„ Diagnoza modelu zarządzania jakością w administracji rządowej ”

1. „Diagnoza modelu zarządzania jakością w administracji rządowej” PREZENTACJA WYNIKÓW I ETAPU BADANIA: Tomasz Skierniewski

2. Cele badania • BadanieDiagnoza modelu zarządzania jakością w administracji rządowej jest elementem projektu Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Poprawa zdolności zarządczych w urzędach administracji rządowej. • Głównym celem projektu jest upowszechnienie stosowania kompleksowego zarządzania jakością w urzędach administracji rządowej, a w dalszej perspektywie projakościowa orientacja stosowanego w nich modelu zarządzania i usprawnienie ich funkcjonowania. • Prezentowany raport miał na celu zdiagnozować istniejącą sytuację w polskiej administracji rządowej oraz zidentyfikować potrzeby administracji rządowej w zakresie wsparcia polityki zarządzania jakością.

3. Jakość stanowi nadrzędną wartość funkcjonowania każdej organizacji. Jest ona niedoścignionym celem działalności i cechą każdego systemu i procesu, a nawet pojedynczego zdarzenia. Wg.: M.Bugdol, Zarządzanie jakością w urzędach administracji publicznej, Warszawa 2008, s. 19

4. Realizacja badania • Badanie realizowane było metodą kwestionariuszowego wywiadu internetowego, CAWI. • Ankieta została skierowana do wszystkich 2300 urzędów administracji rządowej na terenie Polski. • Ogółem uzyskano 720 odpowiedzi na ankietę, co stanowi ok. 31,3% zwrotów w stosunku do liczby kwestionariuszy skierowanych do urzędów.

5. Podstawowe informacje o respondentach

7. Odpowiedzi uzyskane z poszczególnych województw

10. Systemy zarządzania jakością wdrażane w badanych urzędach

12. Certyfikacja systemów zarządzania jakością

14. Zasady zarządzania jakością stosowane w ankietowanych urzędach

16. Metody zarządzania jakością stosowane w badanych urzędach 9,6% (69)

18. Księga jakości Księga jakości jest drugim co do ważności dokumentem systemu zarządzania jakością. W języku angielskim nazywana jest qualitymanual, co można przetłumaczyć jako „podręcznik jakości”.

19. Potrzeby urzędów w zakresie dotyczącym polityki jakości

23. Współpraca z innymi urzędami • Współpraca te dotyczy głównie: • konsultacje, wymiana doświadczeń, szkolenia, inne rodzaj wsparcia merytorycznego; • doraźne działania kontrolne, monitoring; • koordynacja i/lub projektowanie; • ścisła współpraca, wspólne opracowanie procedur, wypracowanie norm i zasad; • rozpowszechnienie "dobrych praktyk; • całkowite wdrożenie SZJ.

25. „Dobre praktyki” 185 respondentów (25,7%) potwierdziło, że w ich Urzędzie działania realizowane w zakresie zarządzania jakością obejmują kwestie „dobrych praktyk”. W 66 przypadkach (9,1% ogółu respondentów) w urzędzie jest prowadzona księga - rejestr dobrych praktyk w zakresie zarządzania jakością.

26. 75,9%(132) 73,5%(299) 24,1%(42) 26,5%(108)

29. Podsumowanie (1) • Badanie pomyślane było jako narzędzie służące rozpoznaniu aktualnego stanu administracji rządowej w Polsce w zakresie zarządzania jakością. Miało ono dostarczyć podstawowych danych ilościowych opisujących urzędy administracji rządowej w tym zakresie. • badanie dostarczyło materiału dla opracowania koncepcji badania realizowanego w II etapie projektu, a także do poddania analizie całościowej metodologii badania z możliwością poszerzenia repertuaru zastosowanych metod badawczych poprzez poszerzenie ich o metody i techniki badań jakościowych.

30. Podsumowanie (2) • Stan polskich urzędów administracji rządowej w zakresie zarządzania jakością silnie zróżnicowany i niejednoznaczny. Przede wszystkim jedynie bardzo niewielki odsetek urzędów zdecydował się na opracowanie własnej strategii rozwoju, której elementem byłyby zagadnienia dotyczące polityki jakości. • Największa liczba urzędów administracji rządowej wdrożyła systemy zarządzania jakością oparte na normie ISO. W chwili obecnej coraz częściej wdrażane są systemy zarządzania jakością bardziej niż ISO dostosowane do potrzeb urzędów publicznych, a zbudowane w oparciu o model doskonałości CAF.

31. Podsumowanie (3) • Liczba wdrożonych przez urzędy administracji rządowej certyfikowanych systemów zarządzania jakością jest niska. • Stan wiedzy posiadanej przez urzędy administracji rządowej na temat zarządzania jakością jest raczej niski. Stąd podstawowym priorytetem w ramach działań zmierzających do podniesienia stanu zarządzania jakością w urzędach powinien być bardzo szeroko zakrojony projekt szkoleniowy odpowiadający na zidentyfikowane potrzeby szkoleniowe urzędów administracji rządowej w tym zakresie.

32. Podsumowanie (4) • Najwyższy procent urzędów, które wdrożyły systemy zarządzania jakością występuje w grupie urzędów administracji centralnej. Również wysoki procent urzędów posiadających wdrożone systemy zarządzania jakością występuje wśród urzędów administracji rządowej szczebla wojewódzkiego oraz w administracji skarbowej. • Badanie nie wykazało występowania istotnych statystycznie związków pomiędzy udziałem urzędu w strukturach współpracy urzędów w zakresie polityki jakości, a wdrażaniem przez te urzędy systemów zarządzania jakością. Podobnie, nie stwierdzono związku pomiędzy uwzględnianiem przez urząd w działaniach dotyczących kwestii „dobrych praktyk”, a wdrażaniem systemów zarządzania jakością.

33. Podsumowanie (5) Zasadniczą potrzebę urzędów administracji rządowej w zakresie dotyczącym zarządzania jakością stanowią szkolenia, w tym w szczególności szkolenia: • z zakresu praktycznego wdrażania norm SZJ; • dla pełnomocnika ds. zarządzania jakością; • w zakresie procedur związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością ; • szkolenia dla audytorów.

34. Podsumowanie (6) Oprócz szkoleń, wśród istotnych potrzeb z zakresu zarządzania jakością badane urzędy administracji rządowej wskazywały także na: • przeprowadzenie audytu instytucjonalnego; • uzyskanie przez urząd dodatkowych etatów; • wsparcie doradcze w przygotowaniu do opracowania i wdrażania systemu zarządzania jakością; • opracowanie procedur związanych z systemem zarządzania jakością.

35. Dziękuję za uwagę. Ewentualne pytania proszę kierować do: IBC Group: e-mail: biuro@ibc-group.pltel.: +48(0)22 3562545 lub bezpośrednio do mnie: Tomasz Skierniewski,e-mail: tomasz.skierniewski@pro.onet.pltel.: (+48) 507 194 844