Soluções CVU para o 3º setor Gestão de Pessoas: Voluntários e Funcionários

2. Soluções CVU para o 3º setorGestão de Pessoas:Voluntários e Funcionários Daniel Bellissimo daniel.bellissimo@cvurp.org Versão 1.0 Julho de 2012

3. Passos • Definição • Importância • Objetivos • Procedimentos • Manutenção • Avaliação

4. Definição • Nosso plano de gestão de pessoas em entidades sociais visa criar condições para o melhor aproveitamento dos recursos humanos dessa ONG, redefinindo responsabilidades para cada grupo, adequando à estrutura, alocando a pessoa certa para cada posição e visualizando corretamente quais funções necessitam ser remuneradas e quais podem ser desempenhadas por voluntários. • Estabelece as necessidades de recursos humanos para a organização, e informa corretamente a cada colaborador da entidade quais funções deve desempenhar.

5. Importância • O plano de gestão de pessoas soluciona problemas de contratação de funcionários, divergências entre funcionários e voluntários, define corretamente a função de cada pessoa na ONG e por fim gera um ambiente mais propício ao trabalho na entidade, visto que cada pessoa saberá corretamente até onde vão suas atribuições. • Assim, a ONG evita contratações em funções que podem ser desempenhadas por voluntários, e por outro lado, mantém funções especificas e importantes apenas sob remuneração, fazendo com que sejam desempenhadas com prioridade e maior empenho.

6. Objetivos • Espera-se que, com a aplicação do plano de cargos e salários, a organização seja capaz de: • • prever qualitativamente e quantitativamente, os recursos humanos necessários à manutenção de suas atividades; • • evitar, internamente, disfunções organizacionais advindas de desequilíbrios entre funcionários e voluntários; • • elaborar um plano de evolução na ONG a fim de proporcionar o desenvolvimento profissional dos colaboradores; • • propor, através do estudo a ser realizado, práticas de Recursos Humanos que racionalizem melhor os procedimentos administrativos.

7. Procedimentos • Vide manual:Análise, diagnóstico e entendimento da ONG. • O responsável por entrar em contato com a ONG deverá coletar informações para que seja possível realizar uma análise, a fim de diagnosticar localização, tamanho (número de funcionários e voluntários, influência da ONG na comunidade ou nas pessoas que ela propôs a ajudar). Também deverá ser feito a identificação de quais as políticas de gestão de pessoas que vêm sendo adotadas, como por exemplo, se a ONG já possui uma descrição de cargos estruturada. E quais as políticas que a organização vai querer adotar em sintonia com suas estratégias em longo prazo. • A pessoa responsável deverá mapear sinteticamente o contexto comportamental e cultural da ONG, definindo as necessidades na área da administração de gestão de pessoas, quais os recursos que a ONG tem hoje e que tipo de ajuda ela poderá precisar para realizar o trabalho; para que a ONG tenha uma noção clara dos benefícios que a administração de gestão de pessoas pode oferecer.

8. Procedimentos • Análise de cargos • Análise de cargos é o procedimento pelo qual se determinam as obrigações dos cargos da ONG e as características das pessoas que devem ser contratadas e as funções que devem ser cumpridas por voluntários. A análise gera informação sobre os requisitos do cargo, sendo essas informações utilizadas para desenvolver a descrição de cargo (em que constitui o trabalho) e as especificações do cargo (que tipo de pessoa deve ser contratado para preenchê-lo). • Essa análise pode ser feita por um questionário (enviado por e-mail, ou preenchido em uma visita) ou por entrevistas, atribuindo as características de cada cargo, por exemplo, informações sobre atividades desempenhadas e informações sobre questões como condições físicas do trabalho e o programa de trabalho. As pessoas que preencherão o questionário devem estar envolvidas com o cargo ou conhecer bem suas funções e remunerações, caso existam (os cargos devem ser descritos). • Deverá estar claro para cada funcionário e/ou voluntário a delimitação de sua função, as atividades-limite de seu cargo, para que não entre em uma zona cumprida por outra pessoa.

9. Procedimentos • Avaliação de cargo • Definição: A avaliação de cargo é uma comparação formal e sistemática de cargos para determinar o valor de um cargo em relação a outro. O procedimento básico é comparar o conteúdo dos cargos em termos de esforços, responsabilidades e habilidades, por exemplo. • Formas Básicas • Há duas formas básicas para a comparação dos valores de vários cargos. Uma delas é a abordagem intuitiva: você pode decidir que determinado cargo é mais importante do que outro sem se aprofundar nos fatores específicos relacionados aos cargos. • Outra forma é comparar os cargos segundo certos fatores básicos. O Sistema de Pontos Hay é um exemplo dessa forma de comparação.

10. Procedimentos • Métodos de avaliação de cargo • Existem três métodos de avaliação de cargo. O primeiro e mais simples, é o método da ordenação, onde o responsável do CVU coloca os cargos em determinada ordem, com base em algum fator geral como dificuldade do cargo. • O segundo método é o da classificação. Nele, os cargos são distribuídos em grupos segundo a sua similaridade em termos de fatores básicos, como habilidades e responsabilidade. Os grupos são chamados classes quando contêm cargos similares e faixas quando contêm cargos similares apenas em dificuldade, mas diferentes em outros fatores. • O terceiro método é o da pontuação. Ele é uma técnica de avaliação de cargo mais quantitativa, envolvendo a identificação de diversos fatores básicos, cada um com vários graus, bem como o grau de presença de cada um desses fatores no cargo. Assim, suponha que os cargos de uma empresa possam conter cinco graus de responsabilidade. Suponha que um número diferente de pontos é atribuído a cada grau de cada fator. Desse modo, quando o comitê de avaliação determinar o grau presença de cada fator compensável (como responsabilidade) no cargo, os pontos correspondentes de cada fator podem ser somados para se obter o valor total de pontos para o cargo. O resultado é uma classificação de pontos quantitativa para cada cargo.

11. Procedimentos • Quais os critérios de avaliação para promoção ou reconhecimento dos voluntários? • Disciplina? Assiduidade? Pontualidade? Colaboração com equipe, superiores e colegas de trabalho? Disponibilidade? Qualidade do trabalho realizado? Responsabilidade? Apresentação pessoal? Conhecimento da função? Desenvolvimento técnico profissional? Entendimento e aceitação de mudanças?

12. Procedimentos • Quais são os mecanismos de comunicação entre os gestores e os colaboradores? • Há uma reunião geral? Qual periodicidade das reuniões? Há uma reunião de voluntários? • Cada colaborador está totalmente ciente do limite de suas funções? • Existe possibilidade de evolução na ONG? Isso é deixado claro?

13. Manutenção do plano • Manutenção do Plano de Gestão de Pessoas • Após a implantação do plano de cargos e salários, é necessário que a ONG mantenha e atualize o plano. Alguns tópicos devem ser analisados: • Avaliação de novos cargos, criados após a implantação do Plano de Cargos e Salários.  • Reavaliação de cargos que passaram por mudanças que justifiquem a sua reclassificação. • Revisão da descrição de novos cargos ou cargos alterados nesse período.

14. Avaliação da gestão de qualidade do plano • O responsável do CVU deverá orientar a ONG para manter um controle constante de seu sistema de gestão. A ONG deve realizar um check-up de sua administração salarial, identificando potenciais problemas de desempenho, de comunicação, de estrutura de cargos e de organogramas. • A ONG deve saber comunicar adequadamente alterações no seu quadro de colaboradores, funções passadas a voluntários ou assumidas por funcionários, possibilidades de contratação de voluntários, entre outros. • A ONG deverá estabelecer metas para seção de sua gestão e verificar se o resultado vem sendo satisfatório. Se não, deverá repensar sua política de contratação e voluntariado, verificando quais os problemas em cada setor particular.

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