SEKSYEN BAYARAN

1. SEKSYEN BAYARAN • PENGENALAN • Seksyen Bayaran merupakan salah satu seksyen di Jabatan Bendahari yang bertanggungjawab menguruskan pembayaran kepada pembekal dan staf. • Seksyen ini terdiri daripada 4 unit yang mempunyai fungsi masing-masing.

2. UNIT BELANJA MENGURUS UNIT EMOLUMEN SEKSYEN BAYARAN UNIT PENYELIDIKAN DAN TUNTUTAN STAF UNIT KUMPULAN WANG AMANAH PEMBANGUNAN DAN ENTERPRISE

3. FUNGSI UNIT ADALAH SEPERTI BERIKUT:Unit Mengurus 1. Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-pembekal dalam dan luar negara di bawah peruntukan Belanja Mengurus Universiti 2. Menguruskan pembayaran elaun-elaun kepada fellow dibawah Skim Rancangan Kakitangan Akademik, Rancangan Pengajian Tinggi Kakitangan Akademik dan Cuti Sabatikal 3. Menyediakan Laporan Bulanan Perbelanjaan kepada Pusat Tanggungjawab 4. Menyediakan Laporan Perbelanjaan kepada agensi-agensi kerajaan 5. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap Bulan 6. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

4. Unit Kumpulan Wang 1.Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-pembekal dalam dan luar negara dibawah peruntukan Kumpulan Wang Universiti 2. Menguruskan pembayaran honorarium kepada staf dibawah peruntukan Kumpulan Wang Universiti 3. Menguruskan pembayaran bagi kerja-kerja dibawah peruntukan Modal Pembangunan Universiti 4. Menguruskan pembayaran bagi pelaburan dalam simpanan tetap/saham 5. Menguruskan pembayaran imbuhan bulanan kepada kampus-kampus cawangan 6. Menguruskan pembukaan akaun-akaun baru untuk akaun kursus/projek/bengkel/seminar

5. Unit Kumpulan Wang 7. Menguruskan penutupan akaun-akaun untuk akaun kursus/projek/bengkel/seminar 8. Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun dibawah Kumpulan Wang Amanah Universiti 9. Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun konsultansi melibatkan Usains Holdings 10. Menyediakan laporan bulanan perbelanjaan projek/tabung kepada Ketua Projek/ Ketua Pusat Tanggungjawab /Pengurusan Universiti 11. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap Bulan 12. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

6. Unit Penyelidikan Dan Staf 1. Menguruskan pembayaran bil/invois kepada pembekal-pembekal dalam dan luar negara dibawah peruntukan Kumpulan Wang Penyelidikan USM dan Kumpulan Wang Penyelidikan IRPA 2. Menguruskan pembayaran tuntutan staf Universiti 3. Menguruskan dan mengawal selia akaun-akaun dibawah Kumpulan Wang Penyelidikan USM dan Kumpulan Wang Penyelidikan IRPA 4. Menyediakan laporan bulanan perbelanjaan projek kepada Ketua Projek/ Pengurusan Universiti 5. Menyediakan Laporan Perbelanjaan kepada agensi-agensi kerajaan 6. Menguruskan pembukaan akaun-akaun baru untuk akaun projek 7. Menguruskan penutupan akaun-akaun untuk akaun projek 8. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap Bulan 9. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

7. Unit Emolumen 1. Menguruskan pembayaran gaji staf Universiti 2. Menguruskan pembayaran caruman kepada KWSP, PERKESO dan Pencen 3. Menguruskan pembayaran potongan kepada LHDN dan lain-lain agensi kerajaan 4. Menyediakan laporan ramalan emolumen perbelanjaan kepada Pengurusan Universiti 5. Menyediakan dan Mengemaskini Jadual Sokongan Untuk Akaun Tahunan USM Setiap Bulan 6. Bertanggungjawab terhadap tegoran audit

8. TATACARA BAYARAN • KUASA-KUASA YANG MELULUSKAN BAYARAN Tanggungjawab Pegawai Pembayar • JENIS-JENIS PEMBAYARAN Emolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Pembelian Harta Modal, Pemberian dan Kenaan Bayaran, Lain-lain Pembayaran • JENIS-JENIS DOKUMEN Baucer Bayaran, Jernal, Waran • KAEDAH BAYARAN Pembayaran Melalui Panjar Wang Runcit, Bayaran Melalui Cek/IBG, Jernal, Pindahan Wang (Pindahan Telegraf, Bank Deraf) • KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN

9. PROSES PEMBAYARAN JENIS –JENIS PEMBAYARAN Antara bayaran yang dilakukan merangkumi: • Bayaran kepada pembekal/staf • Emolumen termasuk gaji, elaun dan bayaran lebih masa • Tuntutan perjalanan staf • Pendahuluan diri, pendahuluan pelbagai, pinjaman kenderaan/komputer • Bayaran balik deposit yang diterima • Bayaran balik panjar (wang runcit, mesin franking) • Bayaran wang bantuan kepada individu (bukan kakitangan kerajaan), syarikat pertubuhan

10. PROSES PEMBAYARAN

11. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN • Pastikan peruntukan ada sebelum sesuatu bayaran dibuat. • Bayaran disediakan melalui baucer pembayaran. • Baucer bayaran mestilah disokong oleh dokumen-dokumen sokongan asal sebagai bukti bayaran sah. Dokumen-dokumen yang perlu dilampirkan berasaskan pada jenis bayaran : BEKALAN / KERJA • Bil/Inbois • Nota Penghantaran • Nota pengesahan Barang bagi Bekalan atau Nota pengesahan kerja bagi Kerja • Nota Debit atau Nota Kredit bagi pembetulan Inbois sekiranya ada ralat • Pesanan Tempatan • Dokumen-dokumen sokongan disahkan oleh Pegawai yang diberi kuasa • Pengasingan tugas di dalam penyediaan pembayaran iaitu : • Penyediaan Input data • Penyemakan • Kelulusan

12. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN • Tiap-tiap proses di atas dilakukan oleh staf yang berlainan berdasarkan kepada jawatan, tanggungjawab dan kuasa yang dibenarkan. • Cek berpalang disediakan berasaskan kepada : • Pembekal (Pemilik Syarikat) – berasaskan pada Inbois dan perlu ada akaun bank • Perseorangan – nama seperti kad pengenalan beserta nombor kad pengenalan Penghantaran Cek : • Serahan tangan - penama datang mengambil cek - tulis nama, tandatangan dan catitkan nombor kad pengenalan pada baucer • Pos – rekod dalam daftar pos

13. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN • Tempoh Laku Cek • Semua cek yang dikeluarkan atas akaun bank Universiti Sains Malaysia dicetak “Laku dalam tempoh hanya tiga bulan dari tarikh” • Mana-mana cek yang tidak diserahkan dalam tempoh yang ditetapkan tidak akan dibayar oleh bank pembayar. • Menandatangani Cek • Cek mestilah ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa untuk berbuat demikian. • Cek yang tidak diserahkan dalam tempoh 3 bulan akan menjadi cek luput.

14. KAWALAN DALAM PROSES BAYARAN • AP 123 - Kehilangan cek yang masih dalam tempoh sah laku • Penerima mengemukakan perakuan bertulis bahawa bayaran tidak diterima. • Mengambil tindakan menahan bayaran atas cek berkenaan • Penahanan bayaran disahkan oleh bank • Cek baru boleh dikeluarkan • AP 118 - Melebihi tempoh sah laku atau telah luput • Tidak perlu tindakan menahan cek • Pastikan ianya tidak melalui akaun bank • Cek berkenaan belum dijelaskan bayarannya oleh bank

15. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN • Catatan Perakaunan • Pembatalan Cek Belum Luput DR Akaun Bank KR Akaun Perbelanjaan (Akaun Mengurus/Akaun Amanah/ Pembangunan/Akaun Pinjaman) yang mana berkaitan • Cek baru/gantian dikeluarkan DR Akaun Perbelanjaan (Akaun Mengurus/Akaun Amanah/ Pembangunan/Akaun Pinjaman) yang mana berkaitan KR Akaun Vendor • Penggantian cek yang telah luput DR Akaun Wang Tak Dituntut KR Akaun Vendor

16. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN Awasan sebelum membayar bil (A.P.93) • Pegawai pembayar yang bertanggungjawab hendaklah sebelum membayar berpuas hati bahawa : • Bayaran itu tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun yang diperuntukkan bagi maksud perbelanjaan, program dan aktiviti atau projek atau akaun amanah kepada mana bayaran itu kena dipertanggungkan. • Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan bahawa prime facie pertanggungan itu adalah betul. • Potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran balik pendahuluan atau tanggungan-tanggungan lain yang telah diberitahu telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran itu.

17. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN • Dokumen sokongan yang perlu ada sebelum baucer disediakan: • Inbois • Dokumen Penghantaran/Delivery Order • Pesanan Tempatan (Bekalan Barang)/Inden Kerja (Perkhidmatan atau kerja) • Pengesahan Penerimaan Barang/Good Received Notes (Bekalan Barang) • Pengesahan Kerja (Perkhidmatan atau Kerja) • Semua dokumen telah disahkan oleh Pegawai yang diberi kuasa mengesahkan penerimaan barang atau perkhidmatan atau kerja yang telah dilaksanakan. Perakuan Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa mengesahkan hendaklah bersesuaian dengan kehendak AP102 (a) (b) dan (c).

18. KAWALAN DALAMAN PROSES BAYARAN • Tandatangan seseorang Pegawai pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa adalah memperakui tentang betulnya setiap butir dalam baucer itu. Pegawai yang memperakui adalah bertanggungjawab bahawa : • Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurnanya; • Harga yang dikenakan adalah sama mengikut kontrak atau borang pesanan; • Kelulusan untuk bayaran telah didapati sebagaimana yang ditetapkan; • Perhitungan dan pengiraan adalah betul; • Penerima yang dinamakan dalam baucer itu adalah pihak yang berhak menerima bayaran; • Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti atau projek akaun yang dinyatakan; dan • Wang mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain. • AP 102 (b) Tanggungjawab pegawai yang memperakui jika berlaku kehilangan kerana perakuan yang tidak betul Jika berlaku kehilangan wang awam akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucer, pegawai yang memperakuinya akan dipertanggungjawab bagi kehilangan itu.

19. PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN PERAKAUNAN 1. Peruntukan 2. Komitmen 3. Buku Vot 4. Kumpulan Wang

20. PERUNTUKAN • Anggaran belanja yang diluluskan bagi membiayai perbelanjaan aktiviti pusat pengajian, pusat, jabatan dan projek penyelidikan. • Dimasukkan ke sistem perakaunan sebagai had belanja supaya perbandingan boleh dibuat dengan keputusan sebenar untuk tujuan kawalan dan pemantauan. • Perbelanjaan hanya boleh dibuat jika mempunyai peruntukan yang diluluskan. • Perbelanjaan tidak boleh melampaui peruntukan.

21. KOMITMEN • Merupakan kaedah untuk memperuntukkan peruntukan bagi sesuatu perbelanjaan sebelum liabiliti sebenar berlaku. • Perbelanjaan dilakukan dengan mewujudkan komitmen (tanggungan) terlebih dahulu supaya amaun perbelanjaan dapat ditolak daripada peruntukan yang diluluskan. • Dapat mengawal perbelanjaan supaya belanja tidak melebihi peruntukan yang diluluskan. • Satu ciri penting di dalam perakaunan kerajaan.

22. BUKU VOT • Merupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh USM mengikut kehendak AP 95. • Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan. • Disimpan untuk tujuan-tujuan berikut : • Mengawal dan memastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan. • Sebagai suatu punca maklumat untuk menyediakan laporan-laporan berkenaan dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

23. KUMPULAN WANG Sistem perakaunan USM dibangunkan atas konsep perakaunan dana dan beberapa kumpulan wang telah diwujudkan Tujuan kumpulan wang adalah untuk memastikan pengawalan ketat ke atas perbelanjaan bagi maksud menjalankan aktiviti khusus dan memenuhi matlamat penubuhan setiap dana.

24. KUMPULAN WANG UTAMA USM KUMPULAN WANG MENGURUS • Mengendalikan semua jenis pendapatan dan perbelanjaan daripada aktiviti operasi Universiti setiap tahun. • Sumber Kewangan – terdiri daripada geran mengurus kerajaan, yuran pengajian pelajar, perkhidmatan hospital dan lain-lain pendapatan pelbagai. • Perbelanjaan – dikawal melalui Belanjawan Mengurus yang diluluskan oleh pihak kerajaan setiap tahun yang terdiri daripada komponen Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan Dasar One-Off. • Peruntukan yang diluluskan diagih kepada semua Pusat Tanggungjawab mengikut vot masing-masing. KUMPULAN WANG PEMBANGUNAN • Mengendalikan semua pendapatan dan perbelanjaan berkaitan dengan projek-projek pembangunan yang terdiri daripada kerja mendirikan bangunan baru, pembaikan besar kepada bangunan sedia ada, kerja-kerja infrastruktur dan kemudahan serta pembelian alat-alat yang berkos tinggi. • Terdiri daripada 2 kategori iaitu : 1. Projek-projek yang dibiayai daripada Belanjawan Pembangunan Kerajaan. 2. Projek-projek yang dibiayai daripada sumber dalam Universiti.

25. Samb…. KUMPULAN WANG AM • Meliputi semua wang derma atau geran yang diterima dari individu, agensi kerajaan, pertubuhan luar, institusi antarabangsa atau syarikat swasta (dalam/luar negeri) untuk menganjur projek penyelidikan, membantu pengelolaan simposium, seminar dan persidangan, atau sumbangan untuk tujuan-tujuan tertentu. • Termasuk tabung-tabung yang ditubuhkan oleh pengurusan Universiti untuk melaksanakan sesuatu aktiviti atau mencapai sesuatu matlamat yang khusus dan tertentu. • Perbelanjaan – hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan dan mengikut belanjawan yang diluluskan oleh Naib Canselor. • Tabung/Aktiviti akan dibuka akaun di Jabatan Bendahari untuk menyelenggara semua penerimaan dan pembayaran berkaitan. KUMPULAN WANG ENTERPRISE • Merangkumi semua tabung dan akaun yang dibuka untuk mengendalikan semua aktiviti yang bersabit dengan penjanaan wang daripada penggunaan aset Universiti. • Perbelanjaan – hendaklah selaras dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan dan mengikut belanjawan yang diluluskan oleh Naib Canselor. • Tabung/Aktiviti akan dibuka akaun di Jabatan Bendahari untuk menyelenggara semua penerimaan dan pembayaran berkaitan.

26. KAWALAN PERUNTUKAN Peraturan Kawalan Buku Vot • Arahan Perbendaharaan 95 dan pekeliling perbendaharaan 8/87. • Maksud Buku Vot • Mengawal perbelanjaan supaya ianya tidak melampaui peruntukan. • Buku vot dapat menunjukkan: • Amaun yang dibenarkan untuk dibelanjakan (Peruntukan) • Semua Debit dan Kredit serta jumlah kemaskini • Tanggungan • Perbelanjaan bersih • Baki masih ada

27. KAWALAN PERUNTUKAN • Kegunaan Buku Vot • Sebagai rekod urusniaga kewangan Jabatan - Merancang perbelanjaan - Merancang penambahan/pengurangan perbelanjaan - Asas penyediaan laporan-laporan • Sebagai alat kawalan kewangan - Menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan mengikut sesuatu vot - Mengawal kemajuan pembayaran - Mengawal penyelewengan

28. WANG PANJAR RUNCIT • Adalah sejumlah wang yang diberi kepada pegawai dipertanggungjawabkan untuk membolehkan membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungjawabkannya (komitmen) terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan. • Boleh digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan. • Peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi bagi penggunaan wang panjar runcit : 1. Menyelenggara Buku Wang Panjar Runcit untuk merekod semua urusniaga. 2. Bayaran dibuat setelah mendapat kelulusan Ketua PTJ atau pegawai yang telah diturunkan kuasa. 3. Perbelanjaan adalah untuk vot PTJ berkenaan sahaja. 4. Setiap pembelian tidak melebihi amaun yang telah ditetapkan di dalam Peraturan Kewangan Universiti. 5. Tidak memecahkecilkan bil-bil bagi perbelanjaan pada hari yang sama. 6. Perbelanjaan bukan untuk tujuan bayaran emolumen. 7. Pegawai yang membuat tuntutan imbuhan balik wang panjar runcit tidak boleh meluluskan baucer wang panjar runcit berkenaan.

29. SEKIAN, TERIMA KASIH