PRESENTACIÓN

1. PRESENTACIÓN • ¿Quién soy? • Beatriz González Torre • TKEIC + Universidad de Oviedo • beatrizgt@epsig.uniovi.es • Objetivo: • Visión general de los sistemas de información • Pautas gestión • ¿Qué hay en el mercado? ¿Proceso de selección ? • Enfoque: • Útil y práctico – combinar teoría con casos de discusión • Vuestra ayuda • Clases interactivas – preguntar - participar

2. Módulo 1: Sistemas de información en la empresa TEMA 1 – Sistemas de información en la empresa: qué son cuáles son y pautas generales para su gestión TEMA 2 – Sistemas ERP TEMA 3 – Internet y comercio electrónico ESTRUCTURA DE LAS CLASES

3. TEMA 1 Los sistemas de información en la empresa: qué son, cuáles son y pautas generales para su gestión Beatriz González beatrizgt@epsig.uniovi.es

4. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? Principales sistemas en las empresas Un caso práctico Directrices para la gestión de sistemas

5. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? Principales sistemas en las empresas Un caso práctico Directrices para la gestión de sistemas

6. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? ¿Cuáles son los sistemas más comunes en la empresa, quién los utiliza y para qué sirven? Directrices o recomendaciones para afrontar la toma de decisiones en la gestión de los sistemas de información en la empresa

7. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? Principales sistemas en las empresas Un caso práctico Directrices para la gestión de sistemas

8. ¿Qué es un sistema de información? Combinación de personas, hardware, software, redes de comunicación, que reúne datos y transforma y distribuye información dentro de una organización • Hardware – soporte físico • Software – aplicaciones • Red de comunicación – conjunto de equipos (ordenadores o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos que permiten compartir la información Datos ≠ Información Funciones: recoger y procesar datos  distribuir información para el control y la toma de decisiones

9. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? Principales sistemas en las empresas Un caso práctico Directrices para la gestión de sistemas

10. Principales sistemas en la empresa • Imaginemos una empresa que diseña un nuevo producto y veamos todo el ciclo de vida de ese producto ¿quién participa y qué sistemas informáticos utilizará para hacer más fácil su labor? • Vamos a ir analizando las necesidades de información en las distintas fases de ese ciclo de vida, que son: Venta Uso Distribución Diseño Fabricación

11. Sistema PDM CAD (planos, modelos 3D) Programas de cálculo y simulación Ofimática (Excel/Word) Especificaciones Listas de materiales Patentes Ingeniería - I+D Diseña un nuevo producto Gestión de documentación técnica Sistema ERP Compras Buscar proveedores Pedir ofertas Asignar proveedor y precio Proveedor Precio estándar Plazo de entrega Condiciones de pago Gestión de la cadena de suministro: acopio de materiales, fabricación, distribución Rutas de trabajo Herramientas y máquinas Hora/máquina Decidir make to stock or make to order Asignar lugares de almacén Fabricación Diseñar proceso de fabricación: definir rutas, uso de máquinas y herramientas, tiempos en cada tarea Principales sistemas en la empresa Diseño Diseñamos no sólo el producto, sino también su cadena de suministro http://www.youtube.com/watch?v=01csTUfTeBA

12. Principales sistemas en la empresa Diseño Además hay funciones generales que juegan un papel de gran importancia Sistema de gestión de proyectos + Ofimática + acceso PDM y ERP Planning – asignación de tareas Presupuestos – control del coste Ofimática (Actas de reuniones, reporting a la dirección o a los clientes) Emails Gestión Proyectos Coordinación del equipo Seguimiento del proyecto en costes y plazos Sistema ERP Finanzas Contabilidad del proyecto Creación y asignación de centros de coste Gestión de la contabilidad asociada a inversiones y compras

13. Principales sistemas en la empresa Venta Marketing Analizar el mercado Definir segmentos objetivos Desarrollar material para presentar el producto al cliente y campañas de publicidad Previsión de demanda Estudios de mercado Encuestas Catálogos Pedidos Contratos Sistemas CRM + Ofimática + acceso PDM y ERP Comercial Contacto con clientes Gestión de pedidos Asistencia a ferias y eventos para tener relación con otras empresas que puedan ser “partners en las ventas”

14. Principales sistemas en la empresa http://www.youtube.com/watch?v=8K8jTY1XfoU Fabricación Distribución Producción Definir y ejecutar órdenes de fabricación Organizar turnos personal Gestionar almacén Lanzamiento de pedidos de compra en base a necesidad • Generar plan de fabricación (MRP): • Órdenes de compra • Órdenes de fabricación • Actualizar el inventario • Contrato para envío del producto terminado al cliente o al centro de distribución: • Contrato de transporte • Gestión del material de embalajes • Calcular el coste e imputarlo en los libros contables Sistemas ERP Compras Contratación del transporte Finanzas Contabilidad de las actividades productivas

15. Principales sistemas en la empresa Uso Sistemas ERP o CRM y necesitan acceso a sistema PDM para los manuales técnicos y la definición de producto Crean listas de repuestos Gestionan y ejecutan contratos de mantenimiento Gestionan las reclamaciones (necesitan un registro) Post-venta Soporte técnico para productos industriales y gestión de reclamaciones para los de uso común

16. Importancia de la relación entre sistemas para garantizar unicidad y actualización de los datos INTERFACES Principales sistemas en la empresa Resumiendo: Sistemas PDM Datos técnicos de producto - ingeniería Información operaciones – producción / finanzas Sistemas ERP Información del mercado - comercial Sistemas CRM

17. Principales sistemas en la empresa Principales funciones y grandes vendedores en el mercado Sistemas PDM Datos técnicos de producto - ingeniería • Funciones: • Planos, modelos y documentos son guardados en una base de datos: • Numeración automática (evitando duplicación) • Gestión de revisiones y estados de los documentos (en trabajo, aprobado, obsoleto) • Automáticamente rellenados datos del cajetín: creador/aprobador y fechas • Facilidad de búsquedas  se reusa más la información • Control de permisos de acceso en función del rol del usuario y el estado del documento • Gestión de procesos dentro del sistema (workflows) • Características avanzadas de algunos PDM: Gestión de listas de materiales y configuración

18. Principales sistemas en la empresa http://www.youtube.com/watch?v=01csTUfTeBA Principales funciones y grandes vendedores en el mercado Sistemas PDM Datos técnicos de producto - ingeniería • Vendedores en el mercado: • Íntimamente ligados a sistemas CAD: • Pero hay muchísimos otros programas no tan orientados a la integración del CAD y a menudo los ERPs proponen también esta funcionalidad

19. Principales sistemas en la empresa Principales funciones y grandes vendedores en el mercado Sistemas CRM Información del mercado - comercial • Funciones: • Operaciones “Front office”: Base de datos de potenciales clientes, registro de contactos realizados a un cliente, seguimiento de las acciones realizadas • Operaciones “Back office”: gestión de ofertas, facturación, reclamaciones • Gestión del conocimiento: configurador de producto, manuales, plataforma web para compra online • Análisis: previsión de demanda, análisis de datos de reclamaciones/mantenimiento/post-venta, diseño de estrategias de marketing

20. Principales sistemas en la empresa Sistemas CRM Vendedores en el mercado: http://www.youtube.com/watch?v=PhoQvDzALqs

21. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? Principales sistemas en las empresas Un caso práctico Directrices para la gestión de sistemas

22. Objetivos ¿Qué es un sistema de información? Principales sistemas en las empresas Un caso práctico Directrices para la gestión de sistemas

23. Visión Estrategia Estrategia de IT (sistemas) Objetivos de IT Clientes KPIs para IT Competencia Compañía Directrices para la gestión de sistemas • Retos en la gestión de sistemas: • Asegurar que se genera valor con las inversiones realizadas • Asegurar que todas las inversiones en IT a lo largo de una organización están coordinadas y alineadas con la estrategia de la empresa • Las decisiones deben de ser tomadas y frecuentemente y dinámicamente revisadas teniendo en mente el triángulo estratégico:

24. Directrices para la gestión de sistemas • En 1968 Ted Hoff, ingeniero de Intel encontró la manera de poner en un pequeño chip todos los circuitos necesarios para el procesamiento de datos y así surgió el microprocesador • A partir de entonces, asistimos durante décadas a la revolución informática, que modificó totalmente las prácticas empresariales • Algunas empresas obtuvieron grandes beneficios en los primeros momentos de esta revolución por desarrollar algo que los demás no tenían (Fedex, American Airlines) • Pero ¿dónde estamos hoy? • La tecnología evoluciona rápidamente y además se hace más barata • Es accesible a todo el mundo • Deja de ser una ventaja competitiva y se convierte en un factor de producción más (commodity) Las 3 reglas de la gestión de IT de Nicolas Carr

25. Directrices para la gestión de sistemas Las 3 reglas de la gestión de IT de Nicolas Carr Gasta menos Identifica muy bien en qué gastas Hoy es más difícil adquirir una ventaja competitiva a través de inversiones en IT que incurrir en una desventaja Para que las inversiones generen valor deben contribuir al desarrollo de recursos: V - valiosos R - raros, escasos I - difíciles de imitar S - difíciles de sustituir 2. “Sigue” no “Lideres” La tecnología evoluciona tan rápido que cuanto más esperas, más obtienes por tu dinero Herramientas estandar mejor que a medida para facilitar mantenimientos 3. Céntrate en las vulnerabilidades, no en las oportunidades Dependiendo cómo de sensible sea tu negocio a un fallo en los sistemas, debes establecer tu estrategia

26. Directrices para la gestión de sistemas Piensa qué papel juegan los sistemas en tu empresa… ALTA Necesidad de fiabilidad de los sistemas Necesidad de nuevos sistemas ALTA BAJA

27. Directrices para la gestión de sistemas … y decide los principios para la gestión de los mismos en consecuencia ALTA Necesidad de fiabilidad de los sistemas Necesidad de nuevos sistemas ALTA BAJA

28. Directrices para la gestión de sistemas Las 6 decisiones de IT que la alta dirección no debe de dejar en manos de los responsables de IT Estrategia Ejecución

29. TEMA 2 Sistemas ERP Beatriz González beatrizgt@epsig.uniovi.es

30. Objetivos ¿Qué es un sistema ERP? Sistemas ERP en el mercado SAP: módulos y funcionalidad Proceso de implantación de un ERP

31. Objetivos ¿Qué es un sistema ERP? Sistemas ERP en el mercado SAP: módulos y funcionalidad Proceso de implantación de un ERP

32. Objetivos Al final de este tema debemos saber: Qué es un sistema ERP Principales vendedores en el mercado Principales módulos de un ERP (SAP) Riesgos y precauciones si nos enfrentamos al proyecto de implantación de un ERP

33. Objetivos ¿Qué es un sistema ERP? Sistemas ERP en el mercado SAP: módulos y funcionalidad Proceso de implantación de un ERP

34. ¿Qué es un sistema ERP? • El término cadena de suministro hace referencia al flujo de materiales, información, pagos y servicios que engloba todo el ciclo de vida de un producto, desde los proveedores hasta el cliente, pasando por los centros de fabricación y distribución. • En este ciclo se incluyen actividades muy variadas: compras, pagos, movimiento de materiales, planificación y control de producción, almacén y logística, control del inventario • Hay tres flujos importantes en la cadena de suministro: • Flujo de materiales: materias primas, semielaborados, productos terminados, embalajes • Flujo de información: demandas, entregas, pedidos, programación • Flujo financiero: transferencias de dinero – pagos, créditos, etc.

35. ¿Qué es un sistema ERP? Ejemplo: Cadena de suministro industria de juguetes

36. ¿Qué es un sistema ERP? • Un sistema ERP (o sistema de planificación de los recursos de la empresa) es un sistema de información que integra y automatiza las operaciones de una empresa dentro de su cadena de suministro. • Características • Integración • Modularidad  escalabilidad • Adaptabilidad (parametrización)

37. Las funciones de un ERP son: • Reemplazar diferentes paquetes de software por uno único • Garantizar que un dato es introducido sólo una vez en el sistema • Asegurar la integración y transparencia. El dato introducido y la información derivada a partir de ese dato, estará disponible para todos los departamentos de la empresa de forma automática y en tiempo real • Las consiguientes ventajas: • Transparencia: visión global de los procesos, superando barreras entre departamentos • Reducción de coste por ahorro de tiempo y reducción de errores debido a: • - mejora de las herramientas de control • - mejora de las herramientas para el análisis y la toma de decisiones • - se evitan las duplicidades en la entrada de datos • - se automatiza a actualización de la información en tiempo real a partir de los datos introducidos • Reducción del tiempo de entrega de un pedido  mejora imagen de cliente  + ventas • Reducción de costes de mantenimiento de sistemas

38. Objetivos ¿Qué es un sistema ERP? Sistemas ERP en el mercado SAP: módulos y funcionalidad Proceso de implantación de un ERP

39. Sistemas ERP en el mercado Un poco de historia … SCM, CRM, comercio electrónico Coordinación e integración de todas las funciones y flujos Fabricación: taller, distribución, finanzas, proyectos, rrhh, ing. Necesidad de materiales MSP Soluciones a medida

40. Sistemas ERP en el mercado http://www.youtube.com/watch?v=urNzyd_UgOg&feature=related Líder indiscutible SAP R/3  SAP ECC Baan Navision Microsoft Dynamics Oracle PeopleSoft

41. Objetivos ¿Qué es un sistema ERP? Sistemas ERP en el mercado SAP: módulos y funcionalidad Proceso de implantación de un ERP

42. SAP: módulos y funcionalidad SAP = sistemas, aplicaciones y productos Creada en 1972 por 5 empleados de IBM Crece hasta convertirse en líder del mercado ERP mundial Sede en en Walldorf, Alemania

43. SAP: módulos y funcionalidad Finanzas Logística Recursos Humanos Multiaplicación

44. SAP: módulos y funcionalidad Finanzas • Funciones financieras y contables, para la gestión de datos y la generación de informes de soporte a la toma de decisiones. • Todo tipo de empresas, desde PYMEs hasta multinacionales, permitiendo que usuarios de diferentes paises y con diferentes monedas puedan usar el sistema al mismo tiempo y en su propio idioma. • Principales módulos del área financiera: • FI: contabilidad general • CO: contabilidad de costes o analítica • EC: controlling empresarial • IM: gestión de inversiones • TR: tesorería

45. SAP: módulos y funcionalidad Finanzas FI: contabilidad financiera  Orientado a generar documentos contables externos Submódulos:FI-GL, FI-AR, FI-AP, FI-AA, FI-LC CO: controlling  conocer estrucuctura de costes de la empresa y los factores que influyen en ella para la toma de decisiones  contabilidad interna Submódulos: CO-OM, CO-PA, CO-PC, CO-ABC EC: controlling empresarial  visión de cifras clave para el controller Submódulos: EC-EIS, EC-MC (IM: gestión de inventarios  para planificar la cartera de proyectos) TR: tesorería  gestión de recursos de caja en base a las necesidades logísticas y la información financiera Submódulos: TR-CM, TR-FM, TR-TM, TR-MRM

46. SAP: módulos y funcionalidad Logística • Mayor grupo de aplicaciones dentro de SAP • Aportan utilidades para gestionar la cadena de suministro completa: desde el aprovisionamiento de materiales hasta la entrega del producto al cliente • Los principales módulos son: • LO: general logistics o logística general • MM: material management o gestión de materiales • PM: plant maintenance o mantenimiento de planta • PP: production planning o planificación de la producción • QM: quality amangement o gestión de la calidad • SD: sales and distribution o ventas y distribución • PS: project system o gestión de proyectos

47. SAP: módulos y funcionalidad Logística LO: logística general  estado logística y previsiones cadena de suministros • LO-MD: gestión de datos maestros • LO-VC: configuración de variantes • LO-ECH: cambios de ingeniería MM: gestión de materiales  adquisición, aprovisionamiento, planificación de necesidades, gestión de inventarios, gestión del almacenamiento físico y verificación de facturas • MM-PUR: compras. • MM-IM: gestión de inventarios- control de niveles de stock. • MM-WM: gestión de almacenes – ubicaciones y optimización de rutas • MM-IV: verificación de facturas – recibido=pedido  pago • MM-CBP: planificación de necesidad basada en consumo • MM-EDI: interfaz electrónica de datos. Intercambiar datos de material automáticamente con otros miembros de la cadena de suministro.

48. SAP: módulos y funcionalidad Logística PM: Solución a los problemas operativos y de mantenimiento de equipos y control de plantas PP: Solución a necesidades de la planificación de recursos de fabricación (MRPII) y el sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP) El elemento central es la orden de fabricación, con el siguiente ciclo de vida Creación  materiales, cantidades, operaciones y capacidad necesaria Liberación  chequeo del stock y la capacidad Notificación  trabajo hecho  se actualiza información logística y contable PS: Planificación de proyectos (Grafo, PEP) QM: Gestión de calidad (control de material entregado y recibido) SD: Ventas y distribución  soporte a ventas, gestión de los pedidos de cliente, entrega, transporte, comercio exterior, facturación y sistema de información de ventas

49. SAP: módulos y funcionalidad RR.HH • Ayuda a gestionar todas las actividades de recursos humanos, desde el reclutamiento de personal hasta la elaboración de nóminas, control de tiempos y desarrollo de planes de carrera • Dispone de dos áreas principales de aplicación: • PA: personal administration o administración de personal • PD: personal development o desarrollo y planificación de personal

50. SAP: módulos y funcionalidad Finanzas Logística Recursos Humanos Multiaplicación