RETOS DE LA INDUSTRIA DE EVENTOS LATINOAMERICANA Agosto de 2011

1. RETOS DE LA INDUSTRIA DE EVENTOS LATINOAMERICANA Agostode 2011

2. Redefinir la propuesta de valor en función del Contenido y las necesidades de Networking • Reconocer las oportunidades derivadas de los avances tecnológicos • Aprovechar las sinergias impuestas por la convergencia que se está presentando en la industria • Responder a las tendencias de Internacionalización • Desarrollar y actualizar la Infraestructura en términos de nueva generación • Asumir un compromiso firme con los principios de sostenibilidad

3. Redefinir la propuesta de valor en función del Contenido y las necesidades de Networking Según los estudios realizados por el Profesor JoergBeier, en el Delphi Forecast /2020 y RohitTalwar en el Futuro de la Industria de Eventos/2020, con líderes de la indústria y clientes, encontramos que para lograr ser competitivos , los eventos/ferias deberán asegurarle a los asistentes que allí encontraran contenido de altor valor y espacios de networking. Los eventos mejor calificados por los asistentes están dadas por su entrega de valor en contenido, interacción, uso de tecnología y networking. Loquebuscan mejorar los dueños de eventos son: aumentar las oportunidades de networking, extender el uso del social media, retener y encontrar nuevos patrocinadores y expositores y formas de bajar costos

4. Redefinir la propuesta de valor en función del Contenido y las necesidades de Networking La propuesta de valor que ofrecen los organizadores de la industria debe estar alineada con las nuevas expectativas y requerimientos de los clientes. El contenido en un evento, es generado entre expositores, visitantes, asociaciones y medios, este factor facilita que el evento sea reconocido como el lugar de encuentro del sector. Se reconoce como la plataforma por excelencia para la generación y liderazgo de ideas Convertirse en lideres de contenido, implica crear ideas únicas para la industria, sorprender al cliente y lograr su atención.

5. Redefinir la propuesta de valor en función del Contenido y las necesidades de Networking La propuesta de valor deberá ofrecerle al cliente la posibilidad de encontrar contactos de negocio, espacios para la interacción, plataformas para acceder al conocimiento, ver la innovación y vivir experiencias únicas que facilitan el logro de los objetivos de mercadeo y comunicación de las empresas. (i) Contactos de negocio e interacción, asegurar la generación de contactos cualificados que permiten realizar cruces estratégicos internacionales, nacionales entre oferta y demanda, promoviendo la realización de negocios y la posibilidad de interactuar en formas novedosas, experienciales, de cara a cara entre clientes. (ii) Acceso al conocimiento e innovación, Gestionar eficientemente el conocimiento del mercado, la competencia y necesidades empresariales para convertirlo en oportunidades innovadoras que fortalezcan la generación de contactos. Asegurar áreas de innovación, plataformas comunes de estimulo y acceso a tendencias. Utilizar este contenido de forma que entregue valor los 365 dias del año y fortalecer el vinculo con el cliente. . (iii) Mercadeo y comunicación, los eventos se transforman en herramientas del mercadeo empresarial, donde el mix estratégico confluye en un solo escenario permitiendo el logro de los objetivos comerciales, mercadeo y comunicación de las empresas bajo escenarios vivenciales de valor.

6. Redefinir la propuesta de valor en función del Contenido y las necesidades de Networking No se trata de generar cualquier tipo de contenido, se trata de asegurar que generamos contenido de valor, que provee el conocimiento de tendencias, que promueva el desarrollo de ideas novedosas y sobre todo que permita identificar oportunidades de negocios. Los eventos se transforman en escenarios de experiencias de networking que sorprenden, que renuevan, que construyen las relaciones y facilitan las conexiones entre públicos , antes, durante y después del evento. Debemos ser expertos y entender a la perfección que nos volvemos en proveedores profesionales de habilidades e información. Creamos y lideramos las plataformas de discusión de reflexión y establecemos la plataforma fisica y viva para el encuentro del social media y a la vez recoge e integra las comunidades sociales.

7. Nuevos formatos de liderazgo planeado • Obtener conocimiento acerca de los clientes sobre basándose en información como el presupuesto, los problemas y necesidades individuales de los visitantes. • Más información sobre los intereses de los visitantes a través de sus perfiles en redes sociales, registros RFID en exposiciones anteriores, breves cuestionarios en línea, etc. • Agendamiento de expositores con los visitantes que no conocían. • Los organizadores ofrecerán a los visitantes de las invitaciones más personalizadas, centradas en sus respectivos intereses, grupos de productos, conferencias, etc., incluyendo un agendamiento inteligente (no sólo con los expositores, sino también con otros visitantes). • Ruedas de Negocios: Expositor – Expositor • Coincidencia individual de intereses específicos de visitantes • Organizadores como “asesores o consultores”

8. Reconocer las oportunidades derivadas de los avances tecnológicos El uso de nuevas tecnologías permitirá desarrollar herramientas que soportan y entregan contenido , facilitan la creacion de ambientes y experiencias para el networking y prologan las relaciones y vinculos con el cliente durante todo el año. El uso de la tecnologiamovil – internet se masifica. El uso del RFID se convierte en unaherramienta de identificación y trazabilidad. Las ferias Virtuales se vuelveninstrumentos de complementariedad y de contacto y de transferencia de contenido

9. El internet se transforma en un vehículo no solo para acceder a la información sino que trasciende este rol para permitir que grupos, redes y comunidades se encuentren alrededor de una temática y crean su propio contenido dinámico. Es así que recogen y difunde la información relevante a sus necesidades convirtiéndose en influenciadores en la toma de decisión y de creación de conceptos. Todo este movimiento hace que los organizadores de eventos debamos aprovechar estas cualidades de generadores , transformadores y difusores de contenido para incluirlos en nuestras estrategias de contenido y comunicación. Estas redes necesitan encontrar momentos y espacios de encuentros cara a cara, lo cual le da sentido que sea un evento el lugar de encuentro. Cada dia se conocen mas experiencias de organizadores que han incursionado usando estrategias de contenido que incluyen el uso de las redes sociales, como punto de difusión de noticias del evento, generador de conceptos del mismo y de oportunidades de conocimiento. Lo anterior ha permitido fortalecer y crear mas momentos de contactos y de relación con los clientes antes y despues de las ferias,

10. Aprovechar las sinergias impuestas por la convergencia que se está presentando en la industria Ferias, eventos e industria de mercadeo (competencias complementarias) * Alianzas medios de comunicación, generadores de contenidos y empresas mercadeo

11. Aprovechar las sinergias impuestas por la convergencia que se está presentando en la industria Cada dia se observan mas compañías de medios de comunicación que están sistemáticamente expandiendo su actividad hacia la de eventos, creando unidades independientes con el fin de aprovechar sinergias existentes. Compartir contenido, clientes (BD), optimizar recursos y plataformas para entregar valor y fortalecer las relaciones le dan sentido y ventajas competitivas a estas nuevas unidades. Los eventos son el complemento ideal para ellos, dado que con estos logran entregar a los clientes experiencias vivas que a través de los demás formatos no logran transmitir emociones ni generar con la misma intensidad vínculos de relacionamiento. Esto último, es muy importante porque dia a dia con el avance de la tecnologia cada contacto es mas impersonal lo cual coloca en una posicion ideal a los eventos como momentos únicos de experiencias como ya fue comentado- Es asi que se observa como se ha renovado la participación en el total de industria, al ceder ante empresas de comunicaciones el liderazgo frente a las tradicionales empresas organizadoras de eventos y dueños de recintos. Esta evolución de adquisiciones puede ser aprovechado por los organizadores tradicionales al entablar futuras Alianzas con medios de comunicación como generadores de contenidos y empresas mercadeo y de

12. Aprovechar las sinergias impuestas por la convergencia que se está presentando en la industria Cada dia se observan mas compañías de medios de comunicación que están sistemáticamente expandiendo su actividad hacia la de eventos, creando unidades independientes con el fin de aprovechar sinergias existentes. Compartir contenido, clientes (BD), optimizar recursos y plataformas para entregar valor y fortalecer las relaciones le dan sentido y ventajas competitivas a estas nuevas unidades. Los eventos son el complemento ideal para ellos, dado que con estos logran entregar a los clientes experiencias vivas que a través de los demás formatos no logran transmitir emociones ni generar con la misma intensidad vínculos de relacionamiento. Esto último, es muy importante porque dia a dia con el avance de la tecnologia cada contacto es mas impersonal lo cual coloca en una posicion ideal a los eventos como momentos únicos de experiencias como ya fue comentado- Es asi que se observa como se ha renovado la participación en el total de industria, al ceder ante empresas de comunicaciones el liderazgo frente a las tradicionales empresas organizadoras de eventos y dueños de recintos

13. Responder a las tendencias de Internacionalización En la ultimapublicaciòn del Global Planner Report 2011, del pasadomes de abril, encontramoslassiguientosregionesseleccionadas, lasproyectadaspara el 2011 y 2012 , y los factoresque mas influencian la decision de seleccion de un destino Bajoesteescenarioquedaclaroque America latinaganapresencia, recordaciòncomocontinente y a la vezpresenta el mayor crecimiento en porcentaje. 2pp 4pp 1pp Factoresinfluenciadores ,en el momento de tomar la decisión de seleccion de destino • Hotel y otrasfacilidadesadecuadasparareuniones. • Capacidad del destino • Facilidad de acceso • Seguridad • Distancia de desplazamientospara los asitentes 13pp 0pp 3pp 4pp 7pp Source: Global Planner Report 2011 Souce: Global Planner Report 2011

14. Responder a las tendencias de Internacionalización La internacionalización para la industria ha sido el modelo de crecimiento y de sobrevivencia para algunos organizadores. Los eventos lideres son aquellos que se han consolidado como marcas globales y su alcance a nivel de expositores y compradores es regional y a veces mundial. Estos eventos de marcas globales se pueden “exportar”, lo cual claramente ha conllevado a una importación – exportación de clientes. Se observa un fuerte crecimiento, en mercados emergentes (India, China, Oriente medio y Rusia) mientras que los mercados establecidos pierden participación. La internacionalizacion, ha provocado la llegada de nuevos actores lo cual nos obliga ha fortalecer el mercado doméstico, a incrementar y mejorar la calidad de la capacidad instalada, y en algunos casos diseñar una adecuada política de precios. Nos obliga a repensar los productos y crear estrategias de marca global, debemos asegurar nuestro posición en el mercado domestico, crear alianzas que aporten valor para ser lideres en los sectores propuestos con alcances regionales para ser competitivos.

16. Responder a las tendencias de Internacionalización • La concentración del market share deja ver que los lideres son agresivos en adquisiciones como forma rápida de penetrar nuevas mercados, la administración muy activa del portafolio que permite generar nuevos ingresos y expandirse internacionalmente. • Al igual se observa una tendencia del ingreso de empresas de capital privado en la industria con el fin de fortalecer las actividades de Marketing y Publicidad

17. L A INDUSTRIA FERIAL MUESTRA SEÑALES DE CONSOLIDACIÓN – PARTICIPACIÓN DE LOS 20 OPERADORES FERIALES MAS IMPORTANTES LAS 20 COMPAÑIAS LIDERES CONCENTRARAN EL 48 %Y 52% DEL MERCADO

19. Desarrollar y actualizar la Infraestructura en términos de nueva generación En la diapositiva sobre la importancia de America latina en el sector, quedaron claro los factores influenciadores ,en el momento de tomar la decisión de seleccion de destino para realizar un evento: Hotel y otras facilidades adecuadas para reuniones. Capacidad del destino Facilidad de acceso Seguridad Distancia de desplazamientos para los asitentes Es así, que pensamos que la infraestructura para la industria de los eventos en America Latina debe reinventarse para atender las expectativas y demandas de los operadores y de los clientes internacionales. Debemos consolidar los destinos, encontrar su factor diferencial y volverlo atractivo, ya sea como destino de negocios como de entretenimiento y placer. La alianza estrategica con la ciudad, con los polticas de turismo de negocios y de marketing deben coincidir y complementarse con nuestra estrategia e infraestructura.

20. Desarrollar y actualizar la Infraestructura en términos de nueva generación Los destinos deben ser efectivos, contundentes en su capacidad como generador de experiencias únicas y así lograr mantener su goodwill , credibilidad y promesa de valor. Asegurar que los destinos sean sostenibles es un “must”, no tiene tregua y se debe diseñar la forma de medir estos impactos. Los complejos de convenciones de nueva generación son modernos y emblemáticos, que se caracterizan por la conexión completa entre los componentes y la capacidad de crear una demanda antes inexistente en el área donde se ejecuta el proyecto, promoviendo la reurbanización de la zona mediante la atracción de inversiones adicionales en restaurantes, entretenimiento, oficinas e inmuebles. Es así, que la infraestructura de Complejos de Convenciones se transforman en anclas para la renovación urbana y en una herramienta efectiva de gobierno y politica local. En general, estos complejos están anclados en un centro de convenciones, una sede principal de un hotel y entretenimiento adicional en algunos casos.

21. Desarrollar y actualizar la Infraestructura en términos de nueva generación Las principales características de las sedes principales de dichos hoteles son la integración completa al centro de convenciones, acceso directo a las instalaciones y propiedades de alto nivel con más de 400 habitaciones y salas de conferencias propias. Algunos de estos complejos son definidos “multiusos”, al incluir dentro de ellos otros servicios de comercio, salas de exhibición permanentes, oficinas temporales y en algunos casos actividades tematicas que ayudan a consolidar el destino al contar con un atractivo turístico. En pocas palabras se vuelven mini ciudades en una gran ciudad, que busca atender al cliente internacional de la forma mas efectiva, integrada e integral posible, multiplicando su efecto e impacto en toda la cadena de la industria y promoviendo el desarrollo del destino. A continuación dos ejemplos. Boston, Ottawa.

22. Jones Lang LaSalle Boston, EEUU: Boston Convention & Exhibition Center (BCEC) • Boston Convention & Exhibition Center ha anclado el desarrollo urbano del Distrito del Puerto de Boston, también conocido como el “South Boston Waterfront.” • Propiedad de la Autoridad Convenciones de Massachusetts, BCEC se inauguró en 2003 en una zona principalmente comercial llena de compañías pesqueras, muelles y edificios de fábricas abandonadas. La apertura de la sede principal del hotel Westin Waterfront (794 habitaciones) que conecta al centro de convenciones también ha estimulado el desarrollo de la zona, como el Bank of AmericaPavilion, uno de los lugares de conciertos más grandes de Boston, y el Museo de Arte Contemporáneo, que ha establecido al Distrito del Puerto como un moderno destino cultural y de entretenimiento. La zona también ha atraído el desarrollo de múltiples bienes raíces y modernos rascacielos. • Factores clave para el éxito de este proyecto: el proceso legislativo transparente; un comité de diseño para el sector y un asesor representante de la comunidad; un proceso de toma de tierra que planificó para obtener más tierras de lo necesario y espacio para la sede principal de un hotel; la creación de un distrito financiero que proporcionó un estímulo para el desarrollo de 2 proyectos de negocios frente al mar; una presencia elevada de la ciudad de Boston en la planificación de los esfuerzos; revisión ambiental; y la participación de organizadores de reuniones en el proceso de diseño para garantizar una instalación exitosa y funcional.

23. Jones Lang LaSalle Ottawa, Canada: Ottawa Convention Center • El nuevo Centro de Convenciones de Ottawa fue inaugurado en abril de 2011 en el centro de Ottawa. • El centro sustituye al Centro de Congresos de Ottawa, el cual fue demolido entre 2008-2009, para dar lugar a la icónico edificio de 7 pisos diseñado por Ritchard Brisbin de la firma Brisbin Brook Beynon Architects (BBB Architects). • El Centro de Convenciones es propiedad del gobierno y se ha construido con un costo de CAD $ 170 millones. • Al lado del centro de convenciones está el hotel Westin de 496 habitaciones, que también ha sido completamente renovado y modernizado.

24. Asumir un compromiso firme con los principios de sostenibilidad • La responsabilidad social y ambiental hoy en día ya no esta de moda se transformo en una obligación, en un deber que va mas allá de establecer una postura y se convierte en un compromiso con el planeta. América Latina posee la mayor cantidad de recursos ambientales y debe liderar y cuidar de estos. • La segunda industria del mundo que mas impacta el medio ambiente es la industria del turismo de negocios, (el asistente impacta 5 veces mas cuando viaja) es por esto que los empresarios de la industria estan obligados a comprometerse y demostrar en la actividad la transparencia con que aplican y realizan su actividad de forma que genere el menor impacto ante la sociedad y entorno. • Antes se entendía que asumir este compromiso era un factor diferenciador, hoy en día no solo contribuye con esto, sino que se ha convertido en un requisito demandado por los dueños de los eventos, de forma que sencillamente aquel que no tenga esta política y la pueda demostrar queda fuera de mercado. • Estudios han demostrado que realizar un evento verde puede significar un ahorro sustancial en recursos, al no producir implementos en papel y plástico.

25. Asumir un compromiso firme con los principios de sostenibilidad: Formas de aplicar una politica: • Desarrollo de acciones para contribuir al mejoramiento del entorno y generar un proceso de transformación integral de la ciudad mediante la participación activa del operador • Garantizar una mejor utilización de los recursos naturales y reducir el impacto • Plan de Manejo de Residuos • -Uso eficiente de energía • Sistemas de Ahorro de Agua • Mecanismos de reducción de ruido • Ampliación de áreas verdes • Política de Compras Responsable • Generación de un impacto positivo en la sociedad a través de • Acciones para mejorar la Calidad de Vida de los Empleados • Estrategia Negocios Inclusivos • Apoyo a sectores y proyectos relevantes • Implementación de acciones para mitigar el impacto de los eventos en el medio ambiente mediante la realización de Eventos Verdes. • Generación de espacios para poner sobre la mesa los temas más importantes para el país

26. Gracias

27. Factors influencing the decision to attend in 2020 (%) Imagine your life in 2020, what are the factors that would encourage you to attend live events such as conferences and exhibitions? % of Respondents

28. Competition and trade shows. Imagine the exhibition industry in 2020. Please respond to the following hypotheses : 46.8 % 77.7 %

29. The International Exhibition Industry and Its Future A Delphi Forecast – Reference Year 2020 - Particular Findings - Evolución del proceso de la industria