Revisjonsteknikk som tilsynsmetode

1. Revisjonsteknikk som tilsynsmetode BE-dagene 2001 Øivind Rooth Senioringeniør STATENS BYGNINGSTEKNISKE ETAT

2. Funksjonsrettet forskrift krever • Kompetanse hos de prosjekterende og utførende • Dokumentasjon av at løsningene tilfredstiller funksjonskravene i TEK • Dokumentasjon av kvalitetsarbeid

3. Definisjon av kvalitet i NS-ISO 8402 Kvalitet : Helhet av egenskaper og kjennetegn et produkt eller en tjeneste har, som vedrører dets evne til å tilfredsstille fastsatte krav eller behov som er antydet.

4. Måling av kvalitet • Kvalitet må måles mot fastsatte krav • Krav kan deles i : • Objektive krav • Subjektive krav • Objektive krav kan måles ut fra fakta • Subjektive krav benyttes der krav ikke kvantifiseres, og gir rom for tolking.

5. Tolkning av subjektive krav • Krever relevante kvalifikasjoner • Skal dokumenteres ved beskrivelse av fakta, vurderinger, metode og løsninger.

6. Ansvar for rett kvalitet • Ansvarlig søker er ansvarlig for å levere en komplett søknad • Kommunen skal vurdere om tiltaket er i samsvar med ytre og indre rammer • Ansvarlig prosjekterende er ansvarlig for å utarbeide dokumentasjon på at krav i TEK og kommunens vedtak oppfylles • Ansvarlig utførende er ansvarlig for å bygge etter foreliggende dokumentasjon

7. Krav til foretak • Foretak skal ha relevant kompetanse, jf GOF kap. II og III. • Foretak skal ha system som sikrer at krav i eller i medhold av plan- og bygningslovgivningen ivaretas, jf GOF kap. II. • Organisering • Ivaretagelse av krav • Kvalitetssikring • Styring av dokumenter

8. Rett kvalitet - ivareta myndighetskrav • Kvalitet er bedriftenes og prosjektets ansvar • Foretakssystemene skal sikre egenkontroll • Kommunen fører tilsyn med at dokumentert egenkontroll virker

9. Tilsyn med kontroll Tilsyn med dokumentert kontroll er å påse at kontrollarbeidet til godkjente foretak blir: • planlagt, organisert • utført • dokumentert

10. Avvik Def: Avvik er manglende overensstemmelse med fastsatte krav • Det ansvarlige foretak har ansvar for å avdekke avvik for sluttproduktet og å korrigere avvik. • Myndighetene bør og kan føre tilsyn med avvik i forhold til tillatelser og godkjenning

11. Kommunens utfordring • Endre holdninger fra detaljkontroll og mistillit til • systemrevisjoner og tillit • Utfordring blir å akseptere at :foretak som arbeider systematisk med kvalitetsarbeid lager bedre produkter

12. Tilsynsprosjektet • Igangsatt av BE sommeren 2000 • Mål : Lage felles arbeidsmetoder for kommunens tilsyn etter pbl. • Prosjektleder Morten Meyer • Tilsammen 12 kommer har deltatt • Flere kommuner har satt igang på eget initiativ

13. Innledning • Samarbeidsprosjekt mellom BE og FBK • Følgende kommuner har deltatt : Tromsø, Trondheim, Oslo, Øvre Eiker, Nedre Eiker, Røyken, Kongsberg, Drammen, Hurum, Bærum, Lier og Asker • Kommunene har forpliktet seg til å utføre hhv fire og ett tilsyn, og utarbeide rapport i etterkant.

14. Formål • tilsyn med dokumentert kontroll • kontrollplan, ansvarsrett og tillatelser har vært det formelle grunnlaget

15. Forutsetninger for valg av metode • grunnpillar i pbl : Foretak skal ha ansvar og skal utarbeide dokumentasjon på at det arbeid de gjør innen eget ansvarsområde tilfredsstiller bestemmelsene i eller i medhold av pbl.

16. Revisjonsmetodikk • Andre forretningsområder har benyttet systemmetodikken lenge. (Kvalitetsstyring) • Det finnes mye erfaring om bruk av slike systemer i forbedringsarbeid • Revisjonsprosessen som er beskrevet i NS-ISO 10011-1 ble valgt som metode

17. Pedagogisk opplegg • innledende dagsseminar med introduksjon av revisjonsmetoden • første tilsyn ble gjennomført med prosjektleder som tilsynsleder • kommunen gjennomførte neste tilsyn uten bistand • tilsynsrapporter ble oversendt prosjektleder for gjennomgang

18. Status for gjennomførte tilsyn • 12 kommuner har forpliktet seg til å gjennomføre tilsammen 19 tilsyn. • pr. 17.04.01 var 19 tilsyn gjennomført. • pr. dato foreligger rapporter fra alle gjennomførte tilsyn

19. Bygnings formål • Boligblokk • Omsorgssenter • Enebolig • Kjøpesenter • Forretningsbygg • Sykehjem • Ombygging av fabrikk

20. Revisjonstema • Utførelse av plassering • Utførelse av brannsikring • Søker og samordner funksjonen • Gjenstående arbeider • Utførelse av tilgjengelighet • Våtrom • Geoteknikk • M.m

21. Hjelpemidler utviklet i prosjektet • eksempel på tilsynsplan • mal for varsel om tilsyn • eksempel på varsel om tilsyn • momentliste for planlegging av undersøkelsen • mal for rapport • råd og erfaringer om gjennomføring av intervju

22. Plan for gjennomføring av tilsyn • Vurdering av tilsynsbehov • Varsling av tilsyn • Forberede spørsmål • Gjennomføring av tilsyn • Åpning • Intervju - undersøkelse • Påvisning • Oppsummering • Utarbeide tilsynsrapport

23. Tilsynsomfanget • Planlegg for budsjettåret • Avklar hvilke formål som skal prioriteres • Hvilke prosjekter og foretak bør prioriteres • Sett av ansvar, kompetanse og ressurser • Lag en overordnet fremdriftsplan for året • Ha en beredskap for kritiske saker og ha en policy på hva som er kritisk

24. Diskusjonstema 1 • varslet kontra ikke varslet tilsyn • tilnærming til tilsyn via produktet kontra tilnærming via kontrollplan og styringsopplegget • hvordan forholde seg til åpenbare feil ved produktet som avdekkes ved befaring • kvalitetssystemet som bedriftens ansvar kontra rådgivning om rutiner for kontroll

25. Diskusjonstema 2 • forholdet til tiltakshaver og hvorvidt denne skal være orientert om tilsynet • systemtilsyn med fokus på foretakenes systemer kontra tilsyn som fokuserer både kontrollpraksis og planer, rutiner for kontroll

26. Diskusjonstema 3Ansvar for kontroll (KPR - KUT) PRO/ UTF Løsning Dokumentasjon av kvalitet • Kompetanse • System for å dokumentere kvalitet • Ved dokumentert egenkontroll vil kontrollarbeidet inngå i bedriftens forpliktede kvalitetsarbeid, jf GOF. • Hva skjer med ansvaret ved uavhengig kontroll??

27. Andre tilsynsformer og reaksjoner Tilsyn som revisjon Grunnlag for valg av tilsynsform bevisst kompetanse Nå vet jeg at oppgaven er riktig utført Er dette riktig ? Ubevisst inkompetanse Hvordan gjør jeg det ? Jeg har en oppgave Har jeg en oppgave ?

28. Videreføring • Prosjektet videreføres 2001 • Erfaringsutveksling med prosjektdeltagerne • Dialog med byggenæringen om oppfølging av tilsyn/systemarbeid og kvalitetsutviklingen • Tilsyn som krever mer av oppfølging, ”vanskelige” tilsyn og håndheving av disse