la C li MA, un projet ambitieux !

1. Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 26etmardi 27 novembre 2012 la Cli MA, un projet ambitieux ! Atelier n° 21 La performance organisationnelle des activités médicales et paramédicales Anne TONOLI, cadre supérieur de santé - Sandrine COTTIN, cadre de santéPAM des spécialités médicales – GH Edouard Herriot – Lyon

2. La CliMA : De quoi parle t’on? • Une plateforme multidisciplinaire de médecine ambulatoire. • un lieu stratégique regroupant : • Accueil médico-administratifs = 7 guichets (3 admissionnistes, 4 soignants) • Consultations = 32 box, 80 médecins, 200 patients/ jour • HdJ = 22 places, 6 spécialités, 45 patients/jour JIQHS

3. Les principes fondateurs du Projet: • Simplifier le parcours du patient dans un hôpital pavillonnaire (unité de lieu) • Replacer le patient au centre d’une prise en charge multidisciplinaire • Améliorer l’attractivité : adaptation de l’offre de soins (amplitude horaire, flexibilité) • Faire vivre les programmes d’éducation thérapeutique • Renforcer la « poly compétence » des professionnels paramédicaux JIQHS

4. Principaux axes de structuration du projet  (1/2) • Profil d’activité médicale • Profil patient/structure d’âge, • Volume d’activité prévisionnel, • Rythmes d’activité prévisionnelle (annuelle, journalière…) • Processus de gestion des flux de patients • Parcours patient en Hdj • Principes de répartition des rôles et responsabilités entre acteurs, • Qualité de service attendue • Gestion des examens médico-techniques • Processus et bonnes pratiques à promouvoir (rôles et responsabilités de chacun) • Contrat de service à définir avec PAM médico-technique • Principes de gestion de l’information : • administrative et médicale relative aux patients. • médico-économique. • Avec les secrétariats. JIQHS

5. Principaux axes de structuration du projet (2/2)  • Rythme d’activité/rythme de travail • Planning prévisionnel (médicaux, paramédicaux, secrétariat, administratifs • Supports et outils complémentaires à développer en liens avec la mission de la CliMA • Gestion sociale (affectation, règles de management…) • Profil d’activité paramédicale • Profil de soins • Compétences requises • Modalités de gestion des soins • Profil d’activité des secrétariats • Logiciels • Bonne pratiques et standardisation à promouvoir (Téléphone, courriers, compte-rendu) • Principes de répartition des rôles et responsabilités • Compétences requises • Heures de travail JIQHS

6. La conduite du projet: • Un COPIL • Un groupe CDS • 6 groupes de réflexion: • accueil, • gestion des dossiers, • gestion des flux, • organisation du travail en HDJ, et en cs, • traçabilité des soins • 18 mois de préparation • 53 participants • Une Méthode : l’analyse de processus JIQHS

7. Les Objectifs du travail en amont • Diagnostiquer l’existant (mesures sur le terrain) • Définir des processus de prise en charge • Repérer les faiblesses • Faire des propositions organisationnelles Mais aussi : • Des rencontres • Un partage • Un renforcement du sens du projet • Un « libre cours » à l’Expression des inquiétudes …Et des espoirs sur : • Le renforcement des compétences, • Un autre partage des responsabilités JIQHS

8. Les points clefs • Attribution hôtelière en fonction du profil patient et type de prise en charge (lit, méridienne, salle d’attente) • 5 box d’Hdj ( examen clinique, consultation de synthèse…) = intimité, confidentialité. • Collaboration avec les services partenaires • Programmation de l’HdJ= 2 IDE de coordination • Parcours simplifié dès la consultation, personnel dédié • Accueil centralisé: collaboration administrative et para médicale (identitovigilance, « unitovigilance ») • Accueil personnalisé à l’entrée du service Un changement culturel = redéfinition des missions de chacun, transversalité et règles de collaboration JIQHS

9. L’évènement fédérateur : un séminaire d’intégration pour tous 3 objectifs: • Intégrer tous les personnels • Construirela future unité en développant la coopération • Partagerune même vision : « Etre une équipe compétente et multidisciplinaire réunie dans une Clinique Médicale Ambulatoire, innovant dans l’accueil et la prise en charge du patient. » JIQHS

10. Bilan , 1 an après… Satisfaction : • Des médecins: Open space facilitant coopération et synergie. • Des paramédicaux: Partage et développement de compétences, nouvelles connaissances, pluridisciplinarité, professionnels recentrées sur le cœur de leur métier. • Du cadre: Esprit d’équipe, valeurs communes centrées sur la qualité de la prise en charge du patient. • Des partenaires: Décloisonnement. JIQHS

11. Satisfaction des patients Les raisons de leur satisfaction tient à : - la rapidité et à l’efficacité de la personne les ayant reçu. - un accueil chaleureux avec une personne souriante, attentionnée, serviable et disponible Seuls 10% sont insatisfaits à cause de : -l’attente trop longue avant d’être pris en charge - la personne accueillant est débordée JIQHS 90 % des patients sont satisfaits de leur journée d’hospitalisation à la CliMA, 20% la jugent excellente 90% estiment avoir été correctement pris en charge par l’équipe médicale, 33% la qualifie d’ excellente 100% des patients sont satisfaits de la prise en charge paramédicale, et 50% ont qualifié d’excellente cette prise en charge par les para médicaux, 96% des patients souhaitent revenir au sein de la CliMA en cas de nouvelle hospitalisation.

12. Synthèse « Notre équipe s’est réorganisée autour de l’accueil et de la prise en charge du patient. Le résultat est net : Meilleure efficacité, moins de gaspillages, plus de qualité, plus de flexibilité, meilleure sécurité. Et plus de satisfaction pour les patient et pour les professionnels. » JIQHS