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Philippe Hallay (+33 6 37 88 68 90) Mercredi 4 mai 2011

Philippe Hallay (+33 6 37 88 68 90) Mercredi 4 mai 2011. Action collective PC2M 2011-2012 La gestion de projet et le travail collaboratif à votre portée Plate- forme collaborative du Comité Mécanique Île-de-France. Sommaire . L’action collective « PC2M 2011-2012 ».

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Philippe Hallay (+33 6 37 88 68 90) Mercredi 4 mai 2011

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  1. Philippe Hallay (+33 6 37 88 68 90) Mercredi 4 mai 2011 Action collective PC2M 2011-2012La gestion de projet et le travail collaboratif à votre portée Plate- forme collaborative du Comité Mécanique Île-de-France

  2. Sommaire L’action collective « PC2M 2011-2012 » Présentation de l’outil PC2M Action collective – Bilan phase 2008-2010 Le coût pour l’entreprise Vos contacts « PC2M 2011-2012 »

  3. Action collective PC2M 2011-2012 • Avec le soutien financier de : • À l’initiative du : • Pilotée par : • Dans la continuité de la phase 2008-2010 • L’Europe • L’État • La Région

  4. Action collective PC2M 2011-2012 • Le cadre de l’action • Constat, initiative, pour qui ? • Quelques enjeux d’évolution • Les moyens et outils utilisés • Les étapes de l’action

  5. Action collective PC2M 2011-2012 • Le Constat • Les PME travaillent en mode projet (En multi-sites, en sous-traitance,en co-traitance ou en entreprise étendue, etc..) • Ces PME ont les mêmes besoins mais pas les mêmes moyens que les grands groupes • Pour la seconde phase de l’action PC2M • À partir : • Du retour d’expérience de l’action 2008-2010 • De l’évolution de l’état de l’art • Le Comité Mécanique Île-de-France oriente cette phase sur la gestion de projets collaboratifs

  6. Action collective PC2M 2011-2012 • Une action pour qui ? • L’action s’adresse aux PME* implantées en Île-de-France (siège ou établissement secondaire) • Les filières concernées: • 16 entreprises pourront bénéficier de l’accompagnement sur la base d’un projet pilote. (Dont 8 sur 2011) * : PME au sens européen : Entreprise qui compte moins de 250 salariés et déclare soit un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 M€, soit un total bilan n’excédant pas 43 M€. Elle doit être indépendante , c’est-à-dire ne pas être détenue à plus de 25% par une ou plusieurs entités qui ne sont pas des PME

  7. Action collective PC2M 2011-2012 • Quelques enjeux d’évolution • Réduire les coûts • Liés aux non-conformités des produits livrés • De déplacement des collaborateurs • Améliorer la concertation dans les prises dedécision au sein des projets • Diminuer les temps passés à retrouver lesinformations nécessaires au projet

  8. Action collective PC2M 2011-2012 • Quelques enjeux d’évolution • Réutiliser les connaissances issues des projets précédents • Réduire les temps d’attente pour obtenir une information extérieure • Augmenter la confiance dans les documents utilisés • Améliorer la sécurité et la confidentialité des documents échangés avec l’extérieur

  9. Action collective PC2M 2011-2012 • Les moyens et outils utilisés • L’accompagnement des entreprises et de leurs partenaires pour l’amélioration des méthodes de travail se fera avec : • Les outils PC2M de gestion de projets collaboratifs, via une simple connexion Internet • Ou bien les outils collaboratifs dont l’entreprise dispose

  10. Action collective PC2M 2011-2012 • Les étapes de l’action • Accompagnement sur 6 mois sur l’un de vos projets

  11. Action collective PC2M 2011-2012 • Les étapes de l’action • Diagnostic individuel (2 à 3 jours) pour définir : • Les besoins et solutions à mettre en place dans l’entreprise en matière d’outil de gestion de projet et de travail collaboratif, • L’ensemble du plan d’action nécessaire avec les attendus et calendrier associé, • Les ressources (personnel) à mobiliser, • Les indicateurs qui permettront de mesurer l’atteinte des objectifs.

  12. Action collective PC2M 2011-2012 • Les étapes de l’action • Formations collective et individuelle (2 jours au total) • Formation collective • Formation individuelle dans l’entreprise Public concerné : • Les chefs de projets • Les utilisateurs impliqués dans l’utilisation et l’exploitation des moyens collaboratifs

  13. Action collective PC2M 2011-2012 • Les étapes de l’action • Accompagnement personnalisé (5 jours) Le projet pilote est basé sur un projet de l’entreprise avec l’aide d’un consultant et des moyens de la plate-forme Objectif : • Aboutir à une évolution visible et mesurable de performance. Le choix du projet fera l’objet d’une validation par le Cetim, maître d’ouvrage Sur une durée de 6 mois Accompagnement sur un projet pilote

  14. Action collective PC2M 2011-2012 • Les étapes de l’action • Accompagnement personnalisé (5 jours) Méthodologie : • Des méthodes participatives seront privilégiées pour faciliter le transfert des connaissances et l’acceptation du changement • En accord avec le dirigeant, le consultant mènera le plus souvent sa mission avec un groupe de travail composé de responsables et de personnels concernés par l’action Sur une durée de 6 mois Accompagnement sur un projet pilote

  15. Action collective PC2M 2011-2012 • Les étapes de l’action • Séminaire utilisateur (1/2 journée) Pendant le déroulement de l’action pilote, le Cetim organisera une demi-journée de rencontre entre les chefs de projets et/ou les dirigeants, si possible dans les entreprises, afin de permettre les échanges entre dirigeants et/ou l’intervention d’un expert sur des problématiques communes • Les résultats Ils seront mesurés pour chaque entreprise à l’issue de l’action pilote, à l’aide d’indicateurs de performance

  16. Sommaire L’action collective « PC2M 2011-2012 » Présentation de l’outil PC2M Action collective – Bilan phase 2008-2010 Le coût pour l’entreprise Vos contacts « PC2M 2011-2012 »

  17. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Un projet c’est : • Un coffre fort • de données • Des prises de décision • Des actions • Des affectations • Etc.… • Un plan projetDes livrables • Vos Projets • Une équipeDes Ressources • Des réunions • Des rapports

  18. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Accès à la plate-forme PC2M (Données en France) Accès sécurisé : Protocole https:// • Identifiant et mot de passe :Personnels et confidentiels • Accès avec un simple navigateur Webpartout dans le monde • Interface web multi-langues (anglais,français, allemand, italien, etc.) Cryptage des données avec certificat SSL Verisign

  19. Principe de la plate-forme • Vue générale de la plate-forme Accès via votreExplorateur Windows OU Accès via le panneaudecontrôle de la plate-forme

  20. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Un coffre fort de données • Pas de limitation dans le nombre d’espace(droits d’accès gérés indépendamment) • Espace de données centralisé et sécurisé (GED) • Traçabilité et maîtrise des données manipuléestout au long du projet (Centralisation, partage, hiérarchisation, validation, etc…) • Arborescences personnalisables • Historique des différentes versions des documents • Mise en place de notification • Modèles de documents • Etc…

  21. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Un plan projet et des livrables • Gestion du projet dans le temps • Mise en place de jalons • Suivi des avancements • Gestion des livrables

  22. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Une équipe mono ou multi sites • Mise en place de l’équipe projet • Configuration des rôles • Gestion des droits d’accès et d’actionLecture, écriture, téléchargement, accès aux fonctionnalités… • Des ressources • Gestion des disponibilités pour le projet • Gestion des coûts des ressources

  23. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Des rapports • Personnalisables • Éléments à risque • Tâches (en cours, closes, en retard, etc..) • Journal des modifications • Synthèse des activités, livrables et jalons du projet et leurs états d'avancement • Etc.… • Xxxxxxx

  24. Action collective PC2M 2011-2012 • Présentation de l’outil PC2M • Des réunions ou conférences • Organisation via la plate-forme :- Gestion des participants- Association des données du projet- Mise en place d’action préparatoire- Etc… • Revues de projets • Partage d’écran • Xxxxxxx

  25. Sommaire L’action collective « PC2M 2011-2012 » Présentation de l’outil PC2M Action collective – Bilan phase 2008-2010 Le coût pour l’entreprise Vos contacts « PC2M 2011-2012 »

  26. Bilan phase 2008-2010 • 18 entreprises ont été accompagnées sur la Phase 2008-2010

  27. Bilan phase 2008-2010 • 7 axes d’améliorations travaillés…. Et les constats en fin de projet pilote : • Management de projet • Relation avecles clients Maîtrise des délais Maîtrise des coûts • Maîtrise des données manipulées Capitalisation et retour d'expérience • Efficacité des processus de travail

  28. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure ? • Est-ce que le pilotage des projets garantit l'atteinte des objectifs fixés (coûts, délais, qualité) ? • Est-ce que le nombre d'itérations avant de passer un jalon projet est important? • Est-ce que la concertation au moment des prises de décision au sein de vos projets est optimale ? • Est-ce que les risques au sein des vos projets sont bien maîtrisés ? • Il y a-t-il une bonne communication au sein des projets ? Management de projet Retour

  29. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 67%, une amélioration de la concertation au moment des prises de décision au sein des projets • Management de projet Retour • « Les informations étant regroupées sur la plateforme, nous avons pu accéder plus rapidement aux informations du client, et le client a pu consulter, et valider les données que nous lui mettons à disposition de façon régulière. •  Cela a permis de réduire les itérations des documents et de passer plus rapidement d'un jalon à l'autre. » • André Rouet, société HEMET (Argenteuil-95)

  30. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure, pensez-vousqu’il serait possible de réduire : • Les temps de cycle (cycle de réponse à un appel d'offre, cycle d'étude, cycle de mise au point, …) ? • Le nombre d'itérations nécessaires pour valider la fin d'un cycle de travail (cycle de réponse à appel d'offre, cycle d'étude, cycle de mise au point, …) ? • Les temps d'attente pour obtenir une information provenant de l'extérieur (client, fournisseur, partenaires, …) ? Maîtrise des délais Retour

  31. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 58%, une réduction des temps d'attente pour obtenir une information provenant de l'extérieur (clients, fournisseurs, partenaires, … ) Maîtrise des délais Retour « Le partage simultané de l'état à jour de la documentation du projet a permis de réduire les temps d'attentes des différents partenaires pour obtenir les informations nécessaires à la réalisation de leur travail » Fabrice ORHAN, société SMGP (Argenteuil-95)

  32. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure ? • Est-ce que la codification des documents permettent-elles d'éviter tout risque d'erreur ? • Est-ce que les collaborateurs ont confiance dans les documents d'entrées utiliséss'agit-il des bons documents aux bonnes versions à jour ? • Quand un document est modifié par son auteur, est-ce que les autres collaborateurs en sont informé ? • Est-ce que la sécurité et la confidentialité des documents échangés avec l'extérieur (clients, fournisseurs, partenaires, …) est-elle effective ? • Il y a-t-il une traçabilité des documents échangés avec l'extérieur ? Maîtrise des données manipulées Retour

  33. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 100%, la confiance qu’ont les collaborateurs dans les documents fournis pour travailler (Ils sont sûrs qu'il s'agit des bons documents aux bonnes versions à jour) • Maîtrise des données manipulées Retour « la plateforme permet d'accéder à une version unique d'un fichier qui a évolué vingt fois en particulier sur des activités prototypes » Rémy Marchand, société STAE (Antony-92)

  34. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure ? • Est-ce que le temps passé à retrouver les informations constitue-il un frein à l'efficacité du travail ? • Est-ce que le temps consacré aux réunions de travail constitue-il un frein à l'efficacité du travail ? • Est-ce que le temps de déplacement pour les réunions de travail à l'extérieur constitue-il un frein à l'efficacité du travail ? Efficacité des processus de travail Retour

  35. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 83%, que le temps passé nécessaire à retrouver les informations pour travailler a été réduit… Améliorant de ce fait l'efficacité du travail des collaborateurs Efficacité des processus de travail Retour « la gestion structurée sous forme d'arborescence de dossiers a été très appréciée. Nous avons gagné environ une journée par mois en trouvant rapidement les informations utiles» Loïc Dubois, société Suadeo (Saint-Germain-en-Laye-78)

  36. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure ? • Il y a-t-il une bonne gestion de la capitalisation des connaissances issues des projets passés ? • Si oui, est-ce que ces connaissances sont optimisée pour les nouveaux projets? Capitalisation et retour d'expérience Retour

  37. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 17%, une capitalisation des connaissances issues des projets passés et la réutilisation de ces connaissances sur les nouveaux projets a été possible Capitalisation et retour d'expérience Retour « nous avons réussi à garder en mémoire tout ce que nous avons fait dans ce projet : les problèmes rencontrés mais aussi les bonnes pratiques mises en œuvre. Nous allons pouvoir réutiliser ces données pour des projets futurs » Ronan Toulhoat, société CREA'R.T. DesignStudio (Houilles-78)

  38. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure ? • Avez-vous des coûts de non qualité liés aux non-conformités des produits délivrés ? • Est-ce que les coûts liés à la gestion des achats de produits ou de prestations externes sont trop importants? • Est-ce que les coûts liés aux déplacements des collaborateurs sont trop élevés ? Maîtrise des coûts Retour

  39. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 67%, une réduction des coûts liés aux déplacements des collaborateurs Maîtrise des coûts Retour « Les coûts de déplacement ont été réduits d’environ 30% grâce à l'utilisation du module de gestion de conférence» Ronan Toulhoat, société CREA'R.T. DesignStudio (Houilles-78)

  40. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour 45%, une réduction des coûts de non qualité liés aux non conformités des produits délivrés Maîtrise des coûts Retour « La gestion du projet de certification à travers la plate-forme nous a permis de mieux communiquer en interne ce qui a eu pour effet de réduire sensiblement le nombre de non conformité. » Fabrice ORHAN, société SMGP (Argenteuil-95)

  41. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Au sein de votre structure ? • Est-ce que la fidélisation client est optimisée ? • Il y a t’il y a une évolution dans les relations entre vos clients et votre société ?(Repositionnement en termes d'activité, de valeur ajoutée, évolution du type de relation, …) ? • Il y a-t-il une réflexion sur la mise en place d’outils pour augmenter le volume d'activité de votre société avec des clients existants ou pour se positionner sur des projets plus ambitieux, plus complexes ? • Relation avecles clients Retour

  42. Bilan phase 2008-2010 • Quelques constats • Les adhérents ont constaté • Pour la majorité, que le projet pilote (sur 6 mois) était trop court pour évaluer l'évolution de la relation entre leur société et leurs clients (repositionnement en termes d'activité, de valeur ajoutée, évolution du type de relation, etc..) • Relation avecles clients Retour « Notre client a apprécié le fait que nous partagions l’ensemble des données du projet. De ce fait le client devient partenaire et il a été force de proposition » Jean-Michel DELASSUS, société ALPHA CHEM SARL(CRETEIL-94)

  43. Sommaire L’action collective « PC2M 2011-2012 » Présentation de l’outil PC2M Action collective – Bilan phase 2008-2010 Le coût pour l’entreprise Vos contacts « PC2M 2011-2012 »

  44. Action collective PC2M 2011-2012 • Le coût pour l’entreprise

  45. Action collective PC2M 2011-2012 • Procédure simple : • Valider la déclaration d’engagement avec le détail de la prestation. • Nous fournir une copie des attestations Trésor Public et Urssaff certifiant que vous êtes à jour de vos obligations fiscales et sociales • Dès réception de votre validation et de l’accord du Cétim, vous êtes pris en charge par un chef de projet sur la période des 6 mois d’accompagnement.

  46. Action collective PC2M 2011-2012 Merci de votre attention Vos Questions ? Nos réponses ?

  47. Sommaire L’action collective « PC2M 2011-2012 » Présentation de l’outil PC2M Action collective – Bilan phase 2008-2010 Le coût pour l’entreprise Vos contacts « PC2M 2011-2012 »

  48. Action collective PC2M 2011-2012 • Vos contacts • Le correspondant principalDominique HumblotTel: 03 44 67 33 47Courriel: contact@pc2m-idf.fr • Le responsable de l’action « PC2M »Patrick Marchand, CETIMTel: 03 44 67 35 21Courriel: patrick.marchand@cetim.fr • Le responsable de la maitrise d’ouvrage pour la mise en place de l’infrastructure de l’action « PC2M »Philippe HallayTel: 06 37 88 68 90Courriel: philippe.hallay@pc2m-idf.fr

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