Gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec: état de situation

1. Gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec: état de situation Hélène Cadieux Octobre 2006

2. Plan de la présentation • Cadre législatif et réglementaire • Les principaux acteurs • La situation actuelle • La GID, une fonction; le CRGGID, une méthodologie et des outils • Équipe GID • Implantation de la GID à BAnQ Hélène Cadieux Octobre 2006

3. Cadre législatif et réglementaire Hélène Cadieux Octobre 2006

4. La gestion documentaire au gouvernement du Québec • Encadrée par un ensemble législatif : • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982); • Loi sur les archives (1983) • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001) • Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2004) Hélène Cadieux Octobre 2006

5. La gestion documentaire au gouvernement du Québec • Et réglementaire : • Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale (2006) • Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des documents gouvernementaux (1984) • Politique de gestion des documents actifs (1985) • Politique de gestion des documents semi-actifs (1988) • Politique de gestion des documents inactifs (1991) Hélène Cadieux Octobre 2006

6. Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale • Objectifs • Assurer la cohérence et la coordination des interventions en sécurité de l’information tout au long de son cycle de vie • Assurer la disponibilité et l’intégrité de l’information; la confidentialité, l’authentification et la non-répudiation Hélène Cadieux Octobre 2006

7. Principes directeurs des mesures de sécurité • Responsabilité et imputabilité • Évolution • Universalité • Éthique Hélène Cadieux Octobre 2006

8. Intervenants visés • Conseil du trésor • Ministère des Services gouvernementaux • Ministère de la Justice • Ministère de la Sécurité publique • Sûreté du Québec • Ministre responsable de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels • Contrôleur des finances • Bibliothèque et Archives nationales du Québec Hélène Cadieux Octobre 2006

9. Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale • Rôle de BAnQ : • Contribuer à l’établissement des normes et des exigences de sécurité en ce qui concerne la conservation et la gestion intégrée des documents; • Assurer le conseil auprès des M/O en matière de conservation et de gestion intégrée des documents; • Faire part annuellement, au ministère des Services gouvernementaux, des résultats des travaux réalisés en rapport avec ses responsabilités particulières. Hélène Cadieux Octobre 2006

10. Vers une gestion intégrée des documents • Novembre 2002 : début des travaux du CRGGID sous la responsabilité : • Sous-Secrétariat à l’inforoute gouvernementale et à la gestion des ressources informationnelles • Archives nationales du Québec • École de bibliothéconomie et des sciences de l’information retenue comme consultant Hélène Cadieux Octobre 2006

11. Vers une gestion intégrée des documents • Création d’un comité sur la gestion du changement • Stratégie d’implantation et plan de communication complétés en septembre 2005 Hélène Cadieux Octobre 2006

12. Principaux acteurs en gestion intégrée des documents Hélène Cadieux Octobre 2006

13. Bibliothèque et Archives nationales du Québec • Loi créant BAnQ adoptée le 14 décembre 2004 et concrètement, le nouvel organisme a vu le jour le 31 janvier 2006. • L’adoption des politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes gouvernementaux est maintenant une responsabilité gouvernementale plutôt que ministérielle. BAnQ possède dorénavant de meilleurs leviers pour assumer ce volet de son mandat. Hélène Cadieux Octobre 2006

14. Ministère des Services gouvernementaux • Le Ministère a comme fonctions : • de coordonner les efforts des M/O en vue de parvenir à une approche intégrée dans la prestation des services aux citoyens et aux entreprises et à une vision commune des standards de qualité de ces services; • de favoriser la mise en place de services partagés destinés aux M/O lorsqu’un tel regroupement répond à des besoins d’efficacité et de rentabilité dans la gestion de leurs ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles; • de proposer au gouvernement les normes de signature gouvernementale et d’identification applicables au M/O. Hélène Cadieux Octobre 2006

15. Ministère des Services gouvernementaux • En matière de gestion des ressources informationnelles, le ministère doit élaborer et proposer au Conseil du trésor : • Une stratégie globale de gestion; • des politiques, des cadres de gestion, des standards, des systèmes et des investissements en vue d’une utilisation optimale des technologies de l’information et des communications et en vue de la sécurité de l’information. Hélène Cadieux Octobre 2006

16. Centre des services partagés • Loi sur le Centre de services partagés du Québec adoptée par l'Assemblée nationale, le 11 mai 2005. • Le 23 juin 2005, nomination d’un président et directeur général. • Le Centre de services partagés a pour mission de fournir aux ministères et aux organismes publics les biens et les services administratifs dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, notamment en matière de ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles. Hélène Cadieux Octobre 2006

17. Autres acteurs en gestion intégrée des documents • Ministère du Conseil exécutif • Groupe d’expertise en gestion documentaire • Forum des gestionnaires en technologies de l’information (ancien CRISP) • Forum des gestionnaires des ressources financières et matérielles (ancienne Association des gestionnaires des ressources matérielles du Québec) Hélène Cadieux Octobre 2006

18. Comités interministériels • Comités directeur et de pilotage sur l’implantation du cadre de référence • Comité sur la gestion du changement • Comité permanent sur les Profils de métadonnées gouvernementaux • Comité sur la conservation permanente des documents et des données au gouvernement du Québec Hélène Cadieux Octobre 2006

19. La situation actuelle Hélène Cadieux Octobre 2006

20. Problématique actuelle de la GID • Génère certaines inefficacités organisationnelles en gestion de l’information; • Outils inadaptés pour la gestion des documents issus de la bureautique et des transactions en ligne; • Peut entraîner la perte de la mémoire institutionnelle des organisations en raison des difficultés d’archivage à long terme des documents et des données; • Peut entraîner la perte des documents administratifs, légaux et financiers. Hélène Cadieux Octobre 2006

21. Comment en sommes-nous arrivés à cette constatation? • De façon générale, le gouvernement se préoccupe de la gestion de l’information non-numérique • Les ressources investies dans le CRGGID sont un effort gouvernemental pour répondre aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information Hélène Cadieux Octobre 2006

22. La GID, une fonction Le CRGGID, une méthodologie et des outils Hélène Cadieux Octobre 2006

23. Qu’est-ce que la GID? • Gestion du cycle de vie complet des documents (de leur création-réception jusqu’à leur destruction ou leur conservation permanente) • Gestion des documents numériques et non numériques dans un processus de gestion documentaire unique supporté par un seul système informatique dans un M/O donné. Hélène Cadieux Octobre 2006

24. Comment réaliser la GID? • Le cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) • Profils de métadonnées gouvernementaux • Sont présentement en voie de reconnaissance comme pratique recommandée au niveau gouvernemental Hélène Cadieux Octobre 2006

25. Le CRGGID : une méthodologie • Modèle bâti sur cinq éléments : • Des notions générales de document et de dossier convenant au numérique et au papier; • La notion d’enregistrement institutionnel des documents; • Des outils et infrastructures gouvernementaux pour la gestion documentaire; • Des modèles normalisés et réutilisables dans le développement de systèmes informatisés; • Des responsabilités claires et reconnues relativement à la gestion documentaire au gouvernement. Hélène Cadieux Octobre 2006

26. Ce que propose le CRGGID • Une architecture gouvernementale orientée services • Acte d’enregistrement institutionnel • L’utilisation de registres référentiels • Conservation à long terme à partir de l’approche de l’OAIS Hélène Cadieux Octobre 2006

27. Une architecture gouvernementale orientée services • Pour répondre aux exigences d’affaires, de preuves légales, de repérage, de protection des renseignements personnels ou confidentiels • Fait usage d’outils Web (interface Web des fonctions de gestion documentaire) • Basée sur des normes internationales ouvertes Hélène Cadieux Octobre 2006

28. Acte d’enregistrement institutionnel • Processus par lequel on transfère la responsabilité de la gestion d’un dossier ou d’un document, quel que soit son format, d’une personne à son institution qui en assure la conservation et l’accessibilité durant tout son cycle de vie. • Tout document, papier ou numérique, reçu ou créé, doit être enregistré institutionnellement à l’aide de métadonnées Hélène Cadieux Octobre 2006

29. Projet sur la conservation permanente • Projet d’implantation du modèle OAIS pour la conservation intégrée des documents et des données au gouvernement du Québec. • Les objectifs sont : • Développement du modèle OAIS pour les besoins de conservation intégrée des documents et des données • Développement d’un modèle d’entente au niveau gouvernemental • Mise en application du modèle OAIS • Déploiement du modèle adapté à l’échelle gouvernementale Hélène Cadieux Octobre 2006

30. OAIS – Liens avec la GID québécoise • Document et dossier • Fonctions archivistiques • Cycle de vie du document • Outils de gestion documentaire • Intégrité et authenticité des documents • Migration du contenu Hélène Cadieux Octobre 2006

31. La GID et ses composants institutionnels… • Interface Web des fonctions de gestion documentaire • Module de gestion documentaire • Module de réalisation du calendrier de conservation • Module de réalisation de l’entente producteur-archive OAIS • Module de conservation permanente de l’information numérique • Module de conservation des contenus des sites Web Hélène Cadieux Octobre 2006

32. La GID et ses composants Web communs • Thésaurus de l’activité gouvernementale • Registre référentiel centralisé • Harmonisation des dictionnaires de données gouvernementales • Service fonctionnel d’infrastructures à clés publiques (signature numérique, identification, authentification, non-répudiation, chiffrement et intégrité) • Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les services Web Hélène Cadieux Octobre 2006

33. Thésaurus de l’activité gouvernementale • Livré en octobre 2005, regroupe plus de 7 000 termes, pour décrire l’activité gouvernementale et classifier son information. Hélène Cadieux Octobre 2006

34. Registre référentiel • Sera accessible dans Internet et dans l’intranet du gouvernement du Québec • Pièce essentielle pour faciliter l’interopérabilité et la réutilisation des composantes ou des listes de valeurs codifiées. • Il peut exister plusieurs référentiels, mais tous les objets ainsi référencés doivent être décrits dans un seul registre gouvernemental. Hélène Cadieux Octobre 2006

35. Harmonisation des dictionnaires de données gouvernementales • Actuellement, les banques de données ne peuvent être versées à BAnQ. • Le défi est d’établir un métamodèle pour la gestion des données partageables : décomposer les dictionnaires de données d’une banque de données en composants élémentaires et y adjoindre plusieurs métadonnées permettant leur gestion dans un registre référentiel centralisé. • Comme le CRGGID recommande l’utilisation d’une architecture et d’outils Web, il faudra assurer la sécurité des documents qui y seront échangés. Hélène Cadieux Octobre 2006

36. Service fonctionnel d’infrastructures à clés publiques • Qui peut accéder aux documents institutionnels ? • Que peut faire la personne qui a accès aux documents institutionnels ? • Comment contrôle-t-on l’accès à ces entrepôts de documents institutionnels Hélène Cadieux Octobre 2006

37. Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les services Web • Modèle d’habilitation développé en collaboration avec l’architecture gouvernementale de la sécurité de l’information numérique Hélène Cadieux Octobre 2006

38. La GID et la gestion du changement • La GID pour l’ensemble du gouvernement du Québec demande une planification de la gestion du changement • Plan de communication du CRGGID actuellement en phase d’application • Enquête sur les pratiques actuelles des M/O en GID qui sera déployée au cours des prochains mois Hélène Cadieux Octobre 2006

39. Ce qui reste à faire Hélène Cadieux Octobre 2006

40. Automne 2006 : où en sommes-nous? • Création d’une équipe GID à la DG-Archives • Un projet-pilote est amorcé à BAnQ; • Une approche sur la gouvernance en GID sera étudiée cet automne pour continuer l’implantation de la GID au niveau gouvernemental; • Un plan de communication ajusté à la nouvelle réalité sera également élaboré. Hélène Cadieux Octobre 2006

41. Équipe GID • Priorités 2006-2007 • Projet-pilote d’implantation de la GID à BAnQ; • Amorce de mise à jour des politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs; • Travaux sur le développement d’une interface Web en gestion documentaire; Hélène Cadieux Octobre 2006

42. Équipe GID • Priorités 2006-2007 • Reconnaissance des profils des métadonnées comme pratique recommandée au niveau gouvernemental; • Préparation de l’offre de services de BAnQ aux M/O en gestion documentaire. Hélène Cadieux Octobre 2006

43. Équipe GID • Priorités 2006-2007 • Conseil auprès des M/O en gestion documentaire; • Approbation des calendriers de conservation des M/O. Hélène Cadieux Octobre 2006

44. L’implantation de la GID à BAnQ permettra : • D’identifier concrètement les tenants et aboutissants de la GID sur le plan administratif, légal, financier et politique; • De renforcer les politiques et directives en matière de gestion documentaire et d’informatique; Hélène Cadieux Octobre 2006

45. L’implantation de la GID à BAnQ permettra : • D’identifier les enjeux et les risques à vérifier et à contrôler, ainsi que la séquence des interventions à prévoir pour atteindre les résultats visés; • De questionner et d’améliorer certains aspects des pratiques, outils et méthodes proposés par le CRGGID; Hélène Cadieux Octobre 2006

46. L’implantation de la GID à BAnQ permettra : • D’obtenir une meilleure estimation des coûts et du délai d’implantation; • D’identifier la plus-value qu’apporte aux différentes clientèles internes du gouvernement ainsi qu’aux citoyens la mise en place d’un tel cadre de référence qui vise à assurer des assises solides pour la gestion de l’information dans le cadre du gouvernement en ligne et des PES Hélène Cadieux Octobre 2006

47. L’implantation de la GID à BAnQ permettra : • D’obtenir une preuve tangible que la GID préconisée dans le CRGGID est une réponse adéquate aux problèmes soulevés par la gestion des documents numériques; • De démontrer que la GID et ses outils communs permettront aux M/O d’atteindre les cibles visés dans le cadre de la mise en place de l’architecture d’entreprise gouvernementale et de l’instauration du gouvernement en ligne et de la PES. Hélène Cadieux Octobre 2006

48. Stratégie et plan d’implantation dans un M/O • Comment on implante la GID dans un M/O donné ? Avec quelle stratégie ? Que fait-on ? De quels outils avons-nous besoin ? • La production d’outils d’implantation • L’adaptation de ces outils à chaque M/O • Besoin de récupération des données GED (et aussi calendrier de conservation, plan de classification, listedes directions, etc.) • À partir des suivis des différentes implantations en cours dans les M/O Hélène Cadieux Octobre 2006

49. Commentaires ou questions ? Merci Hélène Cadieux Octobre 2006

50. Références • Portail BAnQ : www.banq.qc.ca • Choisir l’onglet : Services • Choisir (à gauche) : Services spécialisés en archivistique et gestion documentaire • Choisir (à gauche) : Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) Hélène Cadieux, coordonnatrice GID Direction générale des archives, BAnQ 514 873-1101, poste 6339 helene.cadieux@banq.qc.ca Hélène Cadieux Octobre 2006