Einführung in die Transaktionsverarbeitung

1. Transaktionen Einführung in die Transaktionsverarbeitung

2. Überblick • Der Ausdruck Transaktionsverarbeitung beschreibt alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die täglichen Prozesse einer Organisation zu bewältigen.

3. Lernziele • Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb. • Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeß-systems. • Design und Entwicklung eines doppischen Rechnungswesen-Systems.

4. Lernziele • Codierung in Geschäftsprozeßsystemen (insb. Codierung eines Kontenplans). • Gesetzliche Formular-Design- und -Aufbewahrungserfordernisse.

5. Lernziel 1 Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

6. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb 1 7 Bestell-Annahme Lager 2 8 3 Kunde Fakturierung Produktion 4 9 5 Mahn- wesen Produktions- Planung 6

7. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb Versand Lager 14 11 Kunde 12 13 10 Produktion Fakturierung 15 16 Produktions- Planung

8. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb 20 Einkauf Wareneingang 19 17 Produktion Lieferant 22 21 24 23 18 Lohnverrng. Kreditoren 25

9. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb Lohnverrng. Kreditoren 27 Kunde Mitarbeiter 29 28 26 Mahn- wesen Rechnungs- wesen 30

10. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb Wareneingang 31 Lager

11. Transaktionszyklen und Anwendungssysteme • Obwohl keine zwei Unternehmen exakt gleich funktionieren, existieren in den meisten Unternehmen die gleichen Transaktionszyklen.

12. Transaktionszyklen und Anwendungssysteme • Die operativen Transaktionsflüsse können den einzelnen Geschäftsprozessen zugeordnet werden. • In den meisten Unternehmen existieren Bestell-, Fakturierungs-, Mahn- und noch zahlreiche andere Prozesse.

13. Transaktionszyklen und Anwendungssysteme Gliederung der Transaktionsflüsse nach den wichtigsten Unternehmensprozessen Prozeß Verkauf Beschaffung Produktion Infrastruktur 1-7 17 8-9 25 10-11 19-24 12-13 29-30 14 26-28 15-16 31 18

14. Lernziel 2 Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeßsystems

15. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems • Aus welchen Bausteinen besteht ein Transaktionssystem? • Inputs • Verarbeitung • Speicherung • Outputs

16. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems • Beispiele für Inputs: • Kundenbestellungen • Versandpapiere • Rechnungen • Einkaufs-Bestellungen • Zeitaufschreibungen von Mitarbeitern

17. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems • Bei der Verarbeitung werden Geschäftsdaten in Journalen und Registern dauerhaft gespeichert. • Journale dienen der Speicherung finanzieller Rechnungswesendaten. • Register werden zur Speicherung anderer Daten, welche nicht unmittelbar mit dem finanziellen Rechungswesen in Zusammenhang stehen, verwendet.

18. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems • Spezialjournale (Nebenbücher) erfassen ähnliche, regelmäßig wiederkehrende Transaktionen. • Beispiele für Nebenbücher: • Verkaufsjournal • Einkaufsjournal • Kassabuch

19. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems Belege Kassa-Eingangs-journal Kassa-Ausgangs-Journal Grundbuch Einkaufs-Journal Verkaufs-Journal

20. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems • Saldenlisten bzw. Dateien nehmen die Daten in händischen bzw. Computerunterstützten Systemen auf. • Saldenlisten stellen die (Zwischen-)Ergebnisse der finanziellen Transaktionen einer Organisation dar. • Es gibt funktional unterschiedliche Dateien: • Dateien mit Bewegungsdaten • Dateien mit Stammdaten • Dateien mit Parameter-Daten

21. Elemente eines Geschäftsprozeßsystems • Als Output wird jedes durch das System erstellte Dokument bezeichnet. • Beispiele: • Rohbilanz • Jahresabschluß • Statistiken • Gehalts-Schecks …

22. Lernziel 3 Design und Entwicklung eines doppischen Rechnungswesen-Systems

23. Design doppischer Systeme • Ein Rechnungswesensystem muß zur entsprechenden Organisation “passen”. • Folgende Aspekte müssen dabei berücksichtigt werden: • Art und Zielsetzung der Organisation (z.B. NPO) • Strukturen und Funktionen innerhalb der Organisation • Größe und Lage, Produkte und Dienstleistungen • die Mitarbeiter, welche mit dem System arbeiten sollen

24. Design doppischer Systeme Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems Jahresabschluß Kontenplan Zyklen Einnahmen Ausgaben Produktion Verkauf Einkauf Lager Anwendungs-Systeme Lohn/Gehalt Anlagen Mahnwesen Standard-Buchungen Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem berührt werden

25. Design doppischer Systeme Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems Jahresabschluß Kontenplan Zyklen Finanzierung Bilanzierung Bargeld Hauptbuch Anwendungs-Systeme Konsolidierung Standard-Buchungen Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem berührt werden

26. Design doppischer Systeme • Vier Stufen der Entwicklung eines Rechnungswesen-Systems: • Grober Entwurf eines Kontenplans sowie der daraus zu generierenden Abschlüsse. • Durchsicht mit Management und Mitarbeitern.

27. Design doppischer Systeme • Festlegung des Kontenplans und der Abschlüsse. • Entwurf der dazu passenden Journale, Formulare und sonstigen erforderlichen Unterlagen zum Einsatz des Systems.

28. Design doppischer Systeme • Der Kontenplan muss alle Aktiva, Verbindlichkeiten, Erträge, Aufwendungen und das Eigenkapital des Unternehmens umfassen. • Er sollte nicht nur aus gesetzlicher sondern auch aus der internen Kontroll-Sicht entwickelt werden.

29. Design doppischer Systeme • Bei der Planung der Journalbuchungen sollten folgende vier Schritte befolgt werden: • Schritt 1: Die Aktivitäten innerhalb der vier grundlegenden Transaktionszyklen analysieren: • Einnahmenzyklus • Ausgabenzyklus • Finanzierungszyklus • Produktionszyklus

30. Design doppischer Systeme • Als fünfter Zyklus (wenngleich nicht Transaktionszyklus): • Der Abschlußzyklus erfaßt keine Transaktionen mit Agenten außerhalb der Unternehmung.

31. Design doppischer Systeme • Schritt 2: Die erforderlichen Aktivitäten innerhalb der Transaktionszyklen werden nach Anwendungssystemen gruppiert. • Ein Anwendungssystem verarbeitet logisch zusammenhängende Transaktionsgruppen. • Schritt 3:Es wird eine komplette Sammlung wiederkehrender (Standard-)Journal-buchungen entwickelt.

32. Design doppischer Systeme • Was sind Standard Journalbuchungen? • Dabei handelt es sich um Musterbuchungen, welche im laufenden Betrieb mit konkreten Zahlen in immer der gleichen Form auftreten. • Es sollten folgende drei Eigenschaften festgehalten werden: • Die von der Buchung berührten Konten • Das erforderliche Quelldokument (Beleg) • Der Zeitpunkt (die Periode) der Buchung

33. Design doppischer Systeme Entwurf von Standard-Journalbuchungen Verkaufsjournal Seite 1 Soll Haben Forderungen Erlöse Datum Kunden sonst.Klasse1Klasse2 Sonst. USt Nummer 120 121 511 512 520 550 Standard Journal Buchung Nr. 15 Monatlich S 120 Kundenforderungen S 121 sonstige Forderungen H 511 Erlöse–Klasse 1 H 512 Erlöse–Klasse 2 H 520 Erlöse–sonstige H 550 USt

34. Design doppischer Systeme • Der Datenfluß in manuellen Buchhaltungen geht von den Belegen zum Journal (Grundbuch), vom Journal zum Hauptbuch (Hauptkontensalden) und von dort in die Bilanz. • Unterschiedliche Transaktionssysteme wurden mit steigendem Datenvolumen entwickelt.

35. Design doppischer Systeme • Was ist ein one-write System? • Ein Buchungssystem, bei dem in einem Bearbeitungsschritt das Journal und die Hauptkontensalden fortgeschrieben werden.

36. Design doppischer Systeme • Was ist ledgerless bookkeeping (Hauptbuchkonten-lose Buchführung)? • Bei dieser Verarbeitungsform werden die Urdokumente (Belege) sortiert und verspeichert, anstatt auf Hauptbuchkonten verbucht zu werden. • Die Sammlung der Urbelege ersetzt dabei die Hauptbuchkontensaldenliste.

37. Design doppischer Systeme • Die Hauptbuchkonten-lose Buchführung wird in praxi zumeist bei den Nebenbüchern (Debitoren, Kreditoren, offene Posten) eingesetzt. • Diese Form der Buchführung vermindert die Redundanz (keine separaten Buchungen neben den Urbelegen) und damit auch die Kontrollmöglichkeiten.

38. Design doppischer Systeme • In der computergestützten Buchführung sind zwei Verarbeitungsformen möglich: • Stapelverarbeitung (batch processing) • Dialogverarbeitung (direct processing, online transaction processing = OLTP)

39. Design doppischer Systeme • Bei derStapelverarbeitung werden die Buchungen am Journal gesammelt und danach gruppenweise auf die Hauptbuchkonten übertragen (Kontrollen bei der Journalbuchung UND bei der Stapelübertragung!). • Bei derDialogverarbeitung wird gleichzeitig mit der Journalbuchung auch der Hauptbuchkontensaldo (auf dem externen Datenspeicher!) fortgeschrieben (Kontrollen NUR noch bei der einmaligen Journalerfassung!).

40. Design doppischer Systeme • Was ist eine Daten-Gültigkeitsprüfung? • Dabei werden die Input-Daten auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. • Prüfungen können dabei auf • Zeichen-, • Feld- und • Maskenebene (Zusammenhang zwischen Feldinhalten) erfolgen

41. Design doppischer Systeme • Der doppischen Buchführung liegen nur drei (Bestands-)Kontenarten zugrunde: Aktiva, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. • MittelsBlock Codierung (block coding) kann ein Kontenplan erstellt werden. • Dabei wird jeweils ein fortlaufender Kontozahlenblock für eine bestimmte Kontenart reserviert.

42. Lernziel 4 Codierung in Geschäftsprozeßsystemen (insb. Codierung eines Kontenplans)

43. Codierungen bei Transaktionssystemen • Grundlage jeder Codierung ist zunächst ein zulässiger Zeichensatz. • Wozu wird ein Code verwendet? • Als Kurzbezeichnung. • Um die Daten mit einer Bedeutung zu versehen (semantische Ebene).

44. Codierungen bei Transaktionssystemen • Beispiele für Codes: • Nummerische Codes • Alphanummerische Codes • Maschinen-lesbare Codes (z.B. Barcode)

45. Codierungen bei Transaktionssystemen • Was ist ein Block Code? • Dieser klassifiziert Objekte gruppenweise. • Ein hierarchischer Gruppencode (group of hierarchical code) ist ein Block Code, in dessen Gruppen weitere Untergruppierungen möglich sind.

46. Codierungsbeispiele im Rechnungswesen • Codes werden überall im Rechnungswesen eingesetzt. • Beispiele: • Kundennummern • Kontozahlen

47. Codierungsbeispiele im Rechnungswesen Typischer Aufbau von Kontozahlen XX XXX XX Filialcode Kontozahl Aktivitäts- Suffix

48. Codierungsbeispiele im Rechnungswesen Typischer Aufbau von Kontozahlen X X X Kontenklassifikation Zuordnung zur Bilanzposition Aktiva, Passiva, Ertrag oder Aufwand

49. Codierungsbeispiele im Rechnungswesen Typischer Aufbau von Kontozahlen 111 Bankkonto Nr. xyz der Postbank Kassa/Bank Aktiva

50. Lernziel 5 Gesetzliche Formular-Design- und -Aufbewahrungserfordernisse