# KONSEP SISTEM FAIL - PowerPoint PPT Presentation

1 / 21

KONSEP SISTEM FAIL. OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA. KONSEP SISTEM FAIL. PEWUJUDAN REKOD. 2. MENGINDEKS. 1. MENGKELAS. KAEDAH FAIL (Filing Method) KAEDAH REGISTRI (Straight Forward Alphabetic) 1. Kaedah Indexing 2. Kaedah warna (colour coding) 3. Kaedah Geografic

I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.

KONSEP SISTEM FAIL

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

## KONSEP SISTEM FAIL

OLEH:

ARKIB NEGARA MALAYSIA

KONSEP SISTEM FAIL

PEWUJUDAN REKOD

2.

MENGINDEKS

1.

MENGKELAS

KAEDAH FAIL

(Filing Method)

KAEDAH REGISTRI

(Straight Forward

Alphabetic)

1. Kaedah Indexing

2. Kaedah warna (colour coding)

3. Kaedah Geografic

4. Kaedah Universal Subject

classification.

5. Kaedah Kelompok

(Block Numeric)

6. Kaedah soundeks

7. dll

Maklumat

SKIMA FAIL

(Filing Scheme)

A

G

H

I

MANUAL FAIL

THESAURUS FAIL

A

A

N

B

UNIT-UNIT

FAIL

Peralatan

Prosedur

I

R

Peruntukan

R

Manusia

E

T

G

S

I

3.

MENYIMPAN &

MENGESAN

SUSUNAN FAIL

(File Arrangement)

SISTEMSistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat.Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran.Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

APA DIA FAIL

• BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).

• “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.

• SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

• ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.

• TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

SISTEM FAILSeluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan: Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan FailPemisahan Fail Titikpusatnya ialah:Unit RegistriBahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri Bahagian Pendaftaran FailBahagian Pendaftaran MailBahagian RekodPusat Rekod

TUGAS UTAMA SISTEM FAILProses:MENGKELASMENGINDEKSMENYIMPANMENGESAN KEMBALIKAEDAH FAILMenumpukan kepada cara mana setiap proses itu dilaksanakan.

MATLAMAT SISTEM FAILMemberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukanpada masa yang ditetapkandengan kos/perbelanjaan yang terendahBAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS?InputProsesoutput

KOMPONEN SISTEM FAIL

INPUT

PROSES

OUTPUT

Maklumat

Peralatan

Peruntukan

Manusia

Prosedur: SKIMA FAIL

Manual

Thesaurus:

-Housekeeping

- Functional

Pendaftaran

Pergerakan

1. PENUTUPAN FAIL

i. Mengkelas

ii. Mengindeks

iii. Mengesan

2. PENYIMPANAN,

PEMELIHARAAN

& PENGGUNAA FAIL

3. PEMISAHAN FAIL

MAKLUMT

MATLAMAT:

Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan.

Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.

PENGKELASAN

Ertinya:-

- Proses intelektual dan

deduktif yang mendahului

kerja-kerja mengindeks

- Penyusunan maklumat atau segala

surat-suratan yang diwujudkan ke

dalam kumpulan-kumpulan yang

seakan-akan sama maksudnya, di

mana tiap-tiap kumpulan dikenali

dengan identitinya yang tersendiri

Contohnya: Housekeeping

Functional

Tahap Keselamatan

Kod/Jenis

AKTIVITI PENGKELASAN

-Penyediaan Tesaurus

-Penyediaan Kod

-Penyediaan Skima

KAEDAH KELASIFIKASI

-Nombor (Numeric)

-Perkara

-Kronologi

-Geografi

-Warna

-Nama

-Dan Lain-lain

PENGKELASAN PERKARA

Perkara Ertinya:

Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.

Pengkelasan Perkara bermakna:

Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.

MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)

Ertinya:

-Menyediakan petunjuk

-Berdasarkan perkataan-perkataan yang dipilih dari

tajuk fail

AKTIVITI MENGINDEKS

-Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara

KAEDAH MENGINDEKS

-Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail

-Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A

-Komputer

-Kod Indeks 3” x 5”

-Penyusunan Mengikut Nombor

MENGESAN

Mendapatkan semula maklumat

mengikut sistem yang telah disediakan

AKTIVITI MENGESAN

-Rujuk Indeks

-Kawal Edaran

-Penyusunan fail dalam kabinet/rak

KAEDAH MENGESAN

-Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad

-Penggunaan Komputer

-Penggunaan Senarai Fail atau

Buku Daftar Fail

-Penggunaan Buku Daftar Surat

SIRI FAIL

Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.

TERIMA KASIH