BERÜCKSICHTIGUNG DER GRUNDSÄTZE BETRIEBLICHER AUFBAU- UND ABLAUFORGANISATION

1. BERÜCKSICHTIGUNG DER GRUNDSÄTZE BETRIEBLICHER AUFBAU- UND ABLAUFORGANISATION

2. Betriebsorganisation (abhängig von der Betriebsaufgabe) Aufbauorganisation Statische Beziehungszusammenhänge Ablauforganisation Dynamische Beziehungszusammenhänge Leitungssystem und Abteilungsgliederung Stellenmerkmale Entscheidungssysteme Mateialfluß Informationsfluss z.B. Organisations- Funktionsplan z. B. Stellen- beschreibungen z. B. Flussdiagramme, Netzpläne Flussdiagramme, Arbeits-, Netzpläne • Grundstrukturen betrieblicher Aufbau- und Ablauforganisation

3. Aufbauorganisation Hier werden die statischen Betriebszusammenhänge gestaltet und Zuständigkeiten angezeigt. Die Arbeitsaufgaben werden nach den Merkmalen Verrichtung (Was?) und Objekt (Woran?) festgelegt. Z. B. Stellenbildung, Struktur der Organisation und auch Dokumentation des Aufbaus. Die Aufbauorganisation richtet sich z. B. nach Unternehmensgröße, Rechtsform, Fertigungstechnologie aber auch Kunden-, Lieferantenstruktur, Gesetz- und Kapitalgebern. Ziel ist die Bildung einer Hierarchiestruktur mit: Aufgabengliederung, Stellenbildung, Regelung der Verantwortung und Kompetenzen, Bildung der Stellenhirarchie, Regelung der Kommunikations- und Leitungsbeziehungen

4. Ablauforganisation Hier werden die dynamischen Betriebszusammenhänge (Prozesse) verfolgt. Ihre Ziele sind die Arbeitsdurchführung mit möglichst geringem Aufwand, Optimierung der Durchlaufzeiten, termingerechte Ausführung und Benutzerfreundlichkeit. Sie orientiert sich an dem Merkmal Raum (Wo?) und Zeit (Wann?).

5. Lean Management Es sollten mehr als 3 Stufen der Hierarchieebene vermieden werden, da sonst die Informationswege zu lang werden. Verantwortung sollte dezentral beim einzelnen Mitarbeiter und nicht zentral beim Vorgesetzten sein. Dies fördert sowohl die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Betrieb als auch die Motivation und das Zusammengehörigkeitsgefühl der Belegschaft. Die Leitungsebene sollte nicht mehr als 6 – 8 Personen umfassen.

6. Bedeutung der Leitungsebenen Innerhalb der Stellenbildung wird mittels Aufgabensynthese die Stelle auch nach dem Rang festgelegt (z. B führend oder ausführend). Leitungsstellen (Instanzen) können sein: • Leitend, mit allen Führungsaufgaben und der Kompetenz Mitarbeiter einzustellen und zu entlassen oder besitzen Prokura. • Führend, mit allen Führungsaufgaben, jedoch ohne o. a. Kompetenzen. Weitere wichtige Leitungsaufgaben sind z. B. Festlegung der Unternehmensziele und Planung. Das Schaffen von Leitungsstellen kann aber auch aufgrund einer zu hohen Breitengliederung (hohe Anzahl von Stellen auf einer Hierarchieebene) erforderlich machen.

7. Wesentliche Hierarchie- und Organisationssysteme • Organisationseinheiten • Stelle • Instanz • Stabstelle • Hierarchie • Organisationssysteme • Einlinienorganisation • Stablinienorganisation • Divisionalisierung/Spartenorganisation • Matrixorganisation

8. Organisationseinheit Stelle Sie ist die kleinste organisatorische Einheit. Sie werden auf Dauer oder für einen bestimmten Zeitraum gebildet. Jede Stelle muss organisatorisch genau abgegrenzt sein. Eine Stelle besteht aus den materiellen Stellenelementen: • Mitarbeiter • Sachmittel • Versorgung Eine Stelle besteht aus den immateriellen Stellenelementen: • Aufgaben • Verantwortung • Befugnissen „Unter Stelle versteht man eine personenunabhängige, abstrakt gedachte Einheit von einem oder mehreren Aufgabenträgern, dem/denen bestimmte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche sowie die Verbindungswege zu anderen Stellen zugeordnet sind. Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit und muss durch mindestens eine Person als Aufgabenträger und Verantwortlichem besetzt sein."

9. Organisationseinheit Instanz Sie sind Leitungsstellen für die ihnen untergebene Kontrollspanne (Anzahl der optimal betreubaren unterstellten Mitarbeiter). Aufgaben von Instanzen: • Kontrollieren • Planen ``Als Chef bist du eigentlich ne Art Büro - Animateur. Ein Entertainer mit Schreibtisch. Machst du gute Laune, machen die Leute dir die Arbeit, so einfach ist das. Auf den Baumwollfeldern damals bei den Sklaven wurde ja auch immer gesungen.`` • Die Unternehmensleitung ist die höchste Instanz und überträgt Ent-scheidungs- und Anordnungsbefugnisse auf untergeordnete Instanzen.

10. Organisationseinheit Stabstelle Sie sind beratende Stellen ohne eigene weisungs- oder Ent-scheidungsbefugnis. Aufgaben von Stabstellen:  beraten  Entscheidungen vorbereiten Aufgrund ihrer beratenden Tätigkeit können sie aber keinen Einfluss auf die Entscheidungen der Instanz nehmen, der sie zugeordnet sind.

11. Leitungsorgan Bereich Bereich Bereich Hauptabteilung Hauptabteilung Hauptabteilung Abteilung Abteilung Abteilung Stelle Stelle • Organisationseinheit Hierarchie Sie ist das organisatorische System für die Beziehung der Organisationseinheiten. Ich bin für klare Hierarchien. Gott hat ja auch nicht zu Moses gesagt: 'Hier Moses, ich hab da mal was aufgeschrieben, was mir nicht so gut gefällt. Falls du Lust hast, schau doch da mal drüber.' Nein, da hieß es: Zack, 10 Gebote! Und wer nicht pariert kommt in die Hölle. Bums, aus, Nikolaus.

12. Aufgabe 1 Stelle1 Aufgabe 2 Stelle 2 Aufgabe 3 Stelle 3 Stelle Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 Stelle 4 Stelle 5 • Zentralisation und Dezentralisation Zentralisation ist die Zusammenfassung gleichartiger Aufgaben in einer Stelle. Dezentralisation ist die Verteilung gleichartiger Aufgaben auf mehrere Stellen. Man unterscheidet unterschiedliche Merkmale der Zentralisation. Darunter Verrichtung und Objekt, Verwaltung, Entscheidung, Sachmittel oder Person.

13. Zentralisation und Dezentralisation

14. Aufgaben und Kompetenzen • Aufgaben Sie sind schriftliche oder mündliche Aufforderungen an Menschen Tätigkeiten auszuüben, die der Zielerreichung dienen. Die Aufgaben ergeben sich aus der Aufgabenanalyse, die die Aufgaben nach Gliederungsmerkmalen gliedert und dann in der Aufgabensynthese auf eine Stelle sinnvoll zusammenfasst. Die Aufgaben werden dann in der Stellenbeschreibung mit Haupt- und Einzelaufgaben beschrieben. • Kompetenzen Sie sind Befugnisse von Menschen, aufgrund ihrer Zuständigkeit Maßnahmen zur Erfüllung der Aufgaben zu ergreifen • Fachliche Kompetenz Allgemeinwirtschaftliche Kenntnisse, Fachkenntnisse, Sprachkenntnisse • Strategische Kompetenz Fähigkeit Entscheidungen zu treffen, Wagnisbereitschaft, Besonnenheit, Improvisationstalent • Soziale Kompetenz motivieren und führen von Mitarbeitern; Verantwortung gegenüber Gesellschaft, Umwelt übernehmen. • Persönliche Kompetenz Verantwortungs-, Einsatzbereitschaft, Kooperations- und Teamfähigkeit

15. . . . . . . . . . . • Organisationssystem Einlinienorganisation eine Stelle hat nur eine ihr übergeordnete Instanz

16. . . . . . . . . . . • Organisationssystem Strukturform der Mehrlinienorganisation (auch Funktionssystem) eine Stelle hat mehrere übergeordnete Instanz

17. . . . . Stab . . Stab . . . . • Organisationssystem Stablinienorganisation eine Instanzstehen beratende und unterstellte Stellen zur Verfügung

18. . . . . Sparte A Sparte B . . . . • Organisationssystem Divisionalisierung /Spartenorganisation Einteilung in Divisionen bzw. Sparten (Profit-, Costcenter)

19. Organisationssystem Matrixorganisation eine Stelle wird nach mindestens zwei Strukturkriterien

20. Aufbauorganisation Ihre Grundwerkzeuge sind die Aufgabenanalyse und –synthese. • Aufgabenanalyse sie kann nach: • der Gliederung der Verrichtung (sachliches Merkmal) • der Gliederung in Teilaufgaben (formales Merkmal) • der Gliederung nach dem Objekt (sachliches Merkmal) • der Gliederung nach dem Rang (formales Merkmal) • der Gliederung nach der Phase (formales Merkmal) erfolgen. • Aufgabensynthese Sie ist die Zusammenfassung einzelner Teilaufgaben (z. B. Tätigkeiten) in ein aufnehmendes Gesamtbild (z. B. Stelle).

21. Gliederungsmerkmal sachlich formal Verrichtung Objekt Rang Phase Zweckbeziehung Welche Tätigkeiten Werden ausgeführt? Sind die Hauptaufgaben So umfangreich Oder Speziell, dass sie sachlich Gegliedert werden müssen? Ist die Ausführung einer Haupt-, Teil-, oder Einzel- Aufgabe von Entscheidungen Einer übergeordneten Stelle Abhängig? Ist die Tätigkeit zu planen, Auszuführen oder zu Kontrollieren? Wie ist der Zusammenhang Direkt od. indirekt zur Hauptaufgabe? • Aufgabeanalyse nach sachlichen und formalen Gliederungsmerkmalen

22. Gesamtaufgabe Sklavenhandel Beschaffung Unterbringung Verwaltung Marketing Vertrieb • Aufgabenanalyse nach der Verrichtung

23. Lagerwesen Lager verwalten Lagerbewegungen ausführen Lagerbestand optimieren Lagerbewegungen buchen Lagerbestand überwachen • Aufgabenanalyse nach der Teilaufgabe

24. Gesamtaufgabe Produktion und Vertrieb von U-Booten Atombetriebene U-Boote Dieselbetriebene U-Boote Durch Ruder angetriebene U-Boote Einkauf Produktion Vertrieb Einkauf Produktion Vertrieb Einkauf Produktion Vertrieb • Aufgabenanalyse nach dem Objekt

25. Geschäftsleitung Leiter Einkauf Leiter Lagerwesen Leiter Allgem. Verwaltung Leiter Produktion Leitung Vertrieb Gruppenleiter Gruppenleiter Gruppenleiter Gruppenleiter Einkäufer A Einkäufer C Arbeiter A Arbeiter C Einkäufer B Einkäufer D Arbeiter B Arbeiter D • Arbeitsanalyse nach dem Rang

26. Lagerwesen Planung des optimalen Lagerbestandes Durchführung der Lagerbuchhaltung Kontrolle des Lagerbestandes • Aufgabenanalyse nach der Phase • Hier sind folgende Fragen zu stellen: • Ist eine Aufgabe zu planen? • Ist eine Aufgabe durchzuführen • Ist eine Aufgabe zu kontrollieren?

27. Gesamtaufgabe Produktion und Vertrieb von U-Booten Direkte Hauptaufgaben Indirekte Hauptaufgaben Einkauf Lagerwesen Produktion Vertrieb Allgem. Verwaltung • Aufgabenanalyse nach der Zweckbeziehung

28. Fertigung von Hasenohren Plüsch ausstanzen Plüsch nähen Ohren zusammenkleben Fertigen eines Playboy Bunny Outfits Fertigen eines Playboy Bunny Outfits Ohren herstellen Bikini herstellen Wasserstoffperoxyd bereitstellen Ohren herstellen Bikini herstellen Wasserstoffperoxyd Plüsch ausstanzen Plüsch nähen Ohren zusammenkleben • Verrichtungszentralisation • Objektzentralisation • Kombination Objekt-, Verrichtungszentralisation

29. . . . . . . . . . . • Organisationssystem Einlinienorganisation eine Stelle hat nur eine ihr übergeordnete Instanz

30. . . . . . . . . . . • Organisationssystem Strukturform der Mehrlinienorganisation (auch Funktionssystem) eine Stelle hat mehrere übergeordnete Instanz

31. . . . . Stab . . Stab . . . . • Organisationssystem Stablinienorganisation eine Instanzstehen beratende und unterstellte Stellen zur Verfügung

32. . . . . Sparte A Sparte B . . . . • Organisationssystem Divisionalisierung /Spartenorganisation Einteilung in Divisionen bzw. Sparten (Profit-, Costcenter)

33. Profitcenter Der Spartenleiter trägt die Verantwortung für die Gewinnerzielung • Costcenter Der Spartenleiter muss eine vorgegebene Umsatzmenge innerhalb vorgegebener Kosten erreichen • Organisationssystem Divisionalisierung /Spartenorganisation Einteilung in Divisionen bzw. Sparten (Profit-, Costcenter)

34. Organisationssystem Matrixorganisation eine Stelle wird nach mindestens zwei Strukturkriterien

35. Aufbau eines Organigramms und ergebnisorientierte Organisationseinheiten hier werden die Organisationen schematisch dargestellt, folgende Details werden berücksichtigt: • Wie werden die Aufgaben auf die Stellen verteilt? • Wie sind die Stellen gegliedert? • Welche Stellen werden zu Abteilungen zusammengefasst? • Welche hierarchische Ordnung herrscht zwischen den Instanzen? • Wem werden Leitungshilfsstellen zugeordnet? • Welche Organisationsform wird gewählt?

36. Darstellung von Organigrammen: • Vertikale Darstellung:

37. Darstellung von Organigrammen: • Horizontale Darstellung:

38. Organisationseinheiten können ergebnisorientierte Aufgaben erhalten. D. h. es wird nicht jeder Arbeitsschritt vorgegeben, sondern ein Ziel. Je mehr Freiheiten diese Einheiten in einem Betrieb haben, desto flexibler können sie auf Änderungen der Anforderungen reagieren. Ihnen muss auch eine entsprechende Verantwortung und Kompetenzen zugestanden werden. Weiter soll durch eine einfach strukturierte Hierarchie (wenige Instanzen) diese Flexibilität erhöht werden. Bei der Aufteilung eines Projektes in kleinste Arbeitsschritte gefährdet die Identifizierung der MA mit dem Gesamtziel. Daraus entsteht die Forderung nach Gruppenarbeit. Bei Erfüllung dieser Voraussetzung können die Organisationseinheiten am besten ergebnisorientiert arbeiten. • Profitcenter Der Spartenleiter trägt die Verantwortung für die Gewinnerzielung • Costcenter Der Spartenleiter muss eine vorgegebene Umsatzmenge innerhalb vorgegebener Kosten erreichen

39. Funktional Hier werden die Einheiten auf der zweiten Hirarchieebene unterhalb der Unternehmensleitung einer Organisation nach Prozessen (=Vorgängen) organisiert. Die Gliederung ist verrichtungsorientiert als Einliniensystem aufgebaut mit einer Tendenz zur Entscheidungszentralisation. Es handelt sich um eine formale, also geplante Organisationsform.

40. Operational Hierunter versteht man die Gliederung einer Organisation in selbstorganisierende Organisationseinheiten (Arbeitssysteme). Operationale Systeme handeln eigenständig und eigenverantwortlich – eine Hirarchie kann entfallen. Bei selbstorganisierenden Systemen müssen die Mitglieder genügend Handlungsspielraum erhalten. Diese Systeme wurden nicht geplant oder gestaltet, sondern sind durch menschliches Verhalten gewachsen (z. B. Sympathie, Antipathie, gemeinsame Interessen) es handelt sich um eine informelle, also ungeplante Organisationsform. Diese Gruppen sollen von Vorgesetzten erkannt werden und deren positive Eigenschaften gefördert werden. Diese Organisation hat prozessualen Charakter (Prozesse, nicht Strukturen stehen im Vordergrund). Vorteile: Motivation der Gruppenmitglieder, Flexibilität, Selbstlenkung, geringer Zeitaufwand und Kosten aufgrund schneller Anpassung Nachteile: Überforderung, Konflikte durch fehlende Kompetenzregelung, hohe Anforderung an die Führung, höherer Zeitaufwand und Kosten durch widersprechende Meinungen und damit entstehenden Konflikten sowie deren längere Zeit zur Entscheidungsfindung.

41. Aufbauorganisation Ihre Grundwerkzeuge sind die Aufgabenanalyse und –synthese. • Aufgabenanalyse Sie verfolgt die Aufteilung der betrieblichen Gesamtaufgabe in Teilaufgaben Diese Teilaufgaben werden dann entsprechend ihrer betrieblichen Bedeutung geordnet. Ein Unternehmen kann nach folgenden Analyseschritten arbeiten: Das Unternehmensziel ist die Gewinnerreichung Die Gesamtaufgabe ist z. B. die Umsatzerzielung Als Hauptaufgabe kann der Vertrieb angesehen werden Eine Teilaufgabe wäre der Abschluss von Kaufverträgen Elementaraufgabe ist die Erlangung der Kundenunterschrift.

42. Gliederungsmerkmal sachlich formal Verrichtung Objekt Rang Phase Zweckbeziehung Welche Tätigkeiten Werden ausgeführt? Sind die Hauptaufgaben So umfangreich Oder Speziell, dass sie sachlich Gegliedert werden müssen? Ist die Ausführung einer Haupt-, Teil-, oder Einzel- Aufgabe von Entscheidungen Einer übergeordneten Stelle Abhängig? Ist die Tätigkeit zu planen, Auszuführen oder zu Kontrollieren? Wie ist der Zusammenhang Direkt od. indirekt zur Hauptaufgabe? • Aufgabeanalyse nach sachlichen und formalen Gliederungsmerkmalen

43. Gesamtaufgabe Sklavenhandel Beschaffung Unterbringung Verwaltung Marketing Vertrieb • Aufgabenanalyse nach der Verrichtung

44. Lagerwesen Lager verwalten Lagerbewegungen ausführen Lagerbestand optimieren Lagerbewegungen buchen Lagerbestand überwachen • Aufgabenanalyse nach der Teilaufgabe

45. Gesamtaufgabe Produktion und Vertrieb von U-Booten Atombetriebene U-Boote Dieselbetriebene U-Boote Durch Ruder angetriebene U-Boote Einkauf Produktion Vertrieb Einkauf Produktion Vertrieb Einkauf Produktion Vertrieb • Aufgabenanalyse nach dem Objekt

46. Geschäftsleitung Leiter Einkauf Leiter Lagerwesen Leiter Allgem. Verwaltung Leiter Produktion Leitung Vertrieb Gruppenleiter Gruppenleiter Gruppenleiter Gruppenleiter Einkäufer A Einkäufer C Arbeiter A Arbeiter C Einkäufer B Einkäufer D Arbeiter B Arbeiter D • Arbeitsanalyse nach dem Rang

47. Lagerwesen Planung des optimalen Lagerbestandes Durchführung der Lagerbuchhaltung Kontrolle des Lagerbestandes • Aufgabenanalyse nach der Phase • Hier sind folgende Fragen zu stellen: • Ist eine Aufgabe zu planen? • Ist eine Aufgabe durchzuführen • Ist eine Aufgabe zu kontrollieren?

48. Gesamtaufgabe Produktion und Vertrieb von U-Booten Direkte Hauptaufgaben Indirekte Hauptaufgaben Einkauf Lagerwesen Produktion Vertrieb Allgem. Verwaltung • Aufgabenanalyse nach der Zweckbeziehung

49. Wesen und Gliederungsmerkmale von Stellenprofilen: Das Stellenprofil dient dem Unternehmen: • Zur Stellenbesetzung und Festlegung der Ausbildungsbedürfnissen • Erleichterung der Einarbeitung neuer MA • Beurteilung der Leistung der MA • Grundlage der Eingruppierung des Entgeltes Das Stellenprofil dient dem Stelleninhaber: • Definition der erwarteten Leistung • Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen • Information über die Beziehung zu anderen Stellen • Standortbestimmung innerhalb der Hierarchie

50. Wesen und Gliederungsmerkmale von Stellenprofilen: Das Stellenprofil soll beinhalten: • Stellenbezeichnung • Aufgaben • Verantwortung • Kompetenzen • Stelleneinordnung • Stellenziele • Stellvertretungen • Stellenanforderungen • Besondere Informationsbeziehungen zu anderen Stellen