Inwentaryzacja

1. Inwentaryzacja Istota inwentaryzacji Formy inwentaryzacji Metody inwentaryzacji Niedobory i nadwyżki Kompensata Ewidencja

2. Inwentaryzacja Według ustawy o rachunkowości inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych danej jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na dany moment bilansowy. Inwentaryzacja polega więc na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic między stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistej) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

3. Inwentaryzacja Służy do okresowego sprawdzania stanu aktywów i pasywów wykazywanego w księgach rachunkowych lub jego ustalenia, jeżeli nie prowadzi się bieżącej ewidencji stanów (np. produkty w toku, materiały, towary odpisywane w koszty w momencie ich zakupu)

4. Inwentaryzacja Słowo inwentaryzacja pochodzi od łacińskiego słowa inventarium- czyli służący do odnalezienia, zaś spis od słowa invenire- co oznacza znaleźć, odkryć. Remanent z łacińskiego remanere oznacza pozostawać i odnosi się ilości rzeczy będących w danym miejscu i czasie

5. Obowiązki kierownika jednostki

6. Formy inwentaryzacji • inwentaryzacja pełna okresowa • inwentaryzacja pełna ciągła • inwentaryzacja wyrywkowa okresowa lub ciągła

7. Rodzaje inwentaryzacji

8. Inwentaryzacja pełna okresowa Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów i pasywów na określony dzień. Polega ona na inwentaryzacji poszczególnych składników nie w jednym terminie, lecz sukcesywnie, tak aby określić stan inwentaryzowanych aktywów i pasywów w określonym przedziale czasowym (różne grupy w różnych dniach).

9. Inwentaryzacja pełna ciągła Polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w różnych, planowo określonych terminach, spisów z natury poszczególnych składników środków w taki sposób, aby wszystkie środki w ciągu tego okresu zostały objęte inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością.

10. Inwentaryzacja pełna ciągła Ustala się tutaj roczny plan inwentaryzacji (daty inwentaryzacji poszczególnych składników są poufne) z zachowaniem terminów określonych w Ustawie o rachunkowości. Plan inwentaryzacji zatwierdza kierownik jednostki.

11. Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub okresowa Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu części (fragmentu) składników aktywów i pasywów na wybrany dzień lub w określonym terminie.

12. Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub okresowa Obejmuje ona tylko objęte ewidencją ilościowo-wartościową: • materiały, • towary, • produkty gotowe, • półfabrykaty.

13. Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub okresowa Cel: • kontrola osób materialnie odpowiedzialnych, • zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej, • określenie strat w przypadku zdarzeń losowych.

14. Sposoby inwentaryzacji • Spis z natury • Potwierdzenie salda • Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami

15. Spis z natury Spis z natury składników majątkowych, ich wycena, porównanie z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic

16. Spis z natury Stosowany jest do składników dających się policzyć, zmierzyć, zważyć Dotyczy składników będących własnością jednostki jak i obcych powierzonych w celu sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.

17. Potwierdzenie prawidłowości sald księgowych To otrzymywanie od banków i kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazywanego w księgach jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.

18. Potwierdzenie prawidłowości sald księgowych Tą metodą inwentaryzuje się: • środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, • należności, • pożyczki, • zobowiązania, • aktywa własne powierzone kontrahentom.

19. Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami To porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników.

20. Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami Obejmuje ono pozostałe składniki aktywów i pasywów, niezinwentaryzowane na koniec roku obrotowego w inny sposób.

21. Terminy inwentaryzacji • w okresie ostatnich trzech miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego – pozostałych aktywów i pasywów oraz innych składników obejmowanych roczną inwentaryzacją, pod warunkiem, że ustalenia ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, • raz wroku obrotowym w dowolnym terminie – zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

22. Terminy inwentaryzacji • w ostatnim dniu roku obrotowego – aktywów pieniężnych, produkcji w toku (w tym środków trwałych w budowie), papierów wartościowych, materiałów, towarów i produktów gotowych, • raz na cztery lata drogą spisu z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji – środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie- znajdujących się na terenie strzeżonym, • raz na dwa lata - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,

23. Różnice inwentaryzacyjne • Niedobory • Szkody • Nadwyżki

24. Różnice inwentaryzacyjne Niedobory i nadwyżki ustala się: • ilościowo i wartościowo • wartościowo.

25. Różnice inwentaryzacyjne Ilościowo i wartościowo dotyczy rzeczowych składników majątku (środków trwałych, towarów, materiałów i opakowań), jeżeli ich ewidencja w księgach rachunkowych jest prowadzona wartościowo i w jednostkach naturalnych.

26. Różnice inwentaryzacyjne Wartościowo dotyczy gotówki, papierów wartościowych, towarów i opakowań w placówkach handlu detalicznego, jeżeli ich ewidencja w księgach rachunkowych prowadzona jest wartościowo.

27. Niedobory Ujemne różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w drodze porównywania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Stan rzeczywisty < Stan księgowy Powstają podczas transportu, magazynowania, użytkowania, produkcji.

28. Szkody To utrata pierwotnej wartości użytkowej składnika majątku. Przyczyny powstania: • niewłaściwe warunki składowania, • warunki atmosferyczne, • zaniedbania osób materialnie odpowiedzialnych.

29. Nadwyżki Dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Stan rzeczywisty > Stan księgowy Powstają podczas: - transportu, magazynowania, użytkowania, produkcji.

30. Niedobory • ubytki naturalne • niedobory i szkody niezawinione • niedobory i szkody zawinione.

31. Ubytki naturalne To nie dające się się uniknąć zmniejszenia ilości składnika mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych, powstałe w wyniku takich procesów fizykochemicznych, takich jak wysychanie, ulatnianie, parowanie.

32. Niedobory i szkody niezawinione Powstają z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych: • ubytki przekraczające normy niezawinione np. powstałe w wyniku złego pakowania, • w wyniku niedokładności urządzeń pomiarowych, • zdarzenia losowe (pożar, kradzież).

33. Niedobory i szkody zawinione Powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób, w wyniku: • niedbalstwa, • nadużyć, • naruszenia przepisów.

34. Niedobory i szkody zawinione • Niedobory bezsporne – osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie. • Niedobory sporne – osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie: a) niedobory dochodzone na drodze postępowania sądowego, b) niedobory niedochodzone.

35. Niedobory i nadwyżki W trakcie przemieszczania, magazynowania, przyjmowania oraz wydawania powstają niedobory, szkody, ubytki naturalne czy nadwyżki. Przyczynami tych różnic, są najczęściej: zmiany fizyczne i chemiczne oraz ubytki naturalne, wypadki losowe, w których powstają nieodwracalne szkody w składnikach majątku, spowodowane niezamierzonym działaniem ludzkim, a mianowicie: błędne przyjmowanie i wydawanie towarów przez pracowników (błąd pomiaru w ilości, mierzenia, liczenia), błędne wypełnianie dokumentacji – złe ilość, gatunku, ceny lub rodzaju, błędy w księgach rachunkowych w ewidencji operacji gospodarczych, niedbałym wykonaniem czynności lub celowym działaniem człowieka na przykładzie: fałszowanie dokumentów, kradzież z włamaniem, celowe zniszczenie lub uszkodzenie, pożar spowodowany podpaleniem, brak troski o powierzone mienie.

36. Nadwyżki Powstają w wyniku: • niedokładności urządzeń pomiarowych mieszczące się w granicach dopuszczalnego błędu, • błędów w dokumentacji, • pomyłkowej zamiany podobnych składników.

37. Klasyfikacja różnic inwentaryzacyjnych

38. Kompensata niedoborów z nadwyżkami • Przyjmuje się tu za prawdopodobne, że w ruchu magazynowym zaistniały pomyłki przy przyjmowaniu bądź wydawaniu składników, powodujące że zamiast materiału „A” można nieumyślnie wydać podobny do niego materiał „B”. • Kompensata jest dokonywana przed obliczeniem ubytków naturalnych.

39. Warunki kompensaty nadwyżek i niedoborów • zostały ustalone w ramach tego samegospisu z natury, • dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie lub osób rozliczanych i objętych współodpowiedzialnością majątkową, • powstaływ pokrewnych asortymentach (dot. kształtu, rozmiaru, koloru ...)

40. Sposoby kompensaty • globalnie, • indywidualnie

41. Globalnie • w ramach z góry ustalonych „grup kompensacyjnych”, obejmujących składniki tego samego lub pokrewnego asortymentu, w podobnych opakowaniach, podobnych kolorystycznie; • kompensaty wewnątrz grup przebiegają globalnie według zasady „wszystkie niedobory ze wszystkimi nadwyżkami”.

42. Indywidualanie • w ramach wytypowanej jednej nadwyżki i jednego niedoboru; • stosowany w odniesieniu do składników zaliczonych do różnych grup kompensacyjnych oraz tam gdzie nie ustala się grup kompensacyjnych, gdy spełnione są warunki umożliwiające kompensatę.

43. Podstawowa zasada kompensaty „Zasada mniejszej ilości i niższej ceny”

44. Różnice pozostające po kompensacie (do dalszego rozliczenia): • ilościowe – gdy ceny kompensowanych składników są równe, ale ilości są różne, • wartościowe – gdy ilości kompensowanych składników są równe, ale ceny są różne, • zarówno ilościowe, jak i wartościowe – gdy różne są ilości oraz ceny kompensowanych składników.

45. Przykład 1 Niedobór 800 szt. * 5 zł = Nadwyżka 500 szt. * 3 zł = Kompensata Niedobór Niedobór

46. Przykład 2 Niedobór 10.000 szt. * 8 zł = 80.000 Nadwyżka 5.000 szt. * 6 zł = 30.000 Kompensata Niedobór Niedobór

47. Przykład 3 Niedobór 10.000 szt. * 8 zł = 80.000 Nadwyżka 5.000 szt. *10 zł = 50.000 Kompensata N N

48. Przykład 4 Niedobór 10.000 szt. * 8 zł = 80.000 Nadwyżka 15.000 szt. *10 zł = 150.000 Kompensata N N

49. Księgowe ujęcie różnic

50. Księgowe ujęcie różnic PK - PK - PK – PK – a) b) c) 5. PK –