Organizacja i funkcjonowanie Grupy Samokształceniowej PRM

1. Organizacja i funkcjonowanie Grupy Samokształceniowej PRM Spotkanie organizacyjne PRMIA POLSKA Warszawa, 2010/01/07

2. Agenda spotkania • Rozpoczęcie spotkania, wprowadzenie, informacje ogólne • Praktyczne wskazówki nt. przygotowania się do egzaminu PRM oraz zasad jego przebiegu • Informacja nt. praktycznych doświadczeń w zakresie zasad funkcjonowania grup samokształceniowych • Ustalenie formuły realizacji sesji szkoleniowych • Ustalenie i uzupełnienie ostatecznej listy uczestników GS • Ustalenie planu / harmonogramu sesji szkoleniowych • Propozycja i ustalenie listy zagadnień do opracowania • Alokacja zagadnień na członków GS • Ustalenie terminów sesji szkoleniowych

3. Wprowadzenie i informacje ogólne • Miejsce spotkań GS • Cel GS • Działalność Grupy Samokształceniowej PRM polega na realizacji cyklu spotkań przygotowujących do egzaminu PRM. W swoim założeniu członkowie Grupy przygotowują prezentacje w formie krótkich referatów obejmujących wybrane działy curriculum wytycznych do egzaminu PRM • Cel spotkania organizacyjnego • Ustalenie / uzgodnienie zasad funkcjonowania grupy samokształceniowej oraz zasad realizacji spotkań / sesji szkoleniowych.

4. Przygotowanie do egzaminu PRM – wskazówki praktyczne • Prelegent: Jadwiga Żarna • Sposób przygotowania się do egzaminów • Materiały do wykorzystania • Inne pożyteczne informacje

5. Zasady funkcjonowania GS – wskazówki praktyczne • Prelegent: Sławomir Kanigowski • Organizacja i zasady realizacji spotkań GS PRM • Doświadczenia z uczestnictwa w GS PRM

6. Podstawowe zasady funkcjonowania GS [1] • Terminy i miejsce spotkań • Siedziba Firmy StatConsulting • Raz w tygodniu (czwartki) • Podejście modułowe do omawiania zagadnień • 4 moduły • 1 moduł na kwartał • Czas trwania pojedynczej sesji: 2h • Spotkania raz w tygodniu, każdy czwartek, godz. 18:00 • Zakończenie sesji szkoleniowych / działania grupy samokształceniowej do końca czerwca lub grudnia 2010 (zalezy od wariantu, zostanie omówione później)

7. Podstawowe zasady funkcjonowania GS [2] • Wyznaczenie zespołów odpowiedzialnych za poszczególne zagadnienia tematyczne (liczebność zespołu 1-3 osoby i uzależniona od obszerności danego zagadnienia i związanej z tym liczby sesji szkoleniowych przeznaczonych na dany temat) • Większa liczebność zespołów uwarunkowana jest także dużą liczebnością Grupy • Wyznaczenie i funkcjonowanie głównego koordynatora (2 osoby wzajemnie się wspierające) GS spinających i koordynujących działanie całej Grupy

8. Cel GS • Rodzaj certyfikatu PRM • Assiociate PRM (Egzamin I i IV) • Pełny PRM (Egzamin I, II, III, IV) • Okres funkcjonowania / działania GS • Zależy od celu w zakresie rodzaju certyfikatu i formuły realizacji sesji szkoleniowych • Możliwe dwa warianty: 6 lub 12 miesięcy • W formule pełnego PRM i podejścia szczegółowego do sesji należy przez naczyć 3 miesiące na każdy moduł tematyczny / egzamin (łącznie 4 szt * 3 mies. = 1 rok)

9. Cel / zasady GS – realizacja warsztatów vs zdawanie egzaminu • Wariant I: • Sesje szkoleniowe / działanie grupy dzielimy na 4 etapy pokrywające się z 4 grupami zagadnień obowiązującymi na 4 egzaminach. Po każdym etapie dajemy czas uczestnikom na przystąpienie do egzaminu (np. 2 tygodnie) i rozpoczynamy kolejny etap szkoleniowy do kolejnego egzaminu. Koncentracja na zamknięciu jednego etapu a potem kolejny etap. • Wariant II: • Przez rok intensywnie studiują wszyscy, a kwestia formuły i terminu zdania egzaminu zależy od każdego indywidualnie (czy w 4 partiach czy wszystko od razu i kiedy – pozostaje w gestii każdego uczestnika.

10. Formuła realizacji sesji szkoleniowych [1] • Formuła ogólna i teoretyczna • Referowanie przez odpowiedzialny zespół w postaci prezentacji zagadnienia teoretyczne związane z danym obszarem • Zajęcia traktowane bardziej jako forum dyskusyjne, do wymiany poglądów, omówienia najważniejszych problemów, wyjaśnienia wątpliwości • Konieczność definiowania zagadnień do wyjasnienia z wyprzedzeniem na kolejne zajęcia • Sesje szkoleniowe nie będą miały charakteru szczegółowego wykładu merytoryczno-praktycznego • Formuła szczegółowa i praktyczna

11. Formuła realizacji sesji szkoleniowych [2] • Formuła szczegółowa i praktyczna • Moderatorem sesji szkoleniowej będzie zespół odpowiedzialna za dany temat • Sesje szkoleniowe / warsztatowe będą się koncentrowały na wyjaśnianiu i dyskutowaniu trudnych zagadnień, rozwiązywaniu zadań i ćwiczeń oraz dodatkowych wyjaśnieniach • Zakładamy, że każdy uczestnik będzie dobrze przygotowany z teorii • Materiały wykorzystywane w trakcie warsztatów: prezentacja ppt + zestawy ćwiczeniowe

12. Zasady przygotowania sesji szkoleniowych [1] • Zespoły przypisane do poszczególnych tematów będą odpowiedzialnieza moderowanie i prowadzenie warsztatów / sesji szkoleniowej z danego, przypisanego mu zagadnienia • Będzie również odpowiedzialny za przygotowanie materiałów z danego zagadnienia, wskazanie literatury do przeczytania z danego zagadnienia oraz zestawu ćwiczeń (z min. Wyprzedzeniem 2 tygodni przed terminem jego sesji szkoleniowej)

13. Zasady przygotowania sesji szkoleniowych [2] • Zespół ędzie odpowiedzialny za dystrybucję informacji do wszystkich uczestników o sposobie i zakresie przygotowania się do jego sesji szkoleniowej (co powinni przeczytać i przygotować, wysyłają zadania i ćwiczenia) • Wszyscy uczestnicy będą pracować na ujednoliconych / wystandaryzowanych materiałach • Pozostali uczestnicy będą zobowiązani przygotować się teoretycznie z danego zagadnienia wg wskazówek podanych przez lidera od danego zagadnienia.

14. Zasady wymiany informacji • Wymiana informacji w zakresie • Wymiana materiałów • Ustalenie zasad logistyki pozyskiwania i efektywnej dystrybucji materiałów pomiędzy uczestnikami grupy samokształceniowej wykorzystywanych do przygotowania się do egzaminu. Celem jest wzbogacenie zasobów materiałów przygotowawczych oraz umożliwienie korzystania przez członków Grupy z tego samego zestawu materiałów. • Panel dyskusyjny: pytania i odpowiedzi • Kanały wymiany informacji • Forum dyskusyjne na stronie www PRMIA dla uczestników GS • Stworzenie forum ułatwiającego i umożliwiającego wymianę informacji merytorycznych i problemów oraz zamieszczanie komentarzy w zakresie zagadnień omawianych na sesjach szkoleniowych. • Stworzenie wspólnej grupy mailingowej • Umożliwienie wymiany tej samej informacji i materiałów pomiędzy uczestnikami grupy samokształceniowej (wszyscy otrzymują tę samą informację).

15. Lista uczestników GS • Uzgodnienie ostatecznej listy uczestników grupy samokształceniowej • Dane: • Imię i nazwisko • Adres e-mail • Telefon kontaktowy • Ustalenie ostatecznej listy uczestników (potwierdzenie poprzez złożenie podpisu na liście) grupy samokształceniowej.

16. Harmonogram sesji szkol. – ustalenie listy zagadnień do opracowania • Stworzenie listy zagadnień / tematów na sesje szkoleniowe • "A Comprehensive Guide to Current Theory and Best Practices„ - spis treśći podręcznika przygotowującego do PRM i może zostać wykorzystany do ustalenia harmonogramu i zakresu zajęć grupy samokształceniowej

17. Harmonogram sesji szkol. – alokacja zagadnień na członków GS • Ustalenie zasad przypisywania uczestników (tzw. liderów) do poszczególnych tematów z listy zagadnień • Możliwy wariant to: alokacja danego zagadnienia na osobę będzie realizowana wg kryterium wiedzy i doświadczenia, tj. będzie dobierana / przypisywana (tam gdzie to możliwe) taka osoba, która najlepiej czuje się w danym temacie • Alokacja zostanie dokonana w trakcie spotkania

18. Harmonogram sesji szkol. – ustalenie terminów sesji szkoleniowych • Uwzględnienie warunków brzegowych • Uzależnienie od od liczby uczestników, obszerności tematów i alokacji zagadnień / tematów szkoleniowych • Przykładowy harmonogram dotyczy tylko Modułu I • Uwzględnienie rezerwy kilku dodatkowych spotkań po każdym module tematycznym w celu wyjaśnienia zagadnień szczególnie problematycznych oraz wykonania dodatkowych ćwiczeń • Termin I sesji szkoleniowej (czas 2 tygodnie): 21 stycznia 2010 • Liczebność zespołu skorelowana powinna być z liczbą sesji szkoleniowych

19. Harmonogram sesji szkol. – plan awaryjny • Ustalenie zasad wprowadzania zmian i zastępstw do harmonogramu sesji szkoleniowych w sytuacjach kiedy uczestnicy się wykruszają, zachorują itd. • Każdy z liderów / zespołów odpowiedzialnych za dany temat, powinien być dużym wyprzedzeniem przygotowany do poprowadzenia sesji szkoleniowej (przygotowanie materiałów min. na 2 tygodnie wcześniej), tak, że w przypadku gdy z jakiejś przyczyny jeden temat nam wypada, możemy zastąpić go kolejnym, następnym w kolejce, a do poprzedniego wrócić w następnej kolejce. Zasadniczo należy unikać odwoływania spotkań, w ostateczności należy dokonywać zmian w kolejności (w harmonogramie). Zasadą jest, że niedopuszcza się, że lider nie zdążył przygotować się do prowadzenia sesji szkoleniowej. • Inne rozwiązanie to, że alokacja liderów na tematy będzie odbywała się parami (zawsze będzie dwóch prelegentów / liderów do tematu). Wówczas wspólnie przygotowują i prowadzą prelekcję / szkolenie, a jeżeli się coś dzieje, gwarantujemy sobie, że przynajmniej jeden z nich zawsze będzie mógł przeprowadzić szkolenie. Rozwiązanie jest o tyle korzystne, że nie dokonujemy modyfikacji w harmonogramie kolejności omawiania zagadnień tematycznych. Rozwiązanie powoduje mniejsze ryzyko niepowodzenia i mniejszy stres dla prelegenta.