Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3

1. Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3 3. prosince 2007 Hradec Králové TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.

2. Program 9:00 – Zahájení semináře 9:10 – Projektová část monitorovacích zpráv 10:15 – Přestávka 10:30 – Finanční část monitorovacích zpráv 11:30 – Oběd 12:30 – OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost 13:00 – Legislativně právní úprava, OP LZZ 13:45 – Diskuze 14:00 - Ukončení semináře

3. Projektová část monitorovacích zpráv

4. Obsah prezentace • Všeobecné informace • Nejčastější chyby při předkládání monitorovacích zpráv – projektová část • Závěrečná monitorovací zpráva – projektová část • Kontrola v rámci OP RLZ • Informace o auditu Evropské komise

5. Všeobecné informace

6. Regiocentrum Nový pivovar Adresa: Krajský úřad KHK Soukenická 57 500 03 Hradec Králové www.kr-kralovehradecky.cz

7. Regiocentrum Nový pivovar Kontaktní osoby Ing. Jitka Hejlová projektová manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.439, tel.: 495 817 586 jhejlova@kr-kralovehradecky.cz Ing. Iva Reicheltová finanční manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.444, tel.: 495 817 282 ireicheltova@kr-kralovehradecky.cz Ing. Ludmila Jenčová finanční manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.443, tel.: 495 817 217 ljencova@kr-kralovehradecky.cz Iva Slavíková finanční manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.444, tel.: 495 817 129 islavikova@kr-kralovehradecky.cz

8. Internetové stránky www.kr-kralovehradecky.cz sekce Evropská unie, EHP -granty a dotace  Finanční podpora na úrovni kraje  OP Rozvoj lidských zdrojů (2004-2006)

9. Internetové stránky sekce Evropská unie, EHP – granty a dotace • Finanční mechanismy • Informace k operačním programům (OP VK, OP LZZ) • Školení a semináře Projektové záměry – konzultační činnost Ing. Jan Špelda, tel.: 495 817 499 jspelda@kr-kralovehradecky.cz

10. Nejčastější chyby při předkládání MZ projektová část

11. 1. Monitorovací zpráva (MZ) • MZ není podepsaná statutárním zástupcem/oprávněnou osobou. Chybí razítko organizace. • Nejsou podrobně popsány klíčové aktivity projektu. • Nejsou popsány všechny realizované i plánované klíčové aktivity projektu. • V případě změny harmonogramu není tato změna + její zdůvodnění popsáno v MZ v bodě 11 „Věcné změny“. Není přiložena příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram projektu. • Nejsou vyplněny zdroje dat a komentář k monitorovacím ukazatelům.

12. 2. Příloha č. 1Monitorovací ukazatele (MU) • MU nejsou vygenerovány se správným číslem grantového schématu (CZ.04.1.03/3.3.08) • V poli „Stav k datu“ není uveden konec monitorovaného období. • U relevantních ukazatelů chybí členění na ženy. • Ukazatel 1.04.00. Počet podpořených organizací není dále členěn na organizační formu a charakter činností. • Nesprávně zařazeny účastníci kurzů, školení apod.

13. Výstupy: 1.01.00.A(F) 1.02.00.A(F) 1.04.00.A 1.08.00.A(F) 1.10.00.A(F) 1.11.00.A(F) 1.25.00.A(F) 1.26.00.A(F) 1.33.00.A(F) 1.34.00.A(F) 1.35.00.A(F) Výsledky: 2.09.00.A(F) 2.12.00.A(F) 2.19.00.A(F) 2.20.00.A(F) 2.31.00.A(F) 2.33.00.A(F) Monitorovací indikátory pro OP RLZ, opatření 3.3

14. 1.01.00.A(F) Počet podpořených osob poskytujících služby nebo podporujících poskytování služeb • osoby, které v rámci realizovaných projektů získaly jakoukoliv formu podpory • osoby, které jsou podpořeny nikoli proto, aby zlepšily své postavení na trhu práce, ale aby zlepšily kvalitu poskytovaných služeb • každá osoba je započítávána tolikrát, kolik podpor obdržela • jedná se například o pracovníky služeb zaměstnanosti, pracovníky organizací zajišťujících služby v oblasti trhu práce, sociálních služeb, vzdělávání

15. 1.08.00.A(F) Počet podpořených pracovníků – lektorů, metodiků, konzultantů a řídících pracovníků – v kurzech • celkový počet osob, které se zúčastnily podpořených kurzů • např. počet lektorů, kteří budou v rámci projektu proškoleni (v kurzech) • podmnožina ukazatele 1.01.00.A(F) • výsledkem (např. získáním certifikátu) je ukazatel 2.19.00.A(F) Počet podpořených pracovníků, u kterých podpora splnila účel

16. 1.04.00.A Počet podpořených organizací • zahrnuje se sem organizace předkladatele projektu a její partneři, kteří jsou uvedeni v žádosti o finanční podporu z OP RLZ • nezapomínat na členění • dle organizační formy (1.04.01.A – 1.04.06.A) • dle charakteru činností (1.04.07.A – 1.04.11.A)

17. 1.33.00.A(F) Počet účastníků kurzů – poskytovatelů služeb s komponentou informačních technologií • celkový počet účastníků kurzů, kde byl tématický celek výuky (min. 40 hodin) věnován informačním technologií • ukazatel hodnotící naplňování horizontálních témat programu • týká se pouze podpořených osob, ne pilotních kurzů

18. 1.34.00.A(F) Počet účastníků kurzů – poskytovatelů služeb s komponentou životního prostředí • celkový počet účastníků kurzů, ve kterých je problematice životního prostředí věnován tématický celek výuky v rozsahu min. 5% celkového času a minimálně 1hodiny • ukazatel hodnotící naplňování horizontálních témat programu • týká se pouze podpořených osob, ne pilotních kurzů

19. 1.25.00.A(F) Podíl účastníků kurzů s komponentou informačních technologií • podílový ukazatel, který se automaticky dopočítá při nahrávání do MSSF Monit • 1.33.00/1.08.00 x 100 = 1.25.00 v %

20. 1.26.00.A(F) Podíl účastníků kurzů s komponentou životního prostředí • podílový ukazatel, který se automaticky dopočítá při nahrávání do MSSF Monit • 1.34.00/1.08.00 x 100 = 1.26.00 v %

21. 1.35.00.A(F) Počet osob proškolených v pilotním ověřování v podpořených vzdělávacích programech • podpořen je vytvořený vzdělávací program, jehož kvalita a účinnost je ověřována na pilotních účastnících • pilotní ověřování je součást tvorby vzdělávacích programů a proto se nejedná o přímo podpořené osoby • nelze tedy vystavit akreditovaný certifikát, ale pouze osvědčení či potvrzení o absolvování

22. 1.35.00.A(F) Počet osob proškolených v pilotním ověřování v podpořených vzdělávacích programech • osoby z 1.35.00.A(F) se nemohou započítávat do žádných jiných ukazatelů, které jsou určeny pro přímo podpořené osoby (1.33.00.A(F), 1.34.00.A(F), 1.08.00.A(F) a jiné)

23. 3. Příloha č. 3B Přehled čerpání veřejné podpory podle de minimis • Příloha není vůbec doložena. • Chybně uvedené částky. • Nezapomínat přiložit novou přílohu č. 3B v případě změny uznatelných nákladů!

24. Než předložíte monitorovací zprávu… • shrnutí o 12 bodech, na které si je nutné před podáním monitorovací zprávy odpovědět kladně • ke stažení na internetových stránkách

25. 4. Publicita a propagace projektu • Dodržování a provádění publicity dle stanovených pravidel je velmi důležité a bude předmětem kontrol. • Každý příjemce je povinen informovat širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR. • Kdykoliv je to možné měl by být použit i popis ESF. • Logo ESF v ČR a logo EU musí být použito na všech příslušných školících, informačních a propagačních materiálech, ve školících místnostech, na zařízení a vybavení zakoupených z prostředku EU, dokumentaci k projektu atd.

26. 4. Publicita a propagace projektu • Společně s logem ESF se vždy používá vlajka EU! • Při umístění vlajky EU mohou být použity dvě velikosti. • Vlajka EU může být také v černobílé variantě.

27. 4. Publicita a propagace projektu • Samostatnou zkratku ESF lze použít pouze v graficky zpracované podobě ve formě podtisku. • Společně s logem ESF a logem EU lze použít i logo realizátora (nikoli partnera)! • Logo ESF a vlajka EU nesmí být menší než logo příjemce podpory. • Nejmenší možná velikost log je 6 mm.

28. 5. Výběrová řízení na dodávku zboží nebo služeb • do 100 000,- Kč (bez DPH) • od 101 000 – 500 000,- Kč (bez DPH) • od 500 001 – 1 999 999,- Kč (bez DPH) • od 2 000 000,- a) příjemce je veřejným zadavatelem b) příjemce není veřejným zadavatelem

29. 5. Výběrová řízení na dodávku zboží nebo služeb • Nesmí docházet k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu pod stanovené limity. • Vzít v úvahu všechna obdobná, spolu související plnění, která se zamýšlí pořídit v průběhu realizace projektu např. vedení účetnictví externí firmou, nákup služeb lektorů, nájem nemovitostí a nebytových prostor (s výjimkou již stávajících), výroba a tisk propagačních materiálů, zhotovení a průběžná aktualizace internetových stránek, příprava vzdělávacích modulů, nákup zařízení a vybavení atd.

30. Závěrečná monitorovací zpráva projektová část

31. Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) • dle Smlouvy o poskytnutí dotace se předkládá nejpozději do 1 měsíce od ukončení dobyrealizace projektu • cílem je zhodnotit úspěšnost celého projektu • formulář ZMZ je identický s formulářem průběžné MZ • vhodné vypracovat souhrnnou informaci o realizovaném projektu, která bude přílohou ZMZ a bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: • Identifikační údaje – název příjemce, název projektu, datum zahájení a ukončení projektu, příp. partnery, • Stručný popis průběhu realizace projektu – celkový průběh klíčových aktivit a jejich způsob realizace, zhodnocení zvoleného způsobu práce, nejdůležitější milníky projektu, co se osvědčilo, co nikoliv a proč, • Dosažené cíle projektu – co bylo dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy a produkty projektu, porovnání dosažených cílů s plánem

32. Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) • Zpětná vazba od cílových skupin – zdroje hodnocení (dotazníky, rozhovory), hodnocení realizovaných aktivit cílovými skupinami, přínos, • Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů – plánované a dosažené hodnoty, zdůvodnění nedosažených aktivit, • Publicita projektu – články v tisku, odborných časopisech, konference, workshopy, semináře, • Udržitelnost projektu – pokračování, rozšiřování, zajištění udržitelnosti, • Další náležitosti – problémy při realizaci (překážky), horizontální témata (jak byla zohledněna) a podobně

33. Kontrola v rámci OP RLZ „Důvěřuj, ale prověřuj!“

34. Základní druhy kontrol Předběžná – konaná před uzavřením smlouvy o poskytnutí finanční podpory, prověření, zda žadatel splňuje všechny stanovené podmínky Průběžná – prověřuje, zda jsou v průběhu použití veřejných prostředků dodržovány stanovené podmínky Následná – prověřuje soulad výsledků se schválenými záměry, dosažení deklarovaných cílů, efektivnost a účelnost použití veřejných prostředků

35. Průběžná kontrola • Administrativní – na základě monitorovacích zpráv, žádostí o platbu, vyúčtování předložených dokladů • Fyzická (na místě) – ověřuje, zda deklarovaný stav odpovídá skutečnému, prováděna alespoň 1x za dobu trvání projektu

36. Kontrola v rámci OP RLZ Zaměření kontroly: • Dodržování právních předpisů a stanovených pravidel • Plnění deklarovaných cílů projektu • Hospodárnost, efektivnost a účelnost vynaložených veřejných prostředků

37. Konkrétní zaměření fyzické kontroly projektu • Dokumentace k projektu – k dispozici musí být smlouva, dodatky, partnerská smlouva, materiály z výběrových řízení, monitorovací zprávy, žádosti o platbu, přehled aktivit a doložení plnění indikátorů, účetní doklady • Úplnost dokumentace k prováděným kurzům/seminářům – osnovy kurzů, způsob náboru účastníků, seznam účastníků a jejich oprávněnost, prezenční listiny, zapojení lektorů, školící podklady/pomůcky, kopie vydaných osvědčení o absolvování kurzů, hodnocení kvality a přínosu kurzu pro účastníky apod.

38. Konkrétní zaměření fyzické kontroly projektu • Úplnost dokumentace k vyvíjeným modulům, metodikám – zápisy z jednání pracovních skupin, hmotné výstupy, žádost o akreditaci, oznámení o udělení akreditace (je-li relevantní) • Plnění výstupů projektu – sledování naplňování indikátorů • Čerpání finančních prostředků – nastavení systému finanční kontroly projektu, vedení účetnictví, soulad čerpání s rozpočtem, výběr vzorku dokladů z každé kapitoly rozpočtu, dodržení pravidel pro výběr dodavatelů • Průběh vybraných aktivit v případě fyzické účasti na akci – forma vedení semináře, evidence účastníků, publicita, podkladové materiály pro účastníky, hodnocení semináře

39. Zjištěné nedostatky z kontrol projektů • Vyskytuje se neznalost a nezkušenost žadatele v ekonomické oblasti – porušování právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, zákoník práce – pracovní smlouvy, cestovní náhrady). • Nepřehlednost, nedostatečná průkaznost a velice špatná formální úroveň předložených dokladů. • Účetní doklady neobsahují předepsané náležitosti (čísla dokladů, podpisy, obsah účet. případu). • Nesprávné opravy účetních dokladů – přepisováno, škrtáno, rozporné údaje = nesrozumitelnost.

40. Zjištěné nedostatky z kontrol projektů • Faktury nejsou podloženy objednávkami, dodacími listy, rozpisy provedených prací apod. • Faktury jsou vystaveny dříve než jsou provedeny práce. • Jsou propláceny zálohové faktury, které nejsou následně vyúčtovány. • Velké nedostatky především ve vykazování a proplácení mezd a cestovních náhrad. • Není vedena průkazná evidence pořízeného majetku, není prováděna inventarizace.

41. Zjištěné nedostatky z kontrol projektů • Proplácení výdajů, které očividně nesouvisejí s projektem. • Nedostatečné doložení účelu, potřebnosti, nezbytnosti, souvislosti a efektu výdajů pro realizaci projektu. • Riziko duplicity proplácení stejných výdajů z více veřejných zdrojů.

42. Informace o auditu Evropské komise

43. Informace o auditu Evropské komise • ze seznamu projektů bylo vybráno cca 30 projektů, které EK navštíví v místě realizace projektu, • v současné době bylo zkontrolováno 8 projektů, • mezi nejčastěji problémové a dotazované oblasti patří tyto: 1. Cíle projektu – co bylo dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy a produkty projektu, porovnání dosažených cílů s plánem 2. Výdaje projektu – zda byly účelně využity, jaký význam měly při naplňování cílů projektu 3. Publicita projektu

44. Informace o auditu Evropské komise 4.Rovné příležitosti – auditoři se ptají, zda byli např. hendikepovaní či jiné sociálně vyloučené skupiny společnosti aktivně oslovovány (inzeráty, přímé oslovování apod.) 5. Udržitelnost projektů – ohlas projektu, získaná akreditace, další potenciální zájemci apod. 6. Rozpočítávání (nepřímých) výdajů na energii, nájem, počítače a jiné vybavení, pokud je současně využíváno i pro potřeby firmy (odpovídající metodika výpočtu)

45. Informace o auditu Evropské komise 7. Výkazy práce – vykazují se stále stejné činnosti; je nárokováno přesně to, co je v rozpočtu = neodpovídá skutečnosti; auditoři ověřují (buď z účetnictví nebo dotazem na jednotlivé náhodně vybrané zaměstnance), zda byly mzdy opravdu vyplaceny 8. Upozorňují na tendenci v některých členských státech EU – nakupovat ke konci projektu věci, které již nejsou pro projekt nezbytné!!! např. tiskárna, kopírka, nábytek, letáčky informující o kurzech po skončení projektu… = neuznatelný výdaj 9. Indikátory – je nutno odlišovat počty podpořených osob a počty osob, které se účastní jednotlivých školení

46. Děkuji za pozornost Ing. Jitka Hejlová, jhejlova@kr-kralovehradecky.cz tel.: 495 817 586