Gerenciamento do Tempo

1. Gerenciamento do Tempo

2. Luciana AlvesCampêloluciana.campelo@pmipe.org.brlcampelo@tvjornal.com.brGraduadaemComunicação SocialMBA em MarketingDiretora de Eventos do PMI (Project Manager Institute) Chapter PernambucoProdutora Executiva e gerencio projetos e eventos na TV Jornal

3. Principaisprojetosrealizados:Projetosnaáreatelevisiva/comercial: Eventos: Carnaval, Páscoa, São João, Semana Santa, Natal e etc.Teledramaturgia ( Santo porAcaso/ CruzamentosUrbanos).ProgramaInterativo/ NordesteMais.

4. O que é Gerência de Tempo? Garantir que o projeto termine no prazo desejado

5. Por que gerenciar o tempo? Projetos fora do prazo geram insatisfação, aumentam os custos e a tensão da equipe

6. Processos da Gerência do Tempo • Definição das atividades • Seqüenciamento das atividades • Estimativa de Recurso das Atividades • Estimativa de Duração das Atividades • Desenvolvimento e Controle do Cronograma

7. Definição das atividades É o processo responsável por identificar e documentar as atividades específicas que devem ser executadas para produzir os resultados identificados na EPA(WBS).

8. Definição das atividades Pacotes de Trabalho São as entregas no nível mais baixo da estrutura analítica do projeto EAP (WBS). Identificar atividades • Decompor os pacotes de trabalho em atividades • Que trabalho (atividades) deve ser feito para gerar cada pacote de trabalho?

9. Decomposição das atividades

10. Exemplo:

11. Seqüenciamento das Atividades Processo responsável por documentar e identificar as dependências lógicas entre as atividades

12. Lista de Atividades • Lista de todas as atividades que serão realizadas no projeto • Deve ser organizada como uma extensão da WBS garantindo a execução do escopo • Cada atividade deve conter uma descrição para que não exista falta de entendimento

13. Relações de Precedência Método do diagrama de precedência(MDP) • Término a Início (TI) A atividade A deve ser concluída para que a B inicie • Início a Início (II) A atividade A deve iniciar para que a B inicie • Início a Término (IT) A atividade A deve iniciar para que a B termine • Término a Término (TT) A atividade A deve terminar para que a B termine

14. Exemplo

15. Método do Diagrama de Setas (MDS)

16. Tipos de Dependência entre as atividades • Dependências obrigatórias Ex.: O alicerce de uma casa deve ser construído antes das paredes. • Dependências arbitradas Ex.: Dependências ditadas pela equipe/ Melhores práticas • Dependências Externas Ex.: Testes podem depender da disponibilidade de hardware

17. Estimativa de Recursos da Atividade Processo responsável por estimar os recursos ( pessoas, materiais) envolvidos para todas as atividades

18. Estimativa de Recursos da Atividade • Determinar tipos de recursos e quantidades que são necessários para executar a atividade. • Tipos de recursos: • Mão de obra (pessoas) • Ferramentas/equipamentos • Materiais

19. Tipos de Atividades - Recursos • Duração fixa • Duração independe da quantidade de recursos • Orientada a recursos (ou orientada a esforço) • Duração inversamente proporcional a quantidade de recursos empregados

20. Esforço • Quantidade de trabalho empregado para realizar uma atividade; • Aplicável a mão de obra; • Útil quando existe base de métricas de projetos anteriores; • Esforço = Qtd de Recursos x horas trabalhadas na atividade • Exemplo: 10 pessoas trabalhando 8 horas por dia durante 8 dias = 640 Homem-Horas (esforço) Duração = Esforço / Qtd Recursos

21. Estimativa de Duração da Atividade Processo responsável por estimar o tempo de duração para todas as atividades

22. Vários fatores influenciam esta estimativa: • Recursos • Escopo • Grau de risco • Quantitativo físico da tarefa • Natureza da tarefa • Histórico de projetos anteriores

23. Tipos de estimativas de duração Estimativa análoga Utiliza como base estimativas de atividades semelhantes realizadas no passado. Para dar certo é preciso que: • Atividades sejam muito parecidas • O responsável pela estimativa tenha domínio sobre o problema Estimativa Paramétrica As atividades podem ser estimadas tomando como base a quantidade. Análise das Reservas ( reserva para contingências) É a famosa “gordurinha” no cronograma

24. Duração das Atividades

25. Desenvolvimento do Cronograma Processo responsável por determinar as datas de início e fim de todas as atividades

26. Como montar o cronograma? • Estabelecer o calendário Indica o tempo (dias úteis e carga horária) disponível para a realização do trabalho do projeto. • Calendário do projeto • Calendário de recursos • Alocar Recursos • Precisamos saber que recursos estarão disponíveis para o projeto, quando e de que maneira. • Nas organizações que trabalham com pool de recursos temos o quadro de disponibilidade de recursos físicos.

27. Representações Usuais do Cronograma • Tabela com datas iniciais e finais das atividades • Gráfico de barras (Gantt) • Diagrama de marcos

28. Tabela com datas

29. Gráfico de Gantt

30. Cronograma de marcos

31. Exemplo - Matriz de Responsabilidades • Responsável pela operação • Responsável pelo controle • Deve ser consultado • Deve ser informado • Responsável pela aprovação

32. Matriz de Responsabilidades

33. Matriz de Responsabilidades

34. Literatura recomendada: Gerenciamento do Tempo em Projetos. Autores: André B. Barcaui; Danúbio Borba; Ivaldo M. da Silva; Rodrigo B. Neves.

35. Outros bons livros:

36. Dúvidas?