Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

1. Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Roseli Luccas de Oliveira CDIA+ PMP

2. Agenda Informação Informação Estruturada Informação Não Estruturada Documento Em papel Eletrônico Imagem Ciclo de Vida do Documento GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) GED X ECM ECM (Enterprise Content Management) Cases Referências

3. Informação • Podemos classificar as informações em uma empresa como: • Informação Estruturada • Informação Não Estruturada 3

4. Informação Estruturada • Informação tratada, classificada • Encontra-se em Sistemas de Informação • Banco de Dados 4

5. Informação Não Estruturada • Informação não tratada • Não está em Sistemas de Informação • Encontra-se em documentos, objetos, pessoas. 5

6. Informação Não Estruturada Voz Texto Imagem Animação Documentos Objetos 6

7. Documento É o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. FID - Federação Internacional de Documentação. Definição adotada ABNT (NBR-9578) 7

8. Documento É classificado conforme seu suporte: • Documento em Papel • Documento Eletrônico • Documento Imagem 8

9. ABCD EFGH Documento • Documento em Papel REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM PAPEL 9

10. Documento • Documento em Papel • Documento Eletrônico GERADOS COM A UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES 10

11. Documento • Documento em Papel • Documento Eletrônico • Documento Imagem REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É “ESCANEADO”, ARMAZENADO E GERENCIADO ELETRONICAMENTE 11

12. Ciclo de Vida de Documentos 12

13. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos “É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. ”(Gartner Group) “O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades básicas: Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Distribuição e Preservação. ” (CENADEM) 13

14. Gerenciamento de Documento • Controla a criação do documento • Controla a revisão do documento • Permite a implementação de fluxo documental • Integração com os aplicativos geradores de documentos • Documentos em diversos formatos • Temporalidade documental 14

15. GED X ECM Documentos X Conteúdo Departamental X Organizacional 15

16. ECM - Enterprise Content Management • É o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela existir.” (AIIM - Association for Information and Image Management) 16

17. ECM - Enterprise Content Management 17 Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)

18. Por que implantar o ECM? Aumento de produtividade Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo) Acesso multiusuário Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a partir de diversos índices Preservação do acervo Melhoria na gerência do acervo Melhoria no atendimento ao cliente Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos) Facilidade de implementação de temporalidade documental 18

19. Cases • Recursos Humanos • Dossiê do Empregado • Engenharia • Documentação Técnica das Refinarias • Documentação Técnica da TRANSPETRO • Digitalização e Preservação de Acervo • Documentação do Empregado • Documentação Técnica em Papel 19

20. Referências • AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São Paulo. CENADEM, 2001 • BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos. São Paulo. Érica, 2004 • CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São Paulo. Atlas, 1998. • KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de Janeiro, 7 de julho de 2005 • VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13 mai. 2005. • www.ged.net.br • www.aiim.org 20

21. OBRIGADA! Roseli Luccas de Oliveira E-mail: roseliluccas@petrobras.com.br 21