Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem

1. RK-30-2011-24, př. 1a počet stran 1 Neveřejná příloha Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem 30. 8. 2011 Mgr. Miloslav Kvapil

2. Cíl „krajského“ projektu (širší rámec pro realizaci „evropského“ = prezentovaného projektu) Zkvalitnění řízení příspěvkových organizací zřizovatelem - Krajem Vysočina Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

3. Cíle krajského projektu Cíle týkající se předmětu činnosti příspěvkových organizací (potřeba přesněji definovat smysl existence příspěvkové organizace, zadání resp. objednávku od žřizovatele, upřesnit obsah, rozsah, kvalitu a základní podmínky tvorby veřejných statků a poskytování veřejných služeb klientům, přesněji vymezit hlavní a doplňkové činnosti a definovat vztahy mezi nimi). Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

4. Cíle krajského projektu – hospodářská oblast • Zvýšení efektivnosti hospodaření • Lepší využívání dostupných zdrojů • Dosažení úspor • stejné množství stejně kvalitních produktů za nižší cenu anebo • vyšší rozsah či kvalita veřejných služeb při udržení současných nákladů) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

5. Cíle krajského projektu – oblast omezování rizik • Právní rizika (trestněprávní odpovědnost apod.) • Rizika nenaplňování smyslu existence organizace (nestabilita činnosti organizace, nižší rozsah či kvalita poskytování veřejných služeb obecně či indivindy selhání vůči jednotlivému klientovi), • Ekonomická rizika • Rizika v oblasti vztahů s veřejností • a další rizika Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

6. Cíl evropského projektu Identifikace příležitostí v oblasti možného zlepšení řízení organizací zřizovaných krajem Vysočina s důrazem na strategické řízení zřizovatelem. Termín realizace projektu: Zahájení: 3. 9. 2010 Ukončení: 30.11.2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

7. Etapy projektu • Část A) Zpracování vstupní analýzy stávajícího fungování procesu řízení příspěvkových organizací (31. 10. 2010). • Část B) Zpracování návrhové části Souhrnné rozvojové strategie, včetně podrobného implementačního dokumentu (31. 5. 2011). • Část C) Vzdělávací aktivity pro vybrané zaměstnance KrÚ kraje Vysočina, pro ředitele zřizovaných příspěvkových organizací a vybrané zástupce managementu úřadu a zastupitelstva kraje (30. 11. 2011). Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

8. Projektový tým kraje Vysočina • Vedoucí projektu – Eva Janoušková • Garant za oblast Hodnocení organizací – Miroslav Březina • Garant za oblast Stanovení vize a strateticckých cílů – Zdeněk Kadlec • Garant za oblast Plánování – Eva Janoušková, Martin Černý • Garant za oblast Schvalování vnitřních směrnic – Karel Kotrba • Garant za oblast metodické funkce – Miroslav Březina • Garant za oblast podpůrné a kontrolní funkce – Eva Janoušková • Garant za oblast IT – Petr Pavlinec • Garant za oblast rozpočtových procesů – Anna Krištofová • Garanti za resory – Lukáš Kettner, Věra Švarcová, Hana Strnadová, Katina Lisá, Miroslav Pech Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

9. Etapa A) „Vstupní analýza“ – výstupy • PROCESY STRATEGICKÉHO ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ • PROCESY PLÁNOVÁNÍ A HODNOCENÍ ČINNOSTI PO • PROCESY SPRÁVY ŘÍDÍCÍ DOKUMENTACE • SYSTÉM ŘÍZENÍ PO SYSTÉMOVÉ UKOTVENÍ (ŘÍDÍCÍ DOKUMENTY) • OBLAST PODPORY INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ • OBLASTI NÁKUPŮ Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

10. Etapa B) „Návrhová část “ - výstupy • doplnit Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

11. Etapa C) „Školení “ - výstupy • doplnit Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

12. Doporučení ze strany externího konzultanta (po projednání a akceptaci projektového týmu) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

13. Doporučení (12.) • 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

14. Doporučení (1.) • Definovat „interní“ projekt Řízení PO a zřídit krajský implementační tým • Cíle • Implementavat vybrané změny v praxi řízení PO • Nastavit systémové prostředí pro efektivní řízení PO • Obsah činnosti • doplnit • Personální obsazení • Vedení a koordinace – odbor analýz (posílený) • Zástupci zřizovatelských odborů • Zástupci „podpůrných- provozních“ odborů Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

15. Organizačně zajistit řízení PO = Zřídit organizační útvar zodpovědný za řízení PO (mimo kompetencí odvětvových odborů) • Náplň činnosti: • administrativní podpora řízení PO zřizovatelem (evidence činností, ukládání dokumentů a jejich správa, hlídání termínů, řízení základní komunikace mezi PO a zřizovatelem /správa portálu pro řízení PO/, ...) • podpora individuální řídící činnosti "zřizovatelských" odborů • podpora společné, obecné řídící činnosti rady kraje a úřadu vůči všem PO nebo jejich skupinám - metodické vedení, standardizace napříč úřadem (napříč resorty), data a jejich zpracovávání do manažerských sestav pro potřeby rady kraje příp. úřadu, informační podpora, ... • Personální obsazení - ideální stav - 3 úvazky (nyní 0,5 úvazku na OA, potřeba posílit v krátké době nejméně o 1,0 úvazku) Doporučení (3.) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

16. Doporučení (9.) • Připravit pravidla rady kraje pro komplexní úpravu vztahu Zřizovatel a Organizace • Informační povinnosti • Plánování a výkaznictví • Pracovně-pravní vtzahy statutárních zástupců organizaci • Řízení interní dokumentace organizace (interní právní předpisy) • Definování kompetencí a odpovědnosti Zřizvatel x organizace • Podpora dobrého jména kraje a PO, společné PR • Péče o majetek a jeho správa Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

17. Doporučení (8.) • Sjednotit účetní analytiku PO • Lepší plánování • Efektivnější řízení a kontrola Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

18. Doporučení (12.) • Implementovat vybrané indikátory do hodnocení ředitelů PO Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

19. Doporučení (6.) • Zřídit Portál pro PO - úlohy • Zajištění komunikační a řídící funkce - tam a zpět - Zřizovatel x organizace, organizace • Žádanky na doplňkové služby • Podpora společných nákupů • Materiálu • Zboží • Služeb (Žádanky na provozní služby + řízení procesu jejich vyřizování) • Sdílení a výměna dokumentů vč. pokynů zřizovatele + plnění informačních povinností • Rejstřík PO je určený pro veřejnost = Internet x Portál PO je určen pro KrÚ, Kraj a PO tj. Extranet Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

20. Doporučení (11.) • Připravit rukojeť ředitele PO • Základní metodická podpora – rozsah a obsah činností a povinností • Nastavit metodickou podporu ze strany KrÚ Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

21. Doporučení (12.) • 2012 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

22. Doporučení (4.) • Zpracovat podrobnou analýzu provozních služeb s cílem zajištění společných nákupů (forma a zadávací podmínky VZ) • IT Služby • Základní HW a SW podpora (IT na PO, IT na KrV, IT pohotovost) • Speciální SW podpora • Společné nákupy IT produktů (HW a SW) • Autoprovoz • Stravování (mimo nemocnice) • Revize elektrických zařízení (revize všech zařízení), plyn komíny • Finanční účetnictví a personalistika • Bankovní účty a bankovní služby • Společné nákupy produktů (IT, Auta - nebylo předmětem zakázky) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

23. Doporučení (1.) • Organizace jsou zřizovány, aby vytvářely veřejné statky a poskytovaly svým klientům (veřejnosti) veřejné služby = definovat veřejné služby • Podrobně definovat požadované výstupy, zejména v měřitelných parametrech (pro obsah, rozsah, kvalitu a základní podmínky poskytování) • Hlavní oblasti, které by měly být definovány, jsou: • podrobné obsahové určení veřejné služby • podrobné rozsahové určení veřejné služby, definování cílové skupiny, definování způsobu výběru, komu službu poskytnout, není-li možné poskytovat všem potenciálním indikovaným klientům • specifikace požadované kvality výstupů • určení základních podmínek poskytování veřejné služby (cena resp. poplatek atd.) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

24. Doporučení (2.) • Pro každou jednotlivou organizaci: • Podrobněji specifikovat (upřesnit) "objednávku" zřizovatele, stanovit přesněji, co se od organizace očekává v hlavní a příp. i v doplňkových činnostech (= redefinice poslání /smyslu existence/ organizace • Definovat a nastavit právní vztah mezi zřizovatelem a organizací (= náhrada vlastnické vazby investora a výkonné organizace, pravomoci, odpovědnost, řízení činností a jejich kontrola, komunikace, ...) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

25. Doporučení (7.) • Zavést a aktualizovat katalogy • Veřejných služeb • Doplňkových služeb • Provozních služeb • Společně nakupovaných (doporučení) • Materiálů • Produktů • Služeb Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

26. Doporučení (10.) • Úpravit vnitřní předpisy PO • Nastavit jednotná pravidla pro vznik, úpravy a zánik, včetně schvalovacích procesů a procesů seznamování se se změnami • Připravit šablony základních vnitřních předpisů • Nastavit metodickou a právní podporu ze strany KrÚ Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

27. Doporučení (12.) • Pro vybrané položky zavést věcné střednědobé plánování • Možnost dlouhodobě plánovat • Možnost společný nákupů • Možnost ovlivnit finanční náročnost a „nutnost“ investic • Nastavit vazbu na finanční plánování (rozpočtový výhled a rozpočet) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

28. Doporučení (12.) • průběžně Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

29. Doporučení (12.) • Zlepšit řídící a veřejnosprávní kontrolu PO • Zákon 320/2001 Sb. • Minimalizace rizik • Zefektivnění činností (3E) • Celý nákupní proces • Náklady na realizaci • Reference • ÚOOÚ • KR-S • MPO Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

30. Pokračovat v řešení problematiky společných nákupů: • Centrálně (elektrika, plyn, telefonie, pojištění majetku a odpovědnosti) • Samostatně (zdravotnictví,….) • Po částech • Nastavení systémového prostředí • Sběr požadavků a potřeb • Přiměřená SW a konzultační podpora • Přínosy = proces zavedení změny má Kraj plně pod kontrolou • Změny jsou zaváděny postupně • K dispozici je kvalitní zpětná vazba • Vyhodnocení a řízení zavedných změn • Možnost průběžného zlepšování nastavených procesů • „Know-how“ je získáváno a rozvíjeno v souladu s potřebami kraje Doporučení (13.) Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

31. Dotazy? Připomínky? Návrhy? Děkuji Vám za pozornost! Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.