Gestion des marchés

1. Gestion des marchés Dec 2010 Dec 2010

2. Introduction • La gestion des marchés a pour objet d’assurer que les droits et obligations de chacune des parties au marché soient exécutés afin de garantir la livraison ponctuelle, de prestations de laqualité requise et dans les limites dubudget • La gestion des marchés va du stade de l’élaboration du PTBA, à celui de la clôture du marché,en passant par l’établissement du cahier des charges, la remise de rapports et d’analyses sur des points clés, et toute actionrequise de la part de chacune des deux parties. Toutes ces actions, permettent globalement un contrôle mesurable de l’exécution du marché. Nous nous attachons ici à l’exécution à partir de la signature du marché 2

3. Introduction • Teneur du marché – tous les livrables pertinents, calendrier, délais, rapports axés sur les résultats et produits attendus, avec des indicateurs mesurables • Gestion des marchés – le suivi-évaluation est déterminant • Exécution des marchés– le marché n’arrive à son terme que lorsque le produit de qualité satisfaisante qui en est l’objet est livré à la date convenue

4. Les cinqstades de la gestion des marchés Suivi-évaluationde l’exécution Gestion des modifications Règlement des litiges Gestionfinancière et paiement Administration du marché

5. Suivi et contrôle de l’exécution des marchés Principales mesures administratives • Établissement duregistre des marchés • Établissement du registre de suivi des marchés • Établissement de la feuilleindividuelle de suivi des marchés • Établissement du formulaire de suivi des marchés B Information clé Directives concernant la gestion des marchés – Prestataires de services

6. Suivi et contrôle de l’exécution des marchés Indicateurs Services consultatifs • Livraisonponctuelle desprestationsclés • Conformité aux exigencesraisonnalbes • Qualité des services fournis • Ponctualitéde la livraison • Quantitélivrée • Respect du cahier des charges Fournitures • Ponctualitéde chaque tranche de travaux • Respect du cahier des charges • Qualité des travaux Travaux 6

7. Suivi et contrôle de l’exécution des marchés B Conseils • Indiquer la date effective de livraison des fournitures/travaux/services (ou des tranches convenues - milestones) • Rappel écrit aux entrepreneurs/ consultants en cas de défaillance (y compris les pénalités) • Classer les réponses des entrepreneurs/ consultants • Noter les changementsconvenus des dates de livraison et des pénalitésimposées 7

8. Inspections Il estnécessaire, en particulierdans le cas de travaux, de veiller à cequ’uncontrôlequalifié et indépendantsoitexercéafind’assurerque les ouvragessoitexécutésdans les règles de l’art

9. Réception Confirmation écriteque les services requisontétéfournis à bonne date et qu’ilsétaient de qualité acceptable Services Rappportd’inspection et de réception (RIR). Il peutéventuellementêtrenécessaireconcernant les fournitures de veiller à ceque du personnel ou des consultants qualifiésparticipent à l’élaboration du RIR Fournitures Rapport d’ingénieursspécifiantque la construction d’ouvrages de qualité acceptable á étémenée à biendans les délaisprescrits Travaux

10. Gestion des modifications • Il convient d’éviter les modifications inutiles et d’insérer les modifications nécessaires dans le contrat • Il est important de veiller à obtenir l’approbation préalable ainsi que l’avis de nonobjectiondu FIDA si la valeur cumulative des modifications dépasse de 15% la valeur du marché

11. Recours Résiliation • Obteniruneassistance juridique • déterminersi les pénalitésprévuesdoivents’appliquerconformément au marché Règlement des litiges • négotiation • arbitrage

12. Gestionfinancière et paiements • Les paiements doivent être réglés conformément aux clauses contractuelles (normalement dans les 30 jours suivant la présentation d’une facture valable) • Il est important de tenir un échéancier des paiements prévusdans le cadre du Registre de suivi du marché en vue d’assurer que le compte spécial soit suffisamment provisionné pour permettre de traiter rapidement la demande de paiement direct • Les retards de paiementinfluent négativement sur le coût des marchés futurs – lorsque les retards de paiement se répètent régulièrement, les fournisseurs et les entrepreneurs prévoient une marge pour couvrir les retards de paiement prévisibles ou ils s’abstiennent de soumissionner

13. Garanties de bonne fin Lorsqu’ellessontrequises, cesgarantiesdoiventêtredonnées par le fournisseur/entrepreneuren temps utile. Ellesdoiventêtreretournéesdans les 30 jourssuivant la réceptiondéfinitive (clôture du marchéconformément aux clauses contractuelles), y compristoutepériode de garantieou de maintenance

14. Clôture du marché Les chargés de passation des marchés, avec l’appui technique nécessaire, doiventvérifier: • Que tous les biens/ services ont été fournis • Que la documentation conservée dans le dossier du marché comprend la réception et l’acceptation formellede toutes les clauses contractuelles • Qu’il n’y a pas deréclamationsou d’investigations en instance • Que tout bien fourni par le projet a été restitué et que tout divergence est réglée • Que toutes les mesures concernant les avenants au marché ont été appliquées • Que tous les problèmes de sous-traitanceont été réglés • Que les questions de garantie sont résolues et que le délai de garantie malfaçon est expiré • Que tout audit nécessaire a été mené à bien • Que la facture finalea été présentée et réglée

15. Merci