Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhed bips konference 26. september 2011

1. Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhedbips konference 26. september 2011 Beskrivelsesværktøj

2. Implementering af bips beskrivelsesværktøji din virksomhed Dette er en forandringsproces som skal håndteres som en hver anden forandringsproces

3. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning Implementering Opfølgning • Planlægning: • Klare mål • Vigtige overvejelser • Implementeringsform • Implementering: • Anskaffelse • Eksisterende beskrivelser • Tilpasning • Uddannelse • Opfølgning: • Erfaringer og bestpractice • Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser

4. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Klare mål • Vigtige overvejelser • Implementeringsform • Mål kan fx være • Krav fra bygherre eller samarbejdsparter • Anerkendt struktur i branchen • Større produktivitet • Ens beskrivelser • Bredere struktur • Altid opdaterede beskrivelser • Mindre vedligeholdelse • Mere decentral udarbejdelse • Større grad af genbrug • Godt gennemarbejdede beskrivelser også på områder, der ikke er virksomhedens kerneområder • Lettere erfaringsopsamling • Lettere indføring af nye medarbejdere

5. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Klare mål • Vigtige overvejelser • Implementeringsform • Vigtige overvejelser: • Fælles principper for anvendelse • Fælles mind set • Guldkornene fra eksisterende beskrivelser • Undervisning • Nye arbejdsprocesser

6. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Klare mål • Vigtige overvejelser • Implementeringsform • Overordnet Implementeringsansvarlig • Fagansvarlige • Uddannelse af nøglepersoner • Start med et eller få projekter • Udpeg et ”bestpractice” projekt • Uddan medarbejdere løbende • Udarbejd retningslinjer

7. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse • Eksisterende beskrivelser • Tilpasning • Uddannelse

8. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse • Eksisterende beskrivelser • Tilpasning • Uddannelse • Eksisterende beskrivelser indeholder viden og erfaringer fra tidligere projekter. Dette kan være guldkorn, men de indeholder også: • Teksten som står i basisbeskrivelse/byggesagsbeskrivelsen • Sprogblomster uden betydning • Lommejuridiske helgarderinger • ”Hvad man ikke må” og ikke ”hvad man skal gøre” • Disse skal slettes inden man flytter noget til bips beskrivelsesværktøj

9. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse • Eksisterende beskrivelser • Tilpasning • Uddannelse • Firmatilpasninger: • Layout (sidefod, sideopbygning, sidehoved) • Adgang til bips paradigmer fra virksomhedens intranet • Best practice • Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser

10. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse • Eksisterende beskrivelser • Tilpasning • Uddannelse • Uddannelse: • Generelle kurser • Firmaspecifikke kurser • Uddannelse lige inden anvendelse • Emner: Grundlæggende principper, hierarki, Byggesagsbeskrivelse og arbejdsbeskrivelser, kapitel 1-3 og bygningsdelsbeskrivelser, hjemmesiden

11. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Opfølgning: • Erfaringer og bestpractice • Ændrede arbejdsprocesser • Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser • Husk opfølgning. • Opfølgning er altid en udfordring, da det kræver ekstra ressourcer, der ikke altid er tilstede. • Løbende justering af principper for anvendelse • Sprede nye gode arbejdsprocesser

12. Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhedbips konference 26. september 2011 Beskrivelsesværktøj

13. Implementering af bips beskrivelsesværktøji din virksomhed Dette er en forandringsproces som skal håndteres som en hver anden forandringsproces

14. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning Implementering Opfølgning • Planlægning: • Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet • Vigtige overvejelser • Vælg implementeringsform • Implementering: • Anskaffelse af værktøjet • Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden • Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj • Uddannelse af medarbejder • Opfølgning: • Opsaml erfaringer og udgiv bestpracticeeksempler på beskrivelser • Opbyg kataloger med gode eksempler på bygningsdelsbeskrivelser

15. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Sæt klare mål hvorfor I skal implementere værktøjet • Vigtige overvejelser • Vælg implementeringsform

16. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet • Vigtige overvejelser • Vælg implementeringsform • Mål kan fx være • Opfylde krav fra bygherre eller samarbejdsparter • Brug af anerkendt struktur i branchen • Større produktivitet • Ens beskrivelser i virksomheden uanset hvem der har skrevet • Bredere struktur på informationer også på tværs af projektmaterialet • Mindre vedligeholdelse af indholdet i beskrivelser • Mere decentral udarbejdelse af beskrivelser • Større grad af genbrug • Altid opdaterede beskrivelser • Få godt gennemarbejdede beskrivelser også på de områder, der ikke direkte er virksomhedens kerneområder • Lettere erfaringsopsamling på tværs af projekter • Lettere indføring af nye medarbejdere • Undgå at den dybde tallerken bliver opfundet på hvert nyt projekt

17. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet • Vigtige overvejelser • Vælg implementeringsform • Vigtige overvejelser kan være: • Skal der opstilles fælles principper for anvendelse af bips beskrivelsesværktøj og opbygning af beskrivelser fx hvorledes informationer fordeles mellem kapitel 2/3 og bygningsdelsbeskrivelserne • Skal der opbygges fælles mind set om hvordan processen er med at skrive en beskrivelse • Hvordan bliver guldkornene trukket ud af de eksisterende beskrivelser • Skal der foretages undervisning af medarbejderne • Hvilke nye arbejdsprocesser kommer med indførelsen af bips beskrivelsesværktøj og hvordan udnyttes de bedst

18. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet • Vigtige overvejelser • Vælg implementeringsform • Vigtige overvejelser: • Fælles principper for anvendelse • Fælles mind set • Guldkornene fra eksisterende beskrivelser • Undervisning • Nye arbejdsprocesser

19. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Planlægning: • Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet • Vigtige overvejelser • Vælg implementeringsform • Mulige implementeringsformer: • Udpeg en implementeringsansvarlig, der skal fastholde retning, fokus og foretage erfaringsopsamling • Udpeg en eller flere personer, der står for implementering af de enkelte fagområder • Uddannelse af nøglepersoner først • Udvælg et projekt til at starte med som anvendes som forbillede • Uddan medarbejdere efterhånden som det implementeres på projekterne • Udarbejd retningslinjer for hvordan bips beskrivelsesværktøjet anvendes

20. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse af værktøjet • Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden • Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj • Uddannelse af medarbejder

21. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse af værktøjet • Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden • Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj • Uddannelse af medarbejder • Eksisterende beskrivelser indeholder viden og erfaringer fra tidligere projekter. Dette kan være guldkorn, men det er som regel også noget af nedenstående: • Gentagelse som teksten i basisbeskrivelse/byggesagsbeskrivelsen allerede dækker • Diverse sprogblomster, hvor det aktuelle indhold ikke vejer så meget • Lommejuridiske helgarderinger som enten er dækket af AB92 eller som alligevel ikke holder, hvis det kommer til en strid • Hvad man ikke må, mere end hvad man skal gøre • Disse skal fjernes inden man flytter noget til bips beskrivelsesværktøj

22. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse af værktøjet • Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden • Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj • Uddannelse af medarbejder • Firmatilpasninger af værktøj eller supplerende materiale • Tilpasning af layout (sidefod, sideopbygning, sidehoved) • Direkte adgang til bips paradigmer fra virksomhedens intranet • Opbygning af ”bestpractice” eksempler på beskrivelser • Opbygning af kataloger med bygningsdelsbeskrivelser (genbrug)

23. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Implementering: • Anskaffelse af værktøjet • Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden • Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj • Uddannelse af medarbejder • Uddannelse af medarbejder kunne være: • Generelle kurser i bips beskrivelsesværktøj • Firmaspecifikke kurser med bips- og interne undervisere • Uddannelse skal helst ske lige inden værktøjet skal anvendes • Emner på et kursus er: Grundlæggende tanker og principper, hiraki, Byggesagsbeskrivelse og arbejdsbeskrivelser, kapitel 1-3 og bygningsdelsbeskrivelser, hjemmesiden

24. Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj • Opfølgning: • Erfaringer og bestpractice • Ændrede arbejdsprocesser • Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser • Husk opfølgning. • Opfølgning er altid en udfordring, da det kræver ekstra ressourcer, der ikke altid er tilstede. • Løbende justering af principper for anvendelse • Sprede nye gode arbejdsprocesser