Job Analysis Method

1. Job Analysis Method Eko Ruddy Cahyadi

2. Building Block of Job Analysis Method • Jenis data yang dikumpulkan • Metode mengumpulkan data • Sumber informasi jabatan • Unit analisis (Apa yang dianalisis, termasuk tingkat kedetailannya)

3. The uses of job analysis • Job description • Job classification • Job evaluation • Job, team, and system design • Human resource requirements and specifications • Performace appraisal • Training • Worker mobility • Workplace planning • Efficiency • Safety • Legal and quasi-legal requirements

4. Jenis Data yang dikumpulkan • Filosofi dan struktur organisasi • Lisensi dan persyaratan lain yang ditetapkan pemerintah • Tanggung jawab • Standar profesional • Job context • Produk dan layanan • Mesin, alat, dan perlengkapan • Indikator kinerja pekerjaan • Personal job demands • Pergerakan elemen • Aktivitas pekerja • Aktivitas pekerjaan • Persyaratan ciri pekerja • Perubahan masa depan • Critical incidents

5. Metode mengumpulkan data • Observasi • Wawancara individu • Wawancara kelompok • Technical conference • Kuisioner • Diary • Equipment based method • Reviewing records (mereview catatan terdahulu tentang materi kinerja jabatan, deskripsi jabatan, laporan kecelakaan kerja, korespondensi, dll) • Review literatur • Mengkaji spesifikasi desain peralatan • Melakukan pekerjaan

6. Sumber data analisis jabatan • Analis pekerjaan • Supervisor langsung pemilik pekerjaan • Eksekutif tingkat atas atau manajer • Pemilik pekerjaan • Pakar/ ahli teknis yang terkait, seperti kimiawan atau profesor • Spesialis pelatihan organisasi • Klien atau pelanggan • Unit organisasi lain • Dokumen tertulis • Analisis jabatan terdahulu

7. Unit Analisis • Duties • Tasks • Activities • Elemental motion • Job dimensions • Persyaratan ciri pekerja • Penerapan skala pada unit kerja (skala menunjukkan tingkat kesulitan atau kepentingan suatu tugas dalam pekerjaan secara relatif terhadap tugas lain, keluasan suatu tugas yang melibatkan interaksi dengan data, people, and things) • Penerapan skala pada persyaratan ciri pekerja • Analisis kualitatif vs kuantitatif

8. Element: unit terkecil dari pekerjaan yang dapat diidentifikasi dengan jelas mulainya, pertengahannya, dan akhirnya. • Activitiy: kelompok atau kluster dari elemen-elemen yang mengarah pada pemenuhan persyaratan pekerjaan. • Task: kumpulan aktivitas yang terarah menuju pencapaian tujuan pekerjaan secara spesifik • Duty: kumpulan seluruh task (tugas) yang terarah pada sasaran umum pekerjaan

9. Pendekatan Metode Analisis Jabatan • Metode Berorientasi Kerja (Work Oriented Method) • Metode Berorientasi Pekerja (Worker-Oriented Method) • Metode Hybrid (Hybrid Method)

10. Work-Oriented Method Metode yang berkonsentrasi utama pada apa yang pekerja lakukan, seperti tugas, perangkat, mesin, dan konteks pekerjaan Terdiri dari empat tipe umum: • Time and Motion Study (Mundel & Danner, 1994) • Functional Job Analysis (FJA), yang dibagi menjadi dua, yakni: • US Department of Labor (DOL) Method (Handbook for Analyzing Jobs, DOL, 1972) • Fine’s FJA (Fine and Cronshaw, 1999) • Task inventory, yang memiliki dua versi: • Comprehensive Occupational Data Analysis Program (Christal & Weismuller, 1997) • Work Performance Survey System (Gael, 1983) • Critical Incident Technique (Bownas & Bernadin, 1988)

11. Time and Motion Study • Diangkat dari industrial enginering daripada dari industrial psycology • Time study diarahkan pada cakupan waktu yang diambil untuk menyelesaikan suatu tugas atau waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas yang berbeda. Waktu untuk menyelesaikan tugas sering digunakan untuk merancang waktu standar bagi penyelesaian tugas, seperti: berapa lama yang dibutuhkan untuk mengebor/ melubangi lempengan logam. • Motion study diarahkan pada urutan tahapan yang digunakan dalam penyelesaian tugas. Contoh: pemecah batu, menggerakan palu dari tempatnya ke batu, memukulkannya lagi ditempat yang sama, hingga batu itu pecah, dan menempatkan palu ke tempat semula. • Efektivitas dan efisiensi diperbaiki dalam time and motion study melalui proses rancangan sengaja yang memungkinkan tugas lebih mudah dikerjakan oleh pekerja dalam mengubah proses kerja, konteks pekerjaan, input material, atau output produk dari pekerjaan.

12. Time Study • Work sampling, metode memperoleh observasi dari satu atau lebih pekerja lembur. Bagan selutuh aktivitas diuraikan sebelum studi. Seseorang akan mencatat kegiatan pekerja pada interval waktu yang acak selama studi. • Standard setting, waktu khusus seharusnya digunakan untuk menyempurnakan tugas ketika tugas dinilai kinerjanya menurut prosedur yang disukai. Standar waktu sering digunakan untuk sistem insensentif. Jika pekerja bekerja lebih cepat dari standar maka ia akan dibayar lebih. Standar waktu juga digunakan untuk membandingkan metode penyelesaian tugas yang berbeda • Stopwatch time study

13. Motion Study • Graph and flowchart • Digunakan untuk menjelaskan urutan peristiwa. Dengan bagan alir, peristiwa dan urutannya dapat diuji secara visual untuk melihat kemungkinan cara bekerja yang lebih efisien. • Micromotion Analysis • Dimulai dari satu tahapan dan menguraikannya ke dalam elemen bergerak. • Recording Techniques • Menggunakan film, video, dan teknologi rekaman lain untuk membuat rekaman bagaimana tugas diselesaikan.

14. Functional Job Analysis (FJA) • Bedakan antara What gets done vs What the worker does? • Whats gets done: apa yang menjadi sasaran, tujuan, atau tanggung jawab suatu pekerjaan. Misalnya: Supir bis membawa orang dari satu tempat ke tempat lain, profesor mempublikasikan laporan riset. • What the worker does: tahapan yang benar-benar dilakukan pekerja untuk menyelesaikan pekerjaannya. Misalnya: sopir, memasukan kunci, menstarter mobil, memasukan persneling/ gigi, menginjak pedal gas, dll. Profesor, mengumpulkan data, menganalisisnya, dan menyajikannya dalam format khusus, mengirimkannya ke jurnal, dll • Fungsi Pekerja: FJA didasarkan pada premis bahwa apapun yang pekerja lakukan akan berkaiatan dengan tiga aspek kerja, yakni: data, people, thing. Data adalah abstaksi atau simbol, seperti: jumlah, kata, cetak biru. People dalam FJA adalah karyawan, supervisor, rekan sejawat, dll. Thing dalam FJA adalah obyek nyata, dapat disentuh, seperti: komputer, bahan bangunan, dll.

15. FJA: DOL Semakin besar nomor fungsi, semakin kurang kompleks Work Functions Data People Things 0. Synthesizing 0. Mentoring 0. Setting up 1. Coordinating 1. Negotiating 1. Precision work 2. Analyzing 2. Instructing 2. Operating 3. Compiling 3. Supervision 3. Driving 4. Computing 4. Diverting 4. Manipulating 5. Copying 5. Persuading 5. Tending 6. Comparing 6. Speaking 6. Feeding 7. Serving 7. Handling 8. Helping

16. FJA; Fine’s • Semakin besar nomor fungsi semakin kompleks. Nomor yang sama menunjukkan tingkat kompleksitas yang sama • DATA PEOPLE THING • Synthesizing 8. Leading 4A. Precision working 5A. Innovating 7. Mentoring 4B. Setting Up 5B. Coordinating 6. Negoiating 4C. Operating-controlling • Analyzing 5. Supervising 3A. Manipulating 3A. Computing 4A. Consulting 3B. Operating-controlling I 3B. Compiling 4B. Instructing 3C. Driving-controlling • Copying 4C. Treating 3D. Starting up • Comparing 3A. Sourcing info 2A. Machine Tending I 3B. Persuading 2B. Machine Tending 3C. Coaching 1A. Handling 3D. Diverting 1B. Feeding-offbearing 2. Exchanging information 1A. Taking instruction helping 1B. Serving

17. Mendeskripsikan pekerjaan Struktur DOL • Worker function (data, people, things) • Work fields • Method Verbs • Machines, tools, equipment, and work aids • Material, products, subject matter, and services Struktur Fine • Who? (subject) • Performs what action? (action verb) • To whom or what (object of verb) • Upon what instruction or source information ? (Phrase) • Using what tools, equipment, or work aids? • To produce/ achieve what output?

18. Task Inventory • Daftar seluruh kegiatan kerja yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih pekerjaan. Setiap aktivitas secara umum mengacu pada tugas (task). • Task inventory melibatkan survei dari pakar pekerjaan, biasanya para pejabat dan supervisornya yang merespon daftar item dengan beragam cara • Desain survei • Informasi latar belakang • Struktur tugas • Menentukan tingkat spesifikasi yang sesuai • Menseleksi opsi dengan menjawab pertanyaan berikut • Bagaimana tingkat kepentingan masing-masing tugas terhadap pekerjaan anda? • Berapa banya waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas? • Bagaimana frekuensi anda mengerjakan masing-masing tugas? • Bagaimana tingkat kesulitan mengerjakan masing-masing tugas?

19. Critical Incident Teqnique • Flanagan mensyaratkan tiga informasi yang harus masuk dalam setiap insiden, yakni: • Pernyataan tentang konteks, perilaku, masalah, ancaman, atau peluang apa yang dihadapi para pekerja • Perilaku karyawan itu sendiri • Konsekuensi perilaku. • CIT harus ditulis sehingga dapat mengkomunikan dengan jelas pada para pengguna informasi (seperti pakar pekerjaan lain, supervisor, instruktur, dll)

20. Tahapan Critical Incident Teqnique • Curah gagasan dan membuat daftar dimensi perilaku pekerjaan • Mendaftar contoh perilaku yang efektif dan tidak efektif dalam tiap dimensi • Bentuk konsensus kelompok untuk memasukan masing-masing insiden pada kategori yang sesuai • Nilai masing-masing insiden menurut nilai/ pengaruhnya pada perusahaan