RESUPUESTOS , SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN

1. RESUPUESTOS , SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN Elementos del programa Efraín Flores E. Septiembre de 2003

2. EL PRESUPUESTO El presupuesto es la expresión monetaria de las acciones a realizar. La elaboración del presupuesto hace referencia al cálculo anticipado de los probables egresos e ingresos de las instituciones para cumplir con los propósitos del programa.

3. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Características del PPA, (PPOA): • Es una eficaz herramienta de planificación, desarrollo y control • Presenta una orientación clara y objetiva del programa mediate la clasificación de los gastos de funcionamiento y de inversión. • Contiene una distribución por sectores o funciones, con el señalamiento de los programas a realizar, tomando como base las metas a alcanzar. • Se distribuyen los montos del presupuesto en las diferentes categorias (actividades, tareas, proyectos, etc) para el logro de los objetivos señalados en el programa.

4. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Ventajas del Presupuesto por programas. • Comparabilidad en base a conceptos uniformes • Mejor apreciación de beneficios del programa y sus costos • Consistencia interna de cada programa, por mostrar metas, medios para alcanzarlas, y costo total del programa • Facilitan evaluar la eficiencia de la operación de los organismos, al comparar gastos proyectados con los efectivos y metas presupuestales y alcanzadas

5. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Concepto: • Es un conjunto de técnicas y procedimientos que sistemáticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución. • Es un instrumento que cumple el propósito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con las metas a corto plazo, creadas para la ejecución de objetivos de mediano y largo plazo.

6. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Objetivos • Racionalizar el gasto de acuerdo a la eficacia • Estructurar jerárquicamente por funciones programas de operación (dentro de éstos: subprogramas, actividades y tareas); y, programas de inversión (subprogramas, proyectos, obras y trabajos específicos) • Conocer las actividades y ordenarlas jerárquicamente por su importancia, para seleccionar las que se abordarán y el grado de profundidad o desarrollo. • Combinar recursos disponibles con metas a corto plazo. • Prestar más atención a lo que se realiza, que a lo que se adquiere.

7. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES Categorias en que se clasifican y distribuyen los fondos para hacer lo programado en el PPA • Función: Es el conjunto de gastos presupuestales, cuya finalidad inmediata es proporcionar un servicios público determinado (salud) • Programa de operación: Instrumento destinado a cumplir con una función, mediante la fijación de metas y objetivos, ya sean cuantificables o no, y para cuya realización se emplearán tanto recursos materiales como humanos y financieros, los cuales previamente serán costeados. • Subprograma: Es una subdivisión de un programa, según su función específica, y mediante metas parciales • Actividad: Es la realización de ciertos trabajos mediante el empleo de recursos para cumplir con las metas de los mismos. • Tarea: Operación específica dentro de un proceso gradual y a través de la cual se obtiene un resultado parcial

8. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Conceptos utilizados en la valuación de resultados y determinación de costos: • Necesidad Pública. Es aquella que la comunidad estima vital y de repercusiones sociales, frente a la que se fija una meta (Necesidad de salud o problema de salud pública). • Objetivos, Son expresión cualitativa de ciertos propósitos, se expresan en función de metas a realizar, al medir la ejecución de las metas, se sopesará también la consecución de los objetivos. • Meta, Es el propósito que se autodetermina en el programa, pero cuantificado, “es la cuantificación del objetivo”. Para el logro de una meta, se realizarán pasos intermedios que representarán el volumen de trabajo hecho en las diferentes actividades.

9. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Volumen de trabajo: Son las acciones intermedias al logro de un producto final • Producto final: Está representado por los logros efectuados, es un factor limitante en los PPA • Fuerza de trabajo: Es el tiempo efectivamente invertido en un trabajo, requiere del uso de una unidad de medida de tiempo. • Unidades de medida: • Horas-hombre, dias-hombre, años-hombre; lo que significa el trabajo de una persona en esos lapsos. Cuando un individuo interviene en varias actividades, deberá contarse el tiempo y costo de cada una de ellas. • Coeficiente de rendimiento de la fuerza de trabajo: es la relación del lapso-hombre con el número de unidades del producto final, para determinar su productividad.Es necesario también medir las unidades de material requerido para la operación del programa

10. PRESUPUESTOPOR PROGRAMAS YACTIVIDADES • Coeficientes de rendimiento: Se usan para determinar los gastos de materiales y personas, indican las relaciones entre resultados obtenidos y recursos empleados, se calcula el volumen de los mismos en los programas, subprogramas, metas y actividades, los cuales se clasificarán según su naturaleza en personal, material y equipo. • Costo unitario: Se obtiene dividiendo el costo de operación entre el número de productos finales o de trabajos realizados, tanto en programas, subprogramas o actividades. Es conveniente también la determinación del costo unitario de acuerdo a la clasificación de los gastos en: remuneraciones personales, materiales, equipo, etc.

11. PRESUPUESTO BASE CERO • Concepto: Es una metodología de planeación y presupuesto que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una organización. • ¿Cómo funciona?: • Identifica y analiza cada una de las actividades existentes y nuevas de la organización, en paquetes de decisión. • Evalúa y categoriza todos los paquetes de decisión por medio de estudio costo-beneficio en forma subjetiva. • Asigna los recursos

12. PRESUPUESTO BASE CERO • ¿Qué es un paquete de decisión? • Es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que el administrador pueda: • Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados. • Decidir si la aprobará o desaprobará. • La descripción de cada actividad, función u operación que la administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye: • Objetivos y metas • Consecuencias de no aprobar la medida • Medidas de rendimiento • Otros posibles recursos de acción • Costos y beneficios

13. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA Concepto: Es un proceso sistemático y permanente encaminado a aumentar la pertinencia, la eficacia y eficiencia de las actividades de salud (OMS). Se trata de evaluar los resultados obtenidos con las actividades realizadas, en relación a los objetivos planteados en el programa y dar continuidad a sus posibilidades de mejorar, debiendo estar en proceso permanente de retroalimentación.

14. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA • Evolución del concepto de evaluación • El objetivo a evaluar es que las cosas se hagan bien, haciendo especial referencia a la calidad y eficiencia de los servicios (COCHARNE, 1972) • En la década de 1980 tiene lugar el movimiento de resultados “hacer bien lo que se sabe hacer” • En 1990 surge la llamada evaluación basada en evidencia “plantea la necesidad de hacer bien lo adecuado” • En el año 2000, se ha retomado la idea de que la evaluación no debe ser un fin en sí y se enfoca hacia la evaluación basada en la utilización, “evaluar de forma que resulte útil”, han de hacerse aquellas evaluaciones que ayuden a la toma de decisiones, por lo que sólo tiene sentido si está insertado en el proceso de planificación y de gestión de servicios.

15. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA • Diferentes enfoques de evaluación de programas: • Según el aspecto del programa a evaluar: • Evaluación de la estructura (recursos materiales y humanos) • Evaluación del proceso (Funcionamiento, actividades, alcance) • Evaluación de resultados previstos (Resultados en el universo del programa) • Evaluación del impacto (Resultados en la población general

16. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA • Según la etapa del programa que se evalúa • Evaluación estratégica (Identificación del problema, establecimiento de prioridades, especificación de fines) • Evaluación táctica (Determinación de objetivos, de actividades, previsión de recursos) • Evaluación operativa (Determinación de objetivos operativos,ejecución del programa) • Según el tipo de información que utiliza • Cuantitativa (Responde a la pregunta ¿Cuánto?) • Cualitativa (¿Por qué?)

17. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA • Según el momento de realización • Evaluación antes o ex/ante (previa al inicio del programa) • Evaluación durante o supervisión (durante el desarrollo del programa) • Evaluación ex/post o sumativa (una vez finalizado el programa) • Según la procedencia del evaluador • Externo (fuera de la institución) • Interno (dentro de la institución) • Autoevaluación (Dentro del programa)