Avaliação da Gestão de Meios da Universidade de Brasília

1. Avaliação da Gestão de Meios da Universidade de Brasília Comissão de Reestruturação e Modernização da UnB FORPLAD - RECIFE 24 a 26 de Março de 2010

2. Introdução • A Reitoria da Universidade de Brasília definiu como uma de suas prioridades a reestruturação e a modernização da UnB e para coordenar as atividades relacionadas a esta proposta criou a Comissão de Reestruturação e Modernização, por meio da Resolução da Reitoria no 20, de 5/3/09.

3. Grupo de Pesquisa • Necessidade de realização de amplo diagnóstico sobre a gestão de meios da UnB. • Criação de grupo de suporte vinculado ao CEAG para o desenvolvimento do projeto, contando com a participação de consultores de outras IFES. • Apoio institucional da SPO-MEC, FACE, CESPE e CDT.

4. Objetivos do Grupo de Pesquisa • Apoiar as atividades da Comissão de Reestruturação e Modernização da Universidade de Brasília com o propósito de subsidiar o processo de tomada de decisão relativo a aspectos pertinentes à avaliação da gestão de meios.

5. Fases da Pesquisa • Desenvolvimento do processo de avaliação da gestão de meios da UnB, tendo como referência inicial os estudos já realizados no âmbito do FORPLAD. • Aspectos a serem analisados: • gestão de pessoas, • gestão de planejamento, orçamento contabilidade e finanças, • gestão da informação, • gestão de contratos e convênios, • gestão de infra-estrutura • gestão institucional

6. Metodologia • Seleção dos itens a avaliar a partir do trabalho desenvolvido no FORPLAD; • Elaboração dos questionários – baseado no MCDA (focos, dimensões, critérios, escalas); • Ajuste e validação dos questionários com a participação dos gestores das áreas correspondentes; • Elaboração dos questionários eletrônicos (CESPE); • Seleção e capacitação de entrevistadores;

7. Metodologia(continuação) • Coleta de dados envolvendo as 66 Unidades integrantes do Sistema de Planejamento da UnB; • Tratamento dos dados (tabulação e análise estatística; aplicação do MCDA); • Validação do modelo; • Elaboração e apresentação de relatório diagnóstico de cada fase do projeto; • Elaboração e apresentação do relatório final.

8. Acompanhamento e Avaliação do Planejamento Nível de Satisfação Serviç. Prestados - Planejamento Utilização e Participação (Planejamento) Gestão de Informações (Planejamento) Adequação do Grupo Trabalho (Orc.,Contab., Financ.) Modelo de Alocação de Recursos Defin. de Atrib. e Competências (Planejamento) Adequação Grupo de Trabalho (Planejamento) Gestão de Recursos - Normas Orçamentárias Gestão de Informações (Orç.,Contab. e Financ) Avaliação Instrumentos (Planejamento) Adequação estrutura (Orc.,Contab.,Financ.) Integração de Processos (Orçamento)

9. Resultados Esperados • Proporcionar informações e análises que possam contribuir para o aperfeiçoamento dos processos relacionados à gestão de meios da UnB, a partir do diagnóstico de seu estágio atual de desenvolvimento.

10. Instrumento de Pesquisa • É elaborado com base na metodologia MCDA – Apoio à Decisão de Múltiplos Critérios • Estruturado em: ▪ focos – relativos aos grandes temas abordados ▪ dimensões – conjunto de fatores que explicam os vários ângulos do tema abordado ▪ critérios – referem-se aos aspectos que permitem avaliar o desempenho da Unidade em uma dimensão estudada

11. Gestão de Pessoas Fase 1 da Pesquisa

12. Características da Pesquisa Universo dos respondentes: 66 Unidades integrantes do Sistema de Planejamento da Universidade de Brasília; Respondentes: número de pessoas indicadas Questionário – 54 questões fechadas e 7 questões abertas

13. Focosdo Questionário (itens)

14. FOCO 1

15. FOCO 2

16. FOCO3

17. FOCO 4

18. FOCO 5

19. FOCO 6

20. Gestão de Planejamento, Orçamento e Finanças Fase 2 da Pesquisa

21. 2ª Etapa da Pesquisa -Focos do Questionário Foco 1 Gestão do Planejamento Foco 2 Gestão do Orçamento, Contabilidade e Finanças Gestão do Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças Foco 3 Gestão Universitária

22. 2ª Etapa da Pesquisa -Gestão do Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças • foco 1 – Gestão do Planejamento ▪ 7 dimensões, 20 critérios objetivos e 4 critérios subjetivos (questões abertas) • foco 2 – Gestão do Orçamento, Contabilidade e Finanças ▪ 6 dimensões, 16 critérios objetivos e 4 critérios subjetivos • foco 3 – Gestão Universitária ▪ 1 dimensão, 6 critérios objetivos e 1 critério subjetivo

23. Instrumentos, Objetivos e Diretrizes do Planejamento Foco 1 Abrangência e Participação no Planejamento Acompanhamento e Avaliação do Planejamento Gestão do Planejamento Aferição de Resultados Adequação do Grupo de Pessoas Informações para o Planejamento Definição de Atribuições e Competências

24. Adequação da Estrutura Funcional Foco 2 Gestão de Recursos e Normas Orçamentárias Modelo de Gestão de Recursos da Unidade Gestão Orçamentária, Contábil e Financeira Adequação do Grupo de Pessoas Gestão de Informações para Orçamento, Contabilidade e Finanças Integração dos Processos de Gestão Orçamentário-financeira

25. Foco 3 Gestão Universitária ● Critério respondido apenas pelas unidades gestoras vinculadas diretamente à administração central da Universidade Outros Temas Relevantes

26. Exemplo - foco 1 – questão objetiva • Dimensão 2: Acompanhamento e avaliação do planejamento (PDI e PAA) Critério 8: Quais são as práticas de acompanhamento adotadas pela unidade em relação ao PDI e PAA? A Unidade acompanha a execução dos seus PDI e PAA Apenas acompanha a execução do seu PDI Apenas acompanha a execução do seu PAA A Unidade não acompanha a execução dos instrumentos de planejamento

27. Exemplo – foco 1 - questão aberta • Dimensão 7: Definição de atribuições e competências na gestão do planejamento: Critério 21: Cite até 3 (três) principais características da Gestão de Planejamento na sua Unidade. Pense em características como: efetiva/ não efetiva, participativa/não participativa, bem estruturada/ desestruturada, moderna/antiquada, bem sucedida/mal sucedida, importante/irrelevante, útil/inútil ou outra característica que você quiser mencionar. Se possível, justifique sua resposta.

28. Estágio Atual do Projeto • Avaliação da área de Gestão de Pessoas concluída; • Relatório de Gestão de Pessoas concluído; • Avaliação da área de Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças concluída; • Relatório concluído; • Modelo MCDA para Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças validado (análise de sensibilidade).

29. Perspectivas para Utilização do Modelo como Ferramenta de Apoio à Avaliação da Gestão de Meios das IFES • Aplicável a cada instituição individualmente (customizado) • Aplicável a todo Sistema IFES (padrão) • Resultados podem ser apresentados por critério, dimensão, foco e pontuação global da IFES • Resultados podem ser apresentados por área de análise ou englobando toda a gestão de meios • Incentivo à disseminação da cultura já existente de adoção de melhores práticas de gestão nas IFES • Possibilidade de definição de “descritores” auditáveis para critérios, dimensões e focos

30. Aplicação do MCDA Fase 3

31. Aplicação da Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão MCDA O objetivo dessa ferramenta é aferir o desempenho da gestão por meio de critérios avaliativos condizentes com a situação real do problema estudado e apresentar um conjunto de soluções numéricas que auxilie no processo de tomada de decisão.

32. Aplicação da Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão MCDA • O MCDA tem um caráter pioneiro e inovador, e combina dois elementos fundamentais: • Avaliação por meio de um conjunto de critérios construídos especialmente pelo grupo de pesquisapara o diagnóstico das várias dimensões da gestão; • Utilização de técnicas analíticas avançadas, de caráter quantitativo, que permitem a identificação clara e objetiva dos hiatos de capacidade existentes, assim como o acompanhamento da redução desses hiatos.

33. Resultado Aplicação - MCDA Tais técnicas têm como base uma metodologia de análise que processa, integra e retrata, gráfica e numericamente, a realidade captada por um conjunto complexo de critérios.

34. Árvore de Critérios - MCDA Foco Dimensão

35. Questionário Gestão de Meios - Planejamento, Orçamento, Contabilidade e Finanças

36. Mensuração do Questionário - MCDA

37. Ordenação da Intensidade de Preferência Software - Macbethe

38. Pesos dos Focos e das Dimensões 60% 40% 13% 12% 20% 13% 5% 15% 22%

39. Avaliação das Unidades por Foco

40. Avaliação das Unidades por Dimensão

41. Análise de Dominância A análise de dominância auxilia na comparação entre dois focos ou dimensões, permitindo que se tenha uma visão geral das unidades analisadas (administrativas e/ou acadêmicas) que dominam ou que são dominadas. O gráfico apresenta uma área delimitada pela Fronteira Eficienteonde estão localizadas todas as unidades avaliadas. As unidades mais próximas ou sobre a Fronteira Eficientesão as que apresentam melhores desempenhos. Desta forma, as unidades mais afastadas da Fronteira Eficiente são as que apresentam desempenho inferior.

42. Análise de Dominância

43. ANÁLISE DE SENSIBILIDADE, ESTABILIDADE E ROBUSTEZ DO MODELO A Análise de Sensibilidade objetiva examinar a robustez dos resultados obtidos frente à variação nos pesos atribuídos aos focos e/ou dimensões. Esta análise afere se uma variação de 10%, para mais ou para menos, nos pesos inicialmente atribuídos aos focos e/ou dimensões causa uma grande variação na pontuação geral, alterando a ordenação das Unidades. É uma fase importante na aplicação do Modelo MCDA, contribuindo para controlar os efeitos da subjetividade na determinação inicial dos valores dos pesos. Desta forma gera conhecimento sobre o problema e aumenta a robustez e confiança nos resultados obtidos.

44. ANÁLISE DE SENSIBILIDADE

46. Equipe de Avaliadores • Coordenação • José Carlos Figurelli (FURG) • Mario Kobus (UFSC) • Equipe da UnB • Marcelo Quirino • Nair Miranda • Paulo Calmon (coordenador do CEAG) • Rondon de Andrade • Talita Cavalcanti • Juliana Freitas • Apoio Técnico • CDT • CESPE