KUOPION PALVELUALUEUUDISTUS

1. KUOPION PALVELUALUEUUDISTUS • Prosessiajattelu • Uusi organisaatio • Tuotteistus KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

2. Toiminnanohjaus ja organisointi prosessipohjaiseksi; MITÄ TAVOITELTIIN? Tausta: Valtuustosopimus 2007: ”prosessit kuvattava ja kehitettävä” • Asiakkaan näkökulmasen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ymmärtäminen ja korostaminen • Selkeämpi ja suoraviivaisempi toiminnan ohjaus, parempi muutoskyky ja ketteryys organisaatioon • Ohjaus tuotoksen määrittelyn kautta, ei (vain) resurssien jaolla • Tehokkaampia tehtäväkokonaisuuksia • Prosessit, hankkeet • Vaikuttavuutta kehittämiseen • Kehittämisen kertahankkeista jatkuvaan kehittämiseen (STAK) • Itsenäisempää ja vastuullisempaa työskentelykulttuuria • Kapeasta ammattikuntaerikoistumisesta laajempiin vastuisiin KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

3. Toiminnanohjaus ja organisointi prosessipohjaiseksi; MITEN? • Perustana asiakkaan asiointiprosessit • Kaupungin toiminta ”niputettu” 6 palvelualueeksi • Kussakin palvelualueessa 5 – 6 avainprosessi –käsitteellä nimettyä toimintakokonaisuutta • Avainprosesseissa vaihteleva joukko palveluprosesseja, yhteensä noin 180 KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

4. Prosessikartoituksen ”niputus” 6 palvelualueeksi KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

5. Prosessikartoitus / AVAINprosessit(Palvelualue: Asuin- ja toimintaympäristön kehittäminen ja ylläpitäminen) KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

6. Prosessikartoitus / PALVELUprosessitAvainprosessi ”Asuin- ja toimintaympäristön SUUNNITTELU” KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

7. Prosessikartoitus / AVAINprosessit(Palvelualue: Asuin- ja toimintaympäristön kehittäminen ja ylläpitäminen) KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

8. Prosessikartoitus / PALVELUprosessitAvainprosessi ”Käytön mahdollistaminen” KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

9. Miten prosessikartta syntyi? • Asiakkaiden prosessitkartoitettiin: Keitä asiakkaat ovat? Miksi asiakkaat ottavat yhteyttä? Mitä he tarvitsevat? Mitä he käyttävät? • Tutkittiin, mitä kaupunki tekee asiakkaan asiassa: mitä lisäarvoa tuotamme asiakkaalle? Mitä vaiheita palveluprosesseissa on? • Toisiaan sivuavien palveluprosessien ”niputuksista” muodostettiin 6 palvelualuetta, joista tuli uuden organisaation ja toiminnanohjauksen perusjäsennys KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

10. Palvelualueet prosessitermein: KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

11. Palvelualueet organisaationa: Palvelualuejohtaja = kaupunginjohtaja Vetovoimaisuuden palvelualue Palvelualuejohtaja Jarmo Pirhonen Kaupunkiympäristön palvelualue Hyvinvoinnin edistämisen palvelualue Palvelualuejohtaja Pekka Vähäkangas Kasvun ja oppimisen palvelualue Perusturvan palvelualue Palvelualuejohtaja Markku Tervahauta Terveydenhuollon palvelualue KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

12. Palvelualueiden strategiat: Vetovoimaisuuden palvelualue Mahdollisimman paljon asiakkaita Kaupunkiympäristön palvelualue Hyvinvoinnin edistämisen palvelualue Kasvun ja oppimisen palvelualue Mahdolli-simman vähän asiakkaita Perusturvan palvelualue Terveydenhuollon palvelualue KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

13. IDEA TULOKSESTA: ”SUPPILOMALLI” Asiakasvolyymi Ennaltaehkäisevät toimenpiteet Lapset, nuoret, lapsiperheet (opiskelevat) Potentiaaliset uudet asiakkaat (yritykset, opiskelijat, työntekijät jne) Tukea tarvitsevat perheet Perustur-van palvelu-alue Taloudellista tukea tarvitsevat Työikäiset Vetovoimaisuuden palvelualue Kaupunkiympäristön palvelualue Hyvinvoinnin edistämisen palvelualue Kasvun ja oppimisen palvelualue Nykyiset asiakkaat (yritykset ja kuntalaiset) Erityisryhmät Tervey-den-huollon palvelu-alue Ikääntyvät Riskiryhmät, sairastuneet, asiantuntija-arviota tarvitsevat Yritykset, yhteisöt, järjestöt Tavoitteena tuottaa hyvinvointia terveyttä edistävällä työotteella, ohjaten kuntalaiset ennaltaehkäisevien palvelujen piiriin Tavoitteena hyvinvointia ja terveyttä edistävä, ennalta ehkäisevä, varhain tunnistava, ennakoiva palveluvalikoima Tavoitteena uusien asiakkuuksien syntyminen ja nykyisten vaaliminen KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

14. Organisaation ohjaus Valtakunnalliset ja alueelliset strategiat KEHITTÄMISEN PAINOPISTEET eri tasoilla KUNTA- LAINEN YRITYS YHTEISÖ STRATEGINEN SUUNNITTELU KV PAINOPISTEIDEN SUUNNITTELU KH OPERATIIVINEN SUUNNITTELU, TUOTANNON TILAUS LTK OPERATIIVINEN TOTEUTUS PROSESSIEN JA RAKENTEIDEN KEHITTÄMINEN Kaupungin-johtaja Palvelu-alue-johtaja Asiakkuus-johtaja = avainprosessin omistaja Palvelupäällikkö = Palveluprosessin omistaja Alihankkijat PALVELUJEN KEHITTÄMINEN Ulkoiset tuottajat KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

15. Organisaatio: Ylätaso ja tukipalvelut Kaupunkikokonaisuuden operatiivinen johtaminen ja tukipalvelut Konsernipalvelut (strategiset ja operatiiviset tukipalvelut) KJ • PAJ • PAJ • PAJ Johdon tukipalvelut Johdon tukipalvelut Johdon tukipalvelut Kasvun ja oppimisen palvelualue Vetovoimai-suuden palvelualue Perusturvan palvelualue Terveyden-huollon palvelualue Hyvinvoinnin edistämisen palvelualue Kaupunki-ympäristön palvelualue Avain- prosessien omistajat Avain- prosessien omistajat Avain- prosessien omistajat Avain- prosessien omistajat Avain- prosessien omistajat Avain- prosessien omistajat KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

16. Organisaatio: Kaupunkiympäristön palvelualue Organisaation muokkaus Tilaukset tulevat Hyvinvoinnin edistämisen palvelualueelta Suunnittelussa yhteistoiminta Hyvinvoinnin edistämisen palvelualueen kanssa KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

17. Organisaatio: Hyvinvoinnin edistämisen palvelualue Tuotanto tilataan Kaupunkiympäristön palvelualueelta KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

18. Asiakkaan tiedon-saannin turvaaminen Asuin- ja toiminta-ympäristön suunnittelu Asuin- ja toiminta-ympäristön rakentaminen Lupa- ja ilmoitus-asioiden ratkaisu Terveellisyyden ja turvallisuuden varmistaminen Käytön mahdollis-taminen Ajoratojen talvihoito KLV talvihoito Ajoratojen kesähoito KLV kesähoito Liikenneväylien puhtaanapito Katuviher- alueiden hoito Kunnossa- pitoluokka 1 Kunnossa- pitoluokka 2 Kunnossa- pitoluokka 3 Prosessit ja tuotteistus Avain- prosessi Kaupunkiympäristön-palvelualue Tuotanto- prosessit Liikenneympäristön ja kuntateknisten verkostojen kunnossapito ja puhtaanapito Tuoteryhmä • Mittarit: • Asiakas- ja volyymimittarit (esim. tuotemäärä) • Talousmittarit (esim. € / tuote, HTV / tuote) • Prosessimittarit (esim. asiakaspalaute) • Henkilöstömittarit (esim. kokonaistyöaika HTV) Lopputuote KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

19. Tuotemittaristo = BSCMitattavia asioita, esimerkiksi! • Vaikuttavuus ja riittävyys • tuotosten määrä • palvelutaso, jonka tuotanto tarjoaa • tuotosten kattavuus • asiakastyytyväisyys • jne • Prosessien sujuvuus • organisaation reagointikyky • toiminnan nopeus / hitaus • onko itsepalvelu mahdollista • jne • Henkilöstön aikaansaannoskyky • työhyvinvointi • työkyky • työtyytyväisyys • satsaukset koulutukseen • jne • Resurssien hallinta • kapasiteetin määrä ja tehollinen käyttöaste • yksikkökustannukset ja tuotot • työn tuottavuus ja tehokkuus • jne KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

20. Vaikuttavuusmittareita • Valmistuneet asemakaavat kpl / v • Luovutetut • rivi- ja kerrostalotontit k-m2 • Yritystontit k-m2 • Omakotitontit kpl • Alkava asuntotuotanto kpl • Valmistuva asuntotuotanto kpl • Katualueiden kunnossa- ja puhtaanapito km • Sataman matkustajamäärä hlöä KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

21. Taloudellisuusmittareita • Kadunrakentaminen € / km • Pääkadut € / km • Kokoojakadut € / km • Tonttikadut € / km • Kadunhoito € / km • Ajoradat I luokka € / km • Ajoradat II luokka € / km • Ajoradat III luokka € / km • Kevytliikenneväylät I luokka € / km • Kevytliikenneväylät II luokka € / km KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

22. Prosessi- ja tuottavuusmittareita • Asemakaavojen valmistumisaika kk • Tontin lohkomisen läpimenoaika pv • Hyödynnetyt leikkausmassat % • Ympäristönsuojeluluvan käsittelyaika kk • Rakennusluvan käsittelyaika pv • Työpanoksen määrä / tuote (htv tai htp) • Esim. talvikunnossapito, HTV / • 1. lk ajoradat (kapasiteettimittari) tai • 1. lkajorata-km (tuottavuusmittari) KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

23. Tuotebudjetti • Ensimmäinen ”harjoittelukappale” laadittiin vuodelle 2010 • Vaikeuksia: • Työpanoksen laskenta tuotekohtaisesti • Muun rahankäytön kohdentaminen tuotteille, kun laskentajärjestelmä tukee vain aikaisempaa tulosyksikkörakennetta • Tuotteiden mittarit KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

24. Seuraava vaihe: täsmäytys Epävirallinen tuotebudjetti ja virallinen tulosyksikköbudjetti poikkesivat loppusummiltaan runsaat 5 % Tehtiin täsmäytys, jossa luotiin jako- ja kohdistussäännöt Työpanoksen laskenta tuotekohtaisesti aloitettiin v. 2009, jotta pohja v. 2011 tuotebudjetille saadaan pitäväksi KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

25. Lopputulema: tuotebudjetti 2011 • Vuodelle 2011 budjetti rakennettiin niin, että budjetointiyksikköinä ovat • Palvelualueet • Avainprosessit • Tuoteryhmät • Lopputuotteisiin asti ulottuva erittely taustalla • Liian yksityiskohtainen budjetointiin • Enemmänkin jälkilaskennan väline KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

26. Haasteita mm. • Työajan käytön rekisteröinti tuotteille – millä tarkkuudella, millä menetelmillä • ”Demokratiakustannusten” kohdentaminen • Esim. kaava jota käsitellään monessa asteessa ja josta valitetaan • Julkisuus: tuotekalkyylit julkisia; mitä vaikuttaa kilpailutuksiin? KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

27. Tuotekalkyylit; mitä kertovat? KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

28. Tuloslaskelmat tuoteryhmittäin KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

29. Tuotekuvaukset KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

30. Tuotteet: Suunnittelupalvelut KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

31. Tuotteet: Rakentamisen ja kunnossapidon palvelut / 1 KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

32. Tuotteet: Rakentamisen ja kunnossapidon palvelut / 2 KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

33. Tuotteet: Rakentamisen ja kunnossapidon palvelut / 3 KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

34. Tuotteet: Maaomaisuuden hallintapalvelut / 1 KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen

35. Tuotteet: Maaomaisuuden hallintapalvelut / 2 KYMP / Kuopio / Tapio Räsänen