De tijd te snel af?

1. De tijd te snel af? VSDV 18 september 2007

2. Waarom aan timemanagement doen? • Klassieke benadering -om effectiever en productiever te zijn -om vervelende taken sneller af te handelen -om gestructureerder te werken

3. Waarom aan timemanagement doen? • Vandaag steeds meer -om rustiger te staan in je job -om meer vat op de dingen te hebben -om bewuster om te gaan met tijd -om je arbeidsvoldoening te vergroten

4. Wat is timemanagement? • Goed leren omgaan met je tijd door je te richten op je kernactiviteiten én je prioriteiten: je takenhiërarchie • Meer vat krijgen op elementen die voor afleidingen verlies van effectiviteit zorgen • Een goede planning maken die overzicht biedt, en je kernactiviteiten in het vizier houdt • Aandacht hebben voor je eigen werkritme • Taken delegeren waar mogelijk

5. In deze vorming • Weinig theorie • Een aanzet geven tot reflectie bij eigen tijdsbesteding: wat remt af, wat stimuleert? • Handvaten om je tijd onder de loupe te nemen en gericht te blijven op de essentie • Praktische en nuttige tips • Uitwisseling van ‘goede praktijken’

6. Verhaal van de keien: • Welke keien wil jij zeker in je job? ( wat maakt voor jou je job de moeite waard?)

7. ‘Ik ben vandaag constant druk bezig geweest, en ik heb het gevoel dat ik niets heb gedaan.’

8. De (kerst)boom TWIJGEN: • Welke taken dragen direct bij tot het realiseren van mijn doelstellingen? • Wat zijn mijn hoofdactiviteiten? TAKKEN: • Wat zijn mijn resultaatgebieden of objectieven? • Wat wil ik realiseren binnen welke termijn, met welk resultaat? BLAADJES: kleine taken STAM • Waarom ben ik hier? • Wat is mijn kernopdracht?

9. Keien versus kernresultaatgebieden • Is er voldoende overeenstemming • tussen wat je ‘wil’ en wat je ‘moet’?

10. De (kerst)boom lineair D O E L S T E L L I N G E N K E R N O P D R A C H T Hoofdtaken/activiteiten Hoofdtaken/activiteiten Hoofdtaken/activiteiten Hoofdtaken/activiteiten Praktische bij-neventaken Praktische bij-neventaken Praktische bij-neventaken Hoofdtaken/activiteiten Hoofdtaken/activiteiten Hoofdtaken/activiteiten Hoofdtaken/activiteiten Praktische bij-neventaken Praktische bij-neventaken Praktische bij-neventaken

11. Proactieve/Reactieve hoofdtaken • Proactieve taken de kerntaken die direct verband houden met de doelstelling die je wil bereiken • Reactieve taken de courante dagdagelijkse routinetaken om dingen draaiend te houden

12. Het pareto-principe: 80/20 regel Activiteiten Resultaten 20% Focus triviaal 80% 80% Resulteert in Focus essentie 20% 20% van de activiteiten leveren 80% van de resultaten op!

13. Wat is je kernopdracht? Welke doelstellingen en kernactiviteiten hangen hiermee samen? Wat wil je bereiken? • Waar gaat je reële tijd naartoe? Wat valt op: P/R taken? 20-80 regel?

14. Plan dagelijks 20% van je tijd zorgvuldig, zodat 80% van je kernactiviteiten gerealiseerd is • Spendeer 20% aan proactieve taken • Maak je geen zorgen over de andere 80% • Waak over die 20%.

15. BELANGRIJKHEID + - + Belangrijk én dringend Dringend, niet belangrijk DRINGENDHEID Belangrijk, niet dringend Niet dringend, niet belangrijk - De prioriteitenmatrix

16. BELANGRIJKHEID + - + belangrijke problemen, crisis projecten met deadlines 40 % telefoontjes post en info doornemen dingen draaiend houden ‘zomaar’ bezoekjes 40 % DRINGENDHEID planning op lange termijn voeling houden met wat leeft pauzes informeel leren 15 % uitnodigingen nieuwsbrieven doornemen, handleiding telefoontoestel 5 % - De prioriteitenmatrix: voorbeelden

17. BELANGRIJKHEID + - + Mensen die veel tijd besteden aan deze taken, worden gezien als heel taakgericht Mensen die veel tijd besteden aan deze taken willen voldoen aan de verwachtingen van anderen DRINGENDHEID Mensen zijn geneigd deze taken op de lange baan te schuiven omdat ze niet dringend zijn Mensen kiezen spontaan voor deze taken omdat ze weinig stressvol en weinig inspannend zijn - De prioriteitenmatrix: evaluatie

18. BELANGRIJKHEID + - + Deze opdrachten prioritair behandelen Kan je delegeren? Wat te plannen is, plannen DRINGENDHEID Deze taken concreet plannen en opvolgen Als er tijd over blijftDELLE - De prioriteitenmatrix: de juiste actie

19. Stel prioriteiten en delegeer A-taken = dringende, moeilijke en belangrijke taken vereisen een hoog energiepeil C-taken = niet dringende onbelangrijke takenuitvoeren als er tijd voor is B-taken = nemen het grootste deel van de dag in beslag

20. Je energiecurve Late voormiddag piek: ideaal voor A-taken Late namiddag piek: ideaal voor B-taken Energieniveau daalt: tegen eind van de dag Dieptepunt na de lunch: ideaal voor C-taken

21. Wanneer ben jij het meest produktief (A-taken)? • Hoe probeer jij je op te laden in de werksituatie? Wat geeft je energie?

22. Je werk plannen • Elke werkdag zou een mix moeten zijn van A-, B- en C-taken. • Maak een realistische selectie van de taken die uit te voeren zijn zonder de werkdag te verlengen. • Stel een to do-lijst op en wissel periodes van sterke concentratie (A- taken) af met minder veeleisend werk (B- en C-taken). • Vergeet geen tijd te reserveren voor onverwachte gebeurtenissen (+ 10 tot 15% tijd erbij rekenen) • Sta 1 keer per week stil bij je tijdsbeheer (focus op je doelstellingen of 20% P-taken)

23. Is de opdracht dringend EN belangrijk? JA Is de deadline voor deze opdracht vandaag? JA A – TAAK : doe deze opdracht meteen NEE NEE Is de opdracht dringend OF belangrijk? JA Is er een deadline? JA B – TAAK : plan de opdracht in je agenda NEE NEE Is deze taak voor jou een routineopdracht? JA B – TAAK : bepaal een realistische deadline en plan de opdracht in je agenda NEE C – TAAK : bepaal voor jezelf wanneer je de opdracht zal volbrengen Bevordert deze taak de efficiëntie van je werk? JA NEE Is het noodzakelijk dat je deze opdracht volbrengt? JA C – TAAK : bewaar de opdracht voor als je tijd over hebt Schrap de opdrachten van je to do-lijst NEE Houd een taak voor ogen bij het doorlopen van de matrix Reflecties?

24. DATUM: TIJD ACTIVITEIT DOEL P/R TE PLANNENACTIVITEIT GESCHAT TIJD 08030 0900 0930 1000 1030 1100 1130 1200 TIJROVERS

25. b

26. 1. Bepaal je doelen • Wat wil je bereiken? • Focus je op wat ‘de klant’ wil • Bepaal objectieven (SMART)

27. 2. Bepaal (veranderings)doel Huidige situatie Verkennen opties Wat behouden Wat veranderen Waarom Welke opties zijn mogelijk Keuze

28. 3. Maak je doelen uitvoerbaar • Wat wil je bereiken? • Binnen welke tijdspanne? • Wie is betrokken-verantwoordelijk? • Wanneer evalueren of we goed zitten? • Wat is er nodig?

29. 4. Implementeer je plan • Voer uit • Stuur plan of de uitvoering bij -als de acties doelgericht zijn -het doel is gewijzigd -onvoorziene problemen

30. Hoe tijdsefficiënt werk je? Via de zelfbeoordelingstest ontdek je hoe je doorgaans met je tijd omgaat, waar je tijdsverlinders liggen • Waar liggen je sterktes? Waar val jij spontaan op terug om bewuster je tijd te beheersen? • Waar liggen je tijdrovers? Heb je hier greep op? Hoe probeer je ermee om te gaan?

31. Tijdsverslinders • Externe factoren • Onaangekondigd bezoek • Telefoon en e-mail • Vergaderingen die uitlopen • Overvloed aan informatie • Slordig bureau, zoeken naar dingen

32. Tijdsverslinders • Interne factoren • Geen ‘neen’ kunnen zeggen en te veel willen doen • Uitstellen • Verschuiving van of gebrek aan prioriteiten • Niet of slecht delegeren • Besluiteloosheid • Gebrekkige communicatie

33. De 4 D’s bij het behandelen van informatie • DUMP: vraag je af wat je echt moet bijhouden • DELEGEER: beslis aan wie, geef uitleg bij de taak, geef een duidelijke deadline en beloon • DOE LATER: als je een taak zelf wil/moet uitvoeren, beslis dan wanneer • DOE NU: deze (kleine) taken doe je beter onmiddelijk

34. Wat is volgens jou belangrijk bij delegeren (gasgevers)? • Welke hinderpalen ervaar je soms bij jezelf (gasremmers)?

35. Delegeren • Bepaal duidelijk welke taken je wil delegeren aan wie, tegen wanneer, waarom • Schat capaciteit van de persoon én complexiteit van de taak in, en pas ‘stijl’ aan • Delegeer óók bevoegdheid en omkadering • Besef dat de taak invloed heeft op de agenda van de persoon. Bekijk samen de prioriteiten • Spreek tijdslimieten af • Geef waardering voor goede resultaten • …

36. Briefwisseling en informatie • Gooi alles meteen weg wat weg kan, of traceer naar de juiste persoon • Leg direct mappen aan om info in te klasseren • Behandel alles wat vandaag antwoord of opvolging nodig heeft (prioriteitenmatrix) • Geef korte en snelle antwoorden • Houd een map ‘interessant’ bij voor later moment • Klasseer e-mails in mappensysteem • …

37. Bezoekjes en tussendoor overleg • Plan je overlegtijd in en houd rekening met lokatie + eigen productiviteit of werkrimte • Zoek alternatieven om geïnformeerd te zijn • Je deur sluiten (afgesproken met collega’s) • Ga naar bureau van de andere ipv omgekeerd, indien overleg snel kan gaan • Sta eventueel recht, wanneer het overleg kort kan • …

38. Werkgewoonten en organisatie • Voorzie in een dagelijks routine voor terugkerende zaken (post, telefoons, mails) • Doe complexe dingen op momenten waarop je het meest alert bent (energieverloop) • Doe ding per ding en werk af • Plan tijd om je tijdrovers te analyseren (hoe vaak? te voorzien? vat op? alternatieven?) • Stel geen onaangename taken uit • Clean desk • …

39. Planning • Hanteer een voor jou gebruiksvriendelijke manier om afspraken of taken te plannen en op te volgen • Schat de tijd realistisch in (+ 10% tot 15%) • Houd rekening met 20-80 regel + je A-B-C taken • Houd een systeem bij om nog te plannen zaken op te volgen • Registreer je tijdsbestedig en check 20-80 • Voorzie tijd voor pauzes, lunch, informeel overleg

40. Vergaderen • Voor de vergadering -kies een passend tijdstip (routine, energieverloop) -bepaal de doelstelling -zijn er alternatieven voor de vergadering? -is het nodig dat jij erbij bent? alternatieven om geïnformeerd te blijven? -lees agenda vooraf en moedig anderen aan …

41. Tijdens de vergadering -start en eindig op tijd -blijf bij de agenda -zorg dat er duidelijke afspraken zijn en een planning (wie, wat, wanneer) -evalueer de doelstelling -…

42. Inrichten van je werkruimte • Gebruik geen losse post-itjes: ze zijn niet overzichtelijk en gaan makkelijk verloren • Koop een agenda waar je graag mee werkt en zorg dat je hem steeds bij hebt • Leg op je bureau alleen die zaken waar je op dat moment mee bezig bent • Ruim elke dag op en vermijd dat post zich opstapelt

43. Leg documenten niet lukraak op stapels, maar gebruik een klasseersysteem • Klasseer geen nutteloze documenten, gooi ze meteen in de papiermand of in een ‘nog nodig?’-map • Leeg de ‘nog nodig?’-map regelmatig

44. Tot slot: in een notendop Kernactiviteiten Kerstboom Doelstellingen bepalen SMART Focus op proactieve taken 80/20 regel van Pareto Prioritaire opdrachten Prioiteitenmatrix eerst aanpakken Energiecurve Een persoonlijke planning PDCA + agenda DelegerenAandachtspunten Praktische wenken Vergaderen, bureau, onderbrekingen, routine

45. Samengevat • Bekijk opdrachten vanuit de kerstboom en de prioriteitenmatrix en orden je to do’s • Maak een goede planning, rekening houdend met je doelstellingen, je kernactiviteiten en je energieverloop • Analyseer waarom je soms tijd verliest of deadlines niet haalt, en beweeg jezelf tot verandering • Denk aan relevante praktische tips rond werkgewoonten, vergaderen, je energie, informatiebeheer, overlegmomenten,…

46. Wat leerde ik vandaag in het bijzonder? • Wat ga ik op een andere manier doen?

47. Je timemanagement optimaliseren • Controleer regelmatig of je je persoonlijk plan volgt • Plan 1x/week een analyse van je tijdsbeheer in. Na verloop van tijd:1x/maand • Zeg dus niet: ‘ timemanagement klinkt allemaal heel leuk in theorie, maar ik heb geen tijd om het in praktijk te brengen’…

48. Wees mild voor jezelf • Maar ga er voor! • Denk aan de 21-dagen regel • Zoek steun • Beloon jezelf