Download
1 / 40
400 likes | 508 Views
Samen sterk in verandering. Begeleiden van nieuwe medewerkers op de werkvloer na fusie/staatshervorming Stephanie Dewulf (DLV), Sandra Lauf (AgO). Agenda. Getuigenis vanuit DLV , Stephanie De Wulf Getuigenis vanuit Vlabel , Els Vermeir (Sandra Lauf) Wat onthouden we ?
E N D
Samen sterk in verandering Begeleiden van nieuwe medewerkers op de werkvloer na fusie/staatshervorming Stephanie Dewulf (DLV), Sandra Lauf (AgO)
Agenda • Getuigenis vanuit DLV , Stephanie De Wulf • Getuigenis vanuit Vlabel, Els Vermeir (Sandra Lauf) • Wat onthouden we ? • Even inzoemen op onderzoek … • Vragen ?
Na een staatshervorming of andere fusiebewegingen Integratie grote groepen medewerkers
INHOUDSTAFEL • Context • Concrete aanpak • Wat liep goed en waar liepen we tegenaan? • Wat brengt 2015?
BIRB wordt Vlaams … • BIRB?! Belgisch Interventie- en RestitutieBureau • What?! • BIRB is een erkend betaalorgaan in het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid van de Europese Unie. • Nog steeds onduidelijk? • BIRB is belast met de uitbetaling van financiële tegemoetkomingen aan economische marktdeelnemers die geen producent zijn en met de controle op de uitgaven die verband houden met deze tegemoetkomingen. • Deze tegemoetkomingen gebeuren in de vorm van restituties (subsidies bij uitvoer), interventies (rechtstreekse aankoop of steun bij opslag van overschotten) of van steunmaatregelen (steun voor productie, verwerking en bevordering van de afzet).
… en maakt nu deel uit van Landbouw en Visserij • Sinds 16/10/2014 • In de loop van 2014 werd het grootste deel reeds onder gebracht bij het Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) … • … al zal ALV niet meer bestaan miv 1/01/2015, gezien integratie ALV-Departement LV en dus behoort het BIRB eigenlijk bij het Dept. LV.
Specificiteiten regionalisering BIRB • Volledige en ambtshalve overdracht BIRB = geen keuze • Core business BIRB telt 20 personeelsleden • Tem 31/12/2014 beslist BIRB zelf over haar personeel; ook al werkt ondertussen zo goed als iedereen bij ons. • Vanaf 1/01/2015 staan BIRB’ers op onze payroll • 3 collega’s versterkten de Dienst P&O
Actie X Actie Y Plan Z Idee A Hoe willen we de missie realiseren?
Projectwerk • Projectgroep • SG + AG • Staf SG + AG • Afdelingshoofd MOD • Juristen • Diensthoofden (IT, Beleid, Begroting, P&O, Logistiek, e.a.) • Rolverdeling? • Verwachtingen?
“Als we niet weten naar welke haven we koers zetten, is geen enkele wind gunstig.” (Seneca)
Projectplan • Doelstelling: “Op 1/01/2015 zijn de collega’s van BIRB geïntegreerd binnen het Beleidsdomein LV.” • Projectfases: • Opstartfase (projectstructuur en kennis opdoen) • Kennismakingsfase (BIRB-collega’s en management BIRB) • Informatie en communicatie-fase (met BIRB, op niveau VO (BZ, Regelgeving, GVDC, andere BD’en), binnen LV, met leidinggevenden, enz.) permanent proces tijdens traject • Actiefase (matchen profielen binnen LV, inschaling, gesprekken, invoer personeelsdossiers, onthaal in januari 2015)
HR-aanpak • Communicatie en informatie als rode draad doorheen traject: • Projectwerking: projectgroep P&O BIRB-LV; Deelname HR aan stuurgroep regionalisering BIRB-LV; Deelname HR aan horizontale werkgroep personeel niveau VO; Overleg met GVDC. • 1ste infosessie in januari 2014 • 1ste onthaalmoment begin februari 2014 • Chaotische periode • Communicatie mbt voorlopige inschaling • 2de infosessie in september 2014 • 2de onthaalmoment op 16/10/2014 • Definitieve communicatie mbt inschaling • Onthaalmoment januari 2015
HR-aanpak: invulling functies • Core business: 20-tal medewerkers BIRB • Deel van de taken inzake veilingen, groenten en fruit, enz. • Deze mensen kiezen niet voor een taakinvulling; sommigen mogen zelfs geen andere voorkeur aangeven qua taken • Collega’s Dienst P&O en Logistiek • Deze mensen wensen taakinvulling te behouden en krijgen hiertoe ook de kans door inkanteling binnen huidige diensten van LV.
HR-aanpak: invulling functies • Overige personeelsleden van BIRB: • Via vacatures voorkeur doorgeven • Voorkeur standplaats doorgeven • ‘Plaatsing’ op basis van een aantal criteria • Lopende sinds januari-februari • Op enkele uitzonderingen na heeft iedereen een taakinvulling bij LV.
… zijn er toch wel wat lessonslearned … • Informatie • Communicatie • Projectplanning HR en rolverdeling • Samenwerking niveau P&O • Individuele gesprekken • Kleinschaligheid • Te lange ‘chaos’fase • ‘mentaliteits’verschil • Gedwongen regionalisering • Veel gesprekspartners • Verkiezingen • Communicatie • Kennisoverdracht • Andere fusietrajecten LV • Wat liep goed? • Waar liepen we tegenaan?
Informatie, communicatieen budget … • Onthaalmoment 2015 • Budgettaire plaatje opvolgen: • Beschikbare budget vanuit BIRB? • Opvolging invoer personeelsgegevens en bijgevolg tijdig en correct loon • Opvolging afleggen gecertificeerde opleidingen en impact slagen competentiepremie (o.a. herberekenen schaalanciënniteit) • Opvolgen personeelsleden via informeel contact • Andere suggesties zijn steeds welkom!
Getuigenis vanuit Vlabel • Context • Concrete Aanpak • Wat liep goed en waar liepen ze tegenaan ? • Wat brengt 2015 ?
Context Vlabel • Vlabel : agentschap binnen BFB , staat in voor uitvoering van het beleid inzake Vlaamse fiscaliteit • Op 1.01.2011 kwamen, met het regionaliseren van de verkeersbelastingen , 281 mensen over vanuit de FOD financiën; • Op 1.01.2015 komen , met het regionaliseren van de registratie & successierechten , 403 mensen over waarvan intussen 329 vrijwillig • Pas beslist: ook de aankoopcomités & vastgoedakten gaan over naar Vlabelipv naar DFB : + 87 mensen (procesopvolging door HR DFB).
Personeelsbestand Vlabel op 1.01.’15 Op 1.01.15: meer dan een verdubbeling van het ‘ as is’ personeelsbestand !
Concrete aanpak (1/3) • Uitgangspunt: maximaal inzetten op vrijwillige overkomst ! • Begin ‘14: HR houdt 1ste info-sessies over de te begeven functies (ideeën rond functiedesign) , arbeidsvoorwaardenregeling binnen de VO, simualtiesvoorlopieg inschaling (leerpunt ! ) • De nieuw te begeven functies op niveau A,B,C en D verdeeld over de ≠ standplaatsen (6 14) : keuze vr standplaats kan, niet voor een functie ! • Eerste helft ‘14: 329 mensen kiezen om vrijwillig over te komen ! • HR voert oriënteringsgesprekken met alle 329 personeelsleden
Concrete aanpak (2/3) • Senior HR voert de gesprekken met niveau A mensen en peilt naar ervaring, verwachtingen, ambities, ook op leidinggevend vlak, inschatten interpersoonlijke problemen ( houvast via eerdere ervaringen loopbaantraject Vlabel ‘ as is’ obvGallilei) • Advies HR aan coördinator AH rond leidinggevend potentieel, 2de gesprek met coördinator AH • Obv gebundelde info uit oriënteringsgesprekken: voorstel van organisatie-invulling • 2de info-sessie: oktober ‘14 over standplaats, functiebeschrijving (obvfufa’s) • Dec ‘14: ‘pre –onthaal’ leidinggevend kader
Concrete aanpak (3/3) • 5.01.’15: onthaaldag voor alle overgekomen personeelsleden • Eerste week : intens pakket aan vaktechnische opleidingen • Aantal federale ambenaren zijn vóór de zomer overgekomen om voorbereiding inhoudelijk op te nemen ( systemen opzetten, interen Vlabel mensen opleiden rond nieuwe materie etc).
Lessonslearned Tijdsinvestering voor HR , té korte doorlooptijd ! Wat loopt goed ? Waar lopen we tegenaan ? Informatie Onzekerheid rond voorlopige inschaling ! Communicatie Groot overwicht van vrijwillige overkomsten Persoonlijke zorg, om via Oriënteringsgesprekken Zichtbare rol HR, aanspreekbaar kennisoverdracht ! & klantgericht
Wat brengt 2015 ? • 5.01.’15: onthaaldag voor alle overgekomen personeelsleden • Mei / juni ‘15: HR organiseert personeelstevredenheidmeting, mbt opstart & integratie-proces • HR zet in op ontwikkeltraject voor leidinggevenden , vanaf voorjaar ‘15, menskant van verandering, leidinggeven op afstand etc. • HR gaat regelmatig langs op elke standplaats, doorheen ‘15 ! • Hr staat desgevallend in voor conflictbemiddeling
Even inzoemen op een model … “Getting On Board. A Model forIntegratingandEngaging New Employees” Mei 2008, Booz/Allen, Hamilton from the Parntershipfor Public Service, US).
