Pályázati dokumentáció kitöltése, formai, tartalmi követelmények

1. Pályázati dokumentáció kitöltése, formai, tartalmi követelmények Külső Határok Alap 2007. és 2008. éves program zártkörű pályázat, második forduló Takács Ferenc 441-1025, takacsf@irm.gov.hu 2008. 10. 28.

2. Adatlapok kidolgozása, benyújtása • Összetűzve vagy fűzve • Benyújtás előtt javasoljuk a konzultációt • Ha az adatlap kész, akkor be lehet nyújtani határidő előtt is • Nincs nyilvános bontási procedúra, FH értékel

3. Szervezeti adatlap • Fedőlap • Szervezet adatai • Adott éves programban szereplő pályázatok • ORFK, BÁH, KÜM, KEK KH, NBSZ: 2 adatlap (2007 és 2008) • VPOP: 1 adatlap (2007) • Ha a szervezet adatai változnak, akkor újat kell benyújtani

4. Projekt adatlap • Projektenként benyújtandó • A, B 1-5 minden esetben kitöltendő (kivéve: 2.14, 2.16 valamint 3.4), többi melléklet értelemszerűen csatolandó • Fedőlap • Tartalomjegyzék • Pályázó szervezet adatai

5. Projekt adatlap 1.1 • Kezdő időpont: a tényleges megkezdés ideje, vagy a tám. megállapodás megkötését követően (ez reálisan 2008. december vagy 2009. január). • Költségvetés: 3.1 táblázatból kell átemelni. • Kapcsolattartó: akivel levelezni lehet / projekt előrehaladási jelentéseket benyújtja

6. Projekt adatlap 1.2-1.3 • Akkor kell kitölteni, ha van együttműködő partner (1.1-re igen a válasz) • 1.3: • miért kell bevonni partnert, • mit, és ki fog végrehajtani. Példa: NBSZ-ORFK projekteredmény hasznosítására, hatás mérésére illetve BÁH-KÜM összekötő tisztviselők

7. Projekt adatlap 2.1: Miért kell a projektet végrehajtani? Hiányosság, gyengeség, követelmény, előírás, tapasztalat, ajánlás 2.2: Kinek az érdekében? Kik részesülnek a projekteredményből? Kikre hat a projekt? Ki mit kap? Figyelem! Közvetett hatás: pl. képzés esetén a vízumigénylő vagy utas 2.3: Mit, hogyan, milyen módszerrel? Már elvégzett, még hátralévő feladatok leírása. Fontos! Részletesen!

8. Projekt adatlap • 2.4: Úgy nem megy, ahogy januárban terveztük…. új, korábban el nem fogadott projektelem nem emelhető be. Projekt keretein belül kell maradni. • 2.5: Mit érek el? Miért adunk ki pénzt? (végeredmény, projekt hatása mérhető indikátorok)

9. Projekt adatlap 2.7: mérhetővé kell tenni a projektet. Módszerek például: objektív (statisztikai) adatok visszacsatolás a kedvezményezettől visszacsatolás „ügyféltől” Értékelés, előrehaladás éseredményesség meghatározása (PEJ, záró jelentés, monitoring adatszolgáltatás)

10. Projekt adatlap 2.8: Ha a tám. megállapodás megkötésével kezdődik a projekt, akkor max. 13 hónap (ORFK, VPOP: 12 hónap) Pályázó választhatja meg, milyen szakaszokat (és rövidítéseket) kíván alkalmazni… csak ezt meg kell adni. Minimum: Előkészítés, Végrehajtás Tevékenység: a projekt keretében végrehajtandó feladatok, illetve jól elhatárolható, önálló projektelemek (Köz)beszerzések időszükséglete!

11. Összefüggés: 2.3 tevékenység (mit) 2.8 mikor (és közbeszerzési adatlap 10. és 11. pont) 3.3 kifizetések 2.5 indikátorok teljesítése Hogyan

12. Projekt adatlap 2.9: Mi kell még, hogy meg tudjuk csinálni? • Pályázó hozzájárulása (pl: szakértelem, helyszín, okt. eszköz, szállító kapacitás stb.), amit nem számol el KHA terhére • Más kell, hogy segítsen (pl.: stabil hőkamera: telepítési helyszín, vagy KÜM helyismeret / fogadókészség / know-how)

13. Projekt adatlap 2.10: Ki érdekes? Aki nélkül nem lesz sikeres a projekt. Azaz: dolgoznia kell a projekt végrehajtása érdekében. Cél: projekt megvalósításához szükséges (megfelelően kvalifikált) humánerőforrás rendelkezésre állásának megállapítása. És nem mellesleg: ki miért felel.

14. Projekt adatlap 2.11: szervezési kérdések, azaz milyen rendszerben tevékenykedünk, hogyan adminisztrálunk. Projektet megvalósítók kijelölése, belső együttműködési, döntéshozatali rend bemutatása. Ki milyen döntésekért, intézkedések kiadásáért felel. Projektszervezet? SzMSz/munkaköri leírás elég, mivel napi munka része? Esetleg (ad-hoc) munkacsoport kerül kijelölésre? Egyes fázisokban kinek a jóváhagyása szükséges, ki tarthatja a kapcsolatot a Felelős Hatósággal (ugyanaz írja alá a szerződést, kezdeményezi a módosítását, mint aki a havi projekt-előrehaladási jelentést felterjeszti, vagy a közbeszerzési dokumentációt véleményezésre megküldi?)

15. Projekt adatlap 2.12: iratmegőrzés: Hely: lehet helyszín, vagy szervezeti egység. Felelős személy: nevesítve, vagy beosztáshoz kötve. Mindegy, melyik, de egyértelműen beazonosítható kell, legyen Megőrzendő dokumentumok például: támogatási megállapodás, közbeszerzési eljárások dokumentációja (figyelem: beleértve az ÉB kijelölését, egyéni értékelő lapokat, ÉB jegyzőkönyvet, ajánlatkérő döntését, eredményhirdetést, hirdetmények közzétételét is), eredeti szerződések, megrendelők, teljesítés során szállítóval/vállalkozóval folytatott egyeztetések jegyzőkönyvei, átvételi jegyzőkönyvek, (rész)teljesítési igazolások, hatósági engedélyek, jótállási jegyek, biztosítékok okmányai, számla és csatolmányai, kifizetési bizonylatok, állománybavételi bizonylatok, képzés esetén elrendelők, jelenléti ívek (oktató és oktatott aláírásával), tematika stb.

16. Projekt adatlap 2.13 láthatóság: 2008/456/EK bizottsági határozat 34., 35. cikkében előírtak Arculatterv, kézikönyv készül, beszerzés folyamatban Amire fel kell készülni: tábla, matrica, logó alkalmazása, tájékoztató felirat, „jelmondat” • Nagy értékű beruházás(?), épület • Egyéb eszköz • Dokumentumok Egyéb nyilvánossági intézkedések (ha terveznek)

17. Projekt adatlap 2.14 Megvalósíthatóság: Komplex elemzést kell készíteni a projekt megvalósítását pozitívan és negatívan érintő tényezőkről, a projekt környezetéről, gyengeségekről. Be kell mutatni, elemezni ezek várható hatását, a projekt végrehajtása során várhatóan fellépő akadályokat, azok kezelésére teendő intézkedéseket. Kiemelt figyelmet kell fordítani az olyan külső vagy belső tényezőkre, melyek a projekt sikeres végrehajtását ellehetetlenítik.

18. Projekt adatlap 2.14 Kockázatok: Pályázó gondolja végig, a megvalósítás során milyen gátló tényező merülhetnek fel, mekkora a valószínűségük és hatásuk, mit lehet tenni ellenük. Egy hőkamera nem telepíthető a kettőből Ha már nem lehet megismételni

19. Projekt adatlap 2.16: mit kell tenni, hogy a projekteredmény fennmaradjon, tartós legyen? Például: • Célhoz kötött felhasználás szabályozása • Hosszú távú üzemeltetés feltételeinek megteremtése • Fenntartási költségek figyelembevétele a költségvetés tervezésénél (Mikor releváns? Ha a 6. vagy 7. mellékletet ki kellett töltenem)

20. Összefüggések: 2.1: miért, 2.2: kinek 2.3: hogyan, mit 2.8 mikor 2.9, 2.10 kivel, mivel 2.11 milyen szabályok szerint 3. mennyiért 2.7: hogyan értékelem, követem 2.5: eredmény (2.14: akkor gondoljuk végig…) (2.15: baj esetén) (2.16: fenntarthatóság)

21. Projekt adatlap, mellékletek Felelősségi nyilatkozat: • kitöltve, aláírva kell benyújtani pályázónak, valamint partner szervezetnek. • 18. pont: egyet, és csak egyet kell bejelölni. Lehetőleg az igazat (ami elvileg az első kettő között van). Összeférhetetlenségi nyilatkozat / Közzétételi kérelem: A hivatkozott törvény előírásaival összhangban kell kitölteni. Ha szükséges, értelmezésében dr. Bugyi Emőke (tel: 441-1777)tud segítséget nyújtani.

22. Projekt adatlap, mellékletek 6. és 7. melléklet: Ha • az érintett ingatlant nem bérli (lízingeli) a pályázó, a 6., • az érintett eszközt nem bérli, lízingeli, értékcsökkenés alapján számolja el a pályázó, a 7. mellékletet kell becsatolni. A továbbüzemeltetési kötelezettség alól az EU Bizottság adhat felmentést (más célra történő hasznosítás), melyet a Felelős Hatóságon keresztül lehet kérni. Szankcióval járhat… Felelős Hatóság a fenntartási kötelezettség lejártáig évente fog adatszolgáltatást kérni, eseti jelleggel helyszíni ellenőrzést tarthat. Felfedett „elszármaztatás” automatikusan szabálytalansági eljárást von maga után.

23. Projekt adatlap, Közbeszerzési adatlap • EU preferálja a nyílt eljárást, amihez a Felelős Hatóság kénytelen alkalmazkodni. Természetesen a hazai jogszabályokban leírt eljárásformák alkalmazhatók, de azon esetekben, ahol a szabad verseny sérülhet, fokozottan vizsgáljuk az eljárásforma megválasztásának indokoltságát. • Főbb paraméterek: 2-3 olyan adat, mely része lesz a műszaki leírásnak, és jól jellemzi az adott eszközt/szolgáltatást. • Figyelem! Kiírást megelőzően ellenőrzésre a Felelős Hatóságnak meg kell küldeni a dokumentációt (15 nap).

24. Projekt adatlap, Közbeszerzési adatlap Nem árt, ha: • minden olyan tétel, mely mellé a 3.2 táblázat „I” oszlopába került valami ténylegesen az adott adatlapon megtalálható, és ez visszafelé is igaz, • becsült érték (4) megegyezik az érintett tételek költségvetési táblázatban feltüntetett értékének összegével, • 8. pont adatai megegyeznek a 3.2 táblázat érintett tételekkel, • 10. pontban a tervezett ütemezés, felelősök, résztvevők (10) összhangban vannak a 2.8, 2.10, 2.11 pontokban megadottakkal, • 11. pontban megadott szerződések összértéke megegyezik a 4. pontban megadottal. Ezeket benyújtás előtt kérjük, fokozottan ellenőrizzék!

25. Projekt adatlap,Szerződésbejelentő Költségek akkor is elszámolhatók, ha a támogatási megállapodás megkötését megelőzően már létrejött a vállalkozási/szállítási szerződés (esetlegesen már teljesült is). Beszerzési eljárás (teljesítés) szabályszerűségét a Felelős Hatóságnak utólag ellenőrizni kell.

26. Projekt adatlap, Önéletrajzok • Kizárólag speciális szakértelmet, szakmai tapasztalatot megkövetelő személyek esetén kérjük benyújtani. • Eljárásrend, ha minősített adatot tartalmaz

27. Projekt adatlap, mellékletek 11. melléklet: amennyiben a pályázó részére a szükséges önerőt nem az IRM biztosítja, abban az esetben megfelelően felhatalmazott vezető nyilatkozata, hogy a 3.4 táblázat „J” sorában megjelölt forrás rendelkezlsre áll (KÜM). 12. melléklet: az aláírt együttműködési megállapodást vagy a partner nyilatkozatát kell csatolni. Amíg csak nyilatkozat van, addig a támogatási megállapodást nem tudjuk megkötni. 13. melléklet: Ha idegen ingatlant bérlésére kerül sor (esetlegesen még költeni is szeretne rá a pályázó) 14. melléklet: Engedélyköteles beruházás esetén 15. melléklet: Ingatlan bérlése esetén nyújtandó be 16. melléklet: Ingatlan vásárlása, építése esetén kötelező benyújtani. A Pályázó - amennyiben szükségesnek látja - egyéb igazolásokat is benyújthat. Ebben az esetben a tartalomjegyzék (folytatódó sorszámozással) kiegészítendő.

28. Cél: lehető legkevesebb fennakadással elfogadható adatlap készüljön. Tisztelettel javasoljuk, a projekt adatlapot a hivatalos benyújtást megelőzően mutassák meg nekünk! Konzultáció kezdeményezhető: KHA@irm.gov.hu Illetve felvilágosítást tud adni: • Pénzügyi kérdésekben: Balogh Renáta (441-1976) • Nem informatikai projektek: Kovály József (441-1265) • Általánosságban: Takács Ferenc (441-1025)

29. Sikeres pályázást kívánok,köszönöm figyelmüket! Láthatóság! Külső Határok Alap A tájékoztató a Külső Határok Alap finanszírozásával valósult meg (és egyeztessünk, mielőtt hivatalosan benyújtják a pályázatot!)