L’appui aux acteurs de la fonction RH

1. @doc RH L’appui aux acteurs de la fonction RH COPIL du 02 avril 2010

2. Ordre du jour Les @doc Les bases de connaissances @doc Les grandes caractéristiques Les extensions en cours@doc RH Etude de l’existant et des besoins Clef DOCINFOR Les instances Les acteurs du projet Les circuits Planification des travaux

3. 1. Les @doc

4. Les bases de connaissances @doc Un peu d’histoire Les grandes caractéristiques « @doc » Les principaux résultats Les extensions en cours

5. Un peu d'histoire • L’analyse des besoins (en 2001… ) - Dans le cadre d’un chantier institutionnel • Une analyse des besoins en accompagnement et formation des techniciens-conseil CAF avec l’appui de 7 CAF de la région Rhône-Alpes • L’urgence de disposer d’un appui documentaire qui regroupe l’ensemble des informations utiles en situation de travail.

6. Un peu d'histoire • La construction d’une maquette (2002-2003) L’assemblage de compétences : • Un pédagogue ; • Un expert législation et contentieux. • Des techniciens détachés des organismes en charge de la « modélisation par les usages » Un aller-retour permanent durant 6 mois avec : • les 7 Caf du diagnostic ; • 24 Caf expérimentatrices. Une évaluation soutenue (grille, enquêtes, entretiens, etc.)

7. Un peu d'histoire • La construction de l’architecture institutionnelle (2004) • Dispositif de production • Circuits de validation • Modalités de publication • Gestion des retours « clientèle » • La généralisation (2005) • Communication. + ou - 70 présentations • Appui au déploiement

8. Les grandes caractéristiques d'@doc • Une documentation métier • Intégrée au poste de travail ; • Directement utilisable en situation de contact avec les usager • Une page par écran (le plus souvent possible.. ) ; • Une taille de police de caractère adaptée ; • Une navigation facilitée : 3 « clics » ou moins d’une minute • Actualisée en continu, fiabilisée et adaptable localement. • Publication hebdomadaire ; • validée par la Direction des prestations ; • Intégration de notes locales.

9. Les résultats • @doc est généralisé à : • L’ensemble des organismes : Caf , Cnaf, Cnedi, Certi, PRM, structures de formation, CRFP, • Des gains pour : • Les allocataires • Fiabilité des réponses ; • Complétude des réponses ; • Appui à l’orientation. • Les agents • Plus de sécurité ; • Plus d’autonomie ; • Une « reconnaissance du métier » • Les organismes • Cohérence de l’information distribuée • Homogénéisation des pratiques • Gains en gestion estimé à « 150 ETP ».

10. Les extensions en cours • Les autres @doc • En cours : Contentieux, formation, action sociale collective • En relance : RH, • En lancement : Budget/compta • Aux partenaires • Conseil général, CCAS, • CIRA-3939-documentation française, service-public.fr • Dans d’autres contextes • Aide en ligne de consultations : Rsa, simulation Paje, etc.

11. 2. @doc RH ?

12. Objectifs et principes • Objectif : • Mettre à disposition des acteurs de la fonction RH et principalement des Techniciens RH, l’ensemble de la documentation (informations législatives, pratiques, outils,… ) nécessaire à leur activité; • Mieux gérer les connaissances et harmoniser les pratiques; • Sécuriser les processus ; • Faciliter l’évolution des organisations.

13. Les caractéristiques: une documentation à 2 niveaux • Une partie nationale commune à toutes les CAF Nationale SI - doc Les @doc Les partenaires Les Organismes Les formations Les aides en ligne Les notes locales Locale • Une partie locale aux contenus spécifiques à chaque CAF

14. Etude de l'existant et des besoins

15. Objectif de l'étude sur l'existant et les besoins • Une étude menée par le cabinet Parker Williborg pour le compte de l’UCANSS (2008) • Rappel des objectifs prioritaires de l’étude : • Recenser les pratiques opérationnelles des techniciens RH et les besoins en terme de documentation associée, • Recenser les différentes natures de contenus à gérer dans l’application, la répartition de ces contenus par sources et producteurs, • Recenser et structurer des événements associés à l’utilisation de la documentation RH.

16. Démarche de l'étude sur l'existant et les besoins • Rappel de la démarche effectuée pour réaliser cette étude : • Etape 1 : Prise de connaissance du contexte et du projet • Démarche : • Entretiens avec les chefs de projet, prise de connaissance des documents existants • Etape 2 : Cartographie documentaire, analyse des usages et des besoins • Démarche : • Entretiens avec les producteurs et administrateurs de la documentation RH • Entretiens avec les utilisateurs

17. Cartographie des documents

18. Cartographie des documents

19. Résultats de l'étude sur les besoins • Perception des personnes rencontrées dans le cadre de cette étude : • @docRH : Une nécessité au regard des sources d’informations actuellement disponibles, • L’approche « par les pratiques professionnelles » et la maquette actuelle de l’outil sont très bien perçues et correspondent aux attentes des utilisateurs, • Le projet apparaît néanmoins comme très ambitieux au regard de son périmètre, • Plusieurs interrogations sont émises sur le calendrier de réalisation et sur les conditions de mise à jour des contenus une fois le système opérationnel. • Population ciblée d’après l’étude : • Techniciens RH, • Cadres RH, • Responsables RH, • Comptables chargés de la vérification des paies et des frais.

20. Etat d'avancement du projet

21. Avancées du projet • La CAF de Vaucluse est engagée en qualité de maîtrise d ’œuvre sur le projet @docRH depuis fin 2006. • Entre septembre 2006 et mars 2009, la CAF de Vaucluse a consacré 327 jours/homme pour l’écriture des situations événements. • Les situations événements à ce jour sont au nombre de 56 sachant que certaines d’entre elles nécessitent aujourd’hui une mise à jour législative (exemple : les instances du personnel écrites en 2007  mise à jour à faire par rapport à la loi d’août 2008.

22. Avancées du projet • Sur ces 56 fiches événements : • 48 ont fait l’objet d’une analyse par le groupe miroir constitué à l’époque de caisses des différentes branches. • 7 réunions de travail avec le groupe miroir ont été réalisées. • Parmi ces 48 fiches, 31 ont été validées juridiquement par l ’UCANSS. • Toutefois, l’ensemble des fiches événements sera revisité par la CAF compte tenu de la mise en ligne toute récente (message du directeur de l’UCANSS le 29/03/2010) du nouveau guide d’administration du personnel. • Indépendamment de cette mise à jour, la CAF de Vaucluse a repris la production de nouvelles fiches événements

23. LES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITES

25. LES SITUATIONS EVENEMENTS A VENIR

29. Clef

30. Clef • Un projet inter branche piloté par la CNAF et l ’Ucanss, • Accompagner la mise en œuvre de l ’accord de branche de juin 2005, portant sur la réforme de la formation professionnelle, • Une démarche similaire à @doc métiers du service (branche famille) privilégiant une approche par événements, • Mise en ligne en juin 2007. Des retours positifs des utilisateurs, • Mises à jour en cours mais… • Des interrogations sur l ’avenir de l ’outil.

31. Clef • @docrh, volet formation: adaptation de CLEF (cnaf, caf de la Manche), • 9 événements formation intégrés, • Des rubriques à compléter, • Nécessité d ’avoir des retours d ’autres Caf…

32. Point sur DOCINFOR

33. DOCINFOR • Le programme documentaire GRH du dispositif de gestion DocInfor [DSI de la BF (branche famille)] livre : • Aux organismes (nationaux et/ou régionaux et/ou locaux) de la BF • De la BR (branche recouvrement) • L’ensemble de la documentation liée au fonctionnement des logiciels du dispositif GRH (applications GRH, GRH Notes, simulation budgétaire) + certaines informations spécifiques (Catalogue des règles de ‘valorisation’ et de ‘cotisation’, Catalogue des produits RH, catalogue des chaînes de traitement, spécificités de branche, etc.)

34. DOCINFOR • Offre documentaire normalisée accessible depuis les supports de publication du dispositif documentaire DocInfor • Base lotus DocInfor pour la BF • Base HTTP Extranet DocInfor dédiée à ce jour principalement à la BR (extraction sélective des documents GRH publiés dans la base Lotus DocInfor de la BF) • Contenus documentaires exploitables • Directement par les organismes via accès direct sur les bases documentaires livrées par la DSI de la BF (livraison des contenus sous formats bureautiques à ce jour Word, Excel,…) • Par le dispositif @docRH : • Exploitation direct des contenus pour livraison via ce support • Enrichissement possible en valeur ajoutée métier / segments de contenus, compilation de contenus pour approche par événements par exemple,…

35. Doc de version Doc de référence Doc de recette DOCINFOR

36. Les instances

37. COPIL : composition et missions • Composition : • Animateurs, pilotes (DRHGEP, DR), • RRH CAF, • Représentants RH du réseau CERTI et des principaux partenaires. • Missions : • Définir les orientations du projet, • Fixer et suivre les grandes échéances du déroulement du projet, • Veiller au respect des principes définis, • Porter le projet au sein du réseau, • Piloter le bilan du projet et la généralisation de l’outil. • Réunions : Tous les 4 mois environ jusqu'à fin 2011

38. Groupe miroir : composition et missions • Composition : • Agents représentant les principaux métiers du processus, • CAF des différentes régions impliquées dans la démarche d’amélioration de la gestion des Ressources Humaines : Avignon, Avranches, La Rochelle, Lille, Paris, Lyon, Nantes, Dignes, 2 Caf (en cours), et CRFP Toulouse. • Missions : • Valider les pratiques proposées et rédigées par la CAF d'Avignon (et la CAF d'Avranches pour la partie formation), • Apporter son concours pour capitaliser des outils ou pratiques développées dans certaines CAF, • Tester et expérimenter les produits livrés. Le membre du groupe miroir a une bonne connaissance des pratiques professionnelles sur l'ensemble du domaine RH et est à même de solliciter les personnes référentes sur d'éventuelles activités spécialisées et sur le domaine formation.

39. Les principales instances

40. Les acteurs du projet

41. Les acteurs • Piloter, coordonner, organiser, superviser, communiquer, • Coordonner, accompagner. • Recenser les besoins, concevoir, partager, produire les contenus, • Assurer une cohérence d’ensemble. • Partager le diagnostics, valider les contenus produits par la MOE, • Assurer la cohérence et la qualité des intégrations techniques, concevoir le prototype. • Rédaction de différents contenus par diverses équipes ou contributeurs CAF, PRM, CERTI, services de la CNAF… • Valider sur un plan technique et réglementaire, • Mettre à disposition les informations techniques et réglementaires, • Tester les maquettes. • Une Maîtrise d’ouvrage : • Pilotes du projet : Françoise Bonnet (DRHGEP), Yves Hirrien (DRS), • Équipe projet : Nathalie Thomas-Chauveau (DRHGEP), Jocelyne Leydet (CAF Avignon), Gilles Brabant (CAF Yvelines), Christophe Langlois (CAF Avranches). • Une Maîtrise d’œuvre : • CAF Avignon et CAF Avranches • Une équipe d’appui pour tous les aspects de documentation dématérialisée : • Équipe @doc : Correspondant auprès de la DSI (outils informatiques nécessaires, processus de circulation de l’information, appui aux CAF sur les aspects techniques,…), • Groupe miroir • Des validateurs juridiques • UCANSS et FAF • Des groupes utilisateurs • CAF

42. Les circuits

43. Circuit de validation projet @docRH COPIL : Cadrage Détermination des lots Aide préparation Cadrage et détermination des lots UCANSS / CNAF DDRH Publication sur site de la maquette CAF Avignon CAF Avranches Groupe miroir Validation juridique CCNT , Droit travail sous 15 jours Validation UCANSS FAF Ajustements Validation juridique Droit Formation sous 15 jours Suivi Processus (Nathalie Thomas-Chauveau) Prototype pour expérimentation

44. Planification des travaux

45. Le calendrier prévisionnel du projet Mise à disposition

46. DES QUESTIONS ? ? ? ? ? ? ? ?