligne service fait 1> <ligne service fait 2> D_AGE <agent 1> <agent 2> D_UFO <UFOT 1> <UFOT 2> <UFOT 3> D_IMP <poste 1> <poste 2> <poste 3> D_FIN

35. Une sous fenêtre est ajoutée dans l’écran transmission à la délégation pour sélectionner les services faits à consulter lors de l’extraction en cours  menu : échanges avec la délégation / transfert / transmission à la délégation

36. Retour Les données à intégrer dans un fichier texte reçu de la délégation a_xlabo.<n° session> • 3 lignes d’entête technique • La section commande • La section service fait • La section facture • La section mission • La section tables (marché, agent, notification, constantes) • Une balise de fin de fichier

37. Retour Les fichiers boîtes aux lettres sont : • Boîte aux lettres notification : recevant les mouvements de notifications • Boîte aux lettres commande : recevant les mouvements de commandes • Boîte aux lettres service fait : recevant les mouvements de « Service Fait » rejetés • Boîte aux lettres facture : recevant les mouvements de factures • Boîte aux lettres mission : recevant les mouvements de missions rejetées Certains mouvements ne transitent pas par les boîtes aux lettres et sont directement intégrés dans la base Xlab : • des factures modifiées dont les différences sont minimes • des marchés • des fournisseurs • des agents

38. RETOUR Dans la zone message des informations concernant le «Nb Services Faits Rejetés» sont ajoutées 

39. INTEGRATION Un nouvel écran est créé pour permettre d’intégrer les rejets de Service fait Echanges avec la délégation / intégration / rejet Services Faits

40. MARQUAGE Un nouvel écran est créé pour permettre de marquer les Services faits pour retransmission Echanges avec la délégation / retransmission / marquer Services Faits

41. 9 - Préparation des données - Fin d’exercice - Installation V6 Mise à jour de la base - Premier lancement Calendrier de reprise de données et d’installation de la version Xlab : XX/12/06 01/01/07 31/01/07 Fin des échanges avec GCF Bascule d’exercice version 5.1 Installation V6.0 Mise à jour de la base (origines-commandes) 1er transfert d’xlab vers BFC

42. 9.1. Préparer les données • Saisir les SIRET des fournisseurs • Solder les commandes de vacation • Eclater les missions • Purger les marchés

43. 9.2. Basculer d’exercice • Le basculement d’exercice se fera en V 5.1 • La date sera anticipée • Le report de crédit sur origines et entités sera possible • Pas de saisie de factures par anticipation (toutes les factures seront automatiquement détruites lors de l’activation de la V6)

44. 9.3. Installer la V6 Pas d’action à effectuer : • Agents : le matricule est initié par BFC • UF/OT : statut mis à jour pour l’envoi vers BFC • Code famille : le nouveau référentiel est envoyé par BFC lors du dernier retour GCF vers le 15/12/2006 • Marchés : typés « repris » • Journal des transferts : les numéros de session sont réinitialisés à 1 • Factures 2007 : supprimées à l’activation de la V6

45. 9.4. Envoyer les données vers BFC Actions à effectuer avant de reprendre les échanges : • Liaison pour l’organisme : renseigner le code pour l’organisme • Origines de crédits : nouveaux codes de gestion • Commandes : identifier les commandes prévisionnelles et vérifier les codes famille • Service fait (livraison) : à saisir pour les commandes non prévisionnelles • Missions : Eclater les commandes, vérifier les types pour CP, DF et FM

46. 9.4. Envoyer les données vers BFC Actions à effectuer avant de reprendre les échanges Préparation des commandes : • Toutes les commandes sont typées «non prévisionnelle». S’il est nécessaire de modifier le statut d’une commande en «prévisionnelle», il faut dupliquer la commande et solder la commande reportée. • «Service Fait» à saisir avant la facture • Commandes avec facturés antérieurs • dupliquer la commande • supprimer les lignes facturées mandatées • solder la commande initiale • La commande peut alors être envoyée vers BFC avec un montant égal au reste à facturer.

47. 9.4. Envoyer les données vers BFC Actions à effectuer avant de reprendre les échanges Préparation des missions : • Mettre les lignes de bons de transport à 0 • Saisir une commande d’achat pour le transport • Modifier les types Cas Particulier, Décision Forfaitaire et Frais de Matériel

48. 9.5. 1er lancement reprise des données A noter : • Le premier lancement ne peut pas se faire sur l’exercice 2006 • Les extractions seront débloquées par la délégation • La mise en place de l’arborescence sera validée par la délégation • La consultation d’une base d’exercice antérieur reste possible • Avant le premier lancement, une sauvegarde automatique de la base est effectuée

49. 10 - Assistance Xlab Phase de déploiement (calquée sur le déploiement BFC) Assistance centralisée fonctionnelle et technique Equipe projet Xlab Assistance Utilisateurs Support de proximité Délégation (SFC, SSI) Réseau des formateurs Utilisateurs Xlab

50. Principes d’organisation • En priorité, une assistance locale effectuée par la délégation (M. Deleuze SFC/STI) avec l’aide potentielle du réseau de formateurs • Pas d’organisation spécifique qui se substitue aux dispositions actuelles mises en place par les délégations • En 2ème niveau, sollicitation de l’assistance centralisée : • Via un formulaire web accessible depuis le site Xlab de la DSI • Via le n° de téléphone habituel de l’assistance utilisateurs