Formation Jeunes Dirigeants UNSS - CDOS

1. Formation JeunesDirigeants UNSS - CDOS Campus de l’Excellence Sportive de Bretagne DINARD 10 et 11 juin 2013 Comptabilité associative Méthodologie de projet Organisation du sport Communication Vie associative

2. Formation JeunesDirigeants UNSS - CDOS Organisation du sport en France Comptabilité associative Méthodologie de projet Communication Vie associative

3. Organisation du sport en France Les filières • On peut identifier 4 filières d’acteurs dans le milieu sportif en France : • La filière « Olympique » • La filière « Sportive » • La filière « Etat » • La filière « Collectivités Territoriales » • Les entreprises privées

4. Organisation du sport en France Niveau National CNOSF Fédération Etat Coll.Territoriales Niveau régional CROS Ligues/comités DRJSCS Conseil Régional Niveau Départemental CDOS Comités DDCSPP Conseil Général (Intercommunalité) Niveau Local Clubs Communes Entreprises Privées

5. Formation JeunesDirigeants UNSS - CDOS Vie associative Comptabilité associative Méthodologie de projet Organisation du sport Communication

6. Vie associative • Une Association ? • c’est quoi ? • c’est qui ? • pourquoi faire ? • comment la construire ? • comment la faire vivre ?

7. Vie associative • Les bases • Fonder une association, c’est comme construire une maison… • il faut de solides bases, pour ne pas qu’elle s’écroule • des murs sains pour qu’on ait envie d’y entrer • une bonne charpente pour être bien à l’abri

8. Vie associative • Dans mon asso, il y a …

9. Vie associative • Les incontournables • l’assemblée générale (classique, élective, extraordinaire) • les membres fondateurs, bienfaiteurs, de droit, …

10. Vie associative • La vie dans l’asso • Organiser un fonctionnement • Organiser des manifestations

11. Vie associative • « Développement durable ! » • Pour être sur qu’une association va tenir dans la durée, il faut … :

12. Formation JeunesDirigeants UNSS - CDOS Méthodologie de projet Comptabilité associative Organisation du sport Communication Vie associative

13. Méthodologie de projet Qu’est ce qu’un projet ? Les différents types de projets Les facteurs déclencheurs du projet Les acteurs du projet et leurs interrelations Les étapes de la conduite du projet Les outils de la conduite du projet Les facteurs clés de succès du projet

14. Méthodologie de projet 1. Qu’est-ce qu’un projet ? • Définitions : • Générique:« projet = image d’une situation, d’un état que l’on pense atteindre » • Entrepreneurial: « projet = ensemble d’activités destinées à atteindre un objectif dans le cadre d’un budget et d’un délai donnés. Il se distingue du travail au quotidien » • Technique (définition norme AFNOR): « projet = démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer une réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données »

15. Méthodologie de projet 1. Qu’est-ce qu’un projet ? • Plusieurs définitions mais toujours les mêmes éléments clés : • Un début et une fin • Des objectifs définis (qualité et performance) • Un travail planifié (succession de tâches à réaliser) • Des ressources allouées (temps, équipe et argent) • Un travail en équipe (réalisation d’un but commun) • Un caractère unique (ce n’est jamais le même projet)

16. Méthodologie de projet 2. Les différents types de projets • Sous l’appellation “projet ”, on trouve des représentations et des appellations différentes telles que : • le projet éducatif • le projet artistique • le projet pédagogique • le projet personnel • le projet de développement local • le projet d’entreprise • le projet de vie • le projet de société • le projet politique • le projet d’organisation d’une compétition •le projet associatif

17. Méthodologie de projet 2. Les différents types de projets : le projet associatif • Pour une association sportive • Le « projet associatif », qui est une prise d’initiative collective, volontaire et désintéressée en faveur de la vie de la société avec une finalité d’actions. Ce projet définit et prépare les axes directeurs de la vie de l’association (cf. objet des statuts) • Au sein de ce « projet associatif » seront développés au quotidien différents « projets d’actions » qui rythmeront la vie de l’association (ex: une manifestation sportive, une publication…)

18. Méthodologie de projet 2. Les différents types de projets • L’intérêt de la méthodologie de projet dans les associations sportives : • Travailler transversalement en associant le maximum de forces vives, • Apprendre à s’organiser, à se structurer, • Gagner en rapidité et en efficacité d’exécution, • Suivre le déroulé en temps réel et s’adapter, • Améliorer et faire évoluer une action.

19. Méthodologie de projet 3. Les facteurs déclencheurs du projet • Quel que soit le type de projet, il y a toujours un ou plusieurs facteur(s) déclencheur(s) • Ils sont au nombre de trois : • « un problème » : point de départ identification d’un problème à un moment donné dans un lieu donné. Le travail va consister à concevoir un projet pour répondre à ce problème. • « une idée » : point de départ  une idée, la volonté d’un dirigeant. • « un constat » : point de départ  un diagnostic

20. Méthodologie de projet 4. Les acteurs du projet et leurs inter-relations Commanditaire (ou maître d’ouvrage) • Personne morale ou physique qui : • Définit et lance le projet • Assume les risques • Procède aux arbitrages Chef de projet (ou maîtred’œuvre) Personne missionnée par le maître d’ouvrage pour assurer la réalisation du projet conformément aux objectifs prédéfinis Groupe de personnes constitué des experts ou personnes ressources en charge d’un domaine de compétences spécifiques (ex : communication, planification, management, technique….) Équipe projet Experts ou personnes ressources

21. Méthodologie de projet 5. Les étapes de la conduite du projet • Étape 1 : Concevoir le projet (conception) • Établir un état des lieux des besoins • Questions : A qui est destiné le projet ? A quoi va-t-il servir ? • Outils : Note de cadrage • Identifier les acteurs • Questions : Qui est impliqué dans le projet ? A quelle place ? • Outil : Organigramme • Réaliser un diagnostic • Questions : Quelles réponses aux besoins ? Quels objectifs de qualité, de charge humaine, de coûts, de temps, de communication ? • Définir les objectifs et élaborer un plan d’action et de communication • Outils : Cahier des charges, plan de communication, budget prévisionnel

22. Méthodologie de projet 5. Les étapes de la conduite du projet • Étape 2 : Conduire le projet (mise en œuvre) • Planifier les actions • Questions : Qui va faire quoi ? Dans quels délais ? Avec quelles ressources ? Quelles contraintes ? • Outils : rétro planning • Réaliser les tâches opérationnelles (correspondantes aux objectifs) • Questions : Où en est-on dans la réalisation des actions prévues ? Quels ajustements ? Quelles modifications ? • Outils : Tableaux de bord, rapports d’avancement

23. Méthodologie de projet 5. Les étapes de la conduite du projet • Étape 3: Conclure le projet (bilan) • Rédiger le bilan • Questions : Quels résultats observés et chiffrés ? • Mesurer l’impact du projet et évaluer • Questions : Quelle différence entre le prévu et le réalisé ? Facteurs explicatifs ? Mesures correctives ? • Capitaliser et faire évoluer le projet • Question : Quels enseignements à tirer pour les projets à venir ? • Mettre en évidence les facteurs de réussite ou de risques/échecs pouvant servir et être réutilisés pour faire évoluer le projet ou en monter de nouveaux

24. Méthodologie de projet 6. Les outils de la conduite du projet • Outil 1: Note de cadrage Document synthétique de 2-3 pages permettant de donner un aperçu sur le projet. NOTE DE CADRAGE Intitulé du projet Porteur du projet Commanditaires Constat sur la situation actuelle Problématique et finalités du projet Public(s) cible(s) Partenaires Budget Perspectives

25. Méthodologie de projet Projet : Groupe de pilotage : Fiche établie le : Par : Étape n° ? : (conception, mise en œuvre, bilan) : Résultats Charge en temps Qui ? Planning Début Fin Listes des tâches par étape ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. 6. Les outils de la conduite du projet • Outil 2 : Cahier des charges ou plan d’action 6. Les outils de la conduite du projet

26. Méthodologie de projet 6. Les outils de la conduite du projet • Outil 3 : Rétro planning • Il consiste à réaliser un planning à l’envers en partant de la date de fin de réalisation du projet. • Il permet de vérifier la faisabilité globale dans le temps du projet • Il permet de vérifier les délais maximum pour chaque tâche du projet Conception Mise en oeuvre Bilan Date de fin de réalisation du projet Date de début ? Tâche Sens du retro-planning

27. Méthodologie de projet 6. Les outils de la conduite du projet • Outil 4 : Budget prévisionnel

28. Méthodologie de projet 6. Les outils de la conduite du projet • Outil 5 : Rapport d’avancement • Ce document doit être produit de manière régulière. Il permet de faire état du suivi du projet dans son ensemble lors de réunions entre les acteurs du projet.

29. Méthodologie de projet 6. Les outils de la conduite du projet • Outil 6 : Schéma d’évaluation Référentiel Référent Ce qui a été voulu Finalités Objectifs Procédures… Ce qui a été réalisé Résultats (quantitatifs) Effets (qualitatifs)/Impacts Identification des critères qui permettront l’évaluation Identification des indicateurs Écarts/Analyse Formulation d’un jugement de valeur sur le projet

30. Méthodologie de projet 7. Les facteurs clefs de succès d’un projet • Lisibilité • Clarification • Efficacité • Atteinte des objectifs (bilan chiffré) • Cohérence entre les objectifs et les moyens • Efficience (est-ce que les ressources [humaines, financières, techniques, …] ont bien été utilisées ?) • Pertinence (est-ce que le dispositif/la politique/les actions correspondent bien aux besoins ?) • Évaluation du résultat final

31. Formation JeunesDirigeants UNSS - CDOS Communication Comptabilité associative Méthodologie de projet Organisation du sport Vie associative

32. Communication • 1.Pourquoi une association doit-elle communiquer ? • 2.Quels sont les destinataires de cette communication ? • 3.Quelles sont les méthodes de communication ? • 4.Quels sont les outils de la communication ? • 5.Quelles sont les grandes règles de la communication ?

33. Communication Pourquoi une association doit-elle communiquer ? • Pour informer l’ensemble de ses adhérents et mobiliser les acteurs de l’association • sur ce que fait l’association (prestations proposées, manifestations...) • sur ce que va faire l’association (nouvelles prestations, nouvelles manifestations...) • Pour informer les partenaires de l’association et en trouver de nouveaux

34. Communication Pourquoi une association doit-elle communiquer ? • Pour augmenter le nombre d’acteurs dans l’association • nouveaux adhérents, • nouveaux bénévoles, • Pour trouver des financements

35. Communication Quels sont les destinataires de cette communication ? • Les adhérents • Le grand public • Les partenaires • Publics (État, Collectivités locales, Établissements publics …) • Privés (Entreprises partenaires, Fondations …) • Les médias (journaux, radios, télévisions, site Internet …)

36. Communication Quelles sont les méthodes de communication ? Émetteur EXPEDITEUR Récepteur DESTINATAIRE MESSAGE Initiative (situation de communication) • FACTEURS • Caractère officiel • Délais à respecter • Circonstances • Habitudes • Matériel • … • MOYENS DE COMMUNICATION • vive voix • Courrier • Presse • Affiche • Tract • ... Construction du message MESSAGE FORMALISÉ

37. Communication Quels sont les outils de communication ? De façon générale … • La communication écrite : • Le courrier • Le fax • Le courriel • La presse • Internet et les nouveaux médias • Les différents moyens de promotion (affiche, plaquette…) • Compte rendu de réunion, dossier d’assemblée générale,…

38. Communication Quels sont les outils de communication ? De façon générale… • La communication orale : • La parole • Le téléphone • La radio • La télévision • Les annonces publicitaires (supermarché, rue…) • Réunions

39. Communication Quels sont les outils de communication ? Les trois outils les plus courants sont : • Le communiqué de presse • A pour fonction d’annoncer une initiative prise par l’association • Doit être rédigé par l’organisation qui réalise l’événement à l’intention de la presse • Deux aspects sont à considérer : - Relations avec les médias choisis - Rédaction du communiqué (titre, chapeau, corps, conclusion)

40. Communication Quels sont les outils de communication ? Objet : Communiqué de presse Tournoi de la St Patrick 16 et 17 mars 2013 – Halle des Sports Villejean - Rennes Le comité 35 badminton organise son 1er tournoi homologué FFBaD de la Saint-Patrickle week-end des 16 et 17 mars 2013 à la Halle des Sports de la Harpe dans le quartier de Villejean à Rennes. Le tournoi de la Saint-Patrick est le premier tournoi homologué FFBaD Senior qui se jouera dans les trois tableaux que sont les simples, doubles et doubles mixtes organisé par le Codep 35 Badminton. Il regroupe les catégories C, D, NC, Handibad (fauteuil et debout) et Sports Adaptés. Pour ces 2 dernières catégories, il s’agit d’une première en Bretagne !!! Cet évènement a pour but la promotion du badminton dans un cadre convivial que représente la fête de la Saint-Patrick. Le comité départemental organise donc ce tournoi pour financer le Centre Labellisé d’Entrainement (CLE) afin de pouvoir proposer aux jeunes badistes une formation de qualité. Ce tournoi servira aussi à financer une partie de l’Intercodep où le 35 brille par ses bons résultats et les autres actions du comité permettant de continuer la promotion et le développement du badminton dans le département. Cet évènement se définit comme LA grande fête du badminton en Ille-et-Vilaine. Pour preuve plus de 200 badistes licenciés FFBaD (de 14 à 54 ans …. Eh oui 4 décennies !!!) sont attendus !!! Bien entendu tous les badistes licenciés de France peuvent encore s’inscrire s’ils le veulent. Toutes les infos sur http://www.codep35badminton.fr/pages/saint_patrick.html Titre Qui ? Quoi ? Chapeau Quand ? Où ? Pour Qui ? Corps Pourquoi ? Conclusion Contacts

41. Communication Quels sont les outils de communication ? • Le site internet • Les atouts • Actualisation en temps réel • Interactivité • Attractivité • Multimédia (images, sons, animations …)

42. Communication Quels sont les outils de communication ? • Le site internet • Quelques règles de base • Accès à tout public • Organisation des informationsAttention à l’arborescence • Consultation aisée • Règle des 3 clics • Minimum d’informations importantes • Mise à jour régulièrepage actualité en accueil • Unifier le graphisme • Simplicité, lisibilité …

43. Communication Quels sont les outils de communication ? • Le site internet • Quelques questions à se poser à la conception • Objectif du site à court, moyen et long terme • Public visé • Attente du public • Moyen que l’on se donne pour atteindre les objectifs • La conception • En interne ou en externe en fonction du temps, des compétences, du budget … Attention ! Testez le site avant mise en ligne à partir de plusieurs navigateurs internet Faites le visiter par plusieurs personnes pour avoir un regard externe

44. Communication Quels sont les outils de communication ? • L’affiche: un signal C’est un moyen de communication qui sert à séduire et informer • Établir les faits et se poser les bonnes questions • Objectifs de communication ? • Public ciblé ? • Message à faire passer ? • Comment élaborer ce message ?

45. Communication Quels sont les outils de communication ? • L’affiche: un signal • Accroche: courte phrase placée en tête d’annonce pour attirer l’attention • Illustration: met le produit en scène, fixe l’œil. Facteur de mémoire • Texte: explique l’accroche, explique l’argument et développe des arguments secondaires • Slogan: résume les arguments publicitaires, il attire l’attention. Formule brève 1er regard – Lecture en Z 2er regard – Parcours des diagonales

46. Communication Quels sont les outils de communication ? • L’affiche: un signal • 3 éléments : Image - Typo - Couleur • 3 Niveaux de lecture • Quoi ? • Quand ? Qui ? • où ? • 3 polices de caractères • 3 couleurs

47. Communication Quels sont les outils de communication ? Mais aussi : • La plaquette et le flyer : une description qui va à l’essentiel • Sous forme de dépliant ou de petite brochure • Chaque information doit être séparée des autres pour éviter les confusions • Les informations peuvent être illustrées • Nommer, caractériser et donner des renseignements précis (date, lieu, heure,…) • Chaque page contient un rappel de la raison de cette plaquette (titre, slogan,…)

48. Communication Quelles sont les grandes règles de la communication ? Pour la stratégie de communication, on parle de : • Plan de communication • C’est un programme qui indique la marche à suivre pour produire et diffuser les messages nécessaires dans une action • Fait appel à trois sortes d’opérations : - Inventorier et classer les destinataires en distinguant la communication interne et externe, - Concevoir les messages en fonction des situations de communication et adapter la forme à chaque média choisi, - Planifier les étapes, fixer un échéancier pour chaque opération et répartir les tâches entre les membres engagés dans l’action.

49. Communication Quelles sont les grandes règles de la communication ? • Connaître les règles pour adresser un message • Pourquoi ? • Pour qui ? • Avec quels outils ? • Sous quelle forme ? • Élaborer un plan de communication • Monter son budget de communication

50. Communication Quelles sont les grandes règles de la communication ? • Construire et respecter une charte graphique, un logo, une trame • Respecter les droits d’auteurs, la loi « informatique et libertés », les droits de la SACEM … • Archiver pour évaluer, faire une revue de presse post-opération