Integrace Národní technické knihovny s knihovnami akademických institucí

1. Integrace Národní technické knihovny s knihovnami akademických institucí Darina Kožuchová – Petra Procházková Národnákomisiapre služby, Trenčín 11.-12.6.2014

2. Obsah prezentace 1. NTK v dejvickém kampusu – snaha o integraci s knihovnami ČVUT a VŠCHT, výsledek (2009) 2. Integrace s VŠCHT (2011 - 2013) - východiska - řízení projektu - právní, technologická, funkční integrace a integrace fyzických fondů 3. Integrované knihovní služby NTK a VŠCHT 4. Integrace s ÚOCHB AV ČR aČZU

3. Proč integrovat • koordinované budování knihovních fondů • vytváření a údržba souborného (společného) knihovního katalogu • sdílení zdrojů (resourcesharing) • technická podpora při využívání téhož programového vybavení a IT • sdílení společného ukládacího prostoru (skladu) pro tištěné dokumenty • digitalizace a vytváření digitálních knihoven • sdílení profesionálů a know-how úspora nákladů výhodnější postavení vůči dodavatelům (EIZ, informačních systémů,...) růst kvality a rozšíření nabídky služeb

4. ☺ 1 224 studijních míst, ke všem přípojka, pokrytí WiFi, 276 PC, z toho 150 volně ☺přístup do pozdních večerních hodin, v sobotu, noční studovna, služby v režimu 24/7 ☺ variabilita studoven (časopisecká, 18 týmových, 28 individuálních, 4 počítačové učebny, badatelna) ☺společenské zázemí knihovny: * konferenční sál pro 232 návštěvníků * výstavní sál 370+410 m2 * kavárna 150 míst * univerzitní knihkupectví, Městská knihovna, prodejna, šatna a další služby ☺ prostor pro cca 500 tis. tištěných svazků s volným přístupem a uspořádáním podle LCC ☺ bezbariérovost☺ příležitost využívat budovu pro setkávání a sociální komunikaci studentů i ostatní akademické komunity, bezplatná organizace akcí vkonferenčním či výstavním sále, v parteru apod.

5. Nutná východiska společné knihovny • jeden automatizovaný knihovní systém se společným online katalogem • nastavení knihovního a dalších systémů takovým způsobem, aby student, resp. zaměstnanec VŠCHT mohl využívat služby obou knihoven bez rozlišování, která knihovna mu je poskytuje • každá z institucí doplňuje svůj tištěný fond za vlastní prostředky; výběr a nákup odborné a vědecké literatury z oblasti chemie bude vzájemně koordinován • integrací se nesmí ztratit informace o instituci, která dokument vlastní a další informace související s majetkovou evidencí obou institucí • společné obstarávání licencovaných EIZ pokud je to pro obě strany výhodné a licenčně přípustné, s cílem umožnit komukoliv v budově NTK přistupovat ke zdrojům pořizovaným kterýmkoliv z partnerů pokud je to licenčně i ekonomicky možné

6. Nutná východiska společné knihovny • při stavění fondu VŠCHT určeného pro volný výběr se bude respektovat systém stavění fondu v NTK; výnimky z tohoto pravidla (doporučené Knihovní radou VŠCHT) v případě některých sbírek VŠCHT budou oběma stranami konzultovány věcně s ohledem na fyzické možnosti umístnění tohoto fondu a jeho zpřístupnění v NTK • poskytování klasických knihovních služeb z fondů obou knihoven (výpůjčních, rezervačních, konzultačních, MVS a pod.) na jednom místě, jednotným způsobem a s využitím zařízení zefektivňujících tyto služby (např. RFID) • návrh funkčního modelu činností a služeb bude brát v zřetel odstranění zbytečných duplicit (např. technologická linka při zpracování přírůstků apod.), ale i specifika akademického prostředí a jeho požadavky (ústavní knihovny) • pracovníci obou knihoven se budou podílet na zastupitelnosti v dohodnutých činnostech a službách • VŠCHT nebude NTK poskytovat osobní data svých studentů a zaměstnanců; zákazníci NTK se budou individuálně registrovat prostřednictvím registračního systému NTK

7. Řízení projektu integrace Řídící výbor projektu Realizační tým Manažer projektu Vedoucí pracovních skupin Pracovní skupina FyFo Pracovní skupina FuMO Pracovní skupina ICT Pracovní skupina PRE

8. PRE Právní integrace ChemTK Integrovaná knihovna Smlouva o sdružení Smlouva o spolupráci Chemická knihovna Knihovní řád IK Provozní řád IK …

9. Technologická integrace ICT • smluvní ujednání k integraci knihovního systému Aleph, rozšíření SFX pro VŠCHT • integrace knihovního systému (spojení BIB a ADM bází dat, parametrizace a nastavení společného systému, převod z testovací verze do ostré verze, atd.) • propojení knihovního systému se systémy IDM, LDAP, Shibboleth, EZ Proxy, tiskovým, přístupovým, platebním a systémem pro rezervaci studoven • nová logistika způsobu registrace zákazníků VŠCHT do společné registrační databáze NTK

10. Příprava fyzického fondu ke zpřístupnění FyFo • analýza knihovního fondu VŠCHT, přírůstkových a signaturních řad, čárových kódů, statusů jednotek • výběr dokumentů do volného výběru a jejich zpracování: statusy umístění, klasifikace LCC + štítky, RFID tagy, EM pásky, vizuální značení (ne)přístupnosti, atd. • rozhodnutí o nastavení dílčích knihoven, sbírek, statusů jednotek, zpracovatelských statusů, atd. • rozhodnutí o způsobu zpřístupňování fyzického fondu všem kategoriím zákazníků integrované knihovny, přesignování shodných signatur • logistika a příprava stěhování

11. Funkční model FuMo • kategorizacezákazníkůNTK a VŠCHT (integrované knihovny) • matrice všech služeb poskytovaných v budově NTK x všech skupin zákazníků • příprava Knihovního řádu integrované knihovny • příprava Provozního řádu –workflow procesů akvizice knih a časopisů, technologické linky zpracování, MVS a MMVS, výpůjčních služeb, provozu knihovních skladů atd. • personální integrace, řízení zaměstnanců VŠCHT, Kolegium ředitele NTK

12. Integrace po 10 měsících • žádná stížnost na zhoršení služeb pro studenty/ zaměstnance VŠCHT • návštěvnost přes 1 milión ročně • rušení dalších omezení a výjimek pro zákazníky z VŠCHT • „debordelizace“ ústavních knihoven • spokojenost knihovníků z VŠCHT • nikomu nechybí knihovna v budově VŠCHT

13. Integrované knihovní služby NTK a VŠCHT Úprava Aplikace registrace

14. Registrace akademické obce VŠCHT • 7 zákaznických skupin studentů + 1 zaměstnanecká • prokázání příslušnosti k VŠCHT, zasílání identit - denní ověřování příslušnosti k VŠCHT • nepotvrzená příslušnost k VŠCHT – automatické přeřazení do odpovídající zákaznické skupiny NTK • automatické prodlužování registrace • diferenciace služeb http://www.techlib.cz/files/download/id/4613/priloha-ii-zasady-diferenciace-vypujcnich-sluzeb.pdf

16. Výpůjční řád Pouze prezenčně: • knihydo roku1920; • časopisy NTK do roku 1950, časopisy VŠCHT; • vzácné a obrazovépublikace a mapy; • archivnípublikacečeského původu; • dokumenty, kterým by hrozilonebezpečínenahraditelnéztrátynebopoškození; • encyklopedie, slovníky, firemníadresáře; • základnístudijní a příručníliteratura z fonduchemickéknihovny; • archivníexempláře skript a sborníkůvydaných VŠCHT; • historický fond chemickéknihovny; • disertační a habilitačnípráce VŠCHT; • dokumentyvypůjčené prostřednictvím MMVS; • tištěnénormy

17. Finanční záruka Integrovaná knihovna NTK a VŠCHT může podmínit absenční půjčení některých dokumentů určených pro prezenční studium složením finanční záruky: • historicky cenné publikace • publikace získanéMVS • cizojazyčné publikace zákazníkům S PŘECHODNÝM POBYTEM v ČR a osobám mladším 18 let • platí pro skupiny C, F, L (přechodný pobyt, neVŠCHT)pro fond NTK i chemické knihovny • zákazníci skupiny CV, DV, FV, GV (přechodný pobyt nebo bez pobytu, VŠCHT) pro fond NTK a fond chemické knihovny bez finanční záruky (vyhodnocení proběhne v prosinci 2014)

18. Knihovní fond VŠCHT A. Chemická knihovna - nastěhovaná do budovy NTK (volný výběr a sklady) B. Ústavní knihovny VŠCHT • Prezenční fond - slouží k prezenčnímu studiu v prostorách ústavní knihovny a je určen zaměstnancům příslušného ústavu VŠCHT; zaměstnancům jiných ústavů VŠCHT a studentům VŠCHT může být tento fond zpřístupněn pouze prezenčně, a to po dohodě s knihovníkem příslušné ústavní knihovny; ze strany ostatních zákazníkůnení možné rezervovat ani vypůjčit. • Trvalá výpůjčka – absenční výpůjčka zaměstnancům příslušného ústavu

21. Proces půjčování dokumentů Vyhledávaní informací • společný elektronický katalog, informace o možnosti výpůjčky uvedené u každé knihovní jednotky Expedice dokumentu ze skladů NTK • pondělíažpátek od 9.00 do 19.30 hod., v sobotu od 10:00 – 16:30 hod. • předvýdej, zasílání e-mailů • možnostvyzvednutído 7dnů;potomtotermínudokumentyvráceny do skladu Absenční výpůjčka asistovaně/samoobslužně • max.15 kjsoučasně, od každého titulu pouze 1 ex.; zákazníciskupin A, AV a P max.30 kjsoučasně, od každého titulu pouze 1 ex. • výpůjčka – výpůjčnílhůta/prodlužování/rezervace/opětovnévypůjčení • smlouvao absenčnívýpůjčce- vautomatizovanémknihovnímsystémuse zaznamená na kontozákazníkazáznam o absenčnívýpůjčce

22. [1] zákazníci skupiny A – P (Příloha II Diferenciace služeb) [2] s výjimkou prací s doložkou o utajovaných skutečnostech [3] flas disky, nabíječky, stolní hry, karty, deštníky a jiné

23. Vrácení vypůjčených dokumentů SamoobslužnénávratovéRFID zařízení • v době otevření knihovny – možnost vytisknutí potvrzení o vrácení Návratový box • mimo otevírací dobu knihovny (z konta zákazníka odečteno další pracovní den) Asistované vrácení • čtečka e-knih i vrácení pondělíažpátek 9:00 – 19:00 hod., v sobotu od 10:00 – 16:00 hod., nabitá min. na 60%; doplňkový sortiment

24. MVS a MMS (1) Služby MVS a MMS z fondu NTK bez změny. Zadání objednávky MVS: • vyplnit formulář na webu NTK http://www.techlib.cz/cs/2859-vnitrostatni-meziknihovni-sluzby • vyplněný, vytištěný formulář zaslat na adresu odd. MVS Výpůjční lhůty z fondu IK:

25. MVS a MMS (2) zaměstnanciVŠCHT: • podmínkou je registracezaměstnance VŠCHT do registračnídatabázezákazníkůa načtenívýpůjčky v knihovnímsystému • tištěné kopie MVS – odpovědná pracovnice VŠCHT předá na podatelnu VŠCHT nebo NTK • prezenční fond ústavníknihovny– MVS podle rozhodnutíknihovníkaústavu • trvalávýpůjčka– MVS není možná

26. Sankční poplatky, upomínky, ztráty Sankční poplatky: 2 nebo 20 Kč/den (kj, čtečka e-knih, doplňkový sortiment) Upomínkové řízení : • 0. upomínka/upozornění - email/pošta • 1.-3. upomínka – e-mail/pošta • ředitelská upomínka – doporučené psaní • soudní vymáhání – pouze fond NTK, fond chemické knihovny řeší CIS VŠCHT Hlášení ztráty: o formě úhrady ztracené publikace z fondu VŠCHT rozhodne pověřený pracovník VŠCHT

27. Studovna časopisů 44 tištěných titulů z fondu VŠCHT: • služby stejné jako z fondu NTK • zařazování došlých čísel, vazba podle pravidel NTK

28. Výstupní listy studentů a zaměstnanců VŠCHT • v české i anglické verzi • ověřujeme účet zákazníka ve výpůjčním systému

29. Spolupráce s Českou zemědělskou univerzitou v Praze Smlouva o spolupráci podepsána dne 21.10. 2013 • koordinovat budování informačních fondů, zejména elektronických a jejich využívání; • spolupracovat na rozvoji efektivních knihovních služeb; • pro usnadnění vyhledávání dokumentů z fondů NTK a ČZU tyto fondy virtuálně sjednotit ve společném vyhledávacím rozhraní; • pravidelně nejméně dvakrát ročně vyhodnocovat statistiky využívání prostor a fondů NTK akademickou obcí i ostatními zaměstnanci ČZU • mobilní registrace

30. Děkujeme za pozornost 