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Einführung in die Transaktionsverarbeitung

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Transaktionen. Einführung in die Transaktionsverarbeitung. Überblick. Der Ausdruck Transaktionsverarbeitung beschreibt alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die täglichen Prozesse einer Organisation zu bewältigen. Lernziele. Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb.

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Presentation Transcript
berblick
Überblick
  • Der Ausdruck Transaktionsverarbeitung beschreibt alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die täglichen Prozesse einer Organisation zu bewältigen.
lernziele
Lernziele
  • Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb.
  • Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeß-systems.
  • Design und Entwicklung eines doppischen Rechnungswesen-Systems.
lernziele1
Lernziele
  • Codierung in Geschäftsprozeßsystemen (insb. Codierung eines Kontenplans).
  • Gesetzliche Formular-Design- und -Aufbewahrungserfordernisse.
lernziel 1
Lernziel 1

Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

transaktionsdatenflu in einem erzeugungsbetrieb
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

1

7

Bestell-Annahme

Lager

2

8

3

Kunde

Fakturierung

Produktion

4

9

5

Mahn-

wesen

Produktions-

Planung

6

transaktionsdatenflu in einem erzeugungsbetrieb1
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

Versand

Lager

14

11

Kunde

12

13

10

Produktion

Fakturierung

15

16

Produktions-

Planung

transaktionsdatenflu in einem erzeugungsbetrieb2
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

20

Einkauf

Wareneingang

19

17

Produktion

Lieferant

22

21

24

23

18

Lohnverrng.

Kreditoren

25

transaktionsdatenflu in einem erzeugungsbetrieb3
Transaktionsdatenfluß in einem Erzeugungsbetrieb

Lohnverrng.

Kreditoren

27

Kunde

Mitarbeiter

29

28

26

Mahn-

wesen

Rechnungs-

wesen

30

transaktionszyklen und anwendungssysteme
Transaktionszyklen und Anwendungssysteme
  • Obwohl keine zwei Unternehmen exakt gleich funktionieren, existieren in den meisten Unternehmen die gleichen Transaktionszyklen.
transaktionszyklen und anwendungssysteme1
Transaktionszyklen und Anwendungssysteme
  • Die operativen Transaktionsflüsse können den einzelnen Geschäftsprozessen zugeordnet werden.
  • In den meisten Unternehmen existieren Bestell-, Fakturierungs-, Mahn- und noch zahlreiche andere Prozesse.
transaktionszyklen und anwendungssysteme2
Transaktionszyklen und Anwendungssysteme

Gliederung der Transaktionsflüsse nach den

wichtigsten Unternehmensprozessen

Prozeß

Verkauf Beschaffung Produktion Infrastruktur

1-7 17 8-9 25

10-11 19-24 12-13 29-30

14 26-28 15-16

31 18

lernziel 2
Lernziel 2

Elementare Bausteine eines Geschäftsprozeßsystems

elemente eines gesch ftsproze systems
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
  • Aus welchen Bausteinen besteht ein Transaktionssystem?
  • Inputs
  • Verarbeitung
  • Speicherung
  • Outputs
elemente eines gesch ftsproze systems1
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
  • Beispiele für Inputs:
  • Kundenbestellungen
  • Versandpapiere
  • Rechnungen
  • Einkaufs-Bestellungen
  • Zeitaufschreibungen von Mitarbeitern
elemente eines gesch ftsproze systems2
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
  • Bei der Verarbeitung werden Geschäftsdaten in Journalen und Registern dauerhaft gespeichert.
  • Journale dienen der Speicherung finanzieller Rechnungswesendaten.
  • Register werden zur Speicherung anderer Daten, welche nicht unmittelbar mit dem finanziellen Rechungswesen in Zusammenhang stehen, verwendet.
elemente eines gesch ftsproze systems3
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
  • Spezialjournale (Nebenbücher) erfassen ähnliche, regelmäßig wiederkehrende Transaktionen.
  • Beispiele für Nebenbücher:
  • Verkaufsjournal
  • Einkaufsjournal
  • Kassabuch
elemente eines gesch ftsproze systems4
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems

Belege

Kassa-Eingangs-journal

Kassa-Ausgangs-Journal

Grundbuch

Einkaufs-Journal

Verkaufs-Journal

elemente eines gesch ftsproze systems5
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
  • Saldenlisten bzw. Dateien nehmen die Daten in händischen bzw. Computerunterstützten Systemen auf.
  • Saldenlisten stellen die (Zwischen-)Ergebnisse der finanziellen Transaktionen einer Organisation dar.
  • Es gibt funktional unterschiedliche Dateien:
  • Dateien mit Bewegungsdaten
  • Dateien mit Stammdaten
  • Dateien mit Parameter-Daten
elemente eines gesch ftsproze systems6
Elemente eines Geschäftsprozeßsystems
  • Als Output wird jedes durch das System erstellte Dokument bezeichnet.
  • Beispiele:
  • Rohbilanz
  • Jahresabschluß
  • Statistiken
  • Gehalts-Schecks …
lernziel 3
Lernziel 3

Design und Entwicklung eines doppischen Rechnungswesen-Systems

design doppischer systeme
Design doppischer Systeme
  • Ein Rechnungswesensystem muß zur entsprechenden Organisation “passen”.
  • Folgende Aspekte müssen dabei berücksichtigt werden:
  • Art und Zielsetzung der Organisation (z.B. NPO)
  • Strukturen und Funktionen innerhalb der Organisation
  • Größe und Lage, Produkte und Dienstleistungen
  • die Mitarbeiter, welche mit dem System arbeiten sollen
design doppischer systeme1
Design doppischer Systeme

Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems

Jahresabschluß

Kontenplan

Zyklen Einnahmen Ausgaben Produktion

Verkauf

Einkauf

Lager

Anwendungs-Systeme

Lohn/Gehalt

Anlagen

Mahnwesen

Standard-Buchungen

Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem berührt werden

design doppischer systeme2
Design doppischer Systeme

Hierarchisches Modell eines Rechnungswesen-Systems

Jahresabschluß

Kontenplan

Zyklen Finanzierung Bilanzierung

Bargeld

Hauptbuch

Anwendungs-Systeme

Konsolidierung

Standard-Buchungen

Identifizieren jene Konten, die vom Anwendungssystem berührt werden

design doppischer systeme3
Design doppischer Systeme
  • Vier Stufen der Entwicklung eines Rechnungswesen-Systems:
  • Grober Entwurf eines Kontenplans sowie der daraus zu generierenden Abschlüsse.
  • Durchsicht mit Management und Mitarbeitern.
design doppischer systeme4
Design doppischer Systeme
  • Festlegung des Kontenplans und der Abschlüsse.
  • Entwurf der dazu passenden Journale, Formulare und sonstigen erforderlichen Unterlagen zum Einsatz des Systems.
design doppischer systeme5
Design doppischer Systeme
  • Der Kontenplan muss alle Aktiva, Verbindlichkeiten, Erträge, Aufwendungen und das Eigenkapital des Unternehmens umfassen.
  • Er sollte nicht nur aus gesetzlicher sondern auch aus der internen Kontroll-Sicht entwickelt werden.
design doppischer systeme6
Design doppischer Systeme
  • Bei der Planung der Journalbuchungen sollten folgende vier Schritte befolgt werden:
  • Schritt 1: Die Aktivitäten innerhalb der vier grundlegenden Transaktionszyklen analysieren:
  • Einnahmenzyklus
  • Ausgabenzyklus
  • Finanzierungszyklus
  • Produktionszyklus
design doppischer systeme7
Design doppischer Systeme
  • Als fünfter Zyklus (wenngleich nicht Transaktionszyklus):
  • Der Abschlußzyklus erfaßt keine Transaktionen mit Agenten außerhalb der Unternehmung.
design doppischer systeme8
Design doppischer Systeme
  • Schritt 2: Die erforderlichen Aktivitäten innerhalb der Transaktionszyklen werden nach Anwendungssystemen gruppiert.
  • Ein Anwendungssystem verarbeitet logisch zusammenhängende Transaktionsgruppen.
  • Schritt 3:Es wird eine komplette Sammlung wiederkehrender (Standard-)Journal-buchungen entwickelt.
design doppischer systeme9
Design doppischer Systeme
  • Was sind Standard Journalbuchungen?
  • Dabei handelt es sich um Musterbuchungen, welche im laufenden Betrieb mit konkreten Zahlen in immer der gleichen Form auftreten.
  • Es sollten folgende drei Eigenschaften festgehalten werden:
  • Die von der Buchung berührten Konten
  • Das erforderliche Quelldokument (Beleg)
  • Der Zeitpunkt (die Periode) der Buchung
design doppischer systeme10
Design doppischer Systeme

Entwurf von Standard-Journalbuchungen

Verkaufsjournal Seite 1

Soll Haben

Forderungen Erlöse

Datum Kunden sonst.Klasse1Klasse2 Sonst. USt

Nummer 120 121 511 512 520 550

Standard Journal Buchung

Nr. 15 Monatlich

S 120 Kundenforderungen

S 121 sonstige Forderungen

H 511 Erlöse–Klasse 1

H 512 Erlöse–Klasse 2

H 520 Erlöse–sonstige

H 550 USt

design doppischer systeme11
Design doppischer Systeme
  • Der Datenfluß in manuellen Buchhaltungen geht von den Belegen zum Journal (Grundbuch), vom Journal zum Hauptbuch (Hauptkontensalden) und von dort in die Bilanz.
  • Unterschiedliche Transaktionssysteme wurden mit steigendem Datenvolumen entwickelt.
design doppischer systeme12
Design doppischer Systeme
  • Was ist ein one-write System?
  • Ein Buchungssystem, bei dem in einem Bearbeitungsschritt das Journal und die Hauptkontensalden fortgeschrieben werden.
design doppischer systeme13
Design doppischer Systeme
  • Was ist ledgerless bookkeeping (Hauptbuchkonten-lose Buchführung)?
  • Bei dieser Verarbeitungsform werden die Urdokumente (Belege) sortiert und verspeichert, anstatt auf Hauptbuchkonten verbucht zu werden.
  • Die Sammlung der Urbelege ersetzt dabei die Hauptbuchkontensaldenliste.
design doppischer systeme14
Design doppischer Systeme
  • Die Hauptbuchkonten-lose Buchführung wird in praxi zumeist bei den Nebenbüchern (Debitoren, Kreditoren, offene Posten) eingesetzt.
  • Diese Form der Buchführung vermindert die Redundanz (keine separaten Buchungen neben den Urbelegen) und damit auch die Kontrollmöglichkeiten.
design doppischer systeme15
Design doppischer Systeme
  • In der computergestützten Buchführung sind zwei Verarbeitungsformen möglich:
  • Stapelverarbeitung (batch processing)
  • Dialogverarbeitung (direct processing, online transaction processing = OLTP)
design doppischer systeme16
Design doppischer Systeme
  • Bei derStapelverarbeitung werden die Buchungen am Journal gesammelt und danach gruppenweise auf die Hauptbuchkonten übertragen (Kontrollen bei der Journalbuchung UND bei der Stapelübertragung!).
  • Bei derDialogverarbeitung wird gleichzeitig mit der Journalbuchung auch der Hauptbuchkontensaldo (auf dem externen Datenspeicher!) fortgeschrieben (Kontrollen NUR noch bei der einmaligen Journalerfassung!).
design doppischer systeme17
Design doppischer Systeme
  • Was ist eine Daten-Gültigkeitsprüfung?
  • Dabei werden die Input-Daten auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.
  • Prüfungen können dabei auf
    • Zeichen-,
    • Feld- und
    • Maskenebene (Zusammenhang

zwischen Feldinhalten) erfolgen

design doppischer systeme18
Design doppischer Systeme
  • Der doppischen Buchführung liegen nur drei (Bestands-)Kontenarten zugrunde: Aktiva, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.
  • MittelsBlock Codierung (block coding) kann ein Kontenplan erstellt werden.
  • Dabei wird jeweils ein fortlaufender Kontozahlenblock für eine bestimmte Kontenart reserviert.
lernziel 4
Lernziel 4

Codierung in Geschäftsprozeßsystemen (insb. Codierung eines Kontenplans)

codierungen bei transaktionssystemen
Codierungen bei Transaktionssystemen
  • Grundlage jeder Codierung ist zunächst ein zulässiger Zeichensatz.
  • Wozu wird ein Code verwendet?
  • Als Kurzbezeichnung.
  • Um die Daten mit einer Bedeutung zu versehen (semantische Ebene).
codierungen bei transaktionssystemen1
Codierungen bei Transaktionssystemen
  • Beispiele für Codes:
  • Nummerische Codes
  • Alphanummerische Codes
  • Maschinen-lesbare Codes (z.B. Barcode)
codierungen bei transaktionssystemen2
Codierungen bei Transaktionssystemen
  • Was ist ein Block Code?
  • Dieser klassifiziert Objekte gruppenweise.
  • Ein hierarchischer Gruppencode (group of hierarchical code) ist ein Block Code, in dessen Gruppen weitere Untergruppierungen möglich sind.
codierungsbeispiele im rechnungswesen
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen
  • Codes werden überall im Rechnungswesen eingesetzt.
  • Beispiele:
  • Kundennummern
  • Kontozahlen
codierungsbeispiele im rechnungswesen1
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

Typischer Aufbau von Kontozahlen

XX

XXX

XX

Filialcode

Kontozahl

Aktivitäts-

Suffix

codierungsbeispiele im rechnungswesen2
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

Typischer Aufbau von Kontozahlen

X

X

X

Kontenklassifikation

Zuordnung zur Bilanzposition

Aktiva, Passiva, Ertrag oder Aufwand

codierungsbeispiele im rechnungswesen3
Codierungsbeispiele im Rechnungswesen

Typischer Aufbau von Kontozahlen

111

Bankkonto Nr. xyz der Postbank

Kassa/Bank

Aktiva

lernziel 5
Lernziel 5

Gesetzliche Formular-Design- und -Aufbewahrungserfordernisse

formular design und aufbewahrung
Formular-Design und -Aufbewahrung
  • Formulare und Belege dienen zunächst als erster Datenspeicher und Medium zur Datenübertragung.
  • Damit werden aber auch Autorität und Verantwortung übertragen.
  • Sie geben den Mitarbeitern eine Hilfestellung, welche Daten bei Geschäftsprozessen erfaßt werden müssen.
formular design und aufbewahrung1
Formular-Design und -Aufbewahrung
  • Primär sollten Formulare im Design immer am Anwender orientiert sein.
  • Bei Papierformularen sollten jedenfalls bestimmte Standards (wie etwa Farbgebung, Vornummerierung und Papiergröße und –qualität) eingehalten werden.
formular design und aufbewahrung2
Formular-Design und -Aufbewahrung
  • Bei Design und Implementierung eines Rechnungswesen-Systems müssen auch die Aufbewahrungsfristen beachtet werden.
  • Diese Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Datenträger.
formular design und aufbewahrung3
Formular-Design und -Aufbewahrung
  • Aufbewahrungsfristen sollten aber auch unter dem Aspekt der internen Verwendung dieser Daten festgelegt werden.
ad