DRMS forum Brno, 7. - 8. září 2009

1. DRMS forumBrno, 7. - 8. září 2009 Mgr. Daniela Kobilková Praha, 7. září 2009

2. Spisová služba Ministerstva zdravotnictví • Historie SSL na MZ: • od roku 1995 • systém GINIS – f. GORDIC s.r.o. • využití SSL – pouze jako nástroje k evidenci dokumentů • od roku 2007 • – „Projekt efektivizace spisové služby MZ“ - narovnání procesů v řízení dokumentace úřadu od vstupu až po správní archiv MZ

3. Spisová služba Ministerstva zdravotnictví • Nástroje: • Spisový a skartační řád MZ • Metodické postupy dílčích činností • Procesní scénáře • Systém školení a seminářů

4. Spisová služba Ministerstva zdravotnictví • V roce 2008 – zavedení SSL na úroveň referenta • – nastavení podmínek ke zvýšení • osobní odpovědnosti zaměstnanců v procesu řízení dokumentace úřadu !!!

5. Spisová služba Ministerstva zdravotnictví • Nastavení přístupu do SSL ve dvou různých úrovních: • Úroveň I. • – zaměstnanci, kterým vznikl pracovně právní vztah k MZ, včetně externích zaměstnanců, kteří na MZ pracují na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr • – základní činnosti v SSL • – školení „USU – minimum“ • Úroveň II. • – odpovědné osoby SU + referenti (dobrovolně) • – kompletní systém SSL • – školení „USU – základ“

6. Vzdělávací systém v SSL • V červnu 2008 byl spuštěn nový systém školících akcí ve spisové službě, tak aby zaměstnanci měli dostatečný nástroj k užívání SSL v souladu s platnou legislativou a se Spisovým a skartačním řádem MZ. • Vzdělávání je propojeno se systémem vzdělávání zaměstnanců MZ.

7. Systém školících akcí ve spisové službě MZ • „USU – minimum“ • prostřednictvím elektronického vzdělávacího systému (EVS) • povinnost absolvovat max. do 2 měsíců od nástupu • Cílem je obecné seznámení se systémem elektronické spisové služby GINIS • + ovládání základních funkcí.

8. Systém školících akcí ve spisové službě • „USU základ“ • - dvoudenní školení – učebna INF + školitel Určeno pro zaměstnance: • kteří absolvovali „USU - minimum“ a jsou seznámeni se základy metodiky spisové služby (SaSř); • pracují se SSL; • povinné pro odpovědné osoby spisových uzlů; • ostatní zaměstnanci - na základě rozhodnutí vedoucího útvaru • Obsah školení – kompletní činnosti v elektronickém systému spisové služby. • Po absolvování obdrží certifikát.

9. Systém školících akcí ve spisové službě • „USU seminář“ • Jedná se o rozvíjející / nadstavbové semináře, tématicky zaměřené, dle aktuálních požadavků zaměstnanců MZ. • Určen pro zaměstnance MZ, kteří se systémem pracují.   • 1x /měsíc, cca 90 min • – formou prezentace + následné diskuze

10. Spisová služba Ministerstva zdravotnictví • Systém elektronického vzdělávání (EVS) • Současnost – 1 modul: • Základní činnosti v SSL • Budoucnost → rozšiřování EVS → např.: • Elektronický podpis • Elektronický dokument

11. Rozsah školení EVS: • přihlášení • základní přehled • nové podání vlastního/cizího dokumentu • oprava evidenčních údajů dokumentu/spisu • přidání elektronického obrazu k vlastnímu dokumentu • předání dokumentu/spisu (v rámci spisového uzlu) • hledání

12. Výhody EVS • Pozitiva EVS: • Individuální organizace vzdělávání • Možnost procházet výukovým programem vlastním tempem • Respektování individuálních technických schopností • Názornost jednotlivých schémat • Jednoduchá aplikace • Interaktivní prostředí – použití animací – videa • Prověření znalostí pomocí elektronického testu

14. Děkuji za pozornost .... • Daniela.Kobilkova@mzcr.cz