Advertisement
1 / 21

KONSEP SISTEM FAIL PowerPoint PPT Presentation


  • 61 Views
  • Uploaded on 05-01-2013
  • Presentation posted in: General

KONSEP SISTEM FAIL. DEFINISI ISTILAH. Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat. Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di mana surat-surat disusun dengan cermat. MEMFAIL/FILING. - PowerPoint PPT Presentation

Download Presentation

KONSEP SISTEM FAIL

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Konsep sistem fail

KONSEP SISTEM FAIL


Definisi istilah

DEFINISI ISTILAH

  • Sistem fail adalah sekumpulan bahagian atau komponen yang bertindak bersama untuk mencapai sesuatu matlamat.

  • Fail adalah satu folder atau bekas yang berdaftar atau tidak di mana surat-surat disusun dengan cermat.


Memfail filing

MEMFAIL/FILING

  • Proses menyisih dan menyusun rekod supaya cepat diperolehi semula apabila dikehendaki.

  • The process of arranging and sorting records so that they may be retrieved rapidly when, needed.


Sistem fail

SISTEM FAIL

  • Terdapat bahagian/komponen tertentu dalam sistem fail yang bergerak atau mengendalikan dokumen/fail/rekod.

  • Dalam sistem fail terdapat aktiviti mengelas, mengindeks, menyusun dan menyimpan dokumen mengikut kaedah tertentu supaya mudah dikesan kemudian kelak.


Matlamat sistem fail

MATLAMAT SISTEM FAIL

  • Memberi fail yang betul.

  • Tepat kepada orang yang memerlukan.

  • Tepat pada masa yang ditetapkan.

  • Kos yang terendah.

  • Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan.


Jenis jenis sistem fail

JENIS-JENIS SISTEM FAIL

  • Sistem Terpusat (Centralized)

  • Sistem Tidak Terpusat (Decentralized)

  • Sistem Separa Terpusat (Semi-Centralized)


Sistem fail terpusat

SISTEM FAIL TERPUSAT

  • Kebaikan.

    • Mengurangkan pertindihan.

    • Khidmat yang lebih baik – terlatih dan pengalaman.

    • Kaedah seragam.

    • Jimat masa – semua di satu tempat.

    • Keseluruhan cerita di satu fail/tempat.

    • Lebih ekonomi, jimat alat dan ruang.

    • Keselamatan dan kawalan.


Konsep sistem fail

  • Kelemahan.

    • Lokasi pengguna jauh – kelewatan.

    • Bahagian/cawangan/unit mempunyai keperluan yang berbeza.

    • Jumlah kakitangan registri mungkin ramai.


Sistem fail tidak terpusat

SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT

  • Kelemahan.

    • Pertindihan rekod.

    • Personnel tidak mahir.

    • Fail tidak lengkap cerita/maklumat.

    • Kaedah tak seragam.

    • Perkhidmatan kurang baik – sambilan.

    • Tak ekonomi – alat kelengkapan, ruang

    • Jurang komunikasi antara. cawangan/bahagian.


Sistem fail separa terpusat

SISTEM FAIL SEPARA TERPUSAT

  • Pilihan terbaik antara terpusat dengan tidak terpusat.

  • Masalah utama – pertindihan dan keperluan ruang.

  • Kos tinggi untuk buat salinan dan simpanan.


Aktiviti dalam sistem fail

AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL

  • Pengelasan.

  • Mengindeks.

  • Menyusun Dan Menyimpan.

  • Mengesan.


Pengelasan

PENGELASAN

Definisi Pengelasan.

  • Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya.

  • Pengelasan perkara – kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan

    Pengelasan – Jenis

  • Abjad (apphabetical system)

  • Nombor (numerical system)

  • Nombor – abjab (alpha-numerical system)

    Tiga jenis alat pengelasan.


Sistem abjad alphabetical system

SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM)

  • Fail mengikut tajuk/nama.

  • Fail surat menyurat.

  • Maklumat atau fail umum.

    Kebaikan

  • Mudah difahami.

  • Senang kumpulkan kertas ikut nama dll.

  • Tidak perlu indeks (direct access)

  • Peruntukan khas bagi kertas pelbagai.

    Kelemahan

  • Sistem yang besar lambat dapat rekod.

  • Sesak bagi nama-nama yang biasa.

  • Terfail tajuk berbeza.

  • Susah menjangka keperluan ruang.


Sistem nombor numerical system

SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM)

  • Nombor bersiri.

  • Nombor blok.

  • Nombor kod.

  • Nombor perpuluhan (decimal).


Sistem nombor numerical system1

SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM)

Kebaikan

  • Lebih tepat dan mudah.

  • Nombor fail boleh jadi rujukan.

  • Pengembangan tak terhad.

  • Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain.

    Kelemahan

  • Lebih masa untuk merujuk indeks.

  • Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun.

  • Kos indeks dan ruang.

  • Angka terbalik menyebabkan salah fail.


Mengindeks indexing

MENGINDEKS (INDEXING)

  • Faedah Indeks

    • Mudah mengesan fail perkara.

    • Kawalan pergerakan fail.

    • Kawalan pewujudan fail.

    • Kawalan penomboran.

    • Kawalan pembukaan jilid/kulit baru dan penutupan fail.


Mengindeks indexing1

MENGINDEKS (INDEXING)

  • Aktiviti menyediakan petunjuk.

  • Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen.

  • Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau komputer (elektronik).

    Jenis Indeks

  • Kod indeks.

  • Buku daftar abjab (manual)

  • Komputer.


Menyusun dan menyimpan

Menyusun Dan Menyimpan

  • Susunan fail dalam kabinet

  • Susunan kabinet

  • Susunatur pejabat yang digunakan.

  • Jenis peralatan yang digunakan.

  • Pengeluaran dan penyimpanan.


Pengesanan maklumat fail

PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL

  • Aktiviti mendapatkan semula fail atau maklumat melalui:

    • Daftar surat

    • Indeks

    • Kad edaran fail

    • Dairi SDP

    • Buku senarai fail

    • Komputer


Unsur baru dalam sistem fail

UNSUR BARU DALAM SISTEM FAIL

  • Pemisahan Fail

    • Menyusun fail tutup

    • Menyenaraikan fail tutup

    • Membuat penilaian

    • Memohon kelulusan pemindahan dan pemusnahan

  • Inventori dan jadual pemisahan rekod

  • Pemusnahan dan pemindahan


Rumusan konsep sistem fail

RUMUSAN KONSEP SISTEM FAIL

  • Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail.

  • Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian keperluan agensi.

  • Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua masalah berbagai bentuk dan jenis fail.

  • Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap.

  • Sistem yang sesuai, mudah dan praktikal adalah lebih baik.

  • Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan lebih awal.