DIPS DOUBLE IP SYSTEM

1. DIPSDOUBLE IP SYSTEM

2. 부가가치 창출할 시간 늘려야 사무간접 분야 생산성은 어떻게 정의할 수 있을까. 생산현장과 달리 사무간접 분야 업무는 눈에 보이지 않기 때문에 그 생산성을 먼저 정의하는 일이 필요하다. 가장 합리적인 사무간접 분야 생산성 지표는 ‘시간’이다. 그래서 사무간접 분야 생산성 혁신 활동은 시간을 중심으로 이뤄진다. 시간을 중심으로 이뤄지는 생산성 혁신은 두 가지로 구성할 수 있다. 첫째, 부가가치를 생성하는 본연의 업무에 투자할 수 있는 시간을 창출하기 위한 활동과 둘째, 시간내에 높은 품질을 유지하기 위한 활동으로 구분할 수 있다. 사무간접 분야 업무는 도움을 받기 보다는 방해 받기 쉬운 일이다. 동료의 ‘커피한잔’ 요청에서부터 상사로부터의 ‘돌발업무’ 지시까지 방해받을 수 있는 요소는 무궁무진하다. 특히 돌발업무 접수는 업무 생산성을 떨어뜨리는 대표적 사례다. 또 이렇게 방해의 횟수가 많아지고 시간이 길어지면 업무의 집중도가 떨어져 생산성은 저하된다. 많은 기업에서 집중업무 시간을 정해 본연의 업무에 투자할 수 있도록 하는 노력만 봐도 알 수 있다. 우선 본연의 부가가치를 생성하는 시간을 확보하기 위해서는 우선 자신이 해야 할 업무나 과업에 대해 세부적으로 일을 브레이크 다운(Breakdown)해 내 스스로 할 일에 대해 얼마만큼 시간이 필요할 지와 다른 사람이나 부서로부터 도움을 받고 협조를 받아야 할 일이 얼마나 시간이 필요할 지에 대한 ‘합의된’ 계획이 필요하다. 이 합의된 계획을 부서원이 서로 공유하고 볼 수 있도록 함으로써 서로가 자신과 타인의 납기에 대한 계획을 준수할 수 있도록 하는 행동규범적 문화조성이 필요하다. 간단한 일은 아니지만 약간의 도구(Tool)와 습관화될 때까지 전문가로부터의 지원이 있다면 충분히 가능하다. 

3. 미리미리 발생할 일을 관리 - 업무의 선행관리, 가시화로 효율 극대화 또 자신과 상사가 합의한 시간내에 고품질의 업무를 수행하기 위해서는 상사의 역할이 상당히 중요하다. 상사는 부하 직원이 고품질의 업무를 수행할 수 있도록 문제가 있는 부분을 해결하는데 결정적으로 코칭을 해 주거나 대안을 제시할 수 있기 때문이다. 이를 실현하기 위해서는 ‘선행관리’와 ‘업무의 가시화’에 대한 개념을 명확하게 이해하고업무에 적용해야 한다. 선행관리란 말 그대로 미리미리 관리하는 것이다. 일을 기획하는 단계에서부터 관리가 필요하다. 선진 기업들은 대부분 프로세스를 관리한다. 프로세스의 핵심성과지표(KPI)를 정해 놓고 KPI가 달성됐는지 점검한다. 프로세스 관리는 당연한 것이지만, 특히 기획단계에서 발생할 수 있는 이슈와 장애물 등을 미리 예측해 계획을 세우지 않으면 납기가 지연되는 사태가 벌어지고 업무의 품질이 낮아질 가능성이 높다. 상사는 부하직원이 계획을 세울 때 자신이 하는 일뿐 아니고 협조를 받을 일, 협상을 해야 할 일, 준비할 일 등에 대한 다양한 관점으로 계획을 면밀히 세우고 어려운 일을 미리 예측할 수 있도록 해야 한다. 이것이 선행관리다. 선행관리를 통해 업무계획을 세우면 이를 모두가 인식할 수 있도록 하는 것이 가시화다. 이런 가시화는 아주 쉬운 툴로 해결할 수 있다. 모두가 하고 있는 연간 계획, 월간 계획, 주간 계획 등을 조금만 더 면밀하고 구체적인 툴로 해 나가면 충분히 상사와 동료들간 서로 공유할 수 있다. 이를 통해 자신이 하는 일과 동료, 상사가 하는 일을 눈에 보이게 할 수 있다. 이처럼 사무간접 생산성은 그 일이 눈에 보이지 않아 놓치기도 쉽지만 이를 올바르게 관리하는 노력이 있다면 충분히 높일 수 있다.

4. Ⅰ. 세일즈는 재미있는 일 • DIPS는 생산성을 극대화하는 혁신방법론이다. • 세일즈는 지적 게임 • - 고객의 특성이나 요구에 맞게 기록한 ‘자신만의 제안서’ 제시 • 세일즈 기능 강화 • - 세일즈 기술 개선과 개발 • 세일즈맨의 두가지 특권 • - 사회의 변화, 고객의 변화 감지를 통한 빠른 정보의 획득 • - 다양한 인맥의 형성

5. Ⅱ. 매출 목표 달성이 어려운 이유 • 적당히 설정하는 매출 목표 • - 현재의 시장 상황과 자사 상품 상황을 고려한 매출 목표 설정이 중요. • (정확한 매출 목표를 세우고자 한다면 고객의 상황이나 시장의 상황에 대한 정보가 필요) • 엉터리 판매 계획 • - 매출 예산 수치를 매출 목표 수치에 접근시키고 일치시키기 위해서 어떤 활동을 할지를 계획하는 것이 영업활동 계획 • (효과적이고 확실한 영업활동 계획을 세우기 위해서는 먼저 목표 수치와 매출 예측 수치의 갭을 가능한 정확하게 파악) • ⇒ 매일, 매주 세일즈 리뷰를 하는 것으로 인해 세일즈맨은 치밀한 활동 계획을 세우게 할 수 있고, 관리자는 세일즈 현장의 실상을 정확히 파악할 수 있다. • 필요한 데이터의 결여 • - 과학적인 분석 자세의 결여 • (과학적이라는 것은 사상을 관찰하고 논리적인 가설을 사실에 맞춰 보고 검증하는 태도) • - 영업 활동의 표준화 (영업 활동 단계의 표준화 – 각 단계를 올라가기 위한 방법의 표준화) 미확립 • (충분히 검토된 표준적 영업활동이 확립되어 있으면 모든 세일즈맨이 일정 수준에 도달해 있기 때문에, 그 위에 추가할 각 고객에 맞는 대책은 그에 상응하는 가치가 있는 것이 될 수 있다.) • - 데이터 수집활동의 번거로움(비협조적)

6. 시간당 생산성(Time Budget) 의식 결여 • - 처리해야 할 모든 일을 철저히 마무리하기 위해서 제한된 시간을 어떻게 이용할지를 세밀하게 계획 • - 향 후 1개월간의 시간 스케쥴을 세밀하게 작성해 매주 그것을 재검토하고, 보다 효과적인 시간배분은 없는지를 생각. • (고객과의 상담 양상에 따라 계속해서 활동 계획을 변경해야 함. 어떤 변경이 있었더라도 1개월이 지났을 때에는 계획했던 것만은 모두 완벽하게 끝난 상태 실현) • 환경 변화에 대한 느린 대응 스피드 • - 목표 미달 정도는 ‘환경 변화를 감지하는 스피드’와 ‘환경 변화에 대한 대응책을 기획하고 실시하는 스피드’에 의해 크게 변화 → 실적수치라는 선행지표로 관리 • (스스로의 영업활동 데이터를 근거로 한 선행지표 작성, 관리) • ⇒자신의 영업활동 데이터를 명쾌한 목적 아래 수집해 선행지표를 선택하고, 이 지표를 신중하게 관리하는 활동으로 환경 변화에 대한 대응 스피드 UP.

7. Ⅲ. 100% 목표달성을 실현하는 세일즈맨들 • 목표 이미지는 선명하게 되어 있는가 • - 목표 설정의 방법 • (회사의 방침을 바탕으로 해 자신이 담당하는 시장 상황에서 숫자를 내고, 가능한 한 의욕적인 목표 수치를 설정하는 방법) • - 공인된 목표 수치가 설정되면 그 목표 수치가 달성되었을 때의 상황을 ‘목표’로서 이미지화 (고객에 대하여 상세한 목표수치가 정내져 있어도 그 수치가 달성되기 위한 ‘이루어져야 할 이미지’가 명확하게 되어 있지 않으면 그들은 대책과 노력의 타당성과 유효성을 엄밀히 판단할 수 없다고 생각할 수 있음.) • - 선명한 목표의 공유화 (도표1) • - 이루어져야 할 이미지 실현을 통한 매출 목표 달성. • 철저하고 치밀한 활동 계획의 수립과 관리 • - 목표에 도달하기까지의 과정에 분기마다 이정표를 두고 달성해야 할 레벨 명시(도표2) • - 활동 결과를 돌아보면서 계획의 수정과 추가 활동 철저 • → 주간 활동 실적표(도표3)

8. Ⅳ. 매년 매출 증대를 실현하는 세일즈 조직 • 영업 활동을 과학화 한다. ⇒ 능숙한 세일즈 방식을 찾아내는 조직 활동 • - 세일즈 활동을 경험적으로 논증할 수 있는 체계적인 활동으로 인식한다. • (세일즈 활동을 반복하고 있는 동안에 경험하는 다양한 사상을 고찰하고 분석해 어떻게 하면 효과적인 세일즈 활동이 가능한 지를 논리적이고 체계적으로 분명하게 하는 것) • - 자신들의 영업활동을 철저히 관찰∙분석할 뿐 아니라, 시장의 모습과 변화, 나아가서는 경쟁 기업의 움직임과 상품의 특성이라고 하는 사상까지도 관찰, 데이터로 취합해서 분석 • →그 데이터 중에서 ‘효과적인 판매 방법’에 대해서 가설을 세워, 실천, 효과성 검증. • ①시장에서의 타킷 선정의 과학화 • ②상품(서비스)의 개선∙개량도 과학화의 대상에 추가(상품 정책까지 생각하는 세일즈맨) • ③과학화하는 스피드를 높인다(가급적 신속하게 매뉴얼화) • ④과학화하는 대상은 영업(판매) 도구의 개발까지도 포함 • ⑤영업활동을 과학화하는 주체자는 바로 세일즈맨 자신 • 영업활동의 과학화 • - 지점장이 가장 흥미를 가지는 것은 다른 지점의 우수 사례이다 • - 캠페인이 시작되면 조속히 가설을 세워 검증하고 매뉴얼을 만들라 • - 타 지점의 노하우를 시기적절하게 입수하라 • - 본부직원의 지시가 아니라 현장에서 영업활동을 과학화해야 한다

9. 세일즈 단계의 설계와 개선 • - 세일즈 활동 • (대상 고객을 찾아서→고객을 만나고→고객의 니즈를 파악(창출)해서→제안을 하고→저해 요인을 제거→설득→매매 성사) • 세일즈 단계를 밟아가는 방법, 도구의 개발∙개선 • - 누구에게 어떤 방법으로, 어떤 도구를 사용해서 영업을 할 것인가 • 성공적인 세일즈 조직의 특징 • - KEEP BUSY(늘 바쁘게 지내는) ‘생각하는 세일즈 조직’ • ① 상당한 Desk Work(사무)를 하는 생각하는 세일즈맨들이다 • 항상 미래를 생각하고 지금 잘 팔린다고 결코 안심하지 않는다 • 만족도와 제품구매 메리트, 경쟁력에 대한 대책과 방법을 끊임없이 생각 • ② 늘 Keep Busy(늘 바쁘게 지내다) 사람으로 실적 부진 때도 마찬가지다 • 바쁜 것처럼 보이는 것이 아니라 하지 않으면 안될 일을 생각하고 행동한다 • 그렇다고 사생활을 소홀하지 마라 • 세일즈 교육과 혁신되었다고 갑자기 실적이 오르지 않는다 • - 세일즈맨의 능력 향상에는 그에 상응하는 시간과 노력이 필요하다 • - 하지만 생각하는 세일즈 조직은 짧은 시간에 성과를 낼 수 있다

10. Ⅴ. DIPS의 노하우를 활용한 세일즈 혁신 • 세일즈맨의 성공 요인을 발견하도록 하라. • 세일즈맨의 매출액을 2배로 증가시키는 방법 • 1) 영업활동 기간을 2배로 한다 • 2)일정기간, 영업활동에 소비하는 시간을 2배로 한다 • 3)일정 시간 내에 실시하는 영업활동 스피드를 2배로 한다 • 4)세일즈 스텝을 개선, 개발하고 판매에 소요되는 시간을 반감시킨다 • 5)세일즈 스텝의 각 단계를 올라가는 확률과 스피드를 2배로 한다 • 몸에 익힐 세가지 기술 및 방법 • 1)계획을 짜는 기술 • 2)세일즈 단계의 설계 기술과 개선 방법 • 3)세일즈 단계를 밟아 올라가는 방법과 도구의 개선, 개발 기술이다. • 세일즈 활동은 확률적으로 성과가 나온다 • - 데이터관리야말로 세일즈 활동개선의 시작이다 • - 확률을 근거로 삼아 노력의 정도를 변경하거나 확률을 높이도록 하라

11. 스케줄을 짠다는 것은 시간당 생산성을 관리하는 것이다 • - 한정된 시간안에 해야 할 많은 일을 생각하는 활동이다 • - 하루 8시간, 주 5일, 40시간 세일즈 활동의 자세한 계획을 말한다 • - 노동시간을 늘리거나 맹렬히 분발하는 것은 소용없는 일이다 • - 시간의 절약과 효율적 사용에 고민해야 한다 • → 스케줄은 지키는 게 목적이 아니라 이행 후 최대의 성과획득을 하는 것이다 • 지키지 못하는 스케줄도 낭비가 아니다 • - 오히려 지키지 못하기 때문에 더더욱 철저히 계획하여 지키려고 해야 한다 • - 그렇게 하면 비효율적인 부분을 개선할 수 있다 • 매월, 매주의 스케줄 관리가 실적 향상의 열쇠이다 • - 실적 수치 목표를 주간단위로 정해 매주 도전하라 • - 월간 또는 최종 수치를 목표로 정할 경우보다 훨씬 성과를 높일 수 있다 • - 1주일에 종래의 1.25배 증가시키되 노동시간은 증가시키면 안된다

12. ASTFV의 P(생산성 향상을 위한 업무의 우선순위 결정 5가지 시점) • Approve (승낙, 동의, 양해)의 우선순위 • - 승낙, 동의, 양해를 받을 수 있다면 우선순위의 변경은 가능하다 • Save (절약)의 우선순위 • - 동시에 해낼 수는 없는가? • - 두번 출장을 한번으로 처리할 수 없는가? • - 답을 얻는다면 업무의 능률은 놀라울 정도로 높일 수 있다 • Time (시간)의 우선순위 • - 미팅, 납기, 만기를 신중히 할수록 엄청난 시간을 절약할 수 있다 • - 시작시간 뿐만 아니라 종료시간도 중요하다 • - 회의자료 사전배포, 발언시간 제한, 사전설명, 시간홍보에 많은 준비를 하라 • Fill Up (매워넣기) 우선순위 • - 어중간한 시간, 틈새시간을 유용하게 활용하라 • - 그시간에 할 수 있는 일을 사전에 준비하라 • - 안부전화, 편지, 서류정리 등 자투리 시간에 할 수 있는 일의 리스트를 작성 • Value (가치)의 우선순위 • - 업무의 우선순위를 정하라 • - 보다 가치가 높거나 확실하거나 빠르다고 생각되는 업무를 우선하라 • - 사람이나 상황에 따라 다를 수 있으므로 깊이 생각하라

13. Ⅵ. 세일즈 혁신 ‘DIPS 운동’ • 세일즈 방법과 도구를 다 함께 개발하라 • - 성공, 우수사례를 수집하여 정보 교환하라 • - 세일즈 토크 개발회의를 매주 금요일 저녁 6시에 실시하라 • - 세일즈 도구 개선회의를 통해 세일즈 생산성 향상을 위해 노력하라 • → 지혜를 짜내고 체험을 공유하고 스스로 개선해 나가고자 하는 운동이다 • 세일즈맨의 평가제도 개혁 • - 실적급여 부분과 연공 급여 부분의 밸런스가 문제가 될 수 있다 • - 매출실적이 2배 이상 내는 직원에게 급여는 고작 20% 더 준다면 문제다 • - 세일즈맨의 잠재능력을 끌어내기 위해 개개인을 정당하게 평가하라 • - 축구 같은 팀플레이라도 연봉차이가 엄청난 특급선수가 있다 • - 더나은 동기부역를 위해 노력하라 • → 실적급여 부분을 50%이상 확보하고 1:3정도의 차이를 유지하라

14. 도표 1 목 표 설 계 서 검인 작성일 : 년 월 일 • 프로젝트 명 ( ) 이루어 져야 할 이미지를 선명하게 그림 R : 리서치 부족 M : 면회 저해 요인 P : 입장의 문제 U : 이해 부족 이름 목표물 한산람 한사람과의 관계를 강화해 가는 중에 발생하는 장애를 정리해서 기술 고객의 최대 관심사에부응하고 있는 상태를 가능한 한 구체적으로 세분화해서 기술 달성 레벨 과제와 제약 조건을 해결하기 위한 대책

15. 도표 2 이 달 의 과 제 거점명 : 담당 : No. 1 2 3 4

16. 도표 3 주 간 활 동 실 적 표 거점명 : 작성일 : 년월일성명 :

17. 도표 a 데 일 리시 트 (1) ▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는? ▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는?

18. 도표 b 데 일 리시 트 (2) ▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는? ▶당일 처리해야 할 업무, 당월 중에 처리 순서를 정해야 할 업무는? 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 메우기 비는 시간 승낙, 동의, 양해 받는 쪽 승낙? 절약 가능한 절약? 시간 시간 엄수는? 가치 성과전망? F A S T V 14:00 ▶연락처, 연락 대기처 ▶당일 사용한 주요 시트 15:00 16:00 ▶오늘 처음 만난 사람은? 17:00 18:00 19:00

19. 도표 C 예 약 관 리 시 트 ▶담당 : 성명 : 일/시 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 일/시 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7

20. 도표 D TB(Task Break Down) 시트 ▶완성예정일시 : 년 월 일 ▶의뢰자 : ▶최종 제출처 : ▶확인자 : ▶확인일시 : ▶최종납기 : ▶완성예정일시 : • 업무 의뢰를 받으면 우선 최종 완성’물품’을 결정. HIROEN관점에서 해야 할 • 일의 전 목록을 기입 • HIROEN 항목 각각을 ‘활동 대상자’와 ‘사람 외의 활동 대상’의 관점에서 • 분류∙통합 정리하여 ‘활동 방법’으로 마무리함. • ‘활동 방법’을 일정에 기입해 넣고 금주 1주일의 상세한 스케쥴 작성과 내주 • 이후에 해야 할 일을 정리. Hear 듣고 싶은 것 Inform 통보할 일 Request 의뢰할일 Operate 작업할일 Examine 검토할일 Negotiate 교섭할일 H I R O E N • 활동대상(물건,상황), 의뢰대상(사람)이 공통되는 항목은 1개의 ‘활동계획’에 기입

21. 도표 E TS (Trouble Shooting) 시 트 ▶기입일 : 년 월 일 자료를 바꿀 수 없는가 ‘양’을 바꿀 수 없는가 ‘납기’를 바꿀 수 없는가 ‘방법,수단’을 바꿀 수 없는가 ‘무엇(누구)’로 바꿀 수 없는가 ‘돈’으로 바꿀 수 없는가 ‘포기’의 방법은 없는가 자 양 납 法 代 金 止 Shooting Shooting Shooting Shooting Shooting Shooting Shooting Shooting ▶어떤 부분에 영향이 나타날 것 같은가? ▶여기서 해결 되었는가? 미해결 양으로 미해결 납으로 미해결 납으로 ‘金’’止’와 비교 ‘金’’止’와 비교 ‘金’’止’와 비교 ‘金’’止’와 비교