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Apresentar conceitos básicos sobre gestão de projetos

OBJETIVOS. Apresentar conceitos básicos sobre gestão de projetos - Instrumentalizar os participantes para a elaboração de projetos comprometidos com os princípios de efetividade, eficácia, eficiência, sustentabilidade e transparência. O QUE É UM PROJETO?.

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Apresentar conceitos básicos sobre gestão de projetos

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Presentation Transcript

  1. OBJETIVOS • Apresentar conceitos básicos sobre gestão de projetos - Instrumentalizar os participantes para a elaboração de projetos comprometidos com os princípios de efetividade, eficácia, eficiência, sustentabilidade e transparência

  2. O QUE É UM PROJETO? “ESFORÇO TEMPORÁRIO, PROGRESSIVAMENTE ELABORADO COM O OBJETIVO DE CRIAR UM PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO” (PMI, 2004). “EMPREENDIMENTO PLANEJADO QUE CONSISTE NUM CONJUNTO DE ATIVIDADES INTER-RELACIONADAS E COORDENADAS, COM O FIM DE ALCANÇAR OBJETIVOS ESPECÍFICOS DENTRO DOS LIMITES DE TEMPO E DE ORÇAMENTO DADOS”. (KISIL, 2002).

  3. O QUE CARACTERIZA UM PROJETO? - É TEMPORÁRIO: COM INÍCIO E FINAL DEFINIDOS, MAS COM RESULTADOS DURADOUROS • POSSUI RESULTADOS EXCLUSIVOS: • GERA PRODUTOS E SERVIÇOS ÚNICOS • TEM UMA ELABORAÇÃO PROGRESSIVA: • É DESENVOLVIDO EM ETAPAS - DIFERENCIA-SE DAS OPERAÇÕES: NÃO PODE SER CONTÍNUO E EXIGE UM CERTO GRAU DE INOVAÇÃO E MUDANÇA - É UM INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO: POSSUI UMA RELAÇÃO COM AS ORIENTAÇÕES ESTRATÉGICAS DA ENTIDADE Andion, 2010; PMI, 2004

  4. POR QUE PROJETOS EM ENTIDADES DOTERCEIRO SETOR • CAPTAR RECURSOS • ENFRENTAR PROBLEMAS DE FORMA ORGANIZADA, ÁGIL E PRÁTICA • DESENVOLVER NOVOS MODELOS - LABORATÓRIO DE INOVAÇÃO • CRIAR BASES PARA NOVAS POLÍTICAS PÚBLICAS • MOBILIZAR O COMPROMISSO COLETIVO • FORTALECER A PARTICIPAÇÃO SOCIAL

  5. LEMBRETE IMPORTANTE: • É IMPRESCINDÍVEL ULTRAPASSARMOS A LÓGICA DA DEPENDÊNCIA. • TÃO IMPORTANTE QUANTO CONQUISTAR PARCEIROS E FINANCIADORES, É MANTÊ-LOS. • NÃO BASTA ELABORAR UM BOM PROJETO, É PRECISO ELABORAR UM PROJETO VIÁVEL, PASSÍVEL DE AVALIAÇÃO E APROVAÇÃO.

  6. FASES DE UM PROJETO IDENTIFICAÇÃO REPLANEJAMENTO AVALIAÇÃO ELABORAÇÃO APLICAÇÃO APROVAÇÃO Armani, 2004

  7. PLANEJAR UM PROJETO POR ONDE COMEÇAR ? COM QUEM PLANEJAR ? PARA QUEM ? QUANTO CUSTARÁ O PROJETO ? QUEM FINANCIARÁ ?

  8. PLANEJAR UM PROJETO COMPREENDER O PROBLEMA, A OPORTUNIDADE, A NECESSIDADE E A DEMANDA !!! • A PARTIR DESTE PONTO É QUE SERÁ DEFINIDO O ESBOÇO INICIAL DO PROJETO, QUE POR SUA VEZ NORTEARÁ TODOS OS PASSOS SEGUINTES.

  9. PLANEJAR UM PROJETO • OBRAS FÍSICAS • ALFABETIZAÇÃO • AUXÍLIO A GRUPOS VULNERÁVEIS • POLÍTICAS PÚBLICAS • FONTES DE RECURSOS • EDITAIS ABERTOS • SUSTENTABILIDADE • PROBLEMA • OPORTUNIDADE • NECESSIDADE • DEMANDA

  10. DIAGNÓSTICO: O CONTEXTO DO PROJETO • CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO DO PÚBLICO-ALVO E BENEFICIÁRIOS DO PROJETO. • ASPECTOS SOCIAIS, POLÍTICOS, ECONÔMICOS, DEMOGRÁFICOS E CULTURAIS QUE PERMEIAM A SITUAÇÃO OBJETO DO PROJETO. • IDENTIFICAÇÃO DAS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS NA AÇÃO. • IDENTIFICAÇÃO DE ANTECEDENTES: INICIATIVAS SIMILARES E REFERENCIAL TEÓRICO

  11. “ÁRVORE DAS PRIORIDADES” COPA: QUAIS OS EFEITOS DO PROJETO CAULE: QUAL O PROBLEMA PRINCIPAL RAÍZES:QUAIS AS CAUSAS, AS ORIGENS DO PROBLEMA Armani, 2004

  12. “AS PARTES INTERESSADAS” PÚBLICO ALVO COMUNIDADE FINANCIADOR ENTIDADE MÍDIA EMPRESAS PODER PÚBLICO PARCEIROS Andion, 2010

  13. PLANEJAR O PROJETO DIAGNÓSTICO PRONTO:VISÃO CLARA DO CONTEXTO DO PROJETO,LOGO TEMOS1- SUBSÍDIOS PARA ESBOÇAR O PROJETOE2-ELEMENTOS QUE JUSTIFICAM A RELEVÂNCIAE ABRANGÊNCIA DO PROJETO.

  14. PLANEJAR O ESBOÇO DO PROJETO - O ESBOÇO É O PONTO DE PARTIDA UM ESBOÇO BEM DEFINIDO DEIXA CLARO:1-O QUE SERÁ REALIZADO2-O QUE NÃO SERÁ REALIZADO O ESBOÇO DEVE CONSIDERAR OBRIGATORIAMENTE:A SUSTENTABILIDADE DO PROJETOSERÁ FINITO, MAS SEUS RESULTADOS DURADOUROS

  15. DEFINIR O ESBOÇO DO PROJETO 1- OBJETIVOSDEVEM SER CLAROS E DEFINIR O(S) ALVO(S) (PROBLEMA E SOLUÇÃO QUE O PROJETO VAI TRABALHAR)-DEVEM ESTAR DIRETAMENTE RELACIONADOS AOS PROBLEMAS DEFINIDOS NA JUSTIFICATIVA:A “ÁRVORE DE PRIORIDADES”

  16. DEFINIR O ESBOÇO DO PROJETO OBJETIVOS GERAL: INDICA O IMPACTO GERAL ESPERADO DO PROJETO, OU SEJA, A TRANSFORMAÇÃO ESPERADA APÓS SUA CONSECUÇÃO. ESPECÍFICOS: SÃO DESDOBRAMENTOS DO GERAL, OBJETIVOS MENORES QUE DEVEM SER ALCANÇADOS PARA QUE SE CHEGUE AO MAIOR

  17. DEFINIR O ESBOÇO DO PROJETO • OS OBJETIVOS DEVEM SER ATINGÍVEIS, MENSURÁVEIS E FACTÍVEIS NUM TEMPO DETERMINADO • NÃO DESCREVEM PROCEDIMENTOS E ATIVIDADES, QUE SÃO OS MEIOS PARA ATINGI-LOS - TODO OBJETIVO DEVE TER PROCEDIMENTOS CORRESPONDENTES E CLAROS; CASO CONTRÁRIO, SERÁ UM “OBJETIVO MORTO”

  18. PRODUTOS - “ENTREGAS” – DO PROJETO - PROPOSIÇÃO DE PRODUTOS E/OU SITUAÇÕES TANGÍVEIS QUE SE ESPERA ALCANÇAR COM O PROJETO, A PARTIR DA REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES. - UM BOM PROJETO APRESENTA PERFEITA AMARRAÇÃO ENTRE AS ENTREGAS PROPOSTAS E O DIAGNÓSTICO. - UMA BOA DESCRIÇÃO DAS ENTREGAS PROPOSTAS AUXILIARÁ A CONTINUIDADE DO PLANO DO PROJETO, BEM COMO A ATRAÇÃO DE APOIADORES E TAMBÉM A POSTERIOR GESTÃO.

  19. ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS - MEIOS COLOCADOS EM PRÁTICA PARA GERAR AS ENTREGAS E ATINGIR OS OBJETIVOS DESEJADOS. - ASSIM COMO A DESCRIÇÃO DAS ENTREGAS, O BOM DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES É CRUCIAL PARA A ELABORAÇÃO DE UM BOM PROJETO.

  20. ANÁLISE DA INTERVENÇÃO A MATRIZ LÓGICA O SEU PROJETO ESTÁ BEM AMARRADO ENTRE A ORIGEM OS OBJETIVOS OS PRODUTOS AS ATIVIDADES ??????????????? SIM NÃO

  21. ???????????????????????????? AS ATIVIDADES PROPOSTAS SÃO SUFICIENTES E LEVA À PRODUÇÃO DOS RESULTADOS DEFINIDOS ? OS RESULTADOS DEFINIDOS, UMA VEZ PRODUZIDOS, VÃO LEVAR AO ALCANCE DOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS ? O ALCANCE DOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS IRÁ PROPORCIONAR ATINGIR O OBJETIVO GERAL PROPOSTO NO PROJETO ? ATINGIDO O OBJETIVO GERAL, QUAL SERÁ O IMPACTO POSITIVO NO PROBLEMA E DEMANDA IDENTIFICADA ?

  22. AVALIANDO O PROJETO • Avaliação: “Trata-se do exame sistemático e objetivo de um projeto ou programa, finalizado ou em curso, que contemple o seu desempenho, implementação e resultados, com vistas à determinação de sua eficiência, efetividade, impacto, sustentabilidade e a relevância de seus objetivos. O propósito da avaliação é guiar os tomadores de decisão, orientando-os quanto à continuidade, necessidade de correções ou mesmo suspensão de uma determinada política ou programa.” • Unicef, 1990, apud Costa e Castanhar, 2003

  23. AVALIANDO O PROJETO - UM PROJETO TEM MELHORES POSSIBILIDADES OPERACIONAIS DE AVALIAÇÃO QUANDO FOR CONCEBIDO PARA SER AVALIADO. - PARA PODER AVALIAR UM PROJETO, É IMPORTANTE TER OS DADOS DO NOSSO PÚBLICO-ALVO ANTES E DEPOIS DA INTERVENÇÃO. - UM BOM INSTRUMENTO É O MAPEAMENTO DOS BENEFICIÁRIOS. UM BOM MAPEAMENTO CONTÉM INFORMAÇÕES RELATIVAS AOS INDICADORES DO PROJETO.

  24. PARÂMETROS DE AVALIAÇÃO DO PROJETO INDICADORES DO PROJETO - UM INDICADOR É UMA “RÉGUA”, UM PADRÃO QUE NOS AJUDA A MEDIR, AVALIAR OU DEMONSTRAR VARIAÇÕES EM DIMENSÕES DA REALIDADE RELEVANTES PARA OS OBJETIVOS DO PROJETO - É POR MEIO DOS INDICADORES QUE SE TEM EVIDÊNCIAS CONCRETAS DO ANDAMENTO DAS ATIVIDADES, DO ALCANCE DOS RESULTADOS E DA REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS DE UM PROJETO.

  25. INDICADORES DO PROJETO - OS INDICADORES NOS AJUDAM A MEDIR CONCEITOS QUE NÃO PODEM SER MEDIDOS DIRETAMENTE, POR ESTAREM RELACIONADOS A COISAS MUITO SUBJETIVAS OU SUJEITAS A MUITAS INTERPRETAÇÕES. - POR EXEMPLO: PARTICIPAÇÃO COMUNITÁRIA. - COMO MEDIR A EVOLUÇÃO DE UM PROJETO NO QUE TANGE A PARTICIPAÇÃO COMUNITÁRIA? - SERÁ NECESSÁRIO IDENTIFICAR QUAIS SÃO AS DIMENSÕES MAIS FUNDAMENTAIS DESTE CONCEITO PARA O PROJETO – OU SEJA, DEFINIR VARIÁVEIS - E DEPOIS CRIAR AS FORMAS MAIS APROPRIADAS PARA MEDIR SUA VARIAÇÃO.

  26. INDICADORES DO PROJETO Armani, 2004

  27. INDICADORES DO PROJETO INDICADORES SOCIAIS EDUCAÇÃOSAÚDERENDAMORADIAAMBIENTAISVIOLÊNCIA E SEGURANÇA PÚBLICA

  28. INDICADORES DO PROJETO • INDICADORES OPERACIONAIS –MONITORAM A EVOLUÇÃO DO PROJETO, TENDO POR BASE O ORÇAMENTO E O CRONOGRAMA. • INDICAM SE OS RECURSOS PREVISTOS ESTÃO DISPONIBILIZADOS NA QUANTIDADE, FORMA E TEMPO ADEQUADOS À REALIZAÇÃO DO PROJETO.

  29. INDICADORES DO PROJETO - INDICADORES DE DESEMPENHO – EVIDENCIAM QUE OS PRODUTOS PLANEJADOS COMO RESULTADOS IMEDIATOS SÃO ALCANÇADOS. • INDICADORES DE EFETIVIDADE – INDICAM OS EFEITOS QUE O USO DOS RESULTADOS PELOS BENEFICIÁRIOS GERAM. • PODE LEVAR CERTO TEMPO ATÉ QUE SEJA POSSÍVEL MENSURÁ-LO DEPOIS DE ENTREGUES OS RESULTADOS. • EVITAR A PROPOSIÇÃO DE MUITOS INDICADORES DE EFETIVIDADE.

  30. INDICADORES DO PROJETO INDICADORES DE EFETIVIDADE OBJETIVOS INDICADORES DE DESEMPENHO ENTREGAS INDICADORES OPERACIONAIS ATIVIDADES

  31. CRONOGRAMA E ORÇAMENTO DO PROJETO JÁ TENHO:- O ESBOÇO DO PROJETO- OS PRODUTOS – ENTREGAS- AS ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS- O ALVO DE INTERVENÇÃO- OS PARÂMETROS DE AVALIAÇÃO AGORA PRECISO:- SABER A DURAÇÃO DAS ATIVIDADES DO PROJETO- QUANTO VAI CUSTAR O PROJETO

  32. CRONOGRAMA E ORÇAMENTO DO PROJETO DURAÇÃO DE CADA ATIVIDADE LEMBRE-SE:- UMA ATIVIDADE DEPENDE DA OUTRA- UMA AÇÃO BEM SUCEDIDA LEVARÁ A PRÓXIMA ATIVIDADE DEPENDÊNCIAS OBRIGATÓRIAS: ENVOLVEM LIMITAÇÕES QUE TORNAM UMA ATIVIDADE INVIÁVEL CASO DETERMINADAS CONDIÇÕES GERADAS POR ATIVIDADES ANTERIORES NÃO TENHAM SIDO ATINGIDAS. POR ISSO SÃO TAMBÉM CHAMADAS DE LÓGICA RÍGIDA OU DEPENDÊNCIA MANDATÓRIA.

  33. CRONOGRAMA E ORÇAMENTO DO PROJETO • DEPENDÊNCIAS DISCRICIONÁRIAS DESEJÁVEIS OU ARBITRADAS: • SÃO DEPENDÊNCIAS DEFINIDAS PELA PRÓPRIA EQUIPE DO PROJETO, EM FUNÇÃO DE EXPERIÊNCIAS ANTERIORES OU DE BOAS PRÁTICAS IDENTIFICADAS NO AMBIENTE MAIS AMPLO. • SÃO ESTABELECIDAS COM A PERSPECTIVA DE EVITAR RISCOS.

  34. CRONOGRAMA E ORÇAMENTO DO PROJETO • DEPENDÊNCIAS DISCRICIONÁRIAS PREFERENCIAIS: • SÃO SUGERIDAS POR UMA PARTE INTERESSADA / STAKEHOLDER DO PROJETO E EXPRESSAM UM SEQUENCIAMENTO PREFERENCIAL SEM QUE HAJA UMA NECESSIDADE REAL PARA A DEPENDÊNCIA • DEPENDÊNCIAS EXTERNAS: • SÃO DEPENDÊNCIAS QUE ENVOLVEM O RELACIONAMENTO ENTRE ATIVIDADES DO PROJETO E ATIVIDADES EXTERNAS AO PROJETO. • QUANDO NÃO IDENTIFICADAS, ELAS PODEM BLOQUEAR O PROJETO, QUE PRECISARÁ FICAR NO AGUARDO DE DEFINIÇÕES EXTERNAS

  35. CRONOGRAMA DO PROJETO

  36. ORÇAMENTO DO PROJETO PASSO 01 ESTIMATIVA DOS CUSTOS IDENTIFICAR OS RECURSOS FÍSICOS E AS QUANTIDADES NECESSÁRIAS PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES. DESPESAS DE CUSTEIO DESPESAS DE VIAGEM INVESTIMENTOS PESSOAL IMPOSTOS - TAXAS SERVIÇOS DE PESSOA FÍSICA SERVIÇOS DE PESSOA JURÍDICA OUTRAS DESPESAS

  37. CRONOGRAMA FÍSICO FINANCEIRO

  38. QUADRO DE USOS E FONTES • OUTRO RECURSO ÚTIL NO PLANEJAMENTO DO ORÇAMENTO, ESPECIALMENTE, QUANDO O PROJETO ENVOLVE FINANCIAMENTO EXTERNO OU MAIS DE UMA ORGANIZAÇÃO - INDICA O PERCENTUAL DE INVESTIMENTO DE CADA UMA DAS PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO E DEMONSTRA AS FONTES DE FINANCIAMENTO DE CADA ATIVIDADE

  39. QUADRO DE USOS E FONTES Mendes, 2006

  40. CONTRAPARTIDA • CONTRAPARTIDA FINANCEIRA: MONTANTE DE RECURSOS FINANCEIROS UTILIZADOS NO PROJETO • CONTRAPARTIDA ECONÔMICA: RECURSOS NÃO FINANCEIROS (BENS, SERVIÇOS, ETC) DESDE QUE ECONOMICAMENTE MENSURÁVEIS, UTLIZADOS NO PROJETO

  41. FORMATANDO O PROJETO • IDENTIFICAÇÃO DA PROPOSTA • TÍTULO • INSTITUIÇÃO PROPONENTE • INSTITUIÇÃO EXECUTORA • RESUMO • CARACTERIZAÇÃO DA OPORTUNIDADE DE INTERVENÇÃO • IDENTIFICAÇÃO DOS BENEFICIÁRIOS • DESCRIÇÃO DO PROJETO • OBJETIVO GERAL • OBJETIVOS ESPECÍFICOS • PRODUTOS/ENTREGAS (METAS) • ATIVIDADES

  42. FORMATANDO O PROJETO • JUSTIFICATIVA • HISTÓRICO DA INSTITUIÇÃO PROPONENTE • QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE • PLANO DE AVALIAÇÃO • INDICADORES E METAS • MEIOS DE VERIFICAÇÃO

  43. FORMATANDO O PROJETO • CRONOGRAMA • ORÇAMENTO • CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO • USOS E FONTES • PLANO DE SUSTENTABILIDADE • PLANO DE GESTÃO DOS RISCOS

  44. EXECUTAR E CONTROLAR - O OBJETIVO CENTRAL DA EXECUÇÃO E CONTROLE É GARANTIR QUE OS RECURSOS ENVOLVIDOS SEJAM GERENCIADOS DE FORMA A VIABILIZAR A CONSECUÇÃO DOS RESULTADOS E OBJETIVOS PROPOSTOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO, COM OS RECURSOS PREVISTOS E DENTRO DO TEMPO PROPOSTO.

  45. EXECUTAR E CONTROLAR • A REFERÊNCIA DO CONTROLE É O PROJETO PLANEJADO • SEU PAPEL É, UMA VEZ QUE AS COISAS NÃO OCORREM DA FORMA COMO PREVISTO, RETORNAR A EXECUÇÃO PARA O CURSO • OU, REPROGRAMÁ-LO!

  46. ATIVIDADES DE EXECUÇÃO -VERIFICAR E VALIDAR ESBOÇO -ATIVAR COMUNICAÇÃO ENTRE OS MEMBROS DO TIME DE EXECUÇÃO -DESENVOLVER A EQUIPE DE EXECUÇÃO -GARANTIR A DISPONIBILIDADE DOS RECURSOS -MOBILIZAR EQUIPES, EQUIPAMENTOS E MATERIAIS -DETALHAR PLANEJAMENTO DE EXECUÇÃO DE TAREFAS -EXECUTAR AS ATIVIDADES PREVISTAS NO PLANO DO PROJETO -ASSEGURAR A QUALIDADE -MONITORAR O USO DOS RECURSOS -DISTRIBUIR AS INFORMAÇÕES -GERAR ALTERNATIVAS DE AÇÃO EM DIREÇÃO AO PLANEJADO -REPROGRAMAR ATIVIDADES Menezes, 2003

  47. CONTROLE -NÃO HÁ O QUE CONTROLAR SE NÃO HÁ PLANEJAMENTO. -NÃO HÁ COMO CONTROLAR SE NÃO HÁ INFORMAÇÃO SOBRE O ANDAMENTO DO PROJETO. -RESPONSABILIDADE É SEMPRE ATRIBUÍDA A UMA PESSOA. -O GESTOR QUE DESEJA CONTROLAR TUDO, TORNARÁ A GESTÃO DO PROJETO UM CAOS.

  48. MECANISMOS DE CONTROLE • ESTABELECER OS PARÂMETROS A SEREM USADOS • DURAÇÃO DAS ATIVIDADES – PREVISTA X REALIZADA • PERCENTUAL DE EVOLUÇÃO DOS TRABALHOS – INCORRIDOS X PROGRAMADOS • GASTOS DE RECURSOS • REQUISITOS PARA ACEITAÇÃO DE ENTREGAS • INDICADORES INTERNOS DE CADA ATIVIDADE • CRIAR SISTEMÁTICAS-PADRÃO PARA REGISTRO • DOCUMENTOS-PADRÃO • MÍDIAS JÁ EXISTENTES NA EMPRESA • SOFTWARE DE GESTÃO DO PROJETO • PROPICIAR ANÁLISE GRÁFICA: REALIZADO X PREVISTO

  49. FIM DO PROJETO RELATÓRIOS DE CONCLUSÃO: • PRESTAÇÃO DE CONTAS • ASPECTOS CONTÁBEIS • REFERÊNCIA: PLANO DE APLICAÇÃO APROVADO • RELATÓRIO TÉCNICO • ATIVIDADES REALIZADAS E ENTREGAS GERADAS – DESCRIÇÃO DA EXECUÇÃO DO PROJETO • REFERÊNCIA: ESBOÇO VALIDADO E REQUISITOS DASENTREGAS

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