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Estudo e Distribuição do Trabalho. Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT. QDT - Introdução. Atribui-se ao termo organização uma série de idéias:
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Estudo e Distribuição do Trabalho Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT
QDT - Introdução Atribui-se ao termo organização uma série de idéias: • Sistema de comportamento de todos os participantes, incluindo relações formais e informais, relativos aos comportamentos individuais e grupais dos indivíduos que dela participam;
QDT - Introdução • Empreendimento, com objeto e objetivos próprios, criado para realizar missões; • Função do processo administrativo, isto é, agrupamento de atividades necessárias para se atingir os objetivos da empresa. Entretanto, não basta saber que existem atividades que devem ser feitas para que a empresa atinja seus objetivos.
QDT - Introdução É necessário estabelecer um paralelo com todas as atividades executadas, suas características, similaridade, etc.. Portanto, a organização expressa um meio de agrupar as atividades necessárias para a consecução dos objetivos, distribuí-las em unidades organizacionais, com autoridade para executá-las e responsabilidade pela eficiência e eficácia da execução.
QDT - Definição Ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente. Ou seja, sua finalidade é avaliar a distribuição das atividades entre setores e as tarefas individuais de cada funcionário, tendo como instrumento básico o QDT.
QDT - Objetivos • Distribuir, de forma balanceada, entre as unidades organizacionais, as tarefas; • Redistribuir, de forma criteriosa e racional, as tarefas existentes; • Funcionar como ferramenta de estudo da situação atual e de mudança para a situação desejada, quando da racionalização organizacional.
QDT - Objetivos • Obtidos pelo uso da ferramenta • Identificar as atividades que consomem o tempo de cada um dos funcionários. • Identificar as atividades que consomem o maior tempo de cada um dos funcionários. • Definir quem faz o quê. • Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica no trabalho.
QDT - Objetivos B. Derivados a partir de sua análise: • Definir a atividade mais importante. • Estabelecer o fluxo da atividade principal. • Verificar a fluência e continuidade da atividade principal. • Identificar superposições de tarefas. • Detectar sobrecarga ou ociosidade.
QDT – Fases da Análise • Definição das tarefas individuais (definir quem faz o quê e com que freqüência) • Relacionar, por funcionário,o que faz, com que freqüência e quanto tempo gasta no trabalho. • Preencher o formulário durante entrevista com o funcionário.
QDT – Fases da Análise B. Consolidação das Atividades Após identificação das tarefas, deve-se agrupá-las em atividades: • Grupos de Atividades de Menor Importância: - Aquelas que não precisam ser enumeradas individualmente – grupo denominado “diversos”.
QDT – Fases da Análise • Grupos de Atividades de Maior Importância: • Atividades mais relevantes, relacionadas com o atendimento das principais necessidades empresariais. Qualificam, caracterizam e definem a nomenclatura das unidades organizacionais e dos cargos nos quais os funcionários estão alocados. Uma vez consolidadas as informações forma-se o conteúdo do Relatório de Consolidação de Atividades.
QDT – Fases da Análise C. Elaboração do QDT O QDT é uma ferramenta que possibilita: • Visão panorâmica das tarefas executadas; • Análise comparativa tarefas x funcionários; • Análise comparativa duração das tarefas; • Capacidade profissional x eficiência; • Equilíbrio volume trabalho executado; • Grau de especialização das tarefas;
QDT – Fases da Análise • Critério utilizado na distribuição do trabalho: natureza, similaridade ou complementaridade das tarefas; • Existência de tarefas dispersas e/ou desconexas entre vários executores; • Análise de forma global da distribuição do trabalho entre funcionários; • Estabelecimento da situação ideal, racionalizando a distribuição de tarefas.
Análise do QDT Questões com relação a: • Capacidade Profissional: a.1 – Quanto ao equilíbrio entre capacidade profissional dos funcionários x tarefas; a.2 – Quanto ao manuseio de máquinas, equipamentos, ferramentas, etc. a.3 – Quanto à necessidade de treinamento.
Análise do QDT b) Concentração das Tarefas x Especialização dos Funcionários: b.1 – Quanto à concentração de tarefas; b.2 – Quanto à especialização de funcionários. c) Compatibilidade das Tarefas Executadas: c.1 – Quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos funcionários; c.2 – Quanto à conveniência de se atribuírem aos funcionários tarefas não compatíveis.
Análise do QDT d) Equilíbrio de Trabalho dos Funcionários: d.1 – Quanto à carga de trabalho de cada funcionário; d.2 – Quanto às tarefas cíclicas; e) Duração de Tarefas e Atividades: e.1 – Quanto ao tempo consumido; e.2 – Quanto ao equilíbrio entre tempo gasto, atividades e importância da execução das tarefas;
Análise do QDT e.3 – Quanto à prioridade de execução das tarefas; e.4 – Quanto aos tempos desnecessários ou mortos; e.5 – Quanto à duração do relacionamento formal. f) Participação relativa das tarefas no total do tempo gasto pelos funcionários: f.1 – Quanto à participação relativa das tarefas f.2 – Quanto à distribuição das tarefas
Resumindo a Análise • Que atividades tomam mais tempo? • Existe esforço mal empregado? • Estão as aptidões/qualificações adequadas? • Existem funcionários executando várias tarefas desconexas? • Existem funcionários super-especializados? • Existem funcionários executando a mesma tarefa? • Está o trabalho distribuído eqüitativamente?
Vantagens • Visão imediata das atividades executadas e de quem as executa; • Facilita a análise comparativa da participação de cada integrante no todo; • Aponta imediatamente desequilíbrio na distribuição das tarefas; • Fácil aplicação, entendimento e uso.
