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Agenda. Sistema de Gestión Integral Gestión estratégica Gestion de procesos Gestión de la cultura Sistema de Gestión de Calidad Norma ISO 9000 Versión 2000 Camino hacia la excelencia. Sistema de Gestión Integral. Estructura de la Gestión Organizacional de COOMEVA. FORMA DE PENSAMIENTO

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Sistema de Gestión Integral Gestión estratégica Gestion de procesos Gestión de la cultura

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Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Agenda

  • Sistema de Gestión Integral

    • Gestión estratégica

    • Gestion de procesos

    • Gestión de la cultura

  • Sistema de Gestión de Calidad

  • Norma ISO 9000 Versión 2000

  • Camino hacia la excelencia


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Sistema de Gestión Integral


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Estructura de la Gestión Organizacional de COOMEVA

FORMA DE

PENSAMIENTO

GERENCIAL

Gestión

Estratégica

Desarrollo

Integral

Armónico

Gestión de Procesos

Gestión de

la Cultura

PRÁCTICAS,

TÉCNICAS Y

HERRAMIENTAS

GERENCIALES

ORGANIZACIÓN

QUE APRENDE

Gestión Estratégica:

Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro

  • Es una concepción amplia de gerencia paramanejar el cambio y ser partícipes activos de él,logrando así, una mayor competitividad.

SISTEMA DE

GESTIÓN

INTEGRAL

Gestión Procesos

Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina

  • Gestión de la cultura

  • Consolidacion de los valores distintivos de la organización.

  • Liderazgo mediante el ejemplo.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Gestión Estratégica


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

UNIDAD DE TECNOLOGÍA VISTA DESDE LA ESTRATEGIA

FACTORES

VI= Ver

SIÓN=Tierra

Prometida

VISIÓN

Razón de Ser

MISIÓN

AÑO 2006: Planes de Acción: Resultados Concretos

AÑO 2008: Estrategias implementadas

AÑO 2010:

Lograr la Visión

TIEMPO


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Tecnología Informática COOMEVA

Misión:

Proveer y administrar productos y servicios de tecnología informática e ingeniería organizacional, para las empresas y unidades de servicio de Coomeva, contribuyendo a la gestión del conocimiento, productividad, competitividad y generando sinergia empresarial.

Visión:

Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios de tecnología informática y de ingeniería organizacional.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Definición del elemento central de la visión

Elemento

central

“Productividad”


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

VISION:Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios informáticos y de ingeniería organizacional.

Lograr la sostenibilidad de la unidad

FINANCIERO

CLIENTES

Lograr la fidelidad y satisfacción de los clientes

Asegurar el crecimiento en Ventas

PROCESOS

Desarrollar un portafolio competitivo y flexible de productos y servicios

Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de la tecnologia

Mantener y soportar eficientemente la infraestructura y los servicios

APRENDIZAJE

Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Cómo se construye el Tablero de Comando del BSC ?

A

B1

PROPÓSITO

ESTRATÉGICO

B2

VISIÓN

C

NIVEL ESTRATÉGICO

NIVEL OPERATIVO

Inductor

B

Resultado

Estrategias Prioritarias:Son los grandes temas que permiten respaldar el gran Propósito Estratégico. Define de manera global el cómo se va a llevar la Visión a la acción, y agrupa los objetivos prioritarios

Visión:

Sueños que se hacen realidad a través de la acción

Objetivos Estratégicos Prioritarios:

Propósito muy específico al cual se quiere llegar para lograr la gran estrategia

KPI - Indicador clave de desempeño:

Permite saber cómo voy en el cumplimiento de los objetivos

Gran propósito Estratégico:

Es el primer paso para lograr la visión

Inductor:

Son las decisiones que inducen a que el resultado se logre

Meta:Es lo que mide el inductor.

Iniciativa Estratégica:

Plan de acción que permite desarrollar los inductores


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Política de Calidad

Comprometidos con el mejoramiento de la productividad, con soluciones informaticas fiables, practicas e innovadoras


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Gestión de Procesos


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Gestión

Estratégica

A

P

Definir las

Desarrollo

Integral

Armónico

ACTUAR

PLANEAR

Metas

Definir

Actuar

los métodos

Correctivamente

que permitirán

Es la concepción

alcanzar las metas

gerencial

básica que

propuestas

dinamiza

la relación

Gestión de Procesos

Gestión de

la Cultura

Educar y

entre el hombre y los

Entrenar

Verificar los

Cultura de calidad integral

Procesos y entre los

resultados

Ejecutar

procesos y los

de la tarea

la tarea y

resultados.

ejecutada

recoger

los datos

V

H

VERIFICAR

HACER

Enfoque de Gestión Integral

METODO BASICO

PARA LA GERENCIA DE LOS PROCESOS

CICLO PHVA

Documentación

de procesos

  • Análisis y solución

  • de problemas

  • Planes de acción

Gestión de Procesos

Gerenciar las actividades repetitivas que representan más del 95% de la rutina

Registro de anomalías

Auditorías internas


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Qué es la Gestión de los Procesos del Día a Día?

  • La gestión de los procesos rutinarios o del día a día, es la implementación de un conjunto de actividades, técnicas y herramientas, encaminada a lograr los objetivos asignados a cada proceso y a la perfección en el trabajo cotidiano de las personas.

  • Establece la identificación, diseño y estandarización de los procesos, definiendo responsabilidades sobre los mismos, evaluando los resultados de los procesos en aras de lograr las metas planeadas, implementando las acciones correctivas necesarias para ofrecer efectiva y eficientemente un valor agregado al cliente.

  • Mantener y mejorar los procesos repetitivos de una organización.

  • Representa el 95% o más de la totalidad de los procesos.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Componentes de la Gestión de los procesos del día a día

Análisis y evaluación de procesos

Estandarización

Plataforma Documental

Componentes

Caracterización

Indicadores

Tratamientode problemas y anomalías

Metodología de Análisis y Solución de Problemas


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Definiciones básicas

MACROPROCESO: Conjunto de procesos interrelacionados de la organización que permiten el logro de la misión y la estrategia, rotulados como una unidad por la relación que existe entre ellos.

PROCESO: Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas (insumos) para el logro de un resultado (producto o servicio).

ACTIVIDAD: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado.

TAREA: Conjunto de acciones simples interrelacionadas para lograr una actividad

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Respuestas que suministra la Cadena de Valor

Macroprocesos

En dónde intervengo ?

Procesos

Qué actividades desarrollo ?

Actividades

Qué hago ?

Tareas

Cómo lo hago ?


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

9000doc.

para la administración de documentos y registros basado en las normas ISO 9000


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Gestión de la Cultura


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Gestión

Estratégica

Desarrollo

Integral

Armónico

Gestión de Procesos

Gestión de

la Cultura

Cultura de calidad integral

Gestión de la Cultura

La personalidad es al individuo lo que la cultura es a la Organización

Homologación de los valores corporativos y habilidades con el fin de traducirlos en conductas de los colaboradores - Competencias organizacionales

  • Sistema de comunicación

  • Ejercicio de liderazgo de los directivos


Administraci n del talento humano basado en competencias

Administración del Talento Humano basado en Competencias

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Organigrama de la UTI

DESCRIPCION DE CARGOS: Se cuenta con perfiles de los cargos que conforman la Unidad, dentro de los cuales se detallan: áreas de responsabilidad, actividades específicas por área de responsabilidad, indicadores de medición, ubicación organizacional, informes que presentan, perfil y competencias.

MATRIZ DE COMPETENCIAS: Permite la verificación de cada uno de los cargos Vs las personas que los ocupan y validar su grado de competencia frente al perfil definido.

PLAN MAESTRO DE CAPACITACIÓN: Plan en el cual se detallan las capacitaciones requeridas por cada persona para el cumplimiento de su competencia dentro del cargo que ocupan. Este plan se alimenta de: Matriz de Competencias, Direccionamiento Estratégico y Proyectos.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Gestión

Estratégica

Desarrollo

Integral

Armónico

Gestión de Procesos

Gestión de

la Cultura

Cultura de calidad integral

Enfoque de Gestión Integral

  • HERRAMIENTAS QUE PERMITEN CONSOLIDAR LA CULTURA

  • Planificación: PHVA

  • Medida y gestión: BSC

  • Análisis: Comités (Calidad, Gestión, otros)

  • Verificación: Auditorias

  • Métodos de trabajo: 5´s


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

GESTIÓN ESTRATÉGICA

Orientar la Organización de manera ordenada hacia el futuro

DESARROLLO INTEGRAL

Y ARMONICO

GESTION

DE LOS

PROCESOS

Gerenciar las actividades

repetitivas que representan

más del 95%

de la rutina

GESTIÓN DE LA CULTURA

Desarrollo de capacidades distintivas

  • OBJETIVOS ESTRATEGICOS :

  • Contar con colaboradores comprometidos competentes y motivados

  • Garantizar la disponibilidad y confiabilidad de la tecnología

  • Mantener y soportar eficientemente la infraestructura y los servicios

  • Desarrollar un portafolio competitivo y flexible de productos y servicios

  • Lograr la fidelidad y satisfacción de los clientes

  • Asegurar el crecimiento en Ventas

  • Lograr la sostenibilidad de la unidad

VISION: Ser un referente exitoso Nacional e Internacional, en productos y servicios de tecnología informática y de ingeniería organizacional.

PROPOSITO ESTRATEGICO:

Productividad

GRANDES ESTRATEGIAS:  Lealtad de los clientes

 Excelencia Operacional

MISION:Proveer y administrar productos y servicios de tecnología informática e ingeniería organizacional, para las empresas y unidades de servicio de Coomeva, contribuyendo a la gestión del conocimiento, productividad, competitividad y generando sinergia empresarial.

CADENA DE VALOR

BALANCED SCORECARD

Inductores

Iniciativas Estratégicas

Macroprocesos

Gerenciales

Gestión Gerencial y Estratégica

POLITICA DE CALIDAD

Comprometidos con el mejoramiento de la productividad, con soluciones informáticas fiables, prácticas e innovadoras

Telecomunicaciones

Gestión Infraestructura

Gestión Centro de Datos

Ingeniería Organizacional

Gestión Sistemas Informac

Gestión Medios Virtuales

Gestión Riesgo Tecnológico

Gestión Clienes

Macroprocesos

Primarios

  • COMPETENCIAS

  • Individuales – Grupal - Corporativa

  • Perfiles de cargo

  • Evaluación de competencias

  • Planes de formación

Macroprocesos

de

Apoyo

Gestión de Servicios Administrativos

y de apoyo

  • Liderazgo mediante el ejemplo

  • Principios Cooperativos

  • Consolidación de los valores: Solidaridad – Honestidad – Igualdad – Equidad – Democracia – Ayuda Mutua

ANÁLISIS Y EVALUACION DE PROCESOS

ESTANDARIZACIÓN 9000doc

  • Plataforma Documental

  • Flujogramas

  • Procedimiento

  • Instructivos

  • Anexos

  • Planes de control

  • Caracterización

  • Indicadores

COMPONENTES

  • HERRAMIENTAS

  • Planificación: PHVA

  • Medida y gestión: BSC

  • Análisis: Comités (Calidad, Gestión, otros)

  • Verificación: Auditorias

  • Métodos de trabajo: 5´s

TRATAMIENTO DE PROBLEMAS Y ANOMALIAS

  • Atentos

  • Metodología de Análisis y Solución de Problemas (MASP)


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Sistema de Gestión de Calidad


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Calidad

  • Aptitud de un producto o servicio para satisfacer de manera permanente las exigencias mas las expectativas de los clientes o usuarios.

  • Menor daño que un producto o servicio le hace a una comunidad.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

P

Responsabilidadde la Dirección

A

Clientes

Clientes

Gestión delos recursos

Medición

Análisis

y mejora

P

Satisfacción

V

Producto

Entradas

Realización

del producto

Salidas

Requisitos

H

Actividades que aportan valor

Flujo de información

Modelo de enfoque hacia los procesos

Mejora continua del sistema de gestión de la calidad

Compromiso de la dirección

Representante de la dirección

Política de Calidad

Objetivos de Calidad

Auditorias Internas

Ambiente Laboral

Humanos

Acciones Correctivas

Infraestructura

Dinero

Acciones preventivas

Clima Organizacional

Producto no conforme

Prestación de Servicios


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Roles dentro del Sistema


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CALIDAD y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Diana Maria Monsalve V, Jefe Procesos y Productividad

Nombramiento Realizado el 3 de octubre de 2005 y divulgado a través de circular de Gerencia (correo electrónico- 17 de enero de 2006)

COMITÉ DE GESTIÓN

Presentar y Monitorear los resultados de las actividades de cada una de los servicios de la Gerencia de Servicios Informáticos por medio del tablero de Gestión, los planes de Acción derivados del análisis de los problemas o inconvenientes presentados en el logro de los objetivos, y/o las contingencias necesarias para garantizar el cumplimiento de los compromisos. (Oficialmente constituido – Memorando de conformación)

COMITÉ DE CALIDAD

Monitorear todos los resultados relativos al funcionamiento del sistema de calidad, el desempeño de todos los procesos, seguimiento de los planes de acción orientados al mejoramiento continuo, a la solución de quejas y reclamos y situaciones por resolver dentro de los procesos, definición de políticas, planes y programas enfocados a garantizar la plena satisfacción de los clientes internos y externos, y en general, todos los aspectos relacionados al mejoramiento de la calidad de nuestros servicios. (Oficialmente constituido)


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

COMITÉ DE GESTION Y CALIDAD DE CADA MACROPROCESO

Monitorear todos los resultados relativos al funcionamiento del sistema de calidad y seguimiento a la prestación de los servicios ofrecidos.

LIDERES MACROPROCESOS

Responsables por el mantenimiento del SGC al interior de su macroproceso, facilitando la mejora continua.

LIDER 5’S

Desarrollar la metodología necesaria para el planteamiento del programa, Brindar las capacitaciones sobre el programa a todos los colaboradores y llevar los registros de control de asistencia y evaluación de las Capacitaciones, Diseñar, Coordinar y Ejecutar Auditorias internas sobre este programa y llevar los registros necesarios para ello, coordinar y desarrollar el día del Descarte y llevar los registros, Mantenimiento y seguimiento del programa.

PERSONAL UTI

Personas que garantizan la implementación y mantenimiento del SGC


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

LAS NORMAS

ISO 9000: 2000


Qu es iso

QUÉ ES ISO?

INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION

ORGANIZACIÓN INTERNACION PARA LA NORMALIZACÓN

Fundada en Ginebra (Suiza), en 1947

Está representada en ISO a través del Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC.

MISIÓN:

Diseñar, desarrollar, promover y mantener normas comunes a nivel mundial


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Qué es ISO 9000?

Una serie de normas internacionales que establecen los requisitos mínimos para garantizar que las operaciones de una organización sean confiables.

Busca asegurar el nivel de calidad alcanzado en la empresa mediante el diseño, implementación, mantenimiento Y MEJORA CONTINUA de un modelo administrativo de gestión de la calidad.


Certificaci n de sistemas de gesti n de la calidad

Certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad

CERTIFICACIÓN

Es una actividad que consiste en testificar que un sistema, producto o servicio se ajusta a determinadas especificaciones técnicas y/o normas, con la expedición de un acta en la que se da fe documental del cumplimiento de todos los requisitos exigidos en dichas especificaciones y/o normas.


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

La familia ISO 9000:2000

ISO

9000

2000

ISO

9001

2000

ISO

9004

2000

ISO

19011

2001

Fundamentos

Terminología

Directrices

(Eficacia - Eficiencia)

Requisitos

Auditorías


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Principios de Gestión de la Calidad

Satisfacción, Requerimientos o necesidades

  • 1.Enfoque al cliente

  • 2.Liderazgo

  • 3.Participación del personal

  • 4.Enfoque basado en procesos

  • 5.Enfoque de sistema para la gestión

  • 6.Mejora continua

  • 7.Enfoque basado en hechos y datos para la toma

  • de decisiones

  • Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Unidad de propósito

Todo el personal, todos los niveles

Logro de resultados

Procesos hacia resultado

Desempeño, eficiencia y eficacia

Análisis de información

Interdependencia, relaciones gana gana


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Contenido de la norma ISO 9001/2000

1. Objeto y Campo

de Aplicación

ISO

9001

2000

5. Responsabilidad

de la Dirección

6. Gestión de

los Recursos

2. Referencias

Normativas

7. Realización

del Producto

3. Términos y

Definiciones

8. Medición, Análisis

y Mejora

4. Sistema de

Gestión de Calidad


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Procedimientos Fundamentales

Sistema de Gestión de Calidad

NORMA ISO 9001-2000 COOMEVA UTI

  • Control de documentos

  • Control de registros

  • Control producto no conforme

  • Acciones correctivas

  • Acciones preventivas

  • Auditoria de Calidad

  • Control de documentos y registros

  • Tratamiento de producto no conforme, acciones correctivas

  • Acciones preventivas

  • Auditoria de Calidad


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Camino hacia la excelenciaCOOMEVA Y SUS EMPRESAS


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Calidad de la Gestión

Sistema integrado de la gestión y la organización

Proyección para el desarrollo

ESTANDARES

A

P

MODELOS DE EXCELENCIA

Reconocimientos a la Gestión

Sistema de Gestión

V

H

Pensamiento

organizacional

Gestión

Gestión

de Procesos

Estratégica

Desarrollo

integral

armónico

ACREDITACION

Gestión

de la Cultura

Prácticas, técnicas

CERTIFICACION

y herramientas

gerenciales

HABILITACION

Organización de Aprendizaje


Cu l es la real proyecci n para el desarrollo de la organizaci n

  • Competitividad

  • Global

  • Integralidad

  • Sostenibilidad

  • Resultado

ESTANDARES

MODELOS DE EXCELENCIA

Reconocimientos a la Gestión

  • Resultado

  • Proceso

ACREDITACION

  • Proceso

CERTIFICACION (ISO y otras)

  • Estructura

HABILITACION

Años

3

4

5

0

2

1

Cuál es la real proyecciónpara el desarrollo de la organización ?


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Etapas para el camino hacia la excelencia

Premio Colombiano

a la calidad

de la gestión

  • Turismo

  • Corporación

  • Olivos

  • CEM

  • Servicios Administrativos

  • UTI

  • Unidad de Ahorro y crédito

  • Solidaridad y Seguros

  • Medicina Prepagada

  • Fundación

  • EPS

  • Club Campestre Andes

  • Clínica Farallones

  • Multiactiva

Grupo Empresarial

Coomeva

  • PMI

Acreditación

Certificación

ISO 9001-2000

  • CMMI- UTI

Habilitación


Sistema de gesti n integral gesti n estrat gica gestion de procesos gesti n de la cultura

Plan del Camino hacia la excelencia

Etapas

necesarias

Premio Colombiano

a la calidad

de la gestión

Mejoramiento

Acreditación

Certificación

ISO 9001-2000

  • Nivel 2 Auditoria de Seguimiento SGC

  • Nivel 3 Auditoria de Seguimiento SGC

  • Nivel 4 Auditoria de Seguimiento SGC

  • CMMI - UTI

  • PMI

  • Nivel 1 Auditoria de Certificación

Habilitación

Tiempo

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010


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