PERTEMUAN VII

1. PERTEMUAN VII Manajemenumum (Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengkoordinasian, Pengawasan)

2. MANAJEMEN DAN ORGANISASI ; ManajemenUmum : • Pengertianmanajemen • Latarbelakangsejarahmanajemen • Perencanaan • Pengorganisasian • Pengarahan • Pekoordinasian • Pengawasan.

3. Pengertianmanajemen : Artidanfungsimanajemen : Defenisitentangmanajemen yang dikemukakanparaahlisepertifayol, Terry, Taylor, adalahberbeda-beda , tetapipadapokonyasemuainimempunyaipengertian yang sama. Perbedaan yang adahanyalahterletakpadalatarbelakangkeahlianmasing-masing, sehinggatinjauanmanajemennyaberasaldarisegi yang berbeda pula. Berikutinidikemukakandefenisitentangmanajemen yang diberikanProfesorOei Liang Lee. “Manajemenadalahilmudanseni , merencanakan,mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, sertamengawasitenagamanusiadenganbantuanalat-alatuntukmencapaitujuan yang telahditetapkan.” Dari definisitentangmanajementersebut, dapatlahdiambilkesimpulan bahwamanajemenmempunyai lima fungsiyaitu,: 1. Perencanaan, 2. Pengorganisasian. 3. Pengarahan, 4.pengkoordinasian, dan 5. Pengawasan . KelimafungsimanajemeninisangatpentingdalammelaksanakansemuaKegiatan, apapun yang dilakuakndapatberjalandenganbaik. Sehinggatujuan yang telahditetapkandapattercapai.

4. MekanismeKerjadarifungsi – FungsiManajemen ; Perencanaan Pengorganisasian Keinginandankebutuhan Tujuan Pengarahan Pengkoordinasiaan Informasi Pengawasan secaragarisbesarperencanaaninimengambarkan . 1. Apa, 2. Bagaimana. 3. Mengapa. 4. Kapanakandilaksankan. Setelahperencanaandisusun, baruditetapkansiapa yang akanmelakukan, bagaimanapembagiankerjanya. Bagaimanawewenang, tanggungjawabsertapertanggungjawabanmasing-masingkegiatan.

5. Fungsi-fungsimanajemen : Dalamjangkapanjamgmekanismekerjadarifungsi-fungsi manajemeniniberjalansecarakronologissepertiuraiandimuka , sedangkandalamjangkapendekakanberjalansecarabersama -sama. Setelahfungsiterahir (pengawasan) selesaidilakukan, maka kegitanberikutnyadilakukandengan mengadakanperencanaanlagi. Manajemenakanberjalan /berputarsepertisebuahroda a Pengawsan Perencanaaan Pengkoordinasian Pengorganisasian Pengarahan

6. JenjangManajemen: Perusahaan-perusahaanbesarbiasanyamempunyai paling sedikittigajenjang manajemen. Ketigajenjangtersebutadalah : 1) Manajemenpuncakatau menajemeneksekutif 2) Manajemenmadyaataumanjemenadministratif. 3) Manajemenoperasionalataumanajemen supervisor. Jumlahkeputusanpokok, yang diambilpadasetiapjenjang Manajemen Puncakatau Manajemen Istitusional MANAJEMEN MADYA ManajemnAdminitratif Manajenoperasioan , Manajemen supervisor

7. Perencanaan Perencanaanmerupakanfungsiterpentingdiantarasemuafungsi-fungsi manajemen. Dalamsemuakegiatan yang bersifatmanajerialuntukmendukung usaha-usahauntukmencapaitujuan.Fungsiperencanaanharuslahdilakukan terlebihdahuludaripadafungsi yang lainnya. • Bentuk-bentukperencanaan: Sepertitelahdiuraikandimukabahwaperencanaanditetapkansekarang dandilaksanakansertadigunakanuntukwaktu yang akandatang, dengan berdasarkandirikepadapengertianini, makaperencanaanmemilikibentuk- bentuksebagaiberikut : • Tujuan (Objective) (semuaorangharusmengtahuitujuandalamorganisasi yang akandicapai) • Kebijakan (policy) (adalahsuatupernyataanataupengertianuntukmenyalurkanpikirandalammengambilkeputusan) • Strategi, (adalahmerupakantindakanpenyesuiandarirencana yang telahdibuat) • Prosedure, (adalahmerupakanrangkaiantindakanygakandilaksanakan) • Aturan, (rule) (adalahsuatutindakan yang spesifikdanmerupakanbagiandariprosedur) • Program, (adalahmerupakancampurananatarakebijakanprosedure, aturandanpemberiantugasygdisertaidengansuatuanggaran )(badget)

8. Kegunaanperencanaan Dibandingkandenganfungsi-fungsi yang lain, perencanaanadalah sangatpentingsebabmerupakanfungsidasarbagifungsi-fungsi tersebut, Adapun. kegunaandaripadaperencanaanadalah : • Mengurangiketidakpastiansertaperubahanpadawaktumendatang. (Waktuygakandatangselalubersifatdinamisdanbeubah-ubah) • Mengarahkanperhatianpadatujuan. (Perencanaan yang baikakanmemberikanarahdarimasing-masingbagiandalamorganisasimenujukepadasatusasaran/tujuan yang telahditetapkan. • Memperinganbiaya (denganadanyaperencanaanmemungkinkandiadakanpenghematanongkos- ongkos) • Merupakansaranauntukmengadakanpengawasan.(Hasilkerja yang telahdicapaiolehsesorangsulituntukdiukurkeefektifannyatampaadanyaperencanaan, sepertitelahdiuraikandimuka, bahwapengawasandilakukandenganmembandingkanapa yang telahdilakukandenganapaygtelahdirencanakan.

9. Langkah-langkahpenyusunanperencanaan : Menetukanberbagaialternatiftindakan Mengambilkeputusan Menetapkan Tujuan Langkah yang harusdiambiluntukmenyusunsuatuperencanaanadalah (Bagannyadapatdilihatdibawahini ) Mengadakanpenilaianterhadapalternatif-alternatiftindakan yang sudahdipilih Menyusunanggapan-anggapan Menyusunrencanapendukung Menetapkantujuan : (Menetapkantujuansecaraumum, kemudianbarudipecah-pecahmenjadibeberapatujuan) MenyusunAnggapan –anggapan,(Primising) (anggapanygdicariadalahanggapanygdiperkirakanygdapatberpengaruhterhadapsuaturencana, baikanggapanygberasaldariluarmapunanggapan yang berasaldaridalam , semuainidapatdiperolehdenganmengadakanperamalan (forecasting) Menentukanberbagaialternatiftindakan : (Agar tujuandapattercapaisebaiknyadipilihcara-cara yang sesuaisaja) sesuaidengankondisiperusahaan

10. Lanjutan :d) Mengadakanpenilaianterhadapalternatif-alternatiftindakanygsudahdipilih : (dilakukanusaha-usahauntukmencarialternatifmana yang akanmemberikan yang maksimaldibandingkandenganpengeluaranTertentu .berlakuprinsipekonomi).e) Mengambilkeputusan : Setelahdiadakanpenilaiandenganmengadakanperbandingansertapertimbanagan-pertimbanganygmasakberbagaialternatipbarulahdiambilkeputusan. f) Menyusunrencanapendukung : walaupuntelahselesaiperencanaanpadalangkahke lima namundemikianseringterjadibahwadengandibuatnyaperencanaanmembutuhkan pula pendukungperencanaanyg lain Conoh : PJKA telahmemutuskanuntukmenambahkeretaapibaru. Keputusaninidiambilgunauntukmeningkatkanpelayanankep[adamasyarakatdeganganadanyarencanatersebut PJKA , harusmerencanakantenagakerjabaru, pemeliharaandll. • Jangkawaktuperencanaan : Menurutjangkawaktunya, perencanaandapatdikelompokanmenjaditigagolongan, yaitu : • Perencanaanjangkapanjang(di Indonesia yang dikenaldenganEra pembangunan25 tahun) • Perencanaanjangkamenengah: (disebutpembangunan lima tahun PELITA .) • Perencanaanjangkapendek : (Perencanaanjangkapendektidakselaludiperuntukanselamasatutahundapatjugakurangdarisatutahun)

11. Faktor-faktor yang membatasiperencanaan : Keadaanmendatang yang penuhketidakpastiansulituntukdiramalkan, Secarapastidantepat. Makauntukdapatlahdibuatsuatuperamalan (forecssting) Denganmengikutkanbeberapaanggapan. Kekakuan K a Anggapan –anggapan Tentangkeadaandimasa mendatang Tujuan/sasasan Perencanaan Waktu Dan biaya Perubahan kondisi Kekakuan internal Perubahanygterlalucepat , makaakandapatmenimbulkan BerbagaiKesulitandalammenyusunsuatuperencanaan , jadi perubahan yang cepatakanmembatasiperencanaan. Merupakankekuatan yang terciptadanberasaldaridalamorganisasi/perusahaanberupa : 1. Kekuatanpsikologis, 2. Kekuatankarenaadanyaproseduredankebijakan, 3. kekuatansumberdayadandana. KekuatanEkternal : inisangatsulitdikendalikandandiawasiolehparamanaajerkarenaberkaitandenganmasalah . Sosial, politik, teknologi, kebudayaangeografi, perekonomiandengandemikiansangatmembatasiperencanaan Perludiadakanprioritas, mana yang perludikerjakanterlebihdahulu, banyaknyaaktivitas Yang dilakukanolehseseorangakanmembatasitersedianyawaktuuntukmelaksanakan Aktivitaslainnya,jadiwaktuygtersediauntukmenyusunperencanaanterbatas.

12. PENGORGANISASIAN: Setiaporganisasimempunyaitigakomponenpokok, yaitu : Personalia, fungsidanfaktor-faktorfisik,ygkesemuanyainimerupakansaranauntukmencapaitujuan yang telahditetapkan.jadikomponen-komponentersebutmencerminkanadanyatugas-tugas yang harusdilakukan. Manusia yang melaksanakantugas, danadanyaperalatan-peralatan yang dapatdigunakanuntukmelaksanakantugas-tugastersebut. Dengandemikianfungsipengorganisasiandapatdikatakansebagaiprosesmenciptakanhubunganantaraberbagaifungsi , personaliadanfaktor-faktorfisik agar semuapekerjaan yang dilakukandapatbermanfaatsertaterarahpadasuatutujuan. Hubungan –hubungan yang timbuldidalamorganisasidapatberbentuk : • Hubungan informal , (Hubungan yang timbuldiluartugas;pekerjaannya) • Hubungan formal , (iniditunjukandalambaganorganisasi,pedomanorganisasiataudeskripsijabatan) Dalamhubungan formal terdapattigahubungandasaryaitu : • Tanggungjawab (Kewajibanindividuuntukmelaksanakantugasygtelahditetapkan) • Wewenang (Hakuntukmenganbilkeputusantentangapaygharusdilakukan) • Pertanggungjawaban , (mengalirdaribawahkeatas)

13. Polahubunganantarakomponenorganisasi :Hubunganantaratujuan, fungsi, tanggungjawab, wewenangsertapertnggungjawabanmempunyainhubungan yang erat, danberkaitansatudenganlainnya, sepertidalamgambardibawahini ; GambarPolahubunganantarakompenen-komponenorganisasi : Tujuan Fungsi Tanggungjawab wewenang Pertanggungjawaban

14. Pengarahan Prinsip-prinsippengarahan : (Pengarahanmerupkanaspekhubunganmanusiadalamkepemimpinan yang mengikatparabawahanuntukbersediamengertidanmenyumbangkantenaganyasecaraefektifsertaefisienuntukmencapaitujuan) Di dalammanajemen, pengarahaninibersifatsangatakomplek, karenadisampingmenyangkutmanusia, jugamenyangkutberbagaitingkahlakudarimanusia-manusiaitusendiri. Manusiadenganberbagaitingkahlakunya yang berbeda-beda , memilikipandangansertapolahidup yang berbeda pula. Olehkarenaitu, pengarahan yang dilakukanolehpimpinanharusberpegangpadabeberapaprinsipdiantaranyaadalah : • Prinsipmengarahkepadatujuan (efektifnyaprosespengarahan, akansemakinbesarsumbanganbawahanterhadapusahamencapaitujuan) • Prinsipharmonisasidengantujuan. (orang-orangbekerjauntukdapatmemnuhikebutuhan yang mungkintidakpersissamadengantujuanperusahaan, merekamenghendakidemikiandenganharapantidakterjadipenyimpangan yang terlalubesar, dankeutuhanmerekadapatdijadikansebagaipelengkapsertaharmonisdengankepentinganperusahaan) • Prinsipkesatuankomando: (inisangatpentinguntukmenyatukanarahtujuandantanggungjawabparabawahan, makapertentangandidalampemberianinstruksidapatdikurangi, sertamakinbesar rasa tanggungjawabmerekauntukmemperolehhasilmaksimal)

15. Cara-carapengarahan : Padaumumnya, pimpinanmenginginkanpengarahankepadabawahandenganmaksud agar merekabersediauntukbekerjasebaikmungkin. Adapuncara-carapengarahan yang dilakukandenganberupa : • Orientasi, (meupakancarapengarahandenganmemberikaninformasi yang perlu agar supayakegiatandapatdilakukandenganbaik, baikkepadapegawaibarumaupunpegawai lama untukmengingatkankembali) antara lain 1. Tugasitusendiri 2. Tugas lain yang adahubungannya 3. Ruanglingkuptugas 4. Tujuandaritugas. 5. Delegasiwewenang 6. caramelaporkandancaramengukurprestasikerja 7. Hubunganantaramasing-masingtengakerja 8. Dan sebgainya. • Perintah, (Merupakanpermintaandaripimpinankepadaorang yang adadibawahnyauntukmelakukanataumengulangsuatukegiatantertentupadakeadaantertentu) Adapunperintah yang diberikankepadabawahandapatberupa : 1. Perintahumumdankhusus, (peritahumumsangatluassedangkanperintah hususbersifatlebihmendetail) 2. Perintahlisandantertulis (Perintahlisandapatlebihcepatdilakukan sedangkantertulismemakanwaktu yang lebih lama) 3. Perintah formal dan In formal :(Perintah formal adalahpemberiantugassesuai dengantugas/aktivitasygtelahditetapkansedang informal adalahlebihbanyak mengandung saran atauberupabujukanatauajakan) C) Delegasiwewenag : ( pimpinanmelimpahkansebagiankewenangan yang dimilikinyakepadabawahan)

16. KOMONIKASI : Komonikasi Adabeberpapendapattentangkomonikasi,antaralain dikemukakanolehAmerikaTraning Director memberikandefinisiadalah : Komunikasisebagaipertukaranpikiranatauinformasi agar supayaterdapatsalingpengertiansertahubunganantaramanusia-manusiasecaraserasi.sedangkandari Newman lain lagiiamengemukakanbahwakomonikasimerupakanpertukaranfakta-fakta, gagasan. Pendapatdanperasaanolehorangataulebih. Pertukarantersebutdapatdiwujudkandalambentuksurat-surat, simbolataukode, sedangkakontzdanOdonell, mengertikankomonikasisebagaisuatupemindahaninformasiantaraorang yang satudenganlainnya. Dari definisitersebutdapatdiambilkesimpulanbahwakomonikasiituadalah : • Didalamkomonikasiterdapathubunganantaraorangdenganorang, orangdenganlembagadansebaliknya. • Hubungan yang timbuldidalamkomonikasiitudigunakanuntukmenyalurkamgagasan, pendapatatauinformasi. • Komonikasibergunauntukmenciptakanhubungan yang serasidanmenciptakansalingpengertian. • Untukmengdakankomonikasi, dapatdigunakankata-kata, surat, kode, atausimbul.

17. Jaringankomonikasi Masalahkomonikasimempunyaihubunganeratdengantipeorganisasiygdipakaibaikuntuktujuanpengumpulanaupunpenyebaraninformasi. Untukmemperolehgambaranyglebihjelastentangaruskomonikasiantaramasing-masingindividudalamorganisasisepertigambardibawahini . C A a) B b) F B D A E C F E D A B d ) F B c ) A F C D E C E D Gambarjaringankomonikasi

18. Penjelasanjaringankomonikasi • Komonikasiakanlebihmenguntungkanbilamanasalahsatufihakmempunyaikedudukandalamsentral yang dikelilingiolehbeberapa yang lain. • Memperlihatkanadanyapertukaraninformasidaraienamindividu yang membentuksebuahlingkaran . • Meskipunadabeberapaindividu yang tidakmemberidanmengambilinformasi. Melainkanhanyamemberisaja (A). Dan mengambilsaja (F) namunaruskomonikasilebihjelasdanstabil. • (Polabintang) kecepatankomonikasinyalebihbaikdaripadapolalingkaranatauberantai. Selainituunsurkepemim[inanlebihjelas. Komonikasiakanlebihefektifdanefisien. Untukmaksud-maksudtersebutperlumemperhatikanbeberapaprinsipberikut : • Komonikasiharusjelas ; (Komonikasi yang jelasdapatdilakukanbilamanadipakaibahasa yang baik, sehinggamudahdimengertisertatidakdisalah –tafsirkanolehsipenerima) • Prinsifintegritas :(Komonikasidapatdigunakanuntukmemupuksalingpengertianantaramasing-masingindividusehinggadapatmencapaisertamenjagaadanyasuatukerjasama yang baik. • Prinsippenggunaanorganisasi informal : (komonikasi yang efektifdapatdicapaibilamanadigunakanorganisasi informal sebagaipelengkapsaluranorganisasi formal yang ada.

19. PENGKOORDINASIAN Adanyaberbagaipendapat yang berbedadiantaramasing-masingindividudalamorganisasiakanmempengaruhikeputusan yang diambil, pendapatpendapattersebutperludiselaraskandenganmengadakankoordinasi agar terdapatsuatukeadaan yang harmonissehinggatujuanorganisasitercapai. Koordinasi yang baikdapatdilakukanjikamasing-masingindividumenyadaridanmemahamiakantugas – tugasmereka. Merekaharusmengetahuibahwasebenarnyatugasmerekasangatmembantupadausaha – usahamencapaitujuanorganisas. Untukitumerekaperlumengetahuilebihdulutentangtujuanorganisasi. • Prinsip – prinsipKoordinasi. Koordinasiantarabagiandanantarindividudidalamorganisasiakandapatdiikutidengantigaprinsip : • Prinsipkontaklangsung : (prinsipinimenyatakanbahwakoordinasiharusdicapaimelaluihubunganantaramanusiabaikhubungansecara horizontal maupunvertikal) • Prinsippenekananpadapentingnyakoordinasi. (kurangbaiknyakoordinasi yang adadapatmenimbulkankesimpangsiurandidalamorganisasi. Selainitu, koordinasi yang barudiadakankemudianjugadapatmenghambatjalannyaorganisasi. Sebaiknyakoordinasitersebutdilakukansejakmembuatperencanaan) • Hubungantimbalbalikdiantarafaktor-faktor yang ada ;(Salingketerkaitanantaraindividu/bagianbagian yang terkaitcontoh ; orangpadapenelitianpasarakandipengaruhiolehorang-orangbagianpenjualan,keuangandanataubagianprodusi.

20. Pelaksanaanfungsikoordinasi : Fungsi-fungsiperencanaan, pengorganisasian. Dan pengarahanharusdidukungolehfungsipengkoordinasiandanpengawasan agar tujuanorganisasidapattercapai, semuafungsiinimerupakantanggungjawabdarimanajer, untukmelaksanakanfungsikoordinasimanajerdapatmenempuhduacaradiantaranyaadalah : • Menjaminbahwakondisilingkungandapatmembantuuntukmemberikanfasilitasbagiterlaksananyakoordinasi. Misalnya : denganmenciptakanstrukturorganisasi yang baik , memilikitenagaterampil, melatihdanmemimpinmerekadenganbaik. • Memastikanapakahmasing-masingindividusudahmengetahuiprinsip-prinsipkoordinasi. Output Input Perencanaandansumberekonomi Proses (operasi) Tujuan/target sasaran Adanyagejala penyimpangan X1 X2 Tindakan koreksi GambarProsespengawasan Umpanbalik

21. Pengawasan Pengawasanmerupakanfungsiterahir yang harusdilaksanakandalammanajemen. Denganpengawasandapatdiketahuitentanghasil yang telahdicapai. Cara yang dilakukandalampengawasanyaitumembandingkansegalasesuatu yang telahdijalankandengan standard ataurencananya. Serta melakukanperbaikan-perbaikanbilamanaterjadipenyimpangan. Mungkinperbaikan-perbaikan yang harusdilakukanhanyabersifatsederhana, menyangkutmasalah-masalahkecil yang jumlahnyatidakbegitubanyak. Dapat pula menyangkutperubahan –perubahanbesar, seperti : • Penyusunankembalirencanabaru • Menetapkansasaran target baru • Perubahanstrukturorganisasi • Perbaikancara-carapenerimaanpegawai. • Dan sebagainya. Untukmengadakanperubahan – perubahantersebutmanajerperlumempelajarirencana yang lampau agar diketahuikelemahan-kelemahannyadanmenghindariterulangnyakembalikesalahan-kesalahan yang pernahterjadi.

22. Langkah –langkahpengawasan; Pengawasanperludilakukanpadatahapdemitahap agar penyimpangan yang terjadidapatsegeradiperbaiki. Langkah-langkah yang harusdilakukanuntuk mengadakanpengawasanadalah : • Menciptakanstandar (Standarmerupakansuatukreteriauntukmengukurhasilpekerjaanyansudahdilakukan ) standardapatdibagikedalamduamacambentukyaitu. • Standarkuatitatif (yaitu yang dinyatakandidalamsatuan-satuantertentu, misalnya : Jam kerjamesin(machine haur), jam kerjatengalangsung (direct labor haur) satuabarang (unit produc) ongkos, pendapatan, investasi, sedangkan • Standarkulitatif (dapatberupapendapatumum,langganan,buruh,dsb) • Membandingkankegiatan yang dilakukandenganstandar. (Langkahkeduainidilakukanuntukmengtahuisampaiseberapajauhadanyapenyimpanganygtelahterjadi) • MelakukantindakanKoreksi. (urutan –urutankegiatan yang harusdilaksanakandalampenganmibilantindakankoreksiiniadalah : • Menghayatimasalah-masalah yang dihadapi. • Mencarikemungkinan-kemungkinanuntukmengatasiataumemperbaikiadanyakesalahan. • Mengadakanpenilaianterhadapberbagaikemungkinnantertentu • Menentukancara-carauntukmengadakankoreksi yang paling tepat.

23. Syarat-syaratpengawasan yang baik : Untukmenjalankanpengawasandenganbaik , diperlukanbeberapasyarat ; • Pengawasharusmendukungsifatdankebutuhankegiatan (Aktivitas) • Pengawasharusmelaporkansetiappenyimpangan yang terjadidengansegera. • Pengawasharusmempunyaipandangankedepan. • Pengawasharusobyektif,telitidansesuaidengan standard yang digunakan. • Pengawasharusluwes/fleksibel • Pengawasharusserasidenganpolaorganisasi. • Pengawasharusekonomis. • Pengawasharusmudahdimengerti. • Pengawasharusdiikutidenganperbaikan/koreksi.

24. Evaluasi/soal • Coba saudara tuliskan salah satu definisi manajem menurut profesor Oei Liang Lee. • Coba saudara tuliskan lima fungsi manajemen ? • Coba saudara tuliskan kegunaan dari pada perncanaan (ada empat). • Coba saudara tuliskan faktor-faktor yang membatasi perencanaan. • Coba sudara gambarkan pola hubungan antara komponen-komponen organisasi. • Coba saudra tuliskan yang dilakukan cara –cara pengarahan. • Coba saudara tuiskan Prinsip-prinsippengarahan : • Coba saudara tulikan Langkah –langkahpengawasan • Coba saudara tuliskan Syarat-syaratpengawasan yang baik : • coba saudara tuliskan Prinsip-prinsippengarahan