2010

1. PRESTAÇÃO DE CONTAS 2010

2. TÓPICOS • Obrigatoriedade de prestar contas • Quando prestar contas • Como prestar contas • Despesas inelegíveis • Finalização da prestação de contas • Contratação de fornecedores/prestadores de serviços • Contratação de auditoria externa

3. OBRIGATORIEDADE DE PRESTAR CONTAS Toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que firmar convênios com a Apex-Brasil e dela receber recursos está obrigada, por força do art. 70, parágrafo único, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, a prestar contas. Abrange: • Recursos aportados pela Apex-Brasil; • Recursos de contrapartida e • Rendimentos de aplicação financeira, utilizados ou não.

4. QUANDO PRESTAR CONTAS a. Previsão de desembolso em mais de uma parcela • Execução de no mínimo 70% dos recursos recebidos da Apex-Brasil e de contrapartida na parcela atual. • Execução de 100% da parcela anterior. b. Prestação de contas final (última parcela) • Deve ser apresentada em até 60 dias contados do término da vigência do convênio. • A aprovação das prestações de contas parciais não exclui, por ocasião da análise da prestação de contas final, a possibilidade de reexame e questionamento dos atos praticados em todo o período.

5. IMPORTANTE • Os recursos financeiros transferidos pela Apex-Brasil deverão ser mantidos em conta-corrente específica, única e de uso exclusivo para movimentação desses recursos, aberta no Banco do Brasil S/A ou na Caixa Econômica Federal. • Saques e transferências exclusivamente para pagamento de despesas previstas no projeto ou para aplicação financeira. • As obrigações do executor, co-executor ou do interveniente, não podem ser transferidas a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, sem anuência expressa da Apex-Brasil.

6. IMPORTANTE • O Executor deverá aplicar as disponibilidades financeiras em fundo de aplicação financeira: • desde que dessa aplicação não resulte prejuízo, • vedadas as aplicações em mercado de risco. • Pena de pagar à Apex-Brasil os Rendimentos que deixaram de ser auferidos, considerando para tanto o Índice Geral de Preços do Mercado (IGPM) ou outro que venha substituí-lo.

7. COMO PRESTAR CONTAS 1. Documentaçãocomprobatória • Documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, notas fiscais, invoices, recibos e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da Apex-Brasil ou do Executor. • A discriminação do serviço prestado no documento fiscal deve ser detalhada. • As despesas da contrapartida efetuadas pelas empresas beneficiárias do projeto serão comprovadas por meio de documentos cuja data seja posterior àquela em que se formalizou a adesão da respectiva empresa ao projeto. • Identificados com título e número do convênio. (Exigência regulamentar e determinação do TCU) • Carimbadas no anverso (frente) atestando que os serviços foram prestados (para serviços) e que os produtos foram entregues (para materiais).

8. COMO PRESTAR CONTAS Modelo de carimbo CONVÊNIO APEX-BRASIL/NOME ENTIDADE Nº XX-XX/XX – PSI Eletroeletrônicos Brasil ATESTO que o material/serviço descrito neste documento foi entregue/realizado de acordo com as especificações contratadas. Data ____/_____/_______ Ass. responsável ____________________

9. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.1 Remessa bancária a fornecedores no exterior • Fatura (invoice) do fornecedor, descrevendo os bens entregues e/ou os serviços prestados, bem como o valor na moeda do país do fornecedor; • Contrato de câmbio emitido por uma instituição financeira; • Comprovante da isenção ou do pedido de isenção do imposto de renda sobre remessas ao exterior, emitido pelo MDIC. • É do Executor a responsabilidade de pagar os tributos relacionados com essas despesas, caso não comprove o requerimento do benefício fiscal.

10. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.2Diárias

11. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.2Diárias Para ocasiões em que o período da estadia for inferior a 24 horas, deve-se considerar 50% do valor indicado como parâmetro da diária.

12. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.2Diárias Transporte e alimentação • Recibo assinado, contendo o objetivo da viagem e a memória de cálculo. Ex.: 3 dias x US$130,00 x 2,00 = R$ 780,00 Hospedagem • Preferencialmente faturado à Entidade. Neste caso, o técnico em viagem não terá direito à diária de hospedagem. • Se o pagamento for feito para uma agência de turismo, é necessário além da apresentação da nota/fatura da agência de turismo, a apresentação da nota/fatura do hotel que prestou os serviços. • Se optar por receber o recurso para hospedagem, o técnico deverá comprovar o gasto com o hotel e se a tarifa for menor que os parâmetros estabelecidos pela Apex-Brasil a diferença recebida deverá ser devolvida.

13. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.3. Passagem aérea • Comprovante físico/eletrônico de aquisição e pagamento à companhia aérea ou documento fiscal emitido por uma agência de turismo, conforme o caso. • Cartão de embarque do passageiro (boardingpass). • Na falta do boardingpassdeverá ser apresentado uma declaração da companhia aérea, descrevendo no mínimo: • o nome do passageiro; • a data do voo; • descrição do itinerário de viagem. • Observar os valores estabelecidos nos parâmetros orçamentários.

14. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.4 Despesas de pequeno valor em eventos no exterior • Recomendável a utilização de cartão VTM – Visa Travel Money. • Importante: recurso disponibilizado para despesas imprevisíveis ou de difícil pagamento antecipado por meio de remessa ao exterior. • Limite de carregamento: R$ 10.000,00. • Se for imprescindível levar montante superior a R$ 10.000,00, deverá ser preenchida uma Declaração Eletrônica de Porte de Valores – e-DPV diretamente no site da Receita Federal.

15. COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória 1.4 Despesas de pequeno valor em eventos no exterior • Documentos necessários na prestação de contas de cartão VTM: • documentação comprobatória hábil para cada despesa paga com o cartão; • o extrato do cartão VTM desde o carregamento até a devolução dos recursos; • os boletos de câmbio de carregamento e de descarregamento. • A sobra de recursos deverá ser depositada na conta do convênio, bem como a receita auferida de diferença cambial, se for o caso. • A utilização indevida poderá acarretar na cobrança de imposto a qualquer tempo

16. DESPESAS INELEGÍVEIS 2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil • a) Despesas diversas daquelas aprovadas pela Apex-Brasil; • b) Encargos de natureza civil, multas, juros ou correção monetária; • c) Pagamento de taxas de administração, gerência ou similares; • d)Transferência de recursos para clubes, associações ou entidades congêneres relacionadas ao Executor, às empresas beneficiárias ou terceiros intervenientes no projeto; • e) Pagamentos, a qualquer título, a servidor, empregado público, por serviços de consultoria ou assistência técnica; • f) Pagamentos, a qualquer título, em favor de cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até 3º grau de Dirigente(s) do Executor ou Interveniente(s);

17. DESPESAS INELEGÍVEIS 2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil • g) Despesas com obrigações previdenciárias e/ou tributárias não relacionadas diretamente com o objeto do convênio; • h) Aquisição de bens de capital no País ou no exterior; • i) Aquisição de passagens e no pagamento de diárias e hospedagens de empresários e dirigentes da entidade Executora, salvo se estiver substituindo, o gerente ou responsável técnico do projeto, ou participando de alguma ação promocional, sendo que em ambos o casos será necessária prévia aprovação da Apex-Brasil; • j) Pagamento de honorários ou salários de dirigentes das entidades participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias; • k) Despesas que constituem custos, diretos ou indiretos, das entidades participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias. • m) Despesas de representação pessoal;

18. DESPESAS INELEGÍVEIS 2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil • l) repasse, no todo ou em parte, sem autorização expressa da Apex-Brasil, de recursos do convênio a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, para execução de atividades ou ações de responsabilidade dele, executor, co-executor ou do interveniente; • n) Confecção, aquisição ou distribuição de presentes com finalidades promocionais; • o) Honorários de consultores ou de despesas com empresas de consultoria, relativos à elaboração dos Projetos; • p) Despesas com alimentação, recepções e coquetéis, exceto nas ações de promoção comercial, aprovadas previamente pela Apex-Brasil; • q) Pagamentos efetuados em data posterior à vigência do convênio, salvo se o fato gerador da despesa tiver ocorrido durante a vigência do convênio; • r) Despesas realizadas em data anterior à vigência do convênio.

19. DESPESAS INELEGÍVEIS 2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil • É vedada a realização de despesas antes da data de assinatura do convênio, admitindo-se, excepcionalmente, a inclusão de despesas a título de contrapartida feita em data anterior à da vigência do convênio, se satisfizerem, cumulativamente, as seguintes condições: • Tenham sido custeadas exclusivamente com recursos de contrapartida; • Relacionem-se diretamente com o objeto do convênio; • Tenham sido previstas no projeto aprovado pela Apex-Brasil. • Não serão consideradas inelegíveis as despesas relacionadas à reserva de espaço em feiras ou eventos internacionais, cuja data de realização seja posterior à vigência do convênio.

20. FINALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS • Extratos bancários de conta corrente; • Extratos de aplicação financeira; • Registro e digitalização da documentação comprobatória (SIG); • Mapas financeiros, I a V, preenchidos, conciliados e assinados; • Comprovante de depósito da sobra de recursos (PC final); • Solicitação de encerramento da conta corrente protocolada pela instituição financeira (PC final); • Arquivar toda a documentação separadamente, em pastas específicas, no próprio local em que forem contabilizados, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da aprovação da correspondente prestação de contas final.

21. FINALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS • O convênio firmado estabelece as contrapartidas mínimas que deverão ser honradas pelo Executor; • Atentar para possíveis ajustes efetuados por meio de aditivos ao Convênio; • Caso a prestação de contas final demonstre que a aplicação dos recursos de contrapartida não alcançou a proporção pactuada o Executor deverá reembolsar à Apex-Brasil a importância necessária ao restabelecimento da proporcionalidade pactuada.

22. CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES / PRESTADORES DE SERVIÇOS • Observâncias aos princípios da: • Impessoalidade; • Moralidade; • Economicidade e • Publicidade. • Realização de, no mínimo, cotação prévia no mercado antes da celebração do contrato.

23. CONTRATAÇÃO DE AUDITORIA EXTERNA • As entidades parceiras devem contratar empresa de auditoria independente com registro na CVM. • Procedimentos previamente acordados; • Aplicação dos recursos Apex-Brasil e contrapartida de acordo com os normativos; • Relatório conclusivo acerca do cumprimento dos normativos. A dispensa de contratação de empresa de auditoria independente deverá ser acordada com o gestor do projeto e com a Unidade de Prestação de Contas da Apex-Brasil.

24. BOM TRABALHO !!!