La passation des marchés : considérations générales

1. La passation des marchés: considérationsgénérales Dec 2010

2. Introduction L’acquisition de biens, services et travaux (passation des marchés) est un élémentessentiel de l’exécution des projets. . . • L’inefficienceoul’inefficacité en matière de passation des marchéspeutêtrelourde de conséquences: • Les résultats et l’impactprévus du projet ne se concrétisent pas • L’exécution du projetprend du retard • Les dépensesd’exécutions’alourdissent • La passation des marchésestuneactivité sensible: elleestpropice à la corruption et à la fraude • Complexité de certainesopérations de passation des marchés • Utilisationcombinée des réglementationsnationales et des règles/directives du FIDA

3. Importance de la passation des marchés– Directives du FIDA Les responsabilitésfiduciaires du FIDA: • Bonne utilisation des fonds prêtés: Le FIDA doit garantir que les fonds du financement soient utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été accordés : surveillance spéciale du CPP et du personnel d’appui • Exigence d’économieet d’efficiencedans l’exécution des projets, en général, et dans la passation des marchés, en particulier : Le FIDA doit veiller à ce que l’attribution des marchés résulte d’un processus concurrentiel • Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparenceet la bonne gouvernance dans la passation des marchés • Le principe de “nonobjection” 3

4. Responsabilités Emprunteur/ Bénéficiaire Exécution du projet/ programme y comprisl’attribution et l’administrationmarchés FIDA Le FIDA supervise les opérations de passation des marchés de l’emprunteurafin de s’assurerque les fondssontutilisés aux fins stipuléesdansl’accord de financement, en tenant dûmentcompte de considérationsd’économie, d’efficience et d’équitésociale 4

5. Rôle de l’emprunteur/ de l’UGPdans la passation des marchés La responsabilitégénérale de la passation des marchésrevient à l’UGP • Planification de la passation des marchés (conformément aux objectifs du projet et au PTBA) • Établissement et publication du dossier d’appel d’offres, et appel d’offres • Ouverture des plis et évaluationdes soumissions • Négotiation, attribution etsignaturedu marché • Suivi de l’exécution du marché (technique et financière/ administrative) • Réception des fournitures/ travaux/ prestations de services • Paiement 5

6. Rôle du FIDA dans la passation des marchés Le CPP doit: • Veiller à la cohérence des opérations de passation des marchés avec les objectifs du projet, le PTBA le plan de passation des marchés, et à leur calage temporel dans la période d’exécution • Assurer la disponibilité des fonds: Les dépenses de passation des marchés ne doivent pas dépasser les fonds alloués dans l’accord de financement et le PTBA • Garantir la transparence et l’équité: la passation des marchés doit être exécutée en conformité avec les règles et procédures applicables • Obtenir les meilleures conditions: la passation des marchés doit être le résultat d’un processus concurrentiel • Examiner le plan de passation des marchés, la préselection des soumissionaires, exécuter l’examen de la passation des marchés – avant et après • Le personnel du FIDA se doit de resterneutre et impartial • La souplesseest de rigueur – maisconnaissez les règles et les règlements 6

7. Le procesusd’appeld’offres Formation de la Commission d’examen des offres; N-O du FIDA clé Établissement du cahier des charges et du dossier d’appeld’offres (publicité/ AO/ DS/ DD, selon le cas) AO - appel d’offres Examen des offreset projet de contratExamenpréalable et non objection du FIDA(s’il y a lieu) DS - demande de soumission Attribution du marchéà la soumission la plus avantageuse DD - demande de devis 7

8. Méthodes de passation des marchés Différentes méthodes (allant de l’appel à la concurrence internationale aux marchés de gré à gré) sont utilisées pour les différentes catégories de marchés suivant la nature, le montant et autres critères, le principe directeur étant l’économie, l’efficicience et l’équité sociale ACI CAN Méthodes de passation des marchés Internationale Locale Gré à gré 8

9. Méthodescourantes de passation des marchés Appel à la concurrence internationale (ACI): pour les marchés d’un montantélevé • Publicitédans la presse à grand tirage, auprès des représentantslocaux, des embassades, du forum sur le développement des N.U. • Présélection • Ouverturepublique des plis • Évaluation des soumissionssuivant un barème (technique et financier) Appel à la concurrence nationale (ACN): marchés public dans le pays de l’emprunteur • Publicitédans la presse locale (note: les fournisseursétrangerssontadmis à soumissionner) • Préselection • Ouverturepublique des plis • Évaluation des soumissionssuivant un barème (technique et financier) 9

10. Méthodescourantes de passation des marchés Consultation de founisseurs à l’échelleinternationale • Listerestreinte, au moins 3 fournisseursréputésd’aumoins 2 pays membres du FIDA • Envoi d’une invitation à soumissionner aux fournisseursprésélectionnés • Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) • Évaluation des offressur la base du moinsdisantparmi les soumissionsconformes • Signature ducontrat Consultation de fournisseurs à l’échelle locale • Établissement du cahier des charges et demande de tarif • Listerestreinte au moins 3 fournisseursréputés • Invitation à soumissionner au fournisseursprésélectionnés • Réception des offres (original, les télécopies ne sont pas acceptées) • Évaluation des offressur la base du moinsdisantparmi les soumissionsconformes • Signature ducontrat Gré à gré • Extension / ajoutconcernant un marchéexistant • Uniformisationavec les biensexistants du projet Note: l’appel à la concurrence n’est pas obligatoire. 10

11. Principesspécifiques aux projets • Le marché est exécuté conformément à l’accord de financement et/ou la lettre à l’emprunteur • La passation des marchés n’est plus limitée aux fournisseurs/industriels des pays membres du FIDA (depuis septembre 2010) • La passation des marchés doit avoir lieu pendant la période d’exécution du projet • Les marchés ne doivent pas excéder les fonds disponibles dûment alloués par l’accord de financement. • La passation des marchés doit être compatible avec le PTBA approuvé • La passation des marchés doit assurer le meilleur rapport qualité/prix 11

12. Cadre réglementaire Le cadre réglementairedoitêtrerespecté . . . • Les règles et procédures applicables à un projet particulier ont des origines diverses: • Règles et règlements nationaux concernant la passation des marchés • Directives du FIDA concernant la passation des marchés • Rapport de conception du projet • Accord de financement • Les règles, méthodes et procédures applicablessont spécifiées dans la lettre à l’emprunteur ainsi que dans ell as IFAD procurement review requirements 12

13. Compatibilité avec les règlesnationales et les directives du FIDA LES RÈGLES ET RÉGLEMENTATIONS NATIONALES PEUVENT ÊTRE ADOPTÉES SI ELLES SONT CONSIDÉRÉES COMME COMPATIBLES AVEC LES DIRECTIVES DU FIDA Compatibles signifie qu’elles respectent les principaux principes fondamentaux des directives du FIDA N.B. Dans le cas improbable oùcertaines dispositions de l’annexe 4 de l’accord de financement/ LE ne seraient pas conformes aux Directives du FIDA concernant la passation des marchés, les dispositions de l’annexe 4 auront la primauté 13

14. Examenpréalable du FIDA L’annexe 4 de l’accord de financement/LE énumèretous les grandsmarchés qui doiventêtrepassés pour le projet, leurvaleur estimative, la catégorie (biens, travaux, services), le seuilmonétairefixé pour l’examenpréalabledu FIDA Les seuilspeuventtoujoursêtremodifiés par notification du FIDA à l’emprunteur/bénéficiaire (pour un abaissement du seuil, l’accord des deux parties estnécessaire) 14

15. Passationirrégulière des marchés • Quand la passation des marchés n’a pas été conduite en conformité avec les procédures adoptées (nationales et/ou du FIDA) • Quand un marché a été attribué sur la base d’informations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par l’emprunteur, même dans le cas où un avis de NON OBJECTION a été émis • Quand un marché a été modifié sans l’approbation du FIDA 15

16. Schéma du processus de présélection des soumissionnaires 16

17. Revue du projet de dossier de présélection La publicité et l’invitation à la présélectiondoiventcomprendre: • une description succincte des fournitures et des travaux à réaliser • les conditions du marché • la personne qui finance le projet • les conditions d’admissibilité des soumissionnaires, fournisseurs et entrepreneurs candidats • la date et le lieu où le dossier de présélection peut être retiré Le dossier de présélectiondoitcomprendre les informationssupplémentairessuivantes: le marché proposé la valeur estimative du marché et les principales quantités de travaux le lieu des travaux le calendrier d’achat des fournitures ou travaux à réaliser le cahier des charges résumé et les conditions du marché les principales quantities à acquérir les calendriers de livraison ou d’exécution les cautionnements de soumission et d’exécution exigés les modalités de financement du projet les conditions de paiement, et les clauses de révision des prix la langue et le droit régissant le marché toute autre information suffisamment détaillée pour permettre aux soumissionnaires, fournisseurs ou entrepreneurs d’évaluer leur intérêt et de répondre en conséquence 17

18. Procédured’acquisition des fournitures, services et travaux Liste des achats et groupement des commandes Étape 1 Utilisationoptimale de l’appel à la concurrence Étape 2 Plan de passation des marchés Modèle de plan de passation des marchés: contenu minimal proposé, à actualiserpériodiquement (voir le manuel de passation des marchés) 18

19. Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Étape 3 Préparation du dossier d’appeld’offres 19

20. Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Étapes cruciales SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES (ST) POUR LES FOURNITURES: Inappropriées, non pertinentes, trop de détailsrestreignent la concurrence: référence à une marque/un modèleexclusif (équipement TI), trop de détails techniques (ordinateurs de bureau/portables), spécificationsliées au projetou au pays (donner des explications),se limiter aux critèresessentiels(conformité avec l’évaluation des ST), garantie et équipementmis à niveau, contrôler les spécialistes, visiter les fournisseurspotentiels 70 à 80% DES PROBLÈMES D’ÉVALUATION D’UNE OFFRE PROVIENNENT D’UNE MAUVAISE DÉFINITION DES SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES MANDAT POUR LES SERVICES CONSULTATIFS Établi par l’utilisateur final des serviceset non par l’agentd’achatou le contrôleur financier IMPORTANCE DES TRAVAUX, devisquantitatif, DESSINS: utiliser les services d’un d’unexpert ou d’un cabinet d’ingénierie 20

21. Examen du projet de dossier d’appeld’offres Généralités • Le marchéest-il: • conforme à l’accord de prêt et à tout changementultérieurindiquédans les rapports de mission? • Dans la limite des fondsdisponibles? • Compatible avec le PTBA approuvé( plan de passation des marchés)? Adéquation et qualité du dossier d’appeld’offres • Le dossier d’appeld’offresdoitfournirtoutes les informationsnécessaires au soumissionnaire pour préparer son offre de fournituresou de travaux à réaliser. À savoir: • les instructions aux soumissionnaires • les prix proposés(par exemple, prix unitairesou prix forfaitaires), dispositions monétaires • les conditions de sélectionénoncées pour les soumissionnaires (en l’absence de présélection) • le mandatoul’exposé des travauxdécrivant les conditions contractuelles • les critèresd’évaluation qui seront appliqués aux fins d’attribution du marché • la clarté et la régularitéde l’utilisation d’un régime préférentiel par l’emprunteur (par exemple, la méthode par laquelle les soumissionnairesnationauxpeuventêtreprivilégiés) • l’assuranceou le cautionnementexigé Autres questions • dispositions inhabituelles (par exemple, accomptes importants) • pièces à joindre au dossier d’appel d’offres • liste de soumissionnaires proposée par l’emprunteur pour recevoir l’invitation à soumissionner • projet du marché à attribuer 21

22. Examen du projet de DP Généralités • Le marchéest-il: • conforme à l’accord de prêt et à tout changementultérieurindiquédans les rapports de mission? • Dans la limite des fondsdisponibles? • Compatible avec le PTBA approuvé( plan de passation des marchés)? Adéquation et qualité de la DP • La DP doitfournirtoutes les informationsnécessaires au soumissionnaire pour préparer son offre de fournituresou de travaux à réaliser. À savoir : • les instructions aux consultants (y compris les formulaires et les feuilles de donnéesapplicables) • les conditions de spécificationdes prix (par exemple, au temps passé, au forfait, surremboursement) • les dispositions monétaires • le mandatdécrivant les conditions contractuelles, globales et individuelles • la méthode de sélection • les critèresd’évaluation(techniques et financiers) qui seront appliqués aux fins d’attribution du marché • la clarté et la régularitéde l’utilisation d’un régime préférentiel par l’emprunteur (par exemple, la méthode par laquelle les soumissionnairesnationauxpeuventêtreprivilégiés) • l’assuranceou le cautionnementexigé Autres questions • dispositions inhabituelles • pièces à joindreà la DP • Listerestreinte de l’emprunteurconcernant lesconsultants destinataires de la DP • projet du marchéà attribuer 22

23. Procédures de passation des marchés de fournitures, services et travaux Formulairescontractuels • POUR LES FOURNITURES: formulaires courants OK, mais il faut être attentif aux conditions de paiement (éviter la lettre de crédit et l’engagement spécial, si possible paiement direct, accompte sur garantie bancaire ou d’assurance*) • POUR LES SERVICES: selon l’importance et la durée des services concernés • POUR LES TRAVAUX: formulaires courants mais modèle spécifique pour l’intervention communautaire • *Des critères spécifiques sont en cours d’élaboration pour l’utilisation de garanties d’assurance qui ne sont acceptables que dans des circonstances particulières y compris le libellé, si la Banque mondiale, le cadre réglementaire, et le contexte du pays le permettent. 23

24. Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux ÉTAPE 4 Examenpréalable et approbation Chaquedemande de non objection (NO) doitêtrenumérotée sans solution de continuité, et indiquer le nom du projet, le code du pays et la date, par exemple : NO 08/RWA/PAPSTA/28022011 = 8ème demande de NO du projet PAPSTA auRwanda, en date du 28 février 2011 • Procédure de passation du marché approuvée dans le PTBA et conformément au plan de passation des marchés • Appel d’offres ouvert ou restreint ou dossier de préselection • Avis publié et liste des journaux, magazines, etc. • Lettre d’invitation • Liste des soumissionnaires présélectionnés avec justifications • Instructions aux soumissionnaires, règles d’évaluation, conditions de paiement • Adéquation des ST, du mandat ou du DQ • Formulaire Contractuel • Conditions générales et particulières du marché • Cautionnement de soumission et autres cautionnements 24

25. Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Étape 5 Publication de l’avisd’appeld’offresouvert Étape 6 Ouverture des plis conseil: uneboîte pour le dépôt des offres Étape 7 Évaluation des offres/propositions Étapescruciales • Composition de la commission d’évaluation (passation du marché, financière, technique) • Le rapport doit être structuré comme suit: Généralités, mention de la NO, publication, liste des documents d’appel d’offres achetés ou envoyés, offres ou propositions reçues, procès verbal de la séance d’ouverture, étapes technique et évaluation avec recommendation • Pour les fournitures, la procédure d’évaluation doit être la suivante: 25

26. Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Première étape • Avant de procéder à l’évaluation détaillée, les évaluateurs nommés par le projet doivent déclarer que les offres reçues sont acceptables et régulières. • Acceptabilité: les offres sont acceptables: • Si elles sont soumises avant la date limite • Si elles proviennent d’un fournisseur dûment sollicité (dans le cas d’une présélection) • Si elles ont rédigées en anglais (ou dans toute autre langue spécifiée) • Si elles ont remises sous enveloppe cachetée conformément aux instructions données aux soumissionnaires • Régularité: les offres sont régulières: • Si elles comprennent un cautionnement de soumission (s’il en est demandé) • Si les prix indiqués sont fermes et non sujets à variation, si cela est stipulé dans le dossier d’appel d’offres; v) si les prix indiqués sont valables pour la période spécifiée • Si elles sont signées et paraphées • Si les prix indiqués s’appliquent à un ou plusieurs lot(s) comptet(s) 26

27. Procédure de passation des marchés de fournitures, services et travaux Deuxième étape – Opérations préliminaires: • Les évaluateurs procèdent: • À la conversion dans une monnaie unique de toutes les offres libellées dans une autre devise en utilisant le taux de change vendeur du pays bénéficiaire en vigueur à la date de clôture de l’appel d’offres • À la multiplication du prix unitaire par la quantité afin de vérifier le prix total indiqué par article et le total général de tous les articles. En cas de différence entre le prix unitaire et le prix total, le prix unitaire sera prépondérant • À la vérification des quantités effectives des fournitures proposées et des éventuelles modifications en cas d’erreurs de calcul patentes 27

28. Procurement Process for Goods, Services & Works Troisième étape – Évaluation technique et financière spécifique et détaillée : • L’annexe jointe au dossier d’appel d’offres et de passation du marché doit comprendre une évaluation (technique et financière) spécifique et détaillée des fournitures 28

29. Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux ÉVALUATION DES PROPOSITIONS DE SERVICES • La procédure d’évaluation des propositions adoptée se déroule en deux temps. L’évaluation technique a lieu en premier, suivie par l’évaluation financière Propositions techniques • La commission d’évaluation nommée par le projet exécute l’évaluation en appliquant les critères d’évaluation et le système de points spécifiés dans la feuille de données. Une note technique est attribuée à chaque proposition régulière. • Les propositions des autres entreprises (ayant obtenu une note inférieure au seuil de qualité requis) sont rejetées et les propositions financières sont retournées sans avoir été décachetées • Demande de non objection du FIDA au rapport d’évaluation technique 29

30. Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux Propositions financières • Ouverture publique des propositions financières, publication des notes techniques respectives • Après avoir déterminé si les propositions financières sont complètes et exemptes d’erreurs de calcul, la commission d’évaluation convertit les prix exprimés dans différentes monnaies, dans la monnaie unique spécifiée dans la feuille de données • Le taux de change vendeur officiel utilisé est fourni par la source indiquée • Les propositions financières sont classées avec à la première place la proposition la moins disante • Le nombre maximum de points est attribué à la proposition la moins disante • Un nombre de points inversement proportionel à celui de la propositon la moins disante est attribué à toutes les autres propositions financières : par exemple, [nombre total de points de la composante financière] x [montant USD le plus bas]/[autre montant USD] = nombre de points de l’autre proposition financière • Négociation: Avant l’expiration du délai de validité de la proposition, le client adresse au consultant qui a soumis la proposition classée la première une notification écrite l’invitant à négocier l’importance, la durée du contrat, les dépenses remboursables, etc. 30

31. Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux Étape 8 Examen de l’évaluation et approbation du marché Le FIDA ne prescrit pas de présentationspécifique pour le rapport d’évaluation, maiscelui-ci doitcomprendre au minimum: • la liste de tous les candidats • Leurs notes en fonction des critères spécifiques et des éléments d’information demandés • La liste des candidats rejetés avec la justification détaillée de leur rejet • Le projet de liste des candidats préselectionnés qui en résulte 31

32. Procurement Process for Goods, Services & Works Il n’y a pas de modèleimposé pour le rapport d’évaluation des offres, maisce rapport doitrefléterdans la mesure du possible un processus type d’évaluation des soumissions et en suivre le déroulementlogique de la façonsuivante: • Réception des soumissions et ouverture des plis (y compris procès verbal de l’ouverture publique des plis) • examen des soumissions • soumissions substantiellement irrégulières • correction des erreurs de calcul et conversion monétaire • rectification des irrégularités sans conséquence • évaluation détaillée des soumissions • évaluation et comparaison des soumissions • soumission régulière la moins disante • post-sélection • recommendation d’attribution 32

33. Processus de passation des marchés de fournitures, services et travaux Étape 9 Notification du marché Étape 10 Exécution et gestion du marché 33

34. Passation des marchés au cours du processud’achèvement d’un projet • Veiller à ce que toutes les fournitures soit livrées/les travaux achevés/les services rendus avant la date d’achèvement du projet • Examiner et suivre attentivement le plan final depassation des marchés et les rapports d’activité au cours de la dernière année du projet • Prendre toute mesure visant à faciliter l’achèvement de l’exécution physique des marchés • Annuler lescontractsqui ne peuvent pas être exécutés avant la date d’achèvement • Veiller à ce que seuls les marchés exécutés avant la date d’achèvement du projet soient payés • S’assurer que les dossiers de passation des marchéssont complets et obtenir du projet toute pièce manquante • Faire rapport sur les enseignements tirés et formuler des recommandations pour les projets futurs 34

35. Outilsessentiels à une bonne passation des marchés • Un manuel de procédures administratives et financières complet (Manuel opérationnel/d’exécution) • Un atelier de démarrage soigneusement préparé et comportant une séance technique • La séance technique doit mettre en lumière l’importance de la qualitédes soumissions, les causesfréquentes de retards, les problèmes de calendrier • Un ‘plan de passation des marchés’ récapitulant les méthodes de passation des marchés, les règles applicables et l’obligation d’un examen préalable conformément à l’accord de financement • L’évaluation des capacités de passation des marchés au niveau national/ du projet • La formation de UGP et des partenaires nationaux concernés • Les compétences en matière de passation des marchés au niveau national/du projet (complétées par un renforcement des capacités permanent) • Les compétences en matière de passation des marchés au niveau du FIDA(spécialistes de la passation des marchés en appui au CPP) 35

36. Comment éviter les retards dans la passation des marchés • Absence de plan de passation des marchésou plan insuffisant/incomplet • PTBA mal conçu ou irréaliste • Imprécision et ambigüité des termes ou des documents concernant les méthodes d’évaluation des offres et les critères de sélection • Absence de confidentialité à divers stades du processus d’évaluation des offres et/ou de sélection de l’offre retenue • Absence de justification du rejet des offres ou de la non sélection d’une offre concurrente • Ingérence politique dans le processus de passation des marchés • Corruption, fraude, conflits d’intérêt et passation irrégulière des marchés • Piètre qualification des membres de la commission d’évaluation • Manque de capacités de passation des marchés au niveau du l’emprunteur et/ou du projet • Insuffisante compréhension des procédures du FIDA au niveau de l’emprunteur et/ou du projet • Confusion entre les procédures nationales et les directives du FIDA/ les procédures de l’accord de prêt • Procédures lourdes et bureaucratiques d’approbation des documents d’appel d’offres au niveau de l’emprunteur • Lenteur de l’émission des avis de non objection du FIDA • Lenteur de la réponse du FIDA aux questions de l’UGP 36

37. Merci