Utfordringer ved deltakelse i anbudskonkurranser - sett fra leverandørenes side

1. Utfordringer ved deltakelse i anbudskonkurranser - sett fra leverandørenes side Tone Gulliksen, advokat i Maskinentreprenørenes forbund

2. Maskinentreprenørens forbund • Stiftet 1948 • En frittstående bransje- og arbeidsgiverorganisasjon • Representerer ca 1950 små, mellomstore og store bedrifter med 24.000 arbeidstakere og en omsetning på ca 47 milliarder kroner • Lokalisert over hele landet • Organiserer • Entreprenører som driver maskinell anleggsvirksomhet • Skogsentreprenører og brønnborere • Virksomheter i avfall og gjenvinningsbransjen

3. Om MEF-bedriftene • Ca 1750 Maskinentreprenører • Øvrige: Skogsentreprenører, brønnborere, gjenvinning og avfall • Sysselsetter i underkant av 23.000 arbeidstakere • Mange små bedrifter • Et klart flertall deltar i anbudskonkurranser, både i regi av offentlige og private virksomheter • Juridisk avdeling i MEF mottar årlig mange henvendelser relatert til deltakelse i anbudskonkurranser – rådgiving om regelverket, bistand i klagesaker

4. Hva opptar leverandørsiden • Deltar i mange konkurranser hos mange oppdragsgiver – regelverket praktiseres ulikt • Størst mulig grad av forutberegnelighet er ønskelig!

5. Flere faser

6. Fellestrekk • Behov for tydelige krav: • Hvilke kvalifikasjoner kreves for å delta (ofte stilles det ikke konkrete krav, kun krav om å levere dokumentasjon) • Hva slags dokumentasjon skal leveres (for at oppdragsgiver kan vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt) • Kravspesifikasjonen må være tydelig, Hva ønsker oppdragsgiveren levert? Anledning til å levere deltilbud? • Tildelingskriteriene må være objektive og tydelige: Hva konkurrerer man om? • Hva slags dokumentasjon skal levers (for at oppdragsgiver kan vurdere hvem som er best på de ulike kriteriene)

7. Forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav: (”Skal”) • Leverandørens egnethet • Kravene til ytelsen Er leverandøren god nok? Kommer han «over listen»? • Tildelingskriterier: (”Bør”) • Tilbudets godhet • Hvilket tilbud oppfyller tildelingskriteriene best? En konkurranse om å være best. Rangere tilbudene

8. Forutberegnelighet - Kvalifisering • Krav for å få delta tilpasses den aktuelle jobben • Dokumentasjon som kreves tilpasses – blir det i enkelte konkurranser bedt om mer informasjon og dokumentasjon enn det som strengt tatt er nødvendig? • Anledning til å ettersende uteglemt dokumentasjon? Ikke konsekvent bruk – varierer om det gis anledning til å utdype/ettersende • Dokumentere økonomi. Kredittvurderinger: Godt verktøy? • Standardiserte anbudsgrunnlag – krav og dokumentasjon den samme fra gang til gang

9. Avvisning • Manglende oppfyllelse av kval.krav/manglende dokumentasjon av at kval.kravene er oppfylt – Tilbudet avvises! • To typetilfeller: • En leverandør er avvist – mener dette ikke er riktig • En leverandør er ikke avvist, en konkurrent mener oppdragsgiver har plikt til å avvise. Eksempel: Det er stilt strenge krav til kvalifikasjoner eller konkrete krav i kravspesifikasjonen. Nr 2 i konkurransen mener at nr 1 skulle ha vært avvist. Krav om positiv kontraktsinteresse!

10. Tildeling • Forutberegnelighet rundt evalueringen av tilbudene og tildelingen av kontrakten!! • Hvilke kriterier vil bli vektlagt • Hva skal leveres av dokumentasjon • Hvor mye teller hvert kriteriet (vekting) • Hvilken evalueringsmodell vil bli benyttet

11. Tildelingskriteriene må være: • Relevante for anskaffelsens (nytte)verdi. De må være egnet til og ha til formål å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbud. • Konkrete: Kriteriene må ikke være vage og/eller være formulert slik at de reelt sett gir oppdragsgiver ubetinget fritt skjønn. • Forståelige: Tilbyderne må forstår dem, og oppfatte innholdet på samme måte. • Dokumenterbare: Det må være mulig å dokumentere oppfyllelse. • Målbare: Kriterienes omfang og innhold må kunne måles. Må kunne foreta en sammenligning/evaluering. • Graderbare: tildelingskriteriene må være graderbare

12. To metoder for valg av leverandør: • Flest klagesaker retter seg mot tildelingsprosessen • To ulike metoder for tildeling: • Laveste pris • Økonomisk mest fordelaktige tilbud • Få klager der laveste pris benyttes, lite skjønnsutøvelse • Sammensatte skjønnsmessig vurderinger, særlig av subjektive forhold fører oftest til klager.

13. Forts. tildeling • Tildelingskriterier som kan føre til klager: • Subjektive kriterier • Lite presise, ikke oppgitt hvordan kriteriet skal dokumenteres • Gjennomføringsevne • Kompetanse • Kvalitet • Eksempler på kriterier som uten nærmere konkretisering lett oppfattes som ”synsing” og ”trynefaktor”.

14. Forts. tildeling Er kriteriet gjennomtenkt – har oppdragsgiver gjort seg opp en mening om hvor mye et kvalitativt kriterium er verdt i penger? • Hvor mye mer er oppdragsgiver villig til å betale for 2 ukers kortere anleggstid??? • Gir kriteriene grunnlag for spekulasjon, kan det feks ”lønne” seg å kalkulere med dagmulkt? • Brukes så mange kriterier og de i realiteten blir nærmest ubetydelige? • Er det sannsynlig at leverandørene i markedet alle vil skåre omtrent likt? • Vanskelig å gradere, blir det synsing?

15. Tildelingskriterienes vekt - intervaller • FOA Del II (under EØS-terskelverdiene og uprioriterer tjenester): Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av tildelingskriteriene, skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, § 13–2(2) siste ledd. • FOA Del III (over EØS-terskelverdiene): Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen, § 22-2(2). Vektingen kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag.

16. Vekting forts • Hva betyr «passende maksimalt utslag»? • Vekten er ikke oppgitt, men vil kunne variere. • Pris: 60-70% • Byggetid: 20-30% • Miljø: 10-20% • Hvor stort intervall er lovlig? Noe KOFA-praksis på området samt omtales i veilederen til offentlige anskaffelser utarbeidet av departementet.

17. Sak 2011/204: +/- 10% ble ansett som for stort. • I det foreliggende tilfellet innebærer angivelsen av vekter i intervaller og intervallenes størrelse at innklagede ved evalueringen har et betydelig spillerom for hvert tildelingskriterium når evalueringen skal gjennomføres. Usikkerheten øker ved at vektingen kan endres for alle kriterier. Nemnda kan ikke se at det er gitt en begrunnelse som kan forsvare den relativt store usikkerheten som etter dette gjaldt evalueringen, og nemnda finner at konkurransegrunnlaget ikke oppfyller lovens krav til forutberegnelighet og gjennomsiktighet.

18. Bransjen mener bruk av «intervall-vekting» er uheldig. Oppleves ofte at oppdragsgiver «skaffer seg» et muligheten til å «velge fritt» det tilbudet de ønsker seg, ved å tilpasse kriterienes vekt til det resultatet man ønsker seg. • Kan føre til flere klagesaker, og på sikt mindre interesse og konkurranse om slike kontrakter?

19. Begrunnelse • Tildelingen skal begrunnes, foa §§13-3 og 11-14/§ 20-16 • Begrunnelsen skal være tilstrekkelig til at leverandøren kan forsikre seg om at oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier • Svært ofte dårlige begrunnelser for tildelingen • Bedre begrunnelser vil redusere antall klager • Leverandørene bør rutinemessig anmode om begrunnelse, dersom dette ikke er gitt • Alle tildelingsbrev skal inneholde en reell klagefrist

20. TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN Tone Gulliksen Maskinentreprenørenes forbund Tlf 22 40 29 33 E-post: tone.gulliksen@mef.no