Temat: Obieg informacji w przedsiebiorstwie

1. Temat: Obieg informacji w przedsiebiorstwie Pawel Tura, interpretacja wlasna

2. Praca biurowa Zesp�l czynnosci technicznych wystepujacych w procesie obiegu informacji, kt�re sa niezbedne do sprawnego funkcjonowania i zarzadzania firma.

3. System informacyjny System przekazywania powiadomien w celu wywolania reakcji ksztaltujacych procesy dzialania (stanowiacych podstawe podejmowania decyzji kierowniczych w firmach i instytucjach)

4. Elementy struktury informacji

5. Cwiczenie 1.1 Wymien i scharakteryzuj dziesiec przykladowych nosnik�w informacji.

6. Rodzaje informacji Informacje przekazywane mimowolnie Informacje przekazywane celowo

7. Temat: ETAPY OBIEGU INFORMACJI Zbieranie Selekcja Segregacja Przetwarzanie Przekazywanie Przechowywanie

8. Etap I Zbieranie informacji polega na: odczytaniu, utrwaleniu, porzadkowaniu, rejestrowaniu.

9. Etap II Selekcja polega na wyborze informacji i ma charakter wielostopniowy: I stopien � wyb�r informacji celowych sposr�d masy zebranych inf. II stopien � wyb�r informacji, kt�re maja byc utrwalone na nosniku III stopien � wyb�r informacji w zaleznosci od potrzeb odbiorcy

10. Etap III Segregacja (klasyfikacja) polega na podziale przedmiot�w oraz pojec na podstawie ich podobienstw i r�znic na klasy i dzialy r�znych stopni. System alfabetyczny System chronologiczny System geograficzny System rzeczowy

11. Etap IV Przetwarzanie informacji � najtrudniejszy organizacyjnie etap obiegu informacji.

12. Etap V Przekazywanie informacji odbiorcom. Aspekt organizacyjny Aspekt techniczny

13. Etap VI Przechowywanie informacji polega na przechowywaniu nosnik�w tresci informacji odpowiednio oznaczonych.

14. Zarzadzanie informacja W przedsiebiorstwach logistycznych odgrywa znaczaca role dla jego funkcjonowania i jakosci swiadczonych uslug.

15. Cwiczenie 1.4 Wymien 10 stosowanych obecnie technologii wspierajacych zarzadzanie informacja w przedsiebiorstwach z branzy TSL

16. Temat:DOKUMENTACJA BIUROWA i jej rodzaje.

17. Wstep W kazdym przedsiebiorstwie przeplyw informacji powinien byc odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z g�ry przyjetych, jednolitych zasadach postepowania. Bardzo wazne jest ustalenie zasad przeplywu informacji, a zwlaszcza dokument�w biurowych.

18. Rodzaje dokument�w Podzial: ze wzgledu na nadawce i adresata ze wzgledu na pilnosc sprawy ze wzgledu na zapewnienie tajemnicy

19. ze wzgledu na nadawce i adresata pisma otrzymywane (korespondencja przychodzaca zewnetrzna), pisma wysylane (korespondencja wychodzaca, zewnetrzna), pisma wewnetrzne (korespondencja wewnetrzna)

20. ze wzgledu na pilnosc sprawy pisma zwykle, kt�re zalatwiane sa w terminie zwyczajowo przyjetym lub okreslonych odrebnymi przepisami, pisma pilne przesylane i zalatwiane w pierwszej kolejnosci

21. ze wzgledu na zapewnienie tajemnicy pisma jawne, niezawierajace zadnej tajemnicy, pisma poufne, zawierajace tajemnice sluzbowa, pisma tajne, zawierajace tajemnice panstwowa; ich obieg oraz przechowywanie reguluja odrebne przepisy, kt�re znaja wylacznie osoby zajmujace sie pismami tajnymi; przechowywane sa w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostep do nich ma dyrektor i upowaznieni pracownicy firmy.

22. OBIEG DOKUMENT�W Cwiczenie 1.5 � artykuly biurowe

23. Organizacja obiegu dokument�w I FAZA � przyjmowanie dokument�w II FAZA � zalatwianie spraw III FAZA � wysylanie odpowiedzi

24. Punkty zatrzymania W kazdej fazie pisma zatrzymuje sie w kom�rkach biurowych, w kt�rych wykonywane sa niezbedne czynnosci biurowe z obiegiem pism.

25. Punkty zatrzymania Kancelaria og�lna lub sekretariat Sekretariaty kom�rek organizacyjnych Kierownik kom�rki organizacyjnej Pracownik biurowy Aprobant Sala komputer�w lub maszyn Kierownik

26. INSTRUKCJA KANCELARYJNA

27. Instrukcja kancelaryjna Nazywamy zbi�r przepis�w ustalajacych tryb, zasady i normy postepowania, regulujace sprawne wykonywanie czynnosci biurowych.

28. Funkcje okresla podstawowe pojecia zwiazane z praca biurowa, normuje spos�b i zasady wykonywania czynnosci biurowych zwiazanych z obiegiem pism, reguluje tryb postepowania z aktami jawnymi i poufnymi.

29. Zadanie Wyszukaj za pomoca wyszukiwarki internetowej dowolna instrukcje kancelaryjna. Opisz jej podstawowe cechy i elementy z jakich sie sklada.

30. Temat: SYSTEMY KANCELARYJNE

31. Rodzaje system�w kancelaryjnych Wyr�znia sie trzy rodzaje system�w kancelaryjnych : System dziennikowy System bezdziennikowy System mieszany

32. System kancelaryjny dziennikowy To ustalony i przedstawiony w instrukcji kancelaryjnej spos�b przyjmowania, porzadkowania, oznaczania, obiegu (zalatwiania, wysylania) i przechowywania dokumentacji biurowej.

33. Rodzaje system�w kancelaryjnych dziennikowych System kancelaryjny dziennikowy wystepuje w dw�ch odmianach : 1) system dwudziennikowy � kazda kom�rka organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze : w jednym rejestruje sie pisma przychodzace ( dziennik pism przychodzacych ), a w drugim pisma wychodzace ( dziennik pism wychodzacych ) ,2) system jednodziennikowy � kom�rki organizacyjne maja tylko jeden dziennik podawczy i w nim rejestruje sie wszystkie pisma .

34. Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosujacej system jednodziennikowy jest nastepujacy : 1) po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim dzienniku podawczym jako pisma otrzymane, zapisujac : date, nadawce, okreslenie sprawy, znak oraz symbol kom�rki organizacyjnej, do kt�rej przekazano pismo do rozpatrzenia ,2) po zarejestrowaniu pismo przesylane jest do danej kom�rki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku podawczym kancelarii ,3) w kom�rce organizacyjnej pismo ponownie jest rejestrowane, lecz tym razem w dzienniku podawczym tej kom�rki, zn�w jako pismo otrzymane ,4) nastepnie pismo przekazywane jest za pokwitowaniem w dzienniku podawczym kom�rki organizacyjnej referentowi do rozpatrzenia ,

35. 5) referent zalatwia sprawe, przygotowuje odpowiedz i rejestruje ja w dzienniku podawczym kom�rki organizacyjnej jako pismo wyslane ,6) potem, za pokwitowaniem w dzienniku kom�rki, pismo z odpowiedzia przesyla sie do kancelarii w celu wyslania go do adresata ,7) kancelaria rejestruje pismo w swoim dzienniku podawczym jako pismo wyslane, zapisujac : adresata, znak, okreslenie sprawy, date wyslania, a nastepnie je wysyla .

36. System kancelaryjny dziennikowy Zalety systemu pismo przedmiotem szczeg�lnej troski, system prosty � nr w dzienniku wskazuje miejsce przechowywania, kontrola pisma w kazdej fazie zalatwiania sprawy.

37. System kancelaryjny dziennikowy Wady systemu bardzo pracochlonny, brak odpowiedzialnej, system kosztowny, hamuje sprawny obieg dokument�w, wydluzenie czasu zalatwiania spraw.

38. Czynnosci wykonywane w ramach tego systemu:

39. Dziennik korespondencyjny � pisma wplywajace do sekretariatu

40. Dziennik korespondencyjny � pisma wychodzace

41. System kancelaryjny bezdziennikowy � rezygnuje z rejestracji w dziennikach podawczych. Nie rejestruje sie w nim pojedynczych pism, lecz zalatwione w calosci sprawy w spisie spraw nazywanym tez wykazem spraw - Nie wymaga tak szczeg�lowej rejestracji pism. - Konieczne jest rejestrowanie tylko poszczeg�lnych spraw (dokument�w dotyczacych jednej sprawy).

43. Czynnosci wykonywane w ramach tego systemu

44. Aby system bezdziennikowy dobrze funkcjonowal musza byc spelnione trzy warunki : pracownicy danej jednostki organizacyjnej musza miec wysokie kwalifikacje , dokonany musi byc dokladny podzial zadan pomiedzy poszczeg�lne kom�rki organizacyjne, a w nich pomiedzy poszczeg�lne stanowiska pracy , w stosujacej go jednostce organizacyjnej musi byc opracowany i wdrozony rzeczowy wykaz akt, kt�ry okresla, do jakiej klasy dana sprawe zakwalifikowac.

45. Symbol pisma � sprawy np. DK-1401-3-/2006 DK � symbol kom�rki organizacyjnej 1401 � symbol hasla z wykazu akt firmy 3 � Kolejny nr sprawy ze spisu spraw 2006 � rok 2006

46. Przyklad z rejestracji dziennikowej

47. Spis spraw

48. System Kancelaryjny Mieszany laczy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, czyli czesc kom�rek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy, a czesc dziennikowy .

49. Cwiczenie 1.7 Dopasuj do poszczeg�lnych rodzaj�w systemu kancelaryjnego cechy charakterystyczne dla kazdego z nich

50. Cwiczenie 1.8 Okresl wady i zalety, jakie ma kazdy z wymienionych system�w kancelaryjnych. Uzupelnij tabele. W jakiej wielkosci przedsiebiorstwach dzialajacych na rynku TSL nalezy wdrozyc system dziennikowy, a w jakiej bezdziennikowy. Moze takza pojawic sie taka sytuacja w kt�rej oba systemy beda tak samo wlasciwe. Uzasadnij odpowiedzi!!! ?

52. Temat:PRZECHOWYWANIE AKT

53. Dokument biurowy Kazde pismo, notatka, sprawozdanie, protok�l, zestawienie, sporzadzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnatrz. Na rozluznienie ? Cwiczenie 1.15

54. Przechowywanie - archiwizacja akt Akta spraw zalatwianych nazywane sa biezacymi, a spraw juz zalatwionych nazywa sie aktami spraw zalatwionych. Akta biezace przechowywane sa przez referenta (pracownika zalatwiajacego merytorycznie okreslona sprawe) w jego biurze. Musi on zapewnic: latwe i szybkie odnalezienie akt, latwe i szybkie wyjecie akt i odlozenie ich ponownie na miejsce przechowywania W systemie dziennikowym strukture zbioru przechowywanych dokument�w okresla referent w porozumieniu z kierownikiem kom�rki organizacyjnej - powinna byc przejrzysta i wyczerpujaca. System bezdziennikowy automatycznie wyznacza strukture zbioru przechowywanych dokument�w- jest czescia wykazu akt.

55. Akta spraw Zbi�r wszystkich dokument�w biurowych dotyczacych okreslonej sprawy, np. akta osobowe pracownika.

56. Akta spraw Akta spraw Akta spraw biezacych zalatwionych

57. Akta biezace moga byc przechowywane w spos�b tradycyjny lub z wykorzystaniem komputer�w. Do tradycyjnego przechowywania sluza: segregatory, skoroszyty, teczki i obwoluty, kt�re musza byc czytelnie opisane (pelna nazwa akt oraz przy systemie bezdziennikowym znak wg wykazy akt, date pierwszego i ostatniego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej tj. okresu przechowywania akt). Powinny one miec stale miejsce przechowywania.

58. Przechowywanie akt biezacych Wyr�znia sie dwa sposoby: Pracownik biurowy w kom�rce organizacyjnej. Registratura centralna.

59. skanowanie dokument�w

60. Przechowywanie akt archiwalnych Akta kategorii A � wszystkie akta o znaczeniu historycznym, trwale. Przechowywane: wieczyscie, do konca istnienia firmy, a po jej likwidacji � archiwum panstwowe

61. Przechowywanie akt archiwalnych Akta kategorii B � akta o czasowej wartosci. Przechowywanie � zgodnie z przepisami, okreslona liczbe lat, a po uplywie przekazywane na makulature. Akta kategorii B5

62. Przechowywanie akt archiwalnych Akta kategorii C� akta manipulacyjne. Przechowywanie: do konca roku kalendarzowego w kt�rym zostaly sporzadzone.

63. Tekst z Worda

64. Temat: Redagowanie pism