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Auxiliam na organização e ordenamento das ações referentes ao evento;

Auxiliam na organização e ordenamento das ações referentes ao evento; Existem vários. Os mais conhecidos são: Orçamento; Cronograma; Check list de atividades; Check list de A e B; Check list de materiais; Fluxo de caixa (receitas X despesas); Etc. Instrumentos de acompanhamento/controle :.

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Auxiliam na organização e ordenamento das ações referentes ao evento;

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Presentation Transcript

  1. Auxiliam na organização e ordenamento das ações referentes ao evento; Existem vários. Os mais conhecidos são: Orçamento; Cronograma; Check list de atividades; Check list de A e B; Check list de materiais; Fluxo de caixa (receitas X despesas); Etc. Instrumentos de acompanhamento/controle:

  2. Exemplo de aplicação: • Aniversário de Pedro • Objetivo: comemoração/interação; • Nº de participantes: 50; • Local: Quiosque do COPM • Início: 15 hrs – Duração: 4 hrs. • Divulgação: e-mail e SMS com confirmação. • Entretenimento: som mecânico ambiente. • Cardápio: churrasco com acompanhamentos. • Bebidas: refrigerante, suco, água e cerveja. • Sobremesa: sorvete com banana assada. • Acesso: por adesão.

  3. Check List de atividades: Visita ao espaço – 29/07 – Pedro. Orçar evento – 30/07 a 05/08 – Pedro. Solicitar reserva do espaço – 11/08 – Pedro. Levantar e organizar contato dos convidados – 20/08 – Pedro. Divulgação do evento – 31/08 – Pedro. Confirmação dos convidados – 15/09 – Pedro. Acertar pagamento do espaço – 20/09 – Pedro. Contato com os profissionais – 20/09 – Pedro. Confirmação dos profissionais – 29/09 – Pedro. Confirmação dos equipamentos de som – 01/11 Pedro e Dj.

  4. Checklist de atividades: 11. Comprar insumos – 01/10 – Pedro. 12. Aluguel de itens – 01/10 – Pedro. 13. Contratação de profissionais – 02/10 – Pedro. 14. Realização do evento – 02/10 – Pedro. 15. Avaliação do evento – 03/10 – Pedro. 16. Devolução dos insumos alugados – 03/10 – Pedro.

  5. Pode confirmar ou não a viabilidade de contratação do espaço. Em caso de negativa procurar imediatamente outra opção. (visita ao espaço) Calcular custo do evento e valor que será cobrado para convidados. Verificar número mínimo de pessoas para viabilizar o evento. (orçar o evento) Confirmar com o dono do espaço o interesse em alugá-lo e pagar calção. (reserva do espaço) Elaborar a lista de pessoas para ter o número máximo de convidados. (organizar lista) Enviar e-mails e SMS para os convidados relacionados e preparar listagem. Enviar dados bancários. Detalhamento de ações:

  6. Detalhamento do evento: 6. Data limite para levantamento do número geral de convidados. Com base no orçamento de insumos, materiais, profissionais e espaço, decidir pelo futuro do evento. (confirmação) 7. Quitar o restante do valor referente ao aluguel do espaço (garantir espaço) 8. Entrar em contato e fazer primeiro acerto com os profissionais para o evento. 9. Fechar contrato e, se necessário, pagamento com os profissionais.

  7. O que fizemos?

  8. Para o dia do evento: Chegada no espaço - 13:30 Organizar área de churrasqueira; Organizar área de bebidas; Monitorar montagem/preparação do som; Organizar mesas e cadeiras; Verificar banheiros; Aguardar chegada dos convidados.

  9. Em paralelo ao check lista de atividades tem-se: Checklist de insumos; Checklist de pessoal; Checklist de materiais; Fluxo de caixa; Cronograma.

  10. Sobre insumos: • Explicitar composição dos itens com quantidade e qualidade proporcional às necessidade do evento; • Média de duração dos eventos sociais é de 4 horas; • Como medida de segurança sempre adicionar 20% no número estimado para cada item: • Carne: 300 a 400 gramas; • Salgados: 10 a 12; • Cerveja: 3 garrafas.

  11. Sobre pessoal: • Expor composição do quadro de pessoal de acordo com o número de convidados, serviços, local da festa e composição de A e B: • Maitre: 1 para cada 50 convidados; • Garçon: 1 para cada 10 a 30 convidados; • Barman: 1 para cada 80 convidados; • Copeiro: 1 para cada 50 convidados; • Cozinheiro: 1 para cada 80 convidados; • Ajudante de cozinha: 1 para cada 80 convidados; • Ajudante geral: 1 para cada 100 convidados.

  12. Sobre Materiais: • Descrever quantidade e tipo de materiais conforme dimensão e necessidades específicas do evento; • Para cada 50 convidados é interessante ter 60 cadeiras (margem de segurança).

  13. Fluxo de caixa: • Primeiramente especifica-se a composição das despesas; • Dispor itens em quadros específicos (insumos, materiais, pessoal, etc.) • Noutro momento expõe-se a receita que proverá o evento; • Ex: Festa do Pedro • Receita: R$ 2500,00 • Despesa: R$ 2450,00 • Saldo: R$ 50,00

  14. Cronograma

  15. Layout do Espaço Auxilia na montagem e preparação no dia do evento; Expõe no projeto a característica e a estrutura do espaço; Propicia esboço da dinâmica do evento.

  16. Programação No projeto é apenas mais um item de acompanhamento/controle; Para o convidado se torna fonte de informação; Deve procurar descrever de forma clara o “dia D”; Informar horários / duração / trajes / recomendações.

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