Création et suivi des Requests et Ordres de travail ( OT’s ) en REFIN

1. Création et suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN • 01/10/2014 Footer

2. Contenu • Login des fournisseurs • Flows et processus en REFIN • Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN • Suivi des Requests et OT’s • Requests et OT’s refusés Footer

3. 1. Login des fournisseurs Via le Portail d’Elia : https://srm.elia.be User : VENxxxxxx Mot de passe sensible aux majuscules ! Avec majuscules et minuscules + chiffres. Même mot de passe que pour SRM (pour les fournisseurs qui encodent aussi des pro forma’s via le processus SUS). Ce mot de passe est unique pour un même fournisseur, mais plusieurs personnes peuvent traiter différentes commandes dans l’outil REFIN ! Footer

4. 1. Login des fournisseurs Via le website d’Elia, page « Fournisseurs » : http://www.elia.be/fr/fournisseurs-et-contractants/infos-et-outils-fournisseurs Les manuels d’utilisation y sont également disponibles. Footer

5. 1. Login des fournisseurs • Options Internet • Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) • Désactiver le blocage des Pop-up • Ajouter le site “elia.be” dans les “websites autorisés” Footer

6. 2. Flows et processus en REFIN Footer

7. 2. Flow en REFIN pour les demandes de facturation OPA : Operational Project Assistant. Footer

8. 2. Flow en REFIN pour les ordres de travail Footer

9. 2. Processus en REFIN • Dès qu’une commande est approuvée, le fournisseur reçoit un mail avec le PDF de la commande (ou avenant) et ses annexes. • La personne de contact pour REFIN chez ce fournisseur reçoit aussi un mail, après une étape de paramétrage, quand la commande est prête pour encoder des demandes de facturation (Requests for invoice) ou des ordres de travail (OT’s) dans l’outil REFIN. • Cette personne peut être différente de celle qui a reçu la commande par mail. • La commande se trouve alors automatiquement prête dans l’outil REFIN. • Après exécution de travaux, vous pouvez • encoder des “Requests for invoice” sur base des tranches de facturation spécifiées dans la commande. • encoder des “OT’s” sur base d’une demande du chef de projet pour des travaux supplémentaires non encore couverts par la cde. Footer

10. 2. Processus en REFIN • Après l’encodage d’une demande de facturation (Request for invoice) ou d’un ordre de travail (OT) vous recevez un mail après approbation ou refus de ces demandes : • Le mail d’approbation d’un Request est pour vous le signal pour facturer. • Le mail d’approbation d’un OT signifie que cet OT a été accepté et fera l’objet plus tard d’un avenant officiel à la commande pour les travaux supplémentaires demandés et acceptés. • Sur cet avenant vous pourrez ensuite encoder un Request et par après facturer (après approbation de ce Request). • Avec un mail de refus concernant un Request / OT, vous devez adapter ou supprimer ce Request / OT. Vous pouvez traiter ce Request / OT à partir du mail de refus ou à tout moment à partir de la liste “Synthèse Request for Invoice” (voir points 4-5 ci-après). Footer

11. 3. Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN Footer

12. 3. Création de Requests et OT’s Utilisez le 1er menu “Create confirmation”. Log off pour vous déconnecter du système Pour changer de langue Footer

13. 3. Sélection de la commande Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher une commande. Sans critères vous recevez toutes les commandes pour REFIN (R) et SUS(S). Le processus REFIN ne tient pas compte des items de commande. Vous pouvez donc choisir n’importe quelle ligne de commande. Avec le processus SUS le choix d’un item de commande a de l’importance ! La pro forma sera liée à cet item de commande. Footer

14. 3. Sélection de la commande • Si vous ne trouvez pas votre commande, cela peut être dû à 3 raisons : • La commande n’a pas été paramétrée pour le processus REFIN. • La commande a été modifiée (avenant de cde pour augmentation du montant pour les suppléments demandés) et est encore en cours d’approbation chez Elia. • La commande est clôturée. • Prenez alors contact avec l’OPA ou Purchasing Support. Footer

15. 3. Sélection de la commande Sélectionnez la commande appropriée et cliquez sur “Créer confirmation” Footer

16. 3. Création de Requests et OT’s Cliquez d’abord sur “Traiter” pour pouvoir encoder un Request ou un OT. 2 onglets : le 1er pour les Requests for Invoice (demandes de facturation) et le 2ème pour les Ordres de travail (OT). Total = total encodé (sauf statut Supprimé et Refusé). Montant ouvert = Valeur nette PO – total approuvé. Entrée marchandises = Requests approuvés et enregistrés. Entrée facture = factures enregistrées. Footer

17. 3. Création d’un Request Votre propre référence pour la commande Elia. Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Request for Invoice” pour encoder un Request. Footer

18. 3. Joindre les annexes Encoder la valeur et la description. Ajouter toutes les annexes et pièces justificatives nécessaires. Footer

19. 3. Sauvegarder le Request Cliquez sur “Sauvegarder”. • Si vous encodez un Request qui dépasse le montant ouvert de la cde, vous recevrez le message d’erreur suivant : Footer

20. 3. Création d’un Ordre de travail (OT) Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Ordres de Travail” pour encoder un OT. Remarque: un OT peut être encodé séparément ou en même temps qu’un Request. Footer

21. 3. Création d’un Ordre de travail (OT) Encoder la valeur et la description. Les annexes d’un OT sont ajoutées de la même manière que pour un Request via la flèche à gauche. Footer

22. 3. Création d’un Ordre de travail (OT) estimé Pour un OT estimé, cochez également la case “Estimé”. Footer

23. 3. Création d’un OT de régularisation d’un OT estimé Une fois que les travaux ont été réalisés et que la valeur finale est connue (par ex. 1.465 eur), vous créez un nouvel OT en régularisation de l’OT estimé (1.200 eur) pour la différence de prix (265 eur) et en faisant référence à l’OT estimé. Footer

24. 3. Sauvegarder l’Ordre de travail (OT) Cliquez sur “Sauvegarder”. Footer

25. 4. Suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) Footer

26. 4. Suivi des Requests et OT’s Utilisez le menu “Synthèse Request for Invoice”. Footer

27. 4. Suivi des Requests et OT’s Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher des commandes, Requests ou ordres de travail. Sans critères vous recevez toutes les commandes en REFIN. Choisissez un ou plusieurs statuts (touche Ctrl) pour limiter la liste des Requests (R) et/ou OT’s (W). Sans statut vous recevez tous les Requests et/ou OT’s, quel que soit le statut, qui répondent aux critères. Cliquez sur “Apply”. Cliquez sur “Clear” pour effacer les critères. Footer

28. 4. Suivi des Requests et OT’s Exporter vers Excel Footer

29. 4. Créer une variante Adapter le lay-out de la liste Footer

30. 4. Créer une variante 2. Donner un nom à votre variante qui peut remplacer la “Vue par défaut”. 1. Adapter l’ordre des colonnes 3. Cliquer sur “OK”. Footer

31. 4. Créer une variante Lay-out de la liste adapté avec votre propre variante. Footer

32. 5. Requests et Ordres de travail (OT’s) refusés Footer

33. 5. Requests et OT’s refusés • Après refus le Request ou l’OT est renvoyé au fournisseur pour adaptation (ou suppression). Choisissez ou non la catégorie de document (R ou W) avec le statut “Refusé” et cliquez sur “Apply”. Cliquez ensuite sur le n° du Request/OT dans la liste. Footer

34. 5. Requests et OT’s refusés Cliquez sur “Traiter” pour pouvoir adapter (ou supprimer) un Request ou un WO. Footer

35. 5. Requests et OT’s refusés Adaptez le montant (+ éventuellement annexes manquantes) et sauvegardez, ou supprimez le Request/OT inutile. Après adaptation et sauvegarde, le Request/OT est à nouveau envoyé en approbation chez le Chef de projet. Commentaire lors du refus du Chef de projet ou de l’OPA. Footer

36. Besoin d’aide ? • Purchasing Support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 Nathalie.Sarlet@elia.be • Lorenz Sunt 02/546.7954 Lorenz.Sunt@elia.be • Kevin Rymenants 02/546.7787 Kevin.Rymenants@elia.be • Nancy De Smet 02/546.7683 Nancy.Desmet@elia.be Footer