Social Business Tools en Kennisdeling

1. Social Business Tools en Kennisdeling Prof. Dr. Bart van den Hooff Vrije Universiteit AmsterdamFaculteit Economie en BedrijfskundeKIN Research Group

2. KIN Research Group • Vrije Universiteit, Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen • Onderzoek en onderwijs over • het managen van informatie en kennis om tot innovatie te komen, • met behulp van technologie (ICT) en organisatie • Concrete onderzoeksonderwerpen: • Managen van kennis en innovatie • Kennismanagement, netwerken en communities, user / open innovation, etc. • Managen van ICT • Enterprisesystems, business intelligence / analytics, E-business, social media, mobiele devices, etc. • www.kinresearch.nl

3. Onderzoeksinteresse • De mogelijkheden en beperkingen (affordancesen constraints) van social business tools in termen van kennisdeling en samenwerking. • Hoe en waarvoor gebruiken mensen deze tools? • Wat voor kennis wordt er gedeeld? • Wie zijn belangrijke leden van het netwerk? • Waar zit bijdrage aan kennisdeling en samenwerking? • Wat zijn risico’s? • Hoe te managen? • Etc…. • Al een aantal studies gedaan • Steeds belangrijker in toekomstig onderzoek

4. Theorie: Social Business Tools • Gebruik van social tools voor interne communicatie, kennisdeling en samenwerking • Eigenschappen: • User generated content • Many-to-many interactie • Voorbeelden: • Jive • Blue Kiwi • Lotus Connections • Yammer • Virtualworlds

5. Theorie: “affordances” van SBTTreem & Leonardi (2012) . • Zichtbaarheid: • Van gedrag, kennis en netwerknaaranderen • Privé / publiek • Redigeerbaarheid: • Mogelijkheid om kennis en communicatie te herzien • Asynchroniciteit • Persistentie: • Communicatieblijftbeschikbaar inoorspronkelijkevorm • Archivering • Verbinding: • Connectiestussenindividuen en/of content • Netwerken

6. Theorie: Kennisdeling • Is niet het delen van een object • Maar het delen van een praktijk • Want kennis is: • Informatie, vaardigheden, ervaringen, attitudes • In belangrijke mate impliciet • Contextueel bepaald • Zowel knowhowals knowwhat • Iets dat gecreëerd en gedeeld wordt waar mensen samenwerken

7. Theorie: Kennisdeling (2) • Kennisdeling vooral moeilijk over grenzen: • Geografisch (plaats en tijd) • Organisationeel (tussen en binnen organisaties) • Expertise (inhoudelijke verschillen) • “Knowledgeboundaries” • Syntactisch: verschillen in jargon, lexicon • Semantisch: verschillen in betekenis • Pragmatisch: verschillen in praktijk, belang

8. Theorie: Kennisdeling (3) • Kennis gaat niet vanzelf over die grenzen… • Twee benaderingen: • Engineering (top-down) • Organisatiestructuur • Organisatiecultuur • Infrastructuur / instrumenten • Beloningen • Emergent (bottom-up, horizontaal) • Connecties (structureel sociaal kapitaal) • Relaties (relationeel sociaal kapitaal) • Begrip (cognitief sociaal kapitaal) • Dilemma!

9. Theorie: Social Business Tools en kennisdeling • Focus op praktijken en output van kenniswerkers • Dus van “storage & retrieval” naar collaboration • Sluit aan bij bottom-up karakter van kennis • Van kennisdeling naar kennisconversatie • Decentraal • Continu • Emergent

10. Wat weten we al? (1) • Virtualcommunities bij “Chemco” (multinational in chemische industrie) • Experts op 1 terrein, op verschillende locaties • Maintenance, HSE, SCM, Quality, etc. • Inhoudsanalyse van 6600 berichten • Zowel kwalitatief (wat voor communicatie-activiteiten) • Als kwantitatief (welke woorden, hoe aan elkaar gerelateerd) • Survey: wie zijn de belangrijkste leden • Interviews: praktijk, bijdrage van communities

11. Wat weten we al? (2) • Bevindingen “Chemco” • Expertise is belangrijk: • Invloedrijk zijn mensen die • Waardevolle inhoud bijdragen • Fungeren als kennisknooppunt (waar is welke kennis) • Als belangrijk worden gezien mensen die • Expertise bijdragen (interpreting) • Verbanden leggen (integrating) • Verbindingen met formele organisatie leggen (institutionalizing) • Formele positie is veel minder belangrijk, het gaat om “embeddedness in practice”

12. Wat weten we al? (3) • Virtualcommunity, gefaciliteerd door financiele dienstverlener • B2B, 5000 leden • Wat bepaalt tevredenheid met deze community? • Survey onder 138 leden • Bepaald door: • Sociale dynamiek: responsiviteit, vertrouwen • Content: kwaliteit, nut van de bijdragen voor eigen werk • Technologie: gebruiksvriendelijk, betrouwbaar

13. Wat weten we al? (4) • Virtualworlds als samenwerkings-omgeving • Diverse experimenten in 3DVW • Groepsbesluitvorming, taken met visuele component • Bestemming van braakliggend stuk in woonwijk • Selectie van een appartement • Bevindingen: • Belangrijkste affordances zijn • Realisme, “immersion” en interactiviteit • In een virtuele omgeving, d.m.v. avatar-based interactie • Interactie is belangrijker dan virtuele omgeving: • Bijdrage aan groepsproces: • hogere mate van cohesie, consensus, tevredenheid, identificatie • Kwaliteit van besluitvorming: • Vooral positief in termen van individueel begrip • Teveel cognitieve input voor efficientegroepsbesluiten

14. Wat willen we nog meer weten? • Vervolgonderzoek richt zich op bijdrage van deze tools aan kennisdeling en samenwerking • Masterscriptie-projecten • Voorstel voor internationaal onderzoek • Projecten in opstartfase: • Brede implementatie van social business tools binnen ICT-dienstverlener • Ter vervanging van e-mail… • Effecten op informatie- en communicatieprocessen • Effecten op kennisdeling en samenwerking binnen en tussen units • Analyse van gebruik social business tool binnen multinational in elektronica • Waar hebben mensen het over? • Wat draagt dat bij aan kennisdeling en samenwerking? • Kan dat helpen bij identificeren relevante kennis en kennisdragers?

15. Methoden • Inhoudsanalyse van berichten • Kwalitatief: coderen, diepte-analyse van waar mensen het over hebben • Kwantitatief: categoriseren, wat voor soort berichten, hoe aan elkaar gerelateerd, netwerk-analyse • Interviews • Met gebruikers, beheerders, etc. • Om inzicht te krijgen in motivaties, toegevoegde waarde, betekenis voor kennisdeling / samenwerking • Surveys • Onder zoveel mogelijk gebruikers • Voor kwantificering attitudes, ervaringen, effecten.

16. Conclusies • Bijdrage social business tools aan kennisdeling: • User generated content en many-to-many interactie • Aansluiting bij aard kennisdeling: • Emergent en met nadruk op samenwerking / interactie • Zichtbaar, redigeerbaar, persistent en verbindend • Expertise belangrijker dan formele positie • Kennisknooppunten cruciaal • Combinatie tussen sociaal, inhoud en technologie • Managen hiervan: • Spanning tussen bottom-up karakter en top-down sturing • Motiveren, stimuleren, faciliteren – maar selectief • Beware the hype…