MPA 2007 Samningsstjórnun Lok námskeiðs 12.apríl 2007 Júlíus S. Ólafsson forstj. Ríkiskaupa

1. MPA 2007SamningsstjórnunLok námskeiðs12.apríl 2007Júlíus S. Ólafssonforstj. Ríkiskaupa

2. “ Velgengnisveikin” Markaðurinn Er ekki sammála Stefnu og aðgerðum fyrirtækisins Vandamál Útkoma Sömu aðferðir Innansýn Einangrun Íhaldssemi Ótti við breytingar Minni viðskiptavina- áherslur Of stöðluð vinnubrögð Minni hraði Skortur á nýsköpun Niðurstaða Afleiðing Afneitun “Verja” ástandið Minnkandi árangur fyrirtækisins Langtíma forusta (fyrri árangur°) Gera meira af því sama Halda áfram að gera það sama Gafst svo vel áður fyrr

3. Útboðsferlið Þörf Kaup skilgreind Auglýsa útboð Gögn afhent Fyrirspurnir/svör Tilboð opnuð Mat Samningsgerð Viðskipti hefjast Skoða vörulista Panta Pöntun staðfest Vara móttekin eftirlit Reikningur Greiðsla Bók- hald Ferli rafræns markaðstorgs Bein tenging B2B

4. Samningsstjórnun • Er vanrækt svið og flokkast yfirleitt ekki undir innkaup hjá stofnunum. • Samningsskjölin fara í geymslu og undir hælinn lagt hvort þau eru dregin fram fyrr en ábjátar eða samningstími er liðinn. • Samningur er oftast skriflegur og innifelur útboðsgögn ásamt fylgiskjölum. Grunnurinn að samningi er því lagður í útboðsferlinu. Því er mikilvægt að þeir sem undirbjuggu kaupin fylgi samningnum eftir. • Oft eru í þessu hlutverki ráðgjafar, sem koma og fara. • Því er mikilvæg þekking hjá kaupanda ekki til staðar er á reynir.

5. Samningsstjórnun er nauðsynleg:- við verksamninga- við þjónustusamninga- við samninga í stærri tækjakaupum- við flókin vörukaup td.hugbúnað

6. Samningsstjórnunfelst m.a. í aðtryggja þjónustugæði,að reka samninginn til að tryggja virk samskipti við verksala með tilteknu ferli sem varðar t.d. áfangaskipti og/eða samráðsfundi með reglubundnum hætti

7. Samningsstjórnunskipa þarf ábyrgðarmann eða ábyrgðarmenn samnings,sem verða að hafa þekkingu:1. á lagalegum áhrifum samningsins2. á kjörum og skilmálum hans 3. til að staðfesta og samþykkja reikninga4. á skyldum stofnunar eða deildar sem kaupandi5. á réttindum kaupanda ef eitthvað fer úrskeiðis6. á útboðs- eða samningaferlinu7. á hugmyndum, væntingum eða áformum stofnunar og seljanda8. á kostnaðarþáttum, hvernig þeir tengjast afköstum og gæðum og hvernig þeir verða mældir á tímabilinu.

8. Samningsstjórnun • Hættumerki um að eitthvað sé að: • Væntingar ekki uppfylltar, kemur oftast frá notendum • Vaxandi ágreiningur • Hnignunarmerki í þjónustu • Ófyrirsjáanlegum tilvikum fjölgar • Stirðleiki seljanda við úrlausn vandamála • Ágreiningur um ábyrgðarmörk

9. SamningsstjórnunÁgreiningsmál- Ákveða þarf fyrirfram hvernig með skuli fara.- Skilgreina þarf meðferð deilumála, ef þau fara á æðra stig í stofnun ásamt lýsingu á því hvað þurfi til að slíkt gerist.- Eðlilegast er að vandamál séu leyst tímanlega áður þau verða að meiri háttar ágreiningsmáli.- Því er mikilvægt að aðilar hittist reglulega.

10. SamningsstjórnunRýna þarföll verkefni formlega, bæði stjórnun og innkaupaferli. Á sama hátt er rétt að rýna samning undir lokin, þ.e. framkvæma svonefnt skilamat.Þá skoðar samningsstjórnin framkvæmd samnings og spyrsig: Náðum við okkar markmiðum?Niðurstaðan er borin saman við markmið viðskiptaáætlunar, bæði kostnaður og ávinningur.Gerðar eru tillögur um hámörkun ávinnings og lækkun kostnaðar.

11. SamningsstjórnunEndurútboð eru mikilvæg þegar þjónustusamningar eru annars vegar. Oft gerist að stofnanir huga ekki að þessu í tíma og skapa með því vandamál þegar að samningslokum kemur.Huga þarf að endurútboði við gerð samnings og leggja þar með línurnar um framtíðarviðskiptastefnu t.d. Hvernig hægt er að komast út úr samningi og bjóða út aftur.Tilgangurinn er að tryggja hámarksávinning og jafnframt halda seljanda á tánum.Skoða þarf til dæmis:Á að breikka samning eða að skipta honum upp; eða að endurskoða samningsupplegg frá grunni?Heimild: http://www.ogc.gov.uk Leit:contract management

12. Næstu verkefni Ríkiskaupa • 1. Kynna ný lög um opinber innkaup • 2. Kynna stefnu um rafræn innkaup • 3. Kynna aðgerðaráætlun um vistvæn innk • 4. Kynna útvistunarstefnu ríkisins • 5. Kynna samstarfsvettvang um opinber innkaup –til örvunar nýsköpun og þróun • 6. Endurskoðun innkaupastefnu ríkisins

13. Svið sem Lög um opinber innkaup taka til Útboðs gögn Aug- lýsing Skjala skipti Tilboð Mat Taka tilboðs Pöntun dreifing Móttaka vöru Rafrænn reikn greiðsla Bókhald Eftir fylgni Þörf

14. Outsourcing = Contracting out = Aðkeypt = Innkaup • Þýðir: Að finna nýja birgja og nýjar leiðir til að tryggja afgreiðslu vara, varahluta eða þjónustu; hagnýting þekkingar, reynslu og sköpunargáfu nýrra birgja. Outsourcing: Fá aðra til að gera á hagkvæmari hátt það sem aðilar eru gera sjálfir í dag.

15. Leiðir til að auka markaðsvæðingu Fjármagn Opinber Samingsstjórnun Einka Stjórnunarsamningur Opinber Framkvæmd Einka Einkaframkvæmd “Einkaframkvæmd” Þjónustusamningur Leigusamningur

16. Spurningar??

17. Þróun aðferða lögfræði Þróun opinberra innkaupa Samn- stjórn Eftir fylgni Verk- efnastj Umhverfi Dýra vernd R&D Aðgerðir Félagsl. atriði Þjálfa starfsf Innkaupastefna ríkisins Siða- reglur Fræðsla þjálfun Aðgerðir Útvistun Nýsköp-un Nytsemi Gæði R-innk SMF Skila- mat LTK TCO