Microsoft Access

1. Microsoft Access

2. Databáze • Databáze je systém, ve kterém uchováváme informace a ze kterého tyto informace můžeme získávat. • Je to prostředek pro evidenci a správu dat. • Rozdíl od Excelu (v Excelu vedeme jednu tabulku, tady propojíme několik) • Příklady databází: telefonní seznam, jízdní řády, seznam knih v knihovně, seznam prodávaného zboží v obchodě atd.

3. Několik pravidel tvorby databáze • Tabulka nezahrnuje odvozená data (př. v jednom sloupci rodné číslo a ve druhém datum narození) • Do řádků by měly jít vepsat jen údaje, které sem logicky patří • Tabulka musí mít primární klíč

4. Typy databází • procedurální .. procedurální programování • relační .. založeno na dotazovacím jazyku SQL (norma SQL 92) • objektové .. založeno na objektech, jejich zapouzdření a dědičnosti

5. Vztah (relace) mezi tabulkami • Podmínka = Každý zákazník smí mít jen jeden typ spotřebiče, jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:1 • V praxi by se tato vazba realizovala tak, že by se do tabulky Typy_spotřebičů přidal atribut číslo_zákazníka a přes tento atribut by byly obě tabulky propojeny Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler

6. Podmínka = Každý zákazník smí mít jeden ale i více typů spotřebičů, jeden typ spotřebiče smí mít jen jeden zákazník .. 1:N • V praxi by se tato vazba realizovala opět tak, že by se do tabulky Typy_spotřebičů přidal atribut číslo_zákazníka a přes tento atribut by byly obě tabulky propojeny Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_typu název 102 pračka 103 lednička 104 bojler 105 žehlička Zákazníci jméno číslo_zákazníka Novák Václav 123456 Krátká Jana 987654 Fuksa Josef 456789 Typy_spotřebičů číslo_zákazníka číslo_typu název 456789 102 pračka 123456 103 lednička 987654 104 bojler 456789 105 žehlička

7. Microsoft Access • Databáze Microsoft Access poskytuje uživateli komplexní služby jak obhospodařovat velké množství dat ve firmách, tak i v jednodušších databázích. • Vytvoření kvalitní databáze není záležitost na pár minut. Čím složitější je její podstata, tím se její navrhování ztěžuje.

8. Vlastnosti Accessu • Umožňuje vytvářet tabulky dat. • Umožňuje importovat tabulky dat (např. z Excelu). • Umožňuje připojovat tabulky dat (je možné připojit tabulku jiné aplikacea potom s ním může pracovat jak původní aplikace, tak naše aplikace). • U tabulek je možné vytvářet indexy (rychlejší přístup, hlídáníjedinečnosti). • Nad tabulkami je možné vytvářet ERA model (propojení tabulek). • Data z tabulek je možné exportovat do různých formátů (např. Excel). • Nad tabulkami je možné vytvářet určité dotazy (zobrazení jen záznamů, pro než platí určitá podmínka, současné zobrazení záznamů z více tabulek). • Nad tabulkami nebo nad dotazy je možné vytvářet formuláře.Formuláře mohou být aktivní (vkládání, úprava, mazání záznamů) nebo jen pasivní (prohlížení bez možnosti měnit). • Nad tabulkami nebo nad dotazy je možné vytvářet sestavy. • Ve formulářích či v sestavách je možné vytvářet vlastní „prográmky“ a tobuď jako makra nebo v jako procedury (Visual Basic = makra v Excelu). • Zabezpečení a správa databáze (uživatelská práva, ..).

9. Základní prvky databáze • Tabulka - je souhrnem dat, které se týkají určitého objektu, např. zaměstnanců. Záznamy se vepisují v řádcích a jednotlivá pole (struktura tabulky) jsou uvedena ve sloupcích - např. jméno, příjmení, adresa atd. • Dotaz - je otázka, kterou pokládáme, chceme-li zjístit např. počet určitých dat, nebo vypsat pouze data obsahující zadané kritérium. • Formulář - slouží k zadavání, opravě a vkládání dat. Data můžeme vkládat přímo do tabulky, ale pomocí formulářů je to pohodlnější. • Sestavy - se využívají pro tiskové účely vytvořených návrhu databáze.

10. Pro náročnějšího uživatele jsou zde také makra a moduly, usnadňující pozdější práci s daty. • Velkou výhodou databáze je propojování dat z různých tabulek, které mohou být mezi sebou provázány pomocí jednoznačných identifikátorů tzv. primárních klíčů.

11. Spuštění programu • Databázový program MS Access můžeme spustit několika způsoby. • Přes tlačítko START - Všechny programy případně Programy - Microsoft Access. • Dvojklikem levého tlačítka myši na ikonu zástupce umístěnou na pracovní ploše Windows.

12. Zobrazení objektů • Tvorba dalších objektů (Stránky, Makra, a Moduly) je již složitější a jejich znalost není nezbytně nutná při běžné práci s databázi.

13. Vytvoření nové databáze

14. Zabezpečení databáze Existují dvě cesty jak zabezpečit databázi. • Nastavení hesla pro otevření databáze. • Nastavení přístupových práv k jednotlivým částem databáze.

15. Nastaveni uživatele nebo skupiny

16. Návrh tabulek • Tabulek bývá v datatabázi většinou víc a jsou mezi sebou vzájemně propojeny relacemi.

17. Možnosti vytvoření tabulky • Vytvořit tabulku v návrhovém zobrazení • Vytvořit tabulku pomocí průvodce • Vytvořit tabulku vložením dat

18. Otevření tabulky • Provedeme dvojklik levým tlačítkem myši na jeho název v seznamu objektu databáze v záložce Tabulky.

19. Definování Primárního klíče • Primárním klíčem nazýváme pole s jedinečnými hodnotami tzn. pro každý záznam. • Pokud je pole v tabulce označeno jako primární klíč, databázový systém Access sám hlídá, aby hodnoty v tomto poli v rámci jedné tabulky byly pro každý záznam různé.

20. Datového typy • Text • Číslo • Datum • Čas • Měnu • logickou hodnotu Ano/Ne • Objekt OLE

21. Vstupní maska • Vstupní maska umožňuje pro textová a číselná pole kontrolovat vkládáne hodnoty a usnadňuje jejich zadávání. Neurčuje jejich zobrazení v poli, ale formát, ve kterém se tato pole budou zadávat.

22. Relace • V databázích je schématem relace definice struktury tabulky. Ovšem relací není jenom tabulka, ale cokoliv strukturovaného do řádků a sloupců, což znamená, že relací je i výsledek jakéhokoliv dotazu. • Např. tabulka Autoři má položku „KodAutora“ a tabulka Knihy obsahuje také tuto stejnou položku, proto tyto dvě tabulky můžeme přes tyto položky propojit a vytvořit relaci, která se projeví spojením těchto dat.

23. Typy relace 1:N • V relaci 1:N může záznamu v tabulce A odpovídat více záznamů v tabulce B, ale záznamu v tabulce B odpovídá maximálně jednomu záznamu v tabulce A.

24. Typy relace N:N • V relaci typu N:N (nekonečno ku nekonečnu) odpovídá jednomu záznamu v tabulce A více záznamů v tabulce B a naopak jednomu záznamu v tabulce B více záznamů v tabulce A. • Toto nastavení je možné pouze pomocí definice třetí tabulky (nazývané spojovací tabulka), jejíž primární klíč se skládá ze dvou polí „cizích klíčů“ z tabulek A a B.

25. Typy relace 1:1 • V relaci 1:1 (jedna ku jedné) odpovídá jednomu záznamu v tabulce A maximálně jeden záznam v tabulce B a naopak jednomu záznamu v tabulce B maximálně jeden záznam v tabulce A.

26. Vytvoření relace • Musíme vytvořenu databázi např. Knihovna, která obsahuje tabulky Autoři, Knihy a Klienti • Zobrazíme si okno Databáze ve kterém máme zobrazené vytvořené tabulky, které chceme propojit. • V řádku Nabídka si vyvoláme příkaz Nástroje - Relace. • Po zvolení nabídky se se nám zobrazí nové okno Zobrazit tabulku, ve kterém vybíráme pro které tabulky budeme relace vytvářet. V našem případě označíme pomocí klávesy Ctrl všechny tabulky a zvolíme tlačítko Přidat a následně tlačítko Zavřít.

27. Vytvoření relace • V dialogovém okně Relace se vybrané tabulky zobrazí ve schématické podobě (název tabulky a seznam jejich polí). Tažením levého tlačítka myši za okraje tabulky můžeme měnit jejich velikost a tažením za titulek pak jejich umístění.

28. Vytvoření relace Postup • Umístíme šipku myši na pole KodAutora v tabulce Autoři a klikneme levým tlačítkem, za stáleho držení levého tlačítka šipku myši přesuneme na pole KodAutora v tabulce Knihy a levé tlačítko myši pustíme (při provedení tohoto postupu se nám šipka myši změní v bílý obdelníček). • Otevře se nám dialogové okno Upravit relace, které nám zobrazí vytvoření relace typu 1:N a abychom zamezili porušení pravidel propojení zaškrtneme pole Zajistit referenční integritu. • Nastavení potvrdíme tlačítkem Vytvořit.

29. Vytvoření relace • Mezi tabulkami se nám zobrazí propojení 1:N.

30. Formuláře • Formuláře slouží hlavně k zadávání nových dat, ale také jejich úpravě, prohlížení, mazání, třídění a filtrování. Formuláře by měly být sestaveny tak, aby v přehledné formě a co nejefektivněji nabízely všechny pole jednoho záznamu najednou.